Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 10 – 12.02.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 65 ul. J. Ch. Paska 34 w Szczecinie, zw. dalej PP 65, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/21/10 podpisanym w dniu 12 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 48.108,46 zł, tj. 5,3 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 904.674 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 2. z 17. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 2.003,41 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 9029/2009, 79099/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 28 zł) została ujęta po połowie w § 4260 i § 4300. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• 5 z 17. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę
19.542,92 zł (faktury nr: 55905/12/SRZ/08, 1180/01/SRZ/09, 9041/02/SRZ/09, 12/2009, 134/2009) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w przypadku faktury nr 55905/12/SRZ/08 na kwotę 3.947,95 zł ewidencji dokonano w styczniu 2009 r., pomimo, że fakturę wystawiono w grudniu 2008 r. i stanowiła koszt roku poprzedniego. Nie została ona wykazana jako niewymagalne zobowiązanie roku 2008 w sprawozdaniu Rb-28S. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.
• Wszystkie objęte kontrolą dowody księgowe (17 pozycji) nie zawierały daty sprawdzenia pod względem merytorycznym, przeprowadzanego przez Dyrektor PP 65.
• Dekretacja na bezgotówkowych dowodach księgowych (15 pozycji) nie zawierała podpisu oraz pełnego wskazania konta a jedynie paragraf, co naruszało art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
• Zapisy księgowe nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.
• Na dowodach księgowych dokonywano poprawek poprzez nadpisywanie na istniejącym zapisie i skreślenie. Przy poprawkach przez skreślenie złożona była parafa. Nie umieszczano daty poprawki, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Stwierdzono ponadto dokonywanie poprawek zapisu w księgach rachunkowych przez zamazywanie, skreślanie i użycie korektora, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
• Główny księgowy nie prowadził na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” ewidencji analitycznej wydatków budżetowych wg klasyfikacji budżetowej i na koncie 132 – „Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej” ewidencji analitycznej wydatków wg klasyfikacji planu finansowego, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, według którego konto 130 służy m.in. do ewidencji zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych według klasyfikacji podziałek dochodów i wydatków budżetowych a konto 132 do ewidencji środków pieniężnych w podziale wg pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego każdego tytułu dochodów własnych.
• Główny księgowy dokonywał ewidencji opłaty stałej za przedszkole na koncie 131 – „Rachunki bieżące”, które nie dotyczy jednostek budżetowych. Według treści Załącznika nr 2 ww. rozp. o planach kont, konto 132 służy do ewidencji środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach bankowych dochodów własnych w podziale wg tych rachunków.
Zatwierdzona przez Dyrektor PP 65 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Obowiązujące na dzień zakończenia kontroli zasady rachunkowości zawierały nieaktualną podstawę prawną i nie przywoływały opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor.
• Plan kont nie zawierał konta 140 i opisu zasad klasyfikacji zdarzeń dla konta 140 oraz kont pozabilansowych, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą zasady rachunkowości w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
W styczniu 2010 r. Zarządzeniami Nr 1/10, Nr 2/10 i nr 4 zostały przyjęte w PP 65 nowe zasady rachunkowości, regulamin kontroli wewnętrznej, zakładowy plan kont, instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych, inwentaryzacyjna i kasowa oraz regulamin udzielania zamówień publicznych.
Dyrektor PP 65 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor PP 65 zrealizowała w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
2. uzupełnienie i aktualizację zasad rachunkowości,
3. uzupełnienie planu kont o brakujące konta i zasady klasyfikacji zdarzeń,
4. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.