Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 20 stycznia do 2 lutego 2022 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Rzemieślniczychw Szczecinie, przy ul.Zygmunta Chmielewskiego 19(zwanym dalej ZSR),w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Informacji Oświatowej (zwanym dalej SIO).

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 2 lutego 2022 r. Ocena kontrolowanej działalności oraz wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4 marca 2022 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w ZSR w zakresie prawidłowości wprowadzania danych do SIO wg stanu na dzień 30.09.2021 r., stwierdzono nieprawidłowości polegające na wykazaniu nieprawidłowych danych w SIO dotyczących liczby uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• udzielania upoważnień do dostępu do bazy danych SIO,
• prawidłowości wprowadzania danych dotyczących liczby uczniów i oddziałów oraz danych dotyczących umów, liczby etatów i stopni awansu zawodowego nauczycieli.

W ramach ZSR, mieszczących się w Szczecinie przy ul. Zygmunta Chmielewskiego 19, funkcjonowały następujące jednostki:

• Branżowa Szkoła I stopnia nr 5, zw. dalej BSIst.,
• Branżowa Szkoła II stopnia w Szczecinie, zw. dalej BSIIst.,
• Centrum Kształcenia Zawodowego nr 1, zw. dalej CKZ,
• Internat.

 II. Oceny cząstkowe

1. Upoważnienia

Kontroli poddano udzielenie upoważnień do dostępu do bazy danych SIO zgodnie z art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. z 2021 r. poz. 584 ze zm.),zwanej dalej ustawą o SIO.

W ZSR osobami upoważnionymi do wprowadzania i przetwarzania danych zawartych w SIO byli: dyrektor, wicedyrektor oraz starsza księgowa ds. płac.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie nieupoważnionego dostępu do danych zawartych w SIO.

2. Uczniowie i oddziały

Kontroli poddano niżej wymienione raporty wygenerowane z SIO przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO wg stanu na dzień 30.09.2021 r. dotyczące roku szkolnego 2021/2022, tj.:

• Liczba uczniów i liczba oddziałów podstawowych wg specyfiki oddziałów,
• Oddziały podstawowe i dodatkowe – dane jednostkowe,
• Liczba uczniów i liczba oddziałów po klasach,
• Wybrane dane dziedzinowe uczniów,
• Zawody w oddziałach podstawowych - dane jednostkowe wg oddziałów,
• Wykaz szkół i placówek objętych subwencją oświatową wg stanu na 30IX/10X 2021 r.,
• Liczba uczniów oddziałów podstawowych,
• Uczniowie ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi,
• Liczba uczniów oddziałów podstawowych,
• Korzystający z Internatów i burs.

Raporty zweryfikowano na podstawie danych wynikających z dokumentacji źródłowej, tj.: księgi uczniów, a w przypadku uczniów korzystających z internatu - ksiąg wychowanków, zestawień sporządzonych przez kierownika internatu, wydruków z e-dziennika prowadzonego w systemie Librus w roku szkolnym 2021/2021 oraz przedłożonych orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego.

W trakcie kontroli stwierdzono różnice dotyczące liczby uczniów wg stanu na dn. 30.09.2021 r. w zawodach:

- elektromechanik - wg raportów z SIO w I klasie BSIst.wykazano 1. ucznia, natomiast w systemie Librus nie wykazano uczniów w I klasie w tym zawodzie,

- elektromechanik pojazdów samochodowych - wg raportów z SIO w I klasie BSIst.wykazano 2. uczniów, natomiast wg zestawienia z systemu Librus – 3. uczniów.

Dane z sytemu Librus były zgodne ze stanem faktycznym, w związku z powyższym zmianie uległy również dane dotyczące wag subwencyjnych, tj. w SIO w wadze P21 liczba uczniów powinna wynosić 26. uczniów (wykazano 27. uczniów).

Kontrolą objęto prawidłowość wykazanych w raportach SIO, liczby uczniów ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi. Kontrolującemu przedłożono dwa orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego:

- orzeczenie z dnia 09.06.2020 r. – uczeń niepełnosprawnością intelektualną w stopniu lekkim,

- orzeczenie z dnia 31.08.2021 r. - uczeń  z niepełnosprawnością sprzężoną.

Na dzień 30.09.2021 r. w SIO ujęto 1. ucznia z niepełnosprawnością intelektualną w stopniu lekkim w wadze P5, natomiast uczeń z niepełnosprawnością sprzężoną nie został wykazanyw SIO.

