Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  29.03. – 1.04.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 5 ul. Tomaszowska 6 w Szczecinie, zw. dalej PP nr 5, w temacie: wstępnej oceny  celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2010 r.(bez analizy wykonania całości budżetu za 2010 r.) oraz realizacja zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/13/11podpisanym w dniu 1 kwietnia 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 maja 2011r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 225.570,15 zł, tj. 20,7 % ogółu wydatków wykonanych w 2010 r.  w wysokości 1.091.436,17 złstwierdzono, że:

Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:

1. W 7. na 12. skontrolowanych przypadków ewidencja kosztów dokonywana była z datą zrealizowania wydatku, w związku z czym zapis księgowy nie zawierał daty dokonania operacji gospodarczej. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zw. dalej uor.

2. 2 z 12. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 5.124,00 zł (faktury nr: 89/10, 102/10 za obsługę kotłowni) Główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor,według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.

3. W 3. na 12 poddanych kontroli dokumentów księgowych (faktury) stwierdzono brak informacji o źródłach finansowania poszczególnych wydatków. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii sposobu oznaczania dowodów księgowych pod kątem źródeł ich finansowania (wydatki budżetowe, rachunek dochodów własnych, czy ZFŚS).Przez co nie można  stwierdzić jednoznacznie, z jakich źródeł zostały sfinansowane ww.  wydatki.

4. W zakresie zawieranych umów stwierdzono uchybienie polegające na braku zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego na 1 z 3. skontrolowanych umów realizowanych przez PP nr 5 w 2010 r. Zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta;

5. Stwierdzono także, że przy realizacji zamówienia dotyczącego remontu dachu (umowa nr 29/Woś/10 zawarta w dniu 6.08.2009 r. na kwotę 188.130,79 zł), mimo wystąpienia okoliczności wskazujących na konieczność obciążenia wykonawcy robót karą umowną Dyrektor PP nr 5 nie dopełnił tego obowiązku w wyznaczonym terminie. Według ustaleń zawartych w protokole końcowym odbioru prac z dnia 26.10.2010 r., stwierdzono opóźnienie terminu zakończenia robót o 5 dni i naliczono karę umowną w wysokości 0,5% wartości wykonywanych robót za każdy dzień zwłoki, tj. 0,5% x 188.130,79 zł x 5 dni, co dało kwotę 4.703,27 zł. Powyższa kara miała zostać potrącona z faktury końcowej. W wyniku kontroli ustalono, że  Dyrektor PP nr 5 nie obciążył ww. karą umowną wykonawcy robót. Należy jednak podkreślić, że niezwłocznie po zakończeniu kontroli w dniu 04.04.2011 r. wystawiono notę księgową (nr PP-77/01/04/2011) i obciążono wykonawcę robót ww. karą umowną. Wykonawca potwierdził odebranie noty i zobowiązał się do uregulowania kary w ciągu siedmiu dni, tj. do dnia 11.04.2011r.

Na zapewnienie przez Dyrektora PP nr 5 rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych oraz weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji, wskazuje standard kontroli zarządczej  grupy C – Mechanizmy kontroli – pkt 14 szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r.  w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84).

Główny księgowy PP 5 spełniał wymogi określone art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), niezbędne do pełnienia funkcji głównego księgowego.

W 2010 r. w 1. przypadku (na 2 skontrolowane) Dyrektor PP nr 5 nie zrealizowała zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, zgodnie z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

W 2010 r. Dyrektor zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

       Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1.  każdorazowe informowanie WKiAW o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej,

2. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,

3. każdorazowe zatwierdzania pod względem  formalno – prawnym zawieranych umów przez radcę prawnego Urzędu Miasta,

4. przestrzeganie i egzekwowanie zapisów zawieranych umów.