Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w sierpniu 2012 r. przeprowadził kontrolę w Miejskiej Izbie Wytrzeźwień w Szczecinie przy ul. Dąbrowskiego 22/23, zwanej dalej MIW, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioskii zalecenia pokontrolne zawarte zostały
w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14.11.2012 r.

Kontrola pozytywnie ocenia, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, prowadzoną w MIW gospodarkę finansowo – księgową za 2011 r. (ocena pozytywna z nieprawidłowościami). Powyższą ocenę uzasadniają stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości, które dotyczyły przede wszystkim: - udzielania przez MIW w grudniu 2010 r. i 2011 r. wpłat zaliczkowych na rzecz poszczególnych kontrahentów, - pomniejszaniawydatków w§ 426 z uzyskiwanych przez MIW dochodów, - nie wykazaniu w sprawozdaniu rocznym Rb-28s zobowiązań niewymagalnych, pomimo, że wystąpiły na koniec roku.

Ujawnione nieprawidłowości w sposobie gospodarowania środkami finansowymi powstały wskutek niedostatecznej znajomości obowiązujących przepisów prawa ze strony pracowników jednostki kontrolowanej.

W kontrolowanym okresie MIW prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. W 2011 r. MIW uzyskała dochody w wysokości 516.332,74 zł, co stanowiło 75,5 % zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły
1.748.514,88 zł, co stanowiło z kolei 99,98 % zaplanowanej kwoty.

Bezpośrednia kontrola wybranych wydatków w 2011 r. na kwotę 161.406,94 zł, tj. 9 % ogólnych wydatków jednostki wykazała, że nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:

1. w sprawozdaniu Rb-28s sporządzonym na dzień 31.12.2011 r. nie zostały wykazane zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 80.188,26 zł, czym naruszono przepis § 9 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz.103), według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, a według załącznika nr 20 do ww. rozporządzenia, w sprawozdaniu Rb-28s w kolumnie "Zobowiązania wg stanu na koniec okresu sprawozdawczego" wykazuje się m.in. wszystkie powstałe w roku bieżącym zobowiązania,
2. MIW udzielił w 2010 r. i 2011 r. łącznie 9 wpłat zaliczkowych na rzecz poszczególnych kontrahentów. W grudniu 2010 r. tytułem zapłaconych zaliczek wydatkowana została łącznie kwota 11.014,10 zł, a w grudniu 2011 r. 19.474,00 zł. Udzielanie wpłat zaliczkowych stało w sprzeczności z zapisami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. 2009 r. Dz. U. 157, poz. 1240 ze zm.) zw. dalej uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Według wyjaśnień Głównego księgowego MIW w 2011 r. dokonano przedpłat na podstawie przeprowadzanych przez niego rozmów telefonicznych z kontrahentami. Wydatki wynikające
   z zaliczek zapłaconych w 2010 w § 4260 i w 2011 r. w § 4260, 4300 oraz 4370 finansowały wydatki powstałe
   i poniesione odpowiednio w 2011 i 2012 r. Za wymienione nieprawidłowości odpowiedzialny był Główny księgowy MIW.
3. ewidencji faktury nr 86680/12/NR/11 z dn. 02.01.2012 r. za energię cieplną na kwotę – 4.755,90 zł (wartość faktury 0,00 zł) Główny księgowy MIW dokonał w grudniu 2011 r., pomimo, że fakturę wystawiono w styczniu
   i stanowiła ona koszt 2012 r. Z kolei faktury VAT nr 1750022482 z dn. 31.03.2011 r. za energię elektryczną na kwotę1564,17 zł oraz nr 197/B/2011 z dn. 31.03.2011 r. za pranie na kwotę 3115,96 zł, Główny księgowy MIW ujął w księdze rachunkowej w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły. Powyższe było niezgodne art. 20 ust. 1ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.)
   zw. dalej uor, według którego doksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto MIW dokonał nadpłaty faktury VAT nr 34500/OP/2011 z dn. 28.12.2011 r. za utylizację odpadów medycznych w wysokości 21,50 zł. Powyższe naruszało cytowany wyżej art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp,
4. wszystkie faktury/rachunki płatne gotówką ewidencjonowane były z pominięciem księgowań na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, co było niezgodne z opisem do konta zawartego w Załączniku
   nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 ze zm.), według którego konto 201 służy m.in. do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych
   i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, a ewidencja szczegółowa prowadzona tego konta powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów,
5. w 2. przypadkach zapisy, którymi wprowadzano do ksiąg rachunkowych faktury zakupu, nie zawierały określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, w 11. przypadkach nie zawierały daty dowodu księgowego, a w 16. przypadkach nie zawierały opisu operacji,
   co naruszało art. 23 ust. 2. pkt 2 i 3 uor według którego zapis księgowy winien zawierać ww. elementy,
6. przy sprawdzaniu dowodów (faktur/rachunków) pod względem merytorycznym nie zamieszano klauzuli: „sprawdzono dnia…”, co było niezgodne z ust. 1 lit. a Rozdziału IV – Obieg dokumentów i ich kontrola obowiązującej w MIW Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych, według którego każdy dokument stanowiący podstawę do wypłaty powinien zawierać ww. klauzulę,
7. wszystkie kontrolowane faktury/rachunki we wskazaniu dekretacyjnym nie zawierały podanego działu
   i rozdziału obowiązującej MIW klasyfikacji budżetowej, a jedynie konta i paragrafy, co naruszało zapis art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
8. Główny księgowy MIW dekretował i ewidencjonował opłatę abonamentową za wodę i ścieki w § 4260, co było niezgodne z postanowieniami Załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), zwanego dalej Załącznikiem nr 4 do rozp. o klasyfikacji, według którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300,
9. fakturę VAT nr 2756/11 z dn. 23.11.2011 r. za zakup gumy do pieczątek (imienne pieczątki pracowników MIW),Główny księgowy MIW zadekretował i zaewidencjonował w § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia,
   a według Załącznika nr 4 do rozp. o klasyfikacji wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300,
10. fakturę VAT nr 1223/2011 z dn. 19.12.2011 r. na kwotę 5.793,30 zł, za zakup szaf (w tym transport – 307,50 zł), Główny księgowy MIW zadekretował i zaewidencjonował w § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia na koncie 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, w § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia na koncie 401 - Zużycie materiałów i energii oraz w § 4300 – zakup usług pozostałych na koncie 402 - Usługi obce. Zapłaty faktury dokonano natomiast w całości z § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia (konto 130 - Rachunek bieżący jednostki). W związku z powyższym szczegółowa analityka prowadzona do konta 401 oraz 402 (wg podziałek klasyfikacji planu finansowego) nie była zgodna z analityką prowadzoną do konta 130
    (wg pozycji planu finansowego),
11. w 1. przypadku nie sporządzono notatki służbowej z analizy rynku, co było niezgodne z§ 11 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz regulaminu pracy komisji przetargowej Urzędu Miasta Szczecin.

W ramach kontroli uzyskiwanych przez MIW dochodów ustalono, że:

1. w roku 2011 MIW wystawiła noty obciążeniowe na rzecz kontrahenta, które obejmowały opłaty za wodę, ścieki, energię elektryczną oraz energię cieplną, na łączną kwotę 15.591,65 zł, którymi pomniejszał wydatki w § 4260 – zakup energii. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 11 ust. 1 uofp, według którego jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
2. środki pieniężne wpłacaneprzez pacjentów do kasy MIW (za pobyt), nie były na bieżąco odprowadzane do banku, co było niezgodne z pkt 8 Działu VI – Gospodarka kasowa - Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, według którego pobrane wpłaty kasjer przekazuje na bieżąco (najdalej w następnym dniu) na właściwy rachunek bankowy,
3. ewidencja wpłat za pobyt w MIW (konto 101 – Kasa) nie była dokonywana na bieżąco, a zapisy nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej, określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, jeżeli różniła się ona od daty dokonania operacji oraz nie zawierały opisu operacji, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1-3 uor, według którego zapis księgowy winien zawierać wymienione elementy. Według art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Wynagrodzenia pracowników MIW naliczane były przez – Specjalistę MIW. W wyniku kontroli wynagrodzeń 4. losowo wybranych pracowników MIW, stwierdzono, że pracownikowi MIW, wypłacono nagrodę jubileuszową za przepracowanie 30 lat pracy w wysokości 150% wynagrodzenia miesięcznego z opóźnieniem. Według zebranej
w aktach osobowych dokumentacji ww. pracownik nabył prawo do nagrody w dn. 08.01.2011 r., a wypłata nastąpiła
w dn. 04.02.2011 r. (Wb nr 24). Powyższe było niezgodne z § 8 ust. 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398) według którego nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody oraz § 6 ust. 5 Regulaminu wynagradzania MIW (Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 02/2009 Dyrektora MIW z dn. 01.07.2009 r.), według którego  wypłata nagrody jubileuszowej następuje niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.

Akta osobowe pracowników MIW prowadzone były przez Specjalistę ds. kadr MIW. W wyniku kontroli akt osobowych 4. losowo wybranych pracowników MIW, co stanowiło 14 % ogółu pracowników stwierdzono, że w jednostce nie były stosowane niektóre zapisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28. maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) w następującym zakresie:

1. w aktach osobowych wszystkich kontrolowanych pracowników brak było dokumentów w postaci odpisu zawiadomienia o przyznaniu nagrody w odniesieniu do wszystkich nagród wypłaconych pracownikom MIW
   w październiku i w grudniu 2011 r., co było niezgodne z §6 ust. 2 lit. g ww. rozporządzenia,
2. w 2.aktach osobowych zamieszczono oryginały dokumentów, zamiast ich kopii potwierdzonych za zgodność
   z oryginałem, co było niezgodne z § 1 ust. 3 ww. rozporządzenia,
3. poszczególne dokumenty nie były układane w porządku chronologicznym, co było niezgodne z § 6 ust. 3 ww. rozporządzenia.

W toku kontroli rozrachunków z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w 2011 r., ustalono, że w grudniu 2010 r. na rzecz ZUS dokonano przedpłaty w wysokości 7.201,00 zł. z tytułu składek na fundusz pracy oraz ubezpieczenia społecznego (płatnego przez pracodawcę) za miesiąc styczeń 2011 r. Powyższe stało w sprzeczności z zapisami ww. art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp.

W wyniku kontroli wykonywania obowiązków związanych z inwentaryzacją stwierdzono, że:

1. księgi inwentarzowe wyposażenia nie zawierały niektórych wpisów dotyczących m.in.dat, ceny jednostkowej, symboli i dowodów zakupu, wyliczenia stanu końcowego, a niektóre pozycje wyposażenia zostały wprowadzone do księgi inwentarzowej bez wartości oraz nie wskazano ich „miejsca znajdowania się”,
2. błędy w księgach inwentarzowych oraz na poszczególnych kartotekach magazynowych poprawiane były
   w sposób uniemożliwiający odczytanie pierwotnego zapisu, bez podpisu i daty dokonania poprawki lub przy zastosowaniu korektora, co było niezgodne z zapisami art. 25 ust. 1 uor, według którego stwierdzone błędy
   w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty,
3. na arkuszu spisu z natury składników majątkowych (m.in. materiałów medycznych, leków, środków czystości, pościeli) wskazano skład komisji inwentaryzacyjnej oraz osobę materialnie odpowiedzialną. Arkusz spisowy nie był jednak podpisany przez ww. komisję oraz osobę materialnie odpowiedzialną. Na arkuszu nie zawarto również takich danych jak: cecha, numer, gatunek spisywanego składnika, ustalenie ceny i wartości”, co było niezgodne z pkt. 2 rozdziału III „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, według którego takie zapisy winny znajdywać się na arkuszach spisowych. Arkusz spisowy nie zawierał ponadto adnotacji „spis zakończono na pozycji numer…” (pkt. 2 rozdział III „Instrukcji inwentaryzacyjnej”).

