Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w czerwcu i lipcu 2012 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 71 przy ul. Bośniackiej 7 w Szczecinie, zwanej dalej SP 71 w zakresie prawidłowości gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów.

Kontrola negatywnie oceniła system gospodarowania mieniem komunalnym będącym w trwałym zarządzie SP nr 71 w aspekcie braku weryfikacji wysokości i terminów wpłat ponoszonych przez najemców lokali użytkowych oraz licznych nieprawidłowości dotyczących wynajmu lokalu mieszkalnego i lokali użytkowych. W pozostałym zakresie wykryte w toku kontroli nieprawidłowości
i uchybienia dotyczące m.in. nieprowadzenia książki obiektu budowlanego, nienaliczania odsetek względem najemców, a także przeprowadzonych w 2010 i 2011 r. inwentaryzacji mienia uzasadniają ocenę pozytywną z nieprawidłowościami.

W toku kontroli ustalono, że główna księgowa SP nr 71 nie weryfikowała wysokości i terminów wpłat ponoszonych przez najemców lokali użytkowych, ani nie wzywała pisemnie najemców do uiszczania zaległych wpłat. Na skutek ww. zaniechań powstały rozbieżności między zapisami umów, a wpłatami dokonywanymi przez najemców w latach 2010-2011 w łącznej kwocie 3 700, 00 zł (według stanu na dzień 31 grudnia 2011 r). Po dokonaniu przez jednego z najemców w dniu 11 lipca 2012 r. wpłaty w wysokości 720,00  ww. rozbieżność wyniosła 2 980,00 zł.

Wpłaty uiszczone przez najemcę, który korzystał z pomieszczeń SP nr 71 na podstawie umów z 21 września 2010 r. (zmienionej aneksem nieopatrzonym datą) oraz z dnia 6 października 2011 r. wyniosły w okresie od 21 września 2010 r. do dnia 31 grudnia 2011 r. łącznie 460,00 zł. Wysokość należnych opłat we wskazanym okresie przy założeniu, że najemca nie korzystał z przedmiotu najmu
w trakcie ferii zimowych oraz przerw świątecznych, przyjmując jednocześnie datę wejścia w życie aneksu wskazaną przez główną księgową SP nr 71 wyniosła łącznie 3 680,00 zł. W wyniku ujawnienia ww. nieprawidłowości w toku kontroli, w dniu 11 lipca 2012 r. najemca wpłacił kwotę 720,00 zł.  Po uwzględnieniu ww. wpłaty w dalszym ciągu pozostała niewyjaśniona przez pracowników SP
nr 71 niedopłata w wysokości 2 500,00 zł.

Wpłaty uiszczone przez najemcę, który korzystał z pomieszczeń SP nr 71 na podstawie umowy z dnia 20 września 2010 r.
zawartej na czas określony od 22 września 2010 r. do dnia 21 czerwca 2011 r. wyniosły 2 400,00 zł. Należna wysokość wpłat w tym okresie, przy założeniu, że odbyły się wszystkie zajęcia sportowe (wysokość czynszu ustalono w oparciu o ilość godzin zajęć, a nie za miesiąc) powinna wynosić 3 120,00 zł. W toku kontroli nie przedstawiono dokumentacji dot. uzgodnienia przez najemcę terminów,
w których nie korzystał z przedmiotu najmu. Według wyjaśnień Głównej księgowej SP nr 71 najemca nie korzystał z sali gimnastycznej w okresie ferii zimowych i przerw świątecznych. Ustalono, że po odliczeniu okresów ferii zimowych i przerw świątecznych w dalszym ciągu pozostaje niewyjaśniona przez pracowników SP nr 71 niedopłata w wysokości 480,00 zł.

