Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 19.07. – 23.07.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogrodniczych ul. Batalionów Chłopskich 115 w Szczecinie, zw. dalej ZSO, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/68/10 podpisanym w dniu 22 lipca 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 sierpnia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 536.752,37 zł, tj. 12,4 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 4.336.446,02 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• 4 z 12. objętych badaniem dowody księgowe nie zawierały informacji o źródłach finansowania poszczególnych wydatków. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii sposobu oznaczania dowodów księgowych pod kątem źródeł ich finansowania (wydatki budżetowe, rachunek dochodów własnych, czy ZFŚS). Przez co nie można stwierdzić bezpośrednio, z jakich źródeł zostały zapłacone ww. wydatki.
• W 2. z 12. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 4.380,17 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 22704/2009, 28838/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 42 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• W 1. przypadku na 2. objęte kontrolą umowy na prace remontowe w budynkach ZSO na kwotę 29.600 zł, Dyrektor nie dopilnowała warunków § 4 pkt 1 umowy nie spisując protokołu przekazania placu budowy, od daty podpisania którego uzależniony był termin wykonania przedmiotu umowy.
Zatwierdzona przez Dyrektor ZSO dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• „Procedury wewnętrznej kontroli finansowej” nie spełniały niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zwanej dalej uofp oraz nie uwzględniały standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniały procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych.
• „Procedury postępowania przy zakupach materiałów, towarów i usług” zawierały nieaktualną podstawę prawną, w której nie podano ponadto zarządzenia Prezydenta Nr 235/08 z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, a w dokumencie nie opisano procedury dotyczącej sporządzania notatki służbowej i analizy rynku zgodnie z tym zarządzeniem. Nie było regulaminu pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 Załącznika Nr 1 do ww. zarządzenia.
• „Instrukcja inwentaryzacyjna” nie zawierała wzorów stosowanych dokumentów i zapisu o zarządzeniu dyrektora w sprawie inwentaryzacji oraz zawierała nieaktualną podstawę prawną.
• „Polityka rachunkowości – zakładowy plan kont” nie zawierała określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29.04.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), według których wymienione elementy powinny być zawarte w posiadanej przez jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.
W 2. na 8 przypadków Dyrektor ZSO nie zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, co było niezgodne z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor ZSO zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.




Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. wymaganie potwierdzenia przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
3. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej,
4. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
5. przestrzeganie zapisów zawartych umów.