Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w miesiącach 03-04.2012 r. przeprowadził kontrolę
w Międzynarodowych Targach Szczecińskich ul. Struga 6-8 w Szczecinie, zw. dalej MTS, w zakresie rzetelności
w wykonywaniu zadań określonych w umowie WSiT/II/ŁW/4220/21/11 (CRU 11/0001856) z dnia 21.04.2011 r. (bez procedur zamówień publicznych dotyczących wyboru wykonawcy). Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 21.05.2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5.06.2012 r.

Kontrola pozytywnie ocenia realizację, przez Międzynarodowe Targi Szczecińskie Sp. z o.o. (zw. dalej MTS), postanowień umowy nr WSiT/II/ŁW/4220/21/11 (CRU 11/0001856) z dnia 21.04.2011 r. na kwotę 2.000.000 zł brutto dot. organizacji 15 Mistrzostw Europy w pływaniu na krótkim basenie w grudniu 2011 r. (zw. dalej Umową). Niedociągnięcia formalne dotyczą jedynie braku,
w sporządzanych raportach, szczegółowych informacji odnośnie zawartych umów z podwykonawcami, nieterminowym składaniu ww. raportów oraz braku kompletności elementów niektórych zawartych umów, co pozostawało bez wpływu na prawidłowe rozliczenie Umowy.

Przychody uzyskane przez MTS z tytułu organizacji Mistrzostw Europy wyniosły ogółem 5.736.963,21 zł netto (stan konta 06-03 – Mistrzostwa Europy w pływaniu na dzień 31.12.2011 r.), zarówno jako środki pozyskane od sponsorów – 2.708.607,52 zł netto, związków pływackich – 2.632.424,31 zł netto, jak i tytułem sprzedaży biletów oraz zawartych umów barterowych – 395.931,38 zł netto. Koszty poniesione przez MTS w związku z realizacją Mistrzostw wyniosły łącznie 5.547.021,13 zł netto, w tym: 4.905.486,99 zł tytułem kosztów bezpośrednich (stan konta 506-03 – Imprezy sportowe – Mistrzostwa Europy w pływaniu na dzień 31.12.2011 r.) oraz 641.534,14 zł tytułem kosztów pośrednich związanych z funkcjonowaniem wydzielonego biura organizacji mistrzostw.

Kontrola nie wykazała istotnych nieprawidłowości w zakresie pozyskanych przez MTS przychodów - w objętej badaniem próbie - 4 umów na łączną kwotę 2.748.932,81 zł netto oraz 4 zleceń na łączną kwotę 49.419,92 zł netto, podpisanych przez MTS
z kontrahentami na organizację Mistrzostw i sponsoring wraz z 19. dowodami księgowymi potwierdzającymi ich realizację.

MTS  przygotowały i zrealizowały Mistrzostwa Europy w pływaniu na krótkim basenie, zgodnie z postanowieniami Umowy, w tym zapewniono:

- bazę hotelową 40. zespołom (ponad 800 osób), członkom biura LEN, delegatom Polskiego Związku Pływackiego, sędziom, sponsorom,

- transport dla wszystkich uczestników, sponsorów LEN, oficjeli i przedstawicieli mediów,

- usługi medyczne w czasie trwania Mistrzostw i na 3 dni przed ich rozpoczęciem,

- nagrody dla zawodników: medale, trofea, dyplomy,

- infrastrukturę techniczną w obiekcie i wokół obiektu, gdzie odbywała się impreza,

- obsługę logistyczną, informacyjną oraz medialną (konferencje prasowe, transmisje telewizyjne).

Kontrola wykazała natomiast, że raporty dot. sposobu realizacji usługi przez MTS, będące podstawą przekazania przez Gminę Miasto Szczecin środków za dany okres realizacji usługi, nie zawierały szczegółowych informacji o zawartych przez MTS umowach, tj. daty zawarcia, nazwy kontrahenta, przedmiotu umowy, odpowiednio:

- w raporcie II za okres 30.04. – 29.06.2011 r. – w zakresie umowy na stworzenie i obsługę strony internetowej,

- w raporcie III za okres 30.06. – 14.09.2011 r. w zakresie współfinansowania przez MTS i ENEA 3 audycji w zamian za wyemitowanie billboardów sponsorskich,

- w raporcie IV za okres 15.09. – 14.11.2011 r., w zakresie druku plakatów i billboardów, zapewnienia transportu, zaplecza namiotowego, trybuny w wodzie oraz wyposażenia trybun i namiotów,

- w raporcie V za okres 15.11. – 14.12.2011 r., w zakresie ceremonii otwarcia, oprawy muzyczno – spikerskiej, reklamy, zapewnienia transportu, cateringu, sprzętu biurowego, infrastruktury technicznej i energetycznej, zaplecza namiotowego, trybuny w wodzie, wyposażenia trybun i namiotów, obsługi teleinformatycznej i transmisji TVP.

W raportach MTS nie było ponadto informacji dotyczącej zapewnienia usług medycznych, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 1 Umowy. Naruszyło to postanowienia § 16 ust. 1 Umowy, wg którego raporty dotyczące realizacji usługi oraz sposobu realizacji obowiązków wynikających z Umowy, powinny zawierać ww. dane.

Niedociągnięcia formalne dotyczyły też terminowości składanych raportów. Ustalono bowiem, że w 4. przypadkach na 5, raporty złożone zostały po terminie określonym w § 16 ust. 3 Umowy, odpowiednio: raport I w dniu 4.05.2011 r. (4 dni po terminie), raport III w dniu 20.09.2011 r. (5 dni po terminie), raport IV w dniu 21.11.2011 r. (6 dni po terminie) i raport V w dniu 30.12.2011 r. (15 dni po terminie).

Zaznaczyć należy, że ww. uchybienia pozostały bez wpływu na realizację celu Umowy oraz prawidłowość dysponowania przez MTS środkami przekazanymi przez Gminę. Nie stwierdzono bowiem nieprawidłowości w zakresie poniesionych przez MTS kosztów – w objętej badanie próbie - 56 umów na łączną kwotę 4.178.222,87 zł netto oraz 57 zleceń na łączną kwotę 548.411,23 zł netto (podpisanych przez MTS z podwykonawcami o świadczenie usług niezbędnych do realizacji Mistrzostw) wraz ze 167. dowodami księgowymi potwierdzającymi ich realizację.

Kontrola wykazała też pojedyncze przypadki (w 6. na 56 skontrolowanych), w których umowy nie były podpisane przez podwykonawców lub nie zawierały daty zawarcia, co – w przypadku zaistnienia konieczności prawnego dochodzenia realizacji postanowień umowy – mogłoby stanowić istotną przeszkodę. Dotyczyło to umów nr: MTS/203/2011 na infrastrukturę techniczną, MTS/190/11 na oprawę muzyczno – spikerską oraz aneks nr 1 do umowy nr MTS/115/11 na usługi hotelarskie i gastronomiczne, które nie zostały podpisane przez wykonawców. W 3. przypadkach natomiast, dotyczących umowy nr 1106/ND/2011 (MTS/209/11) na dzierżawę SDS wraz z Floating Arena, aneksu nr 1 do umowy nr MTS/115/11 na usługi hotelarskie
i gastronomiczne oraz aneksu nr 1 do umowy nr MTS/162/11 na usługi hotelarskie i gastronomiczne, nie wpisano dat zawarcia ww. umów. 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. rzetelne sporządzanie i terminowe składanie dokumentów będących podstawą rozliczenia usługi,
2. zwracanie uwagi na kompletność elementów zawieranych umów.