Brak weryfikacji w ww. zakresie świadczy o braku nadzoru nad wykonaniem umów. Według standardu kontroli zarządczej z grupy
C – Nadzór zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. U. M.F. Nr 15, poz. 84), należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań
w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Według standardu kontroli zarządczej „szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych” z grupy C – Mechanizmy Kontroli należy zapewnić rzetelne i pełne dokumentowanie
i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczychoraz weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Ustalono ponadto, że 7. skontrolowanych umów najmu lokali użytkowych obowiązujących w latach 2010-2011 r. zawartych
z 4. najemcami oraz umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierało zapisy zobowiązujące najemców do regulowania czynszu z góry, w terminie do 10. dnia każdego miesiąca oraz do zapłaty odsetek ustawowych w przypadku zwłoki.  Stwierdzono, że mimo faktu,
iż żaden z 4. najemców nie dokonał wpłat w terminie (wpłaty były dokonywane co do zasady pod koniec miesiąca lub do dnia 10. każdego miesiąca z dołu) nie naliczano odsetek, co było niezgodne z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
5. lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, wg którego odsetki ujmuje się w księgach rachunkowych
w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Ww. zaniechania naruszyło również § 7 ust. 8 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020) według którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się
w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Hipotetyczna wysokość odsetek ustawowych, które powinny być naliczone z tytułu nieterminowych wpłat czynszu
w wysokościach wynikających z ww. 7. umów najmu lokali użytkowych oraz umowy najmu lokalu mieszkalnego za lata 2010 -2011 r. wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. wyniosła łącznie 501,70 zł. Podkreślenia wymaga fakt, że główna księgowa SP nr 71 nie udzieliła odpowiedzi na pytania kontrolera dotyczące sposobu weryfikacji wysokości i terminów wpłat czynionych przez najemców oraz przyczyn nienaliczania odsetek. Wyjaśniła jedynie, że najemców upominano ustnie o terminowe dokonywanie wpłat Nie przedstawiła też dokumentów zawierających wezwania najemców do dokonywania wpłat z tytułu czynszu oraz odsetek od zaległych płatności.

W toku kontroli stwierdzono liczne uchybienia i nieprawidłowości dotyczące zawierania umów najmu. Stwierdzono, że w przypadku
2. z 9. umów najmu lokali użytkowych zawartych w latach 2010 - 2011 zaniechano zachowania formy pisemnej.  Według wyjaśnień kierownika administracyjno – gospodarczego, nie zawierano pisemnych umów z jedną z firm, ponieważ firma ta zlecała wynajem jednorazowo, nie chcąc zawierać umów i sama zaproponowała wysokość czynszu. W opinii kontrolującej brak pisemnej umowy niesie za sobą ryzyko utrudnień w dochodzeniu ewentualnych roszczeń, które mogłyby powstać na skutek braku zapłaty czynszu przez kontrahenta lub też uszkodzenia przedmiotu najmu.

Ustalono ponadto, że najemca lokalu użytkowego uiszczał tytułem czynszu najmu wpłaty w wysokości 400 zł miesięcznie, za wyjątkiem miesiąca lutego 2010 i 2011 r. w których to miesiącach wysokość wpłat wyniosła 200 zł miesięcznie. Wskazana obniżka czynszu nie znajdowała uzasadnienia w treści § 2 zawartych umów najmu: nr 01/2009/2011 z dnia 7 września 2009 r. ,
nr 01/2009/2010 z dnia 6 września 2010 r. oraz nr 04/2011/2012 z dnia 6 września 2011 r. według których najemca zobowiązał się płacić czynsz w wysokości 400 zł miesięcznie. Według wyjaśnień Kierownika administracyjno-gospodarczego przyczyną nieuwzględnienia obniżki czynszu z tytułu ferii zimowych w umowach było przeoczenie.

Aneks do umowy z dnia 21 września 2010 r. nr 03/2010/2011 nie został opatrzony datą, nie zawierał również informacji o dacie jego wejścia w życie, co utrudniało ustalenie rzeczywistej treści stosunku prawnego łączącego strony umowy. Według wyjaśnień Głównej księgowej, ww. aneks został zawarty i obowiązywał od dnia 5 listopada 2010 r.

 W toku kontroli ujawniono ponadto nieprawidłowości i uchybienia dotyczące ustalenia wysokości czynszu i opłat ponoszonych przez najemcę lokalu mieszkalnego znajdującego się przy SP nr 71. Nierzetelnie wyliczono ilość punktów dla lokalu, jako jednego ze wskaźników ustalenia wysokości czynszu stosownie do przepisów ówcześnie obowiązującej uchwały nr XLVII/1187/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 24.05.2010 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015 jak i poprzedzającego ją zarządzenia nr 247/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14.05.2007 r.
w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin. Zgodnie z procedurą określoną w załączniku do
ww. uchwały (jak i zarządzenia) liczba punktów dla lokalu winna wynieść – 44, podczas gdy stawkę liczono przyjmując 30 punktów, co spowodowało zaniżenie wartości czynszu w wysokości 81,50 zł miesięcznie. Podkreślenia wymaga, że ostatni raz liczbę punktów dla przedmiotowego lokalu mieszkalnego określono według stanu na dzień 30 maja 2007 r.

 Uwagi kontroli dotyczyły również sposobu naliczania opłat za używanie ww. lokalu mieszkalnego (opłat niezależnych od właściciela). Ustalono, że obciążenie lokatorów za zużycie wody i odprowadzanie ścieków (brak podlicznika w mieszkaniu) następowało przy przyjęciu współczynnika 12 m³/osoba/miesięcznie, podczas gdy według Lp. nr 5 Tabeli nr 1 Załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14.01.2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (DZ. U. Nr 8, poz. 70) – przeciętne normy zużycia wody na jednego mieszkańca w gospodarstwach domowych przy wyposażeniu mieszkania w instalacje tj. wodociąg, ubikacja, łazienka, dostawa ciepłej wody do mieszkania (z elektrociepłowni, kotłowni osiedlowej lub blokowej) wynosi 140-160 dm³/mieszkańca/dobę i 4,2-5,4 m³/mieszkańca/miesiąc, przy założeniu, że wartości wyższe do budynków podłączonych do sieci kanalizacyjnych.  Pomimo corocznego wzrostu stawek Zakładu Wodociągów i Kanalizacji w Szczecinie za dostarczanie wody oraz odprowadzanie ścieków, w latach 2007-2011 r. zaniechano ich aktualizacji – rozliczenie następowało w oparciu o stawkę 5,54 zł/m³. Przyjęcie zawyżonego współczynnika zużycia przy jednoczesnym braku aktualizacji stawki spowodowało zawyżenie wartości opłat
w wysokości odpowiednio 45,91 zł miesięcznie (według stawek opłat obowiązujących w 2010 r.) i 36,19 zł miesięcznie (według stawek opłat obowiązujących w 2011 r.)

Przyjęty przez SP nr 71 współczynnik za wywóz nieczystości w wysokości 0,17 m³/osoba/miesiąc nie stanowi – w ocenie kontroli – stawki adekwatnej do ponoszonych kosztów wywozu nieczystości. Podkreślić należy, że zgodnie ze wskazaniami tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20.07.2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009 – 2011 z perspektywą do roku 2015 - objętościowy wskaźnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł 2,57 m³na jednego mieszkańca na rok w latach 2002/2003, a w latach 2008/2009 – 2,97 m³. Przy kosztach wywozu nieczystości wynoszących w 2010 r. - 50,47 zł/m³, a w 2011 r. – 52,31 zł/ m³, wysokość miesięcznej opłaty za wywóz odpadów na lokal wyniosłaby odpowiednio: 24,98 zł w 2010 r. oraz 25, 89 zł w 2011 r. Cena wywozu m³ odpadów mimo zmian wysokości opłat ponoszonych przez SP nr 71 nie była aktualizowana od maja 2007 - rozliczenia dokonywano przy zastosowaniu stawki 32,40 zł/m³ wywożonych odpadów. Skutkiem zastosowania zaniżonego współczynnika ilościowego odpadów oraz braku aktualizacji stawek było zaniżenie opłat w kwotach odpowiednio 13,96 zł miesięcznie w 2010 r. oraz 14,87 zł  miesięcznie w 2011 r.

W toku kontroli stwierdzono, że zawarcie umów najmu następowało z pominięciem procedury przetargowej, co naruszyło postanowienia § 4 ust. 1 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej zw. dalej uchwałą z dnia 16 października 2006 r., według którego oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Stwierdzono ponadto, że w 1.  z 3 przypadków dokonano bezprzetargowego przedłużenia umów, mimo że strona nie złożyła pisemnego wniosku o przedłużenie poprzednio obowiązującej umów najmu, czym naruszono § 4 ust. 5  lit. a uchwały z dnia 16 października 2006 r., w brzmieniu  wprowadzonym uchwałą nr XLI/1025/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 listopada  2009 r.  według którego kierownik jednostki organizacyjnej może odstąpić od przeprowadzenia przetargu wobec dotychczasowych najemców, którzy przed zakończeniem trwania umowy dzierżawy zgłoszą chęć przedłużenia umowy i prowadzenia tam działalności w niezmienionej formie, o ile nie będzie kolidowało to z realizacją zadań statutowych jednostki, a dotychczasowa umowa realizowana jest prawidłowo z zastrzeżeniem, że zwolnienie to nie dotyczy parkingów, szkół nauki jazdy oraz masztów przekaźnikowych telefonii komórkowej lub innych sieci bezprzewodowych, chyba, że służą ona bezpośrednio realizacji celów Gminy Miasto Szczecin. W 1. z ww. 3. przypadków dokonano bezprzetargowego przedłużenia umowy, mimo że strona, która złożyła pisemny wniosek o przedłużenie poprzednio obowiązującej umowy najmu nie realizowała jej prawidłowo (najemca dokonał wpłat w wysokości 460,00 zł, podczas gdy
wg postanowień umowy 03/2010/2011 z 21 września 2010 r. z dnia 21 września 2010 r. oraz aneksu z 5 listopada 2010 r. suma wpłat powinna wynosić 3.240,00 zł, - niedopłata  na dzień złożenia wniosku  o przedłużenie umowy wyniosła 2.780,00 zł),  czym naruszono § 4 ust. 5 ww. uchwały.

Ustalono ponadto, że nie zawiadamiano Prezydenta Miasta o oddaniu nieruchomości do odpłatnego korzystania w ramach umów najmu, czym naruszono obowiązek wprowadzony w § 3 ust. 1 pkt 1 ww.  uchwały  według którego  jednostka organizacyjna władająca daną nieruchomością ma prawo do oddania  nieruchomości do odpłatnego korzystania  w  ramach umów najmu lub dzierżawy  na okres do trzech lat -  z jednoczesnym zawiadomieniem Prezydenta Miasta.

SP nr 71 posiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycję art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1623 ze zm.) zw. dalej p.b.u.  Zapisy przedstawionych w toku kontroli protokołów wskazują, na dobry stan techniczny budynku (5. z 7 kontroli obiektów przeprowadzonych w latach 2010-2011 r. nie zawierało wniosków ani zaleceń).

Kontrola wykazała, iż w SP nr 71 w latach 2010-2011 r. do książki obiektu budowlanego nie wpisano 6. z 7 przeprowadzonych w tym okresie przeglądów i kontroli obiektu budowlanego, nie dokonywano również wpisów przeprowadzonych remontów obiektu. Tym samym naruszono art. 64 ust.1 p.b.u. według którego właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego (..), książkę obiektu budowlanego, stanowiącą dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego oraz § 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 października 1998 r.
w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 135, poz. 882) zwanego dalej ówcześnie obowiązującym rozporządzeniem
w sprawie książki obiektu, według którego książka powinna być założona w dniu przekazania obiektu do użytkowania
i systematycznie prowadzona przez okres jego użytkowania. Wskazane zaniechanie w dokonywaniu wpisów stanowiło naruszenie § 5 ust. 1 pkt 4 oraz § 6 ust. 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie książki obiektu, według których wpisy do książki obiektu obejmują protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1 i 2 ustawy oraz przeprowadzonych remontów
i przebudowy obiektu i powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie wpisu. Treść poszczególnych rubryk książki obiektu budowlanego SP nr 71 była niezgodna z wzorem stanowiącym załącznik do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie książki obiektu.  Zapisy ww. dokumentu nie były również tożsame z zapisami załącznika do obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego
(Dz. U. Nr 120, poz. 1134), zwanego dalej aktualnym rozporządzeniem w sprawie książki obiektu.

W trakcie kontroli osoba zatrudniona na stanowisku Kierownika administracyjno-gospodarczego założyła książkę obiektu budowlanego zgodną z wzorem stanowiącym załącznik do aktualnego rozporządzenia w sprawie książki obiektu, wpisując do niej przeglądy i kontrole obiektu budowlanego oraz protokoły z przeprowadzonych w latach 2010-2011 remontów.

Kontrola inwentaryzacji rocznych przeprowadzonych w 2010 i 2011 r. ujawniła uchybienia formalne polegające głównie na naruszeniach przepisów instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej przez Dyrektora SP 71 dnia 21 maja 2010 r.:

• Żaden z 4. przedstawionych w toku kontroli arkuszy spisowych nie został zaparafowany przez upoważnioną osobę z komórki księgowości, czym naruszono pkt 21 instrukcji inwentaryzacyjnej, według którego arkusze wydaje się zespołom spisowym, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez upoważnioną osobę z komórki księgowości.
• Na  2.  z 4 skontrolowanych arkuszach spisowych nie wpisano nazwiska osoby odpowiedzialnej materialnie, na kolejnych 2. z 4 arkuszy nie wpisano natomiast sformułowania „spis zakończono na pozycji nr ….”, czym naruszono pkt 22 instrukcji inwentaryzacyjnej, wg którego w arkuszach spisowych komisja inwentaryzacyjna wpisuje istotne informacje,
  a w szczególności: nazwiska, imiona i podpisu osób materialnie odpowiedzialnych, zakończenie arkusza następuje przez wpisanie adnotacji: „spis zakończono na pozycji nr ”.
• Na arkuszach pozostawiono niewypełnione rubryki: arkusz 1/2010 - inne osoby obecne przy spisie, wycenił, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej (imię i nazwisko, podpis), sprawdził, arkusz 02/2010 - nazwa i adres jednostki inwentaryzowanej, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej (imię i nazwisko, podpis), sprawdził, arkusz 01/2011 - nazwa i adres jednostki inwentