Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

W okresie od 30.06.2011 r. do 27.07.2011 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Zakładzie Usług Komunalnych przy ul. Ku Słońcu 125a w Szczecinie, w zakresie prawidłowości stosowania procedur i przepisów związanych z ustawą Prawo zamówień publicznych w latach 2009 - 2010.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli doręczonym w dniu 9 sierpnia 2011 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 sierpnia 2011 r.

            Badaniem objęto 6 spośród 132 ogółem postępowań o udzielenie zamówień publicznych w latach 2009 – 2010 na łączna kwotę 2.270.177,00 zł brutto (kwoty zawartych umów), tj:

• 1.090.000,00 zł brutto – postępowanie nr WZ/Iz/6/2010,
• 246.800,00 zł brutto oraz 68.317,29 zł brutto – postępowanie nr WZ/Iz/39/2009,
• 144.000,00 zł brutto – postępowanie nr WZ/Iz/RG/82/2010,
• 86.690,08 zł brutto – postępowanie nr WZ/Iz/38/2010,
• 129.710,40 zł brutto oraz 225.413,53 zł brutto – postępowanie nr WT/O/2009,
• 279.245,96 zł brutto – postępowanie nr WUZ/19/2010.

Kontrola ww. postępowań w zakresie prawidłowości stosowania procedur i przepisów związanych z ustawą Prawo zamówień publicznych wykazała jedynie nieprawidłowości i uchybienia nie mające wpływu na wynik postępowania. Z uwagi jednak na systemowy charakter niedociągnięć dotyczących terminów publikacji ogłoszeń o udzieleniu zamówień w Biuletynie Zamówień Publicznych należy wzmocnić funkcjonowanie kontroli zarządczej w powyższym obszarze. Pojedyncze uchybienia dotyczyły także weryfikacji dokumentacji oraz wzywania wykonawców do uzupełnienia lub poprawienia dokumentów składanych w postępowaniu.

W toku kontroli ustalono, że w prowadzonym postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego nr WT/Iz/39/2009 nie wezwano wykonawców składających niżej wymienione oferty do uzupełnienia oraz poprawienia dokumentów:

• Nr 3 – poprzez poprawienie błędu formalnego w: ofercie cenowej, oświadczeniu wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 pzp, wykazie wykonanych prac podobnych, wykazie osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia – w zakresie oznaczenia wykonawcy w imieniu i na rzecz którego składane były dokumenty przez pełnomocnika. Jako Wykonawca wskazana została bowiem jedna z firm  zamiast Konsorcjum firm. Jednocześnie dokument własny jakim było „Zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej” jednej firmy został poświadczony za zgodność z oryginałem przez właściciela drugiej firmy a jednocześnie pełnomocnika Konsorcjum. Powyższe było niezgodne z zapisami pkt 4 ppkt 2 lit. a i b Rozdziału III SIWZ, wg którego oferta wspólna, składana przez dwóch lub więcej wykonawców, powinna spełniać następujące wymagania: dokumenty, dotyczące własnej firmy, takie jak np.: odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej – składa każdy z wykonawców składających ofertę wspólną w imieniu swojej firmy a dokumenty wspólne takie jak np.: oferta cenowa, składa pełnomocnik wykonawców w imieniu wszystkich wykonawców składających ofertę wspólna.
• Nr 6 – poprzez złożenie przez Wykonawcę wymaganego Rozdziałem III Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia pełnomocnictwa. Punkt 5 ww. Rozdziału wskazywał, iż wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak wykonawcy składający ofertę wspólną i mają do nich zastosowanie zasady określone w pkt 1-4 Rozdziału III SIWZ. Pkt 1 wskazywał, iż wykonawcy składający ofertę wspólną ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich
  w postępowaniu i zawarcia umowy. Pkt 2 natomiast wskazywał, iż pełnomocnictwo musi znajdować się w ofercie wspólnej wykonawców.

Powyższe naruszało art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 ze zm.) zw. dalej pzp, według którego zamawiający powinien wezwać wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych pełnomocnictw albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego dokumenty zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie.

W przypadku postępowania nr WZ/Iz//6/2010 ZUK zwracając się do wykonawcy w trybie art. 26 ust. 3 pzp o potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu odnośnie wiedzy i doświadczenia nie zwrócił się jednocześnie o potwierdzenie spełniania warunku dot. wykształcenia osoby do kierowania pracami w zakresie zieleni. Według pkt 1 ppkt 1 lit. c Rozdziału V SIWZ wykonawca winien dysponować osobą do kierowania pracami w zieleni posiadająca wykształcenie wyższe kierunkowe, tj ogrodnictwo, rolnictwo, architektura krajobrazu, natomiast w złożonej ofercie znajdowała się jedynie informacja o dysponowaniu przez wykonawcę osobą będącą „dyplomowanym ogrodnikiem”. Należy wskazać jednocześnie, że powyższy Wykonawca został wykluczony z postępowania z uwagi na niepotwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu dot. wiedzy i doświadczenia.

            W wyniku kontroli ustalono, że w postępowaniach nr WUC/19/2010, WZ/Iz/38/2010, WZ/Iz/RG/82/2010 ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowane zostały w Biuletynie Zamówień Publicznych dopiero w dniach 29.09.2010 r., 16.07.2010 r. oraz 10.01.2011 r. czyli odpowiednio 12, 32, 10 dni po zawarciu umów z wykonawcami, co naruszyło dyspozycję art. 95 ust. 1 pzp, wg którego ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego zamawiający zamieszcza niezwłocznie po zawarciu umowy.

            Ustalono ponadto, że w pozostałym zakresie procedury dotyczące zamówień publicznych przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy pzp oraz przepisów wykonawczych do ustawy, a w szczególności:

1. sporządzano Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia zawierające wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, 
2. prawidłowo określano przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
3. prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia sporządzając protokół z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
4. żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. ofertę cenową, kosztorys ofertowy, wykaz wykonanych robót budowlanych, wykaz osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Przygotowywaniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz przeprowadzaniem procedury zajmował się Główny Specjalista Wydziału Organizacyjnego ZUK.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił wzmocnienie systemu kontroli zarządczej, który zapewni:

1. Wzywanie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych pełnomocnictw albo złożyli dokumenty zawierające błędy do ich złożenia w wyznaczonym terminie,
2. Zwiększenie nadzoru oraz przestrzeganie przepisów ustawy pzp w zakresie niezwłocznego publikowania ogłoszeń o udzieleniu zamówienia po zawarciu umowy z wykonawcą.