Wg wyjaśnień dyrektora ZSR, uczeń z niepełnosprawnością sprzężoną nie został wykazanyw SIO, gdyż orzeczenie zostało dostarczone w dniu 27.09.2021 r., natomiast na dn. 30.09.2021 r. obowiązywał aneks do arkusza organizacyjnego z dnia 15.09.2021 r. Ww. orzeczenie zostało wprowadzone do kolejnego aneksu do arkusza organizacyjnego obowiązującego od dnia 02.11.2021 r.

Zgodnie z art. 44a ust. 1 ustawy o SIO, szkoła lub placówka oświatowa przekazuje do bazy danych SIO dane dziedzinowe ucznia związane m.in. z kształceniem specjalnym, o których mowa w art. 12, po przedłożeniu przez rodziców ucznia w szkole lub placówce oświatowej opinii lub orzeczenia, o których mowa w art. 12, w celu objęcia ucznia kształceniem specjalnym, oraz po pozytywnej weryfikacji danych dziedzinowych, o których mowa w art. 12, z danymi dziedzinowymi, o których mowa w art. 8 pkt 2 lit. e.

Wg art. 12 ustawy o SIO, dane dziedzinowe ucznia w związku kształceniem specjalnym obejmują numer, datę wydania, datę przedłożenia w szkole lub placówce oświatowej orzeczeniao potrzebie kształcenia specjalnego i datę zakończenia kształcenia specjalnego zorganizowanego na podstawie odpowiednio opinii lub orzeczenia oraz informację o rodzaju niepełnosprawności,
a w przypadku niepełnosprawności sprzężonych - współwystępujących niepełnosprawności, niedostosowaniu społecznym lub zagrożeniu niedostosowaniem społecznym.

Na podstawie art. 49 ustawy o SIO,przekazanie danych do bazy danych SIO jest równoznaczne z potwierdzeniem przez kierownika podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO zgodności przekazanych danych ze stanem faktycznymi dokumentacją szkoły, placówki oświatowej lub innej jednostki wykonującej zadania z zakresu oświaty.

Za prawidłowość danych ujętych w arkuszu organizacyjnym oraz w SIO odpowiedzialność ponosił dyrektor ZSR.

Błędne dane dotyczące liczby uczniów kształcących się w zawodzie elektromechanik oraz elektromechanik pojazdów samochodowych zostały poprawione przez jednostkę w systemie Librus oraz SIO w dniu 17.01.2022 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w odniesieniu do pozostałych danych wprowadzonych do SIO dotyczących: liczby uczniów i oddziałów, płci oraz liczby uczniów korzystających z internatu.

3. Nauczyciele

Kontroli poddano niżej wymienione raporty wygenerowane z SIO przez Wydział Oświaty – stanowisko ds. SIO wg stanu na dzień 30.09.2021 r., dotyczące roku szkolnego 2021/2022, tj.:

• Liczba nauczycieli wg aktualnych stopni awansu,
• Liczba aktywnych umów i liczba etatów,
• Wykaz etatów nauczycieli objętych subwencją oświatową wg stanu na 30IX/10X 2021 r.,
• Liczba umów nauczycieli wg aktualnych stopni awansu zawodowego i etatów,
• Liczba nieobecności nauczycieli wg przyczyn, z liczbą etatów.

Raporty zweryfikowano na podstawie danych wynikających z dokumentacji źródłowej, tj.: arkusza organizacyjnego ZSR na rok szkolny 2021/2022 (aneks nr 2) oraz akt osobowych poszczególnych nauczycieli. W aktach osobowych znajdowały się informacje o wymiarze pensum, tzw. „Zatrudnienie w roku szkolnym 2021/2022”, zw. dalej informacją o zatrudnieniu. W przypadku umów o pracę obowiązujących od 1.09.2021 r., aktualne pensum zostało określone w umowie.

Kontrola prawidłowości naliczenia uśrednionego pensum oraz wymiaru etatu u poszczególnych nauczycieli, potwierdziła zastosowanie metody V (uśrednione pensum z dopełnieniem do pełnego etatu). W informacji o zatrudnieniu znajdującej się w aktach osobowych, nie zamieszczano informacji o tygodniowej liczbie godzin ponadwymiarowych w roku szkolnym 2021/2022.W związku z powyższym, w przypadku części nauczycieli, nie można było zweryfikować wszystkich danych znajdujących się w arkuszu organizacyjnym oraz SIO.W przypadku nauczycieli, którzy mieli etaty łączone z różnych pensum, informacje dotyczące realizowanych godzin oraz liczby godzin ponadwymiarowych, wyszczególnione zostały w arkuszu organizacyjnym.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSR wykazywaćw SIO prawidłowe dane dotyczące liczby uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, zgodnie ze stanem faktycznym oraz posiadaną dokumentacją.