Zatwierdzona przez Dyrektora MIW dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

1. obowiązująca w MIW polityka rachunkowości nie zawierała opisu stosowanego systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania. Powyższe było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, według którego opis taki winien być zawarty w tejże polityce,
2. obowiązujący w MIW plan kont nie zawierał konta 751 - Koszty finansowe, a wg zapisów § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ws. zasad rachunkowości, ustalając zakładowy plan kont należy kierować się m.in. zasadą, że konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. Ww. plan kont nie zawierał również opisu do konta 810 - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje. Powyższe było niezgodne z zapisem art. 10 ust. 1 pkt 3 uor, wg którego zasady (polityka) rachunkowości winny zawierać m.in. opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont ustalającego m.in. przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń.

Wg standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16. grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne.

W odniesieniu do niektórych, stwierdzonych w toku kontroli uchybień i nieprawidłowości w dokumentacji finansowo - księgowej (m.in. ewidencja faktur zakupu, przedpłaty, sprawozdania, protokoły z inwentaryzacji, księgi inwentarzowe), która winna podlegać weryfikacji, mechanizmy kontroli stosowane przez pracowników jednostkii przez Dyrektora MIW, nie w pełni spełniły swoją rolę. Wg zapisów standardu nr 14 zawartego wczęści Ckomunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych mechanizmy te winny m.in. służyć rzetelnemui pełnemu dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych, a także do weryfikacji tych operacji przed i po realizacji.

Pozytywnie należy natomiast ocenić obszar dotyczący płac oraz udzielania zamówień publicznych do kwoty 14 tys. euro. W szczególności ustalono, że:

• sporządzane w 2011 r. przez MIW notatki służbowe z analizy rynku zawierały wszystkie wymagane przepisami elementy,
• wysokość wypłacanego wynagrodzenia dla pracowników MIW była zgodna z przyznanymi angażami,
• listy płac były każdorazowo akceptowane przez Dyrektora i Głównego księgowego MIW.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. rezygnację z dokonywania  wpłat zaliczkowych na poczet przyszłych zobowiązań oraz odprowadzanie wszystkich pobranych dochodów na rachunek UM,
2. wykazywanie w sprawozdaniu RB-28s zobowiązań niewymagalnych,
3. dokonywanie bieżącej ewidencji na koncie 101, ewidencjonowanie na koncie 201 faktur/rachunków regulowanych gotówką oraz ujmowanie dowodów księgowych do odpowiednich okresów sprawozdawczych,
4. dokonywanie wydatków w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz uzgadnianie analityki prowadzonej do kont zespołu „4” oraz konta 130,
5. każdorazowe sporządzanie notatek służbowych z analizy rynku,
6. bieżące odprowadzanie gotówki z kasy MIW na rachunek bankowy,
7. terminowe wypłacanie nagród jubileuszowych,
8. przegląd akt osobowych pracowników jednostki, celem ich uporządkowania tj.: chronologiczne ułożenie dokumentów, wpinanie kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem oraz uzupełnienia tj.: wpinanie do akt informacji o przyznanych nagrodach,
9. uzupełnienie zapisów w księgach inwentarzowych o elementy wskazane w wystąpieniu,
10. aktualizację polityki rachunkowości o brakujące elementy wskazane w wystąpieniu,
11. wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących:

- dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z przywołanymi w wystąpieniu przepisami uor,

- dekretowanie oraz ewidencjonowanie dowodów księgowych zgodnie z zapisami uor oraz obowiązującą MIW klasyfikacją budżetową,

- dokonywanie poprawek w księgach inwentarzowych oraz kartotekach magazynowych w sposób określony w art. 25 ust. 1 uororaz przestrzeganie „Instrukcji inwentaryzacyjnej” w zakresie sporządzania arkuszy spisu z natury.