Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 24 – 30 czerwca 2009 r. przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej, ul. Broniewskiego 4/6 w Szczecinie (zw. dalej DPS) w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie przeprowadzonego w 2008 r. przetargu nieograniczonego na dostawę mleka i przetworów mlecznych.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 3 lipca 2009 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 lipca 2009 r.

W badanym zakresie kontrola wykazała nieprawidłowości oraz uchybienia polegające na nieprzestrzeganiu niektórych zasad udzielania zamówień publicznych określonych ustawą z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej pzp, dotyczących kompletności ogłoszeń zamieszczanych na stronie internetowej oraz w siedzibie DPS, publikacji ogłoszeń w BZP, sporządzania protokołu postępowania oraz terminu zawartej z wykonawcą umowy. 

Stwierdzono, że Kierownik Działu Obsługi nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszeń:

·        o zamówieniu, co stanowiło naruszenie art. 40 ust. 2 pzp, wg którego ogłoszenie powinno być umieszczone w BZP,

·        o udzieleniu zamówienia, co stanowiło naruszenie art. 95 ust. 1 pzp, wg którego ogłoszenie zamieszcza się niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Ustalono ponadto, że w dniu 31.10.2008 r. Dyrektor DPS umowę na dostawę mleka i przetworów mlecznych na okres od dnia podpisania umowy do 30.10.2009 r., a zatem na okres przekraczający rok budżetowy (z terminem zapłaty upływającym w roku następnym), nie posiadając stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin. Tym samym naruszył dyspozycje art. 36 ust. 1 w zw. z art. 193 i art. 188 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki a zaciągnięcie zobowiązania, którego realizacja w roku następnym była niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływał w roku następnym, było możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 188 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy.

Umowa na dostawę mleka i przetworów mlecznych zawarta została natomiast 2. dnia od chwili przekazania zawiadomienia wykonawcy o wyborze najkorzystniejszej oferty (zawiadomienie z dnia 29.10.2008 r.; umowa z dnia 31.10.2008 r.), czym naruszono przepis art. 94 ust. 1 pzp, wg którego zamawiający powinien zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. Powyższe było niezgodne także z ust. 2 rozdziału XII Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, według którego umowę należy zawrzeć nie wcześniej niż 8. dnia od daty przekazania zawiadomienia o wyborze oferty.

Ustalono także, że w pkt 12 protokołu postępowania o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp, nie zamieszczono informacji o zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, co naruszyło przepis § 2 pkt 22 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 października 2007 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 202, poz. 1463), według którego protokół winien zawierać ww. informację.

Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej nie zawierało informacji dot.: terminu związania ofertą, kryteriów oceny ofert i ich znaczenia ani adresu strony internetowej na której zamieszczono SIWZ, wbrew postanowieniom określonym w art. 41 pzp, wg którego ogłoszenie powinno zawierać ww. dane. Powyższe ogłoszenia nie zawierały ponadto informacji o dniu zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co było niezgodne z art. 40 ust. 6 pkt 3 pzp, który wskazywał na taką konieczność.

W pozostałym obszarze objętym badaniem przestrzegano przepisów ustawy pzp a w szczególności: prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień; umowę z wykonawcą zawarto  zgodnie z treścią oferty; Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia zawierała wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert;

Osobą odpowiedzialną za przygotowywanie i przeprowadzanie procedur oraz opracowywanie dokumentacji związanej z realizacją zadań remontowych, inwestycyjnych i zaopatrzeniowych w oparciu o przepisy pzp była Kierownik Działu Obsługi.

            

             Prezydent zalecił Dyrektorowi DPS:

1.      przestrzeganie przepisów ustawy prawo zamówień publicznych jak i przepisów wykonawczych w zakresie: publikacji ogłoszeń w BZP, kompletności ogłoszeń o zamówieniu oraz kompletności informacji zamieszczanych w protokole postępowania,

2.      zaciąganie zobowiązań, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki a termin zapłaty upływa w roku następnym w oparciu o stosowne upoważnienie,

3.      zawieranie umów najwcześniej 8. dnia po przesłaniu wykonawcom zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty (dotyczy zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 oraz złożono co najmniej 2 oferty),