Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 13 listopada do 17 listopada 2009 r. kontrolę w Szkole Podstawowej nr 5 ul. Królowej Jadwigi 29 (zw. dalej SP nr 5) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/45/09 podpisanym w dniu 17 listopada 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 listopada 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 173.465,33 zł, tj. 9 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.10.2009 r. w wysokości 1.924.428,32 zł stwierdzono, że:
1. przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, w tym:
• wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (20 pozycji) nie zawierały zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
• 2 z 20. objętych badaniem dowodów księgowych zostały zaewidencjonowane w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, a winny być zaewidencjonowane częściowo na § 4300 – zakup usług pozostałych, w zakresie opłaty abonamentowej i opłaty za odprowadzenie ścieków, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków,
• 5 z 20. objętych badaniem dowodów księgowych zawierało nazwę jednostki niezgodną z brzmieniem nazwy jednostki zawartej w decyzji o nadaniu numeru NIP oraz 1 z 20. objętych badaniem dowodów księgowych nie zawierał numeru NIP, a do dokumentów nie wystawiono not korygujących błędne dane; było to niezgodne z § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
• 2 z 20. objętych badaniem dowodów księgowych nie zawierało potwierdzenia wykonanej kontroli merytorycznej, co było niezgodne z zapisami obowiązującej w SP nr 5 „Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych” – Załącznik nr 4 do zarządzenia w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, wg której dokumenty księgowe winny być wstępnie i bieżąco kontrolowane m.in. pod względem merytorycznym, a fakt ten winien być potwierdzony podpisem,
• płatność 1 z 20. objętych badaniem dowodów księgowych została uregulowana 7 dni po terminie płatności wskazanym w fakturze,
• wyciągi bankowe nie zawierały wskazań dekretacyjnych, podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz podpisów osób odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów, co było niezgodne z art. 21 ust 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz z zapisami obowiązującej w SP nr 5 „Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych” – Załącznik nr 4 do zarządzenia w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, wg której dokumenty księgowe winny być wstępnie i bieżąco kontrolowane pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, a fakt ten winien być potwierdzony podpisem.
2. Zatwierdzona przez ówczesnego Dyrektora SP nr 5 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Zasady rachunkowości” nie zawierały: a) szczegółowej informacji o okresach sprawozdawczych, b) opisu metody ustalania wyniku finansowego,
c) określenia aktualnej wersji użytkowanego oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, d) opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów w zakresie nośników zewnętrznych , co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt. 1, 2 i 3 uor,
• „Procedury kontroli wewnętrznej” nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.),
• „Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna” nie zawierała wzorów stosowanych dokumentów inwentaryzacyjnych,
• dokumentacja zawierała nieaktualne: wskazania dotyczące zastosowanej podstawy prawnej („Zasady rachunkowości”, „Procedury kontroli wewnętrznej”, „Regulamin postępowania w sprawie udzielania zamówień publicznych”), progi kwotowe („Procedury udzielania zamówień publicznych”).
3. Akta osobowe pracowników prowadzone były niezgodnie z § 6 ust 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), wg którego akta osobowe pracownika składają się z 3. części i obejmują: w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
4. Z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zrealizowane zostały wydatki na zakup ogłoszenia – nekrologu i zakup wieńca pogrzebowego, co było niezgodne z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.), wg którego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
W toku kontroli ustalono ponadto, że ówczesny Dyrektor SP nr 5 wywiązywał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz obowiązku przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej wynikającego z Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 5:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej i ewidencję zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki dotyczącej: zasad rachunkowości, kontroli wewnętrznej, inwentaryzacji i udzielania zamówień publicznych,
3. prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.