Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Realizacja procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r., oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 75 w Szczecinie przy ul. Romera 11 (zw. dalej PP nr 75), w temacie: realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r., realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 17 grudnia 2009 r.,

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 60.204,58 zł. (tj. 6,30% ogółu planowanych wydatków w kwocie 956.456,00 zł.) stwierdzono że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz.1223 ze zm.) zwanej dalej uor oraz w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwanej dalej uofp, w tym:
• w 3. przypadkach spośród 15 objętych badaniem, dowody księgowe na łączną kwotę 714,09 zł (faktury: 4150710254 z dn. 31.12.08 r., FE 06217/ABO/12.2008 z dn. 01.12.08 r., FVT/MPZ/00003195/0109 z dn. 04.01.09 r.) zostały zaewidencjonowane w księgach 2009 roku mimo, że stanowiły koszty roku poprzedniego, co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody
i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty,
• w 3. z 15 objętych badaniem przypadków stwierdzono ponadto nieprawidłowe ewidencjonowanie kosztów na łączną kwotę 2.221,38 zł, polegające na ujmowaniu ich w księgach, w miesiącu następującym po miesiącu, wynikającym
z dokumentów źródłowych, co było niezgodne z art.20 ust.1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dotyczyło to faktur: 890/2009 z dn.30.07.09 r., 04/04/09 z dn. 20.04.09 r., 09-FVS/4461 z dn.30.09.09 r.,
• 1 z 15 objętych badaniem dowodów księgowych na kwotę 138,00 zł został zapłacony po wyznaczonym terminie płatności (opóźnienie wynosiło 41 dni), co było niezgodne z art. 35 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Dotyczyło to faktury: FE 06217/ABO/12.2008 z dn. 01.12.08 r.
2. Obowiązująca w PP nr 75 dokumentacja dotycząca gospodarki finansowo-księgowej nie została zaktualizowana do obowiązujących uregulowań prawnych tj. w zarządzeniach występowały nieaktualne podstawy prawne, a w treści zarządzeń przywołane zostały nieaktualne ustawy i rozporządzenia (Zarządzenie nr 3/2002 Dyrektora PP nr 75 w Szczecinie w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, Zarządzenie 9/2007 Dyrektora Przedszkola Publicznego nr 75 w Szczecinie z dnia 18.06.2007 r. w sprawie zasad wykonywania ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej).
3. W zakładowej instrukcji kasowej (załącznik nr 5 do zarządzenia nr 3/2002), nie została uregulowana kwestia kwitowania odbioru gotówki z kasy.
4. Kierownik jednostki nie poinformował o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z §11 Załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r.
w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że:
• Kierownik jednostki zrealizował zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r.).

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił :

1. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym zgodnie z uor.
2. Aktualizację procedur finansowo-księgowych obowiązujących w jednostce.
3. Uregulowanie w procedurach kwestii dotyczącej obowiązku każdorazowego kwitowania odbioru gotówki z kasy.
4. Informowanie Prezydenta Miasta Szczecin o kontrolach zewnętrznych zgodnie
z §11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin.