Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 03 grudnia do 07 grudnia 2009 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 74 przy ul. 26-go Kwietnia 3 (zw. dalej PP nr 74) w temacie realizacji procedur
w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/58/09 podpisanym w dniu 07 grudnia 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 grudnia 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 153.453,17 zł, tj. 11,5 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.10.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych w tym:
• wszystkie objęte badaniem dowody (16 pozycji faktur / rachunków i dotyczące ich wyciągi bankowe) nie zawierały zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
• płatności 3. z 16. objętych badaniem dowodów księgowych zostały uregulowane po terminie płatności wskazanym w fakturach; potencjalne odsetki ustawowe wyniosłyby łącznie 9,95 zł,
• 2 z 16. objętych badaniem dowodów księgowych zostały zaewidencjonowane w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, a winny być zaewidencjonowane częściowo na § 4300 – zakup usług pozostałych, w zakresie opłaty abonamentowej i opłaty za odprowadzenie ścieków, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków.
2. Akta osobowe pracowników PP nr 74 prowadzone były niezgodnie z § 6 ust 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), wg którego dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
3. Zatwierdzona przez Dyrektora PP nr 74 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Zakładowa polityka rachunkowości własnej” nie zawierała: 1/ okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, 2/ metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3/ wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, 4/ opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz
z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, 5/ określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 6/ opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów; było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 uor, wg których wymienione elementy powinny być zawarte w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości,
• „Procedury zamówień publicznych” nie zawierały opisu procedury dotyczącej analizy rynku i sporządzania notatki służbowej zgodnie z zapisami § 11 ust. 4 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin,
• „Procedury kontroli finansowej” nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.),
• „Instrukcja obiegu dokumentów” nie zawierała opisu do występujących w jednostce dowodów w postaci poleceń księgowania i wyciągów bankowych,
• dokumentacja w postaci „Zasad rachunkowości”, „Instrukcji przebiegu inwentaryzacji”, „Instrukcji obiegu dokumentów”, „Procedur kontroli finansowej” nie zawierała wskazań dotyczących zastosowanej podstawy prawnej lub zawierała wskazania nieaktualne.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor PP nr 74 nie poinformował Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o 3. z 4. kontroli przeprowadzonych w PP nr 74 przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r., co było niezgodne z § 11 i § 12 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
2. Dyrektor PP nr 74 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 74:
1. sporządzanie dokumentacji księgowej oraz prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. terminowe regulowanie zobowiązań jednostki,
3. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej,
4. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki dotyczącej: zasad rachunkowości, udzielania zamówień publicznych, obiegu dokumentów, kontroli finansowej i inwentaryzacji.