Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym nr 2 przy ul. Jagiellońskiej 65 w Szczecinie w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedury udzielenia zamówienia publicznego na remont pomieszczeń stolarni, pracowni komputerowej i pracowni tapicerskiej w 2010 r.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 23 sierpnia 2011 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 września 2011 r.

Kontrola prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na remont pomieszczeń stolarni, pracowni komputerowej i pracowni tapicerskiej w 2010 r. (kwota umowy 195.000 zł) wykazała nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na niezamieszczeniu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, nieprawidłowym oszacowaniu wartości zamówienia, niewezwaniu wykonawcy do uzupełnienia oferty oraz zwróceniu wadium w wysokości niepowiększonej o odsetki wynikające z umowy rachunku bankowego. Ujawnione uchybienia formalne pozostawały bez wpływu na wynik postępowania i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie mniej jednak z uwagi na ilość stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości negatywnie ocenia się funkcjonowanie kontroli zarządczej w badanym obszarze.

Stwierdzono, że nie umieszczono ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, czym naruszono dyspozycję art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zwanej dalej pzp, według którego, jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Wartość zamówienia w kwocie 195 000 zł ustalono z kolei na podstawie wybranej oferty zamiast na podstawie kosztorysów inwestorskich, co było niezgodne z art. 33 ust. 1 pzp, wg którego, wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie: kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane; bądź planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane.

W protokołach z postępowania wpisano natomiast wynagrodzenie wykonawcy w kwocie brutto, pomimo że wg art. 32 ust. 1 pzp podstawą ustalenia wartości zamówienia powinno być całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.

Przy szacowaniu wartości zamówienia nie uwzględniono przewidzianych w SIWZ zamówień uzupełniających, a wg. art. 32 ust. 3 pzp w przypadku gdy zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających o których mowa  w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub  art. 134 ust. 6 pkt 3 i i4 pzp  należy uwzględnić ich wartość.

Pomimo przedstawienia przez wykonawcę błędnie wypełnionego załącznika nr 5 do SIWZ (wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia), nie wezwano go do przedstawienia dokumentu zgodnego z wymaganiami SWIZ, czym naruszono przepis art. 26 ust.3 zd. 1 pzp, według którego zamawiający powinien wezwać wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów (…) albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty zawierające błędy (…) do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Stwierdzono ponadto, że wadium zwrócono w takiej samej wysokości, w jakiej zostało wniesione, tj. w kwocie 19 500 zł, bez odsetek wynikających z umowy rachunku bankowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 4 pzp, według którego jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę.

Ogłoszenia o zamówieniu umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej oraz wywieszone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, nie zawierały daty publikacji ogłoszenia w BZP, co naruszyło art. 40 ust. 6 pkt 3 pzp, według którego powinny zawierać informację o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zamieszczona na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego nie zawierała informacji o terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta, czym naruszono treść art. 92 ust. 1 pkt 4 pzp, który nakłada na zamawiającego obowiązek jednoczesnego zawiadomienia niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, wykonawców, którzy złożyli oferty, o (…) terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.

Wbrew dyspozycji art. 27 ust. 1 pzp, według którego w postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, o wyborze oferty poinformowano wykonawcę telefonicznie. Powyższe naruszyło również postanowienia rozdziału IX ust. 2 i 3 SIWZ, które wymagały formy pisemnej, a w odniesieniu do niektórych, enumeratywnie wymienionych dokumentów dopuszczały porozumiewanie się za pomocą faksu.

Wybrany wykonawca nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy wymaganego w rozdziale XIII ust. 2 SIWZ oraz § 11 umowy z dnia 15 września 2010 r. Ww. brak nie został zauważony, czego konsekwencją było niewezwanie do uzupełnienia tego braku i zawarcie umowy z wybranym wykonawcą, pomimo braku ww. zabezpieczenia.

Kontrola wykazała również liczne nieprawidłowości w wypełnieniu protokołów z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz dokumentów dotyczących wykonania zawartej umowy:

• w rubryce 2 i 3 protokołu na druku ZP-2, w pkt 5 oraz w tytule protokołu na druku ZP-2/PN,NBO,ZOC, a także w tytule protokołu na druku ZP-12, brak skreśleń alternatywnych;
• w pkt. 5 protokołu na druku ZP-2/PN,NBO,ZOC zawarto błędną informację- wskazano odmienny sposób ustalenia wartości zamówienia niż w protokole ZP-2 oraz w wyjaśnieniach Dyrektora SOSW 2;
•  protokół przekazania placu budowy do wykonawstwa zawiera daty rozpoczęcia i zakończenia robót niezgodne z treścią protokołu w sprawie odbioru ostatecznego oraz z wyjaśnieniami Dyrektora SOSW 2.

Wg standardu kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 14 - Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych lit. a zawartego w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84).należy zapewnić rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.Ujawnione w toku kontroli nieprawidłowości i uchybienia w wypełnieniu dokumentów wskazują na nieprawidłowe funkcjonowanie kontroli zarządczej we wskazanym obszarze.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SOSW nr 2:

1. Zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
2. Ustalanie wartości zamówienia na roboty budowlane na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, bądź planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.
3. Ustalanie wartości zamówień na podstawie całkowitego szacunkowego wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.
4. Uwzględnianie wartości przewidzianych w SIWZ zamówień uzupełniających przy szacowaniu wartości udzielanego zamówienia.
5. Dokonywanie uważnej analizy przesyłanych przez oferentów dokumentów oraz wzywanie do uzupełnienia oferty w przypadku stwierdzenia niezgodności z SIWZ.
6. Zwracanie wadium wniesionego w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszonego o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.
7. Przestrzeganie przepisów pzp w szczególności w zakresie informacji zawieranych w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej, a także w informacji o wyborze najkorzystniejszej ofertyzamieszczonej na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego.
8. Przestrzeganie przepisów pzp oraz zapisów SWIZ w zakresie dopuszczalnych form porozumiewania się z wykonawcami.
9. Realizowanie zapisów SIWZ oraz zawartej z wykonawcą umowy, w zakresie zapisów dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
10. Staranne dokumentowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności: prawidłowe i kompletne wypełnianie protokołu z postępowania oraz dokumentów dotyczących wykonania umowy o udzielenie zamówienia publicznego.