Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 30.03.10 r. do 02.04.10 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 35 w Szczecinie przy ul. Jaracza 5a, zwanym dalej PP nr 35, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 kwietnia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 43.136,38 zł, tj. 6,7 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w kwocie 644.151,02 zł, stwierdzono, że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• w 31. przypadkach (na 32) zapisy księgowe nie zawierały opisu operacji. Zapisy księgowe nie zawierały ponadto w 29. przypadkach wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, a w 3. przypadkach także numeru identyfikacyjnego dowodu. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 15 skontrolowanych faktur stwierdzono 4 przypadki. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
• dekretacja wszystkich poddanych kontroli wyciągów bankowych nie zawierała podpisu osoby odpowiedzialnej, a dodatkowo w 14. przypadkach (na 17) dokonana była zbiorczo, bez wskazania kont ksiąg pomocniczych. Dekretacja wszystkich 15. skontrolowanych faktur nie zawierała również podpisu osoby odpowiedzialnej oraz obejmowała jedynie wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej i syntetycznego konta rozrachunkowego. Stwierdzono ponadto, że na wszystkich poddanych kontroli wyciągach bankowych (17) nie było podpisu osoby sprawdzającej, a na wszystkich fakturach (15) klauzuli dotyczącej dokonanej kontroli merytorycznej. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 uor oraz zapisem instrukcji kontroli wewnętrznej, obowiązującej w PP nr 35, wg którego dowodem dokonania kontroli merytorycznej jest umieszczenie odpowiedniej klauzuli na odwrocie dokumentu. Ustalono ponadto, że w dokumentacji PP nr 35 nie określono osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli dowodów księgowych (m.in. faktur, rachunków, wyciągów bankowych i raportów kasowych). Dodatkowo wszystkie faktury sfinansowane z środków rachunku dochodów własnych zostały zatwierdzone do zapłaty z środków budżetu;
• nie prowadzono ewidencji analitycznej na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” z podziałem na poszczególnych kontrahentów oraz ewidencji analitycznej wydatków. Według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), ewidencja szczegółowa do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów, a ewidencja szczegółowa wydatków (konto 130 i 132) powinna zapewniać podział według pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego. Stwierdzono ponadto przypadki, w których raport kasowy sporządzony był wspólnie dla trzech źródeł finansowania, bez podziału na budżet, rachunek dochodów własnych i zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami art. 17 ust. 1 pkt 7 uor, wg których konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy;
• przy udzielaniu zamówień na kwotę powyżej 3000 zł, w 1. przypadku (na 4 skontrolowane) nie przeprowadzono analizy rynku, w 2. przypadkach nie sporządzono notatki służbowej z dokonanej analizy, a w 1. przypadku notatka służbowa nie zawierała wskazania szacunkowej kwoty zamówienia ani kursu euro. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt. 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej zarządzeniem w sprawie zamówień publicznych). Dodatkowo nie zachowano odpowiedniej formy pisemnej przy dokonywaniu zmian postanowień umowy dotyczących terminu realizacji prac (wykonanie ogrodzenia);
• w 4. przypadkach (na 15 skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP nr 35 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na: obsługę serwisową na kwotę 157,72 zł ujęte zostały w § 474, obsługę serwisową na kwotę 127,43 zł w § 475, zakup usług dostępu do sieci Internet na kwotę 54,86 zł w § 437 oraz odprowadzenie ścieków wraz z opłatą abonamentową na kwotę 500,71 zł w § 426. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług dostępu do sieci Internet ujmuje się w § 435, a zakup usług pozostałych w § 430;
• ustalono ponadto, że 2 umowy zrealizowane w 2009 r. przez PP nr 35 nie zostały podpisane przez radcę prawnego. Zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta;
• 3 faktury/rachunki spośród 15. skontrolowanych zostały uregulowane po terminie (średnio 20 dni opóźnienia, kwota potencjalnych odsetek – 83,27 zł), co było niezgodne z postanowieniami ówcześnie obowiązującego art. 35 ust. 3
pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp (obecnie art. 44 ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Dokumentacja PP nr 35 nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 uofp oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo w dokumentacji PP nr 35, dotyczącej zasad (polityki) rachunkowości, nie ujęto zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązań z kontami księgi głównej (z wyjątkiem paragrafów klasyfikacji budżetowej) oraz opisu systemu przetwarzania danych. Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. a i c uor. Podstawę prawną dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym m.in. instrukcji kasowej, inwentaryzacyjnej i instrukcji kontroli wewnętrznej stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy. Stwierdzono ponadto, że procedury udzielania zamówień publicznych nie uwzględniały zapisów i uregulowań zarządzenia w sprawie zamówień publicznych.
Nie realizowano w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Zrealizowano w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji PP nr 35, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, gospodarki kasowej oraz inwentaryzacji składników majątkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie dekretacji i sprawdzenia dowodów księgowych oraz zapisów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.
4. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
5. Każdorazowe przekazywanie zawieranych umów do zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego Urzędu Miasta.
6. Dokonywanie analizy rynku przy zakupie powyżej 3.000 zł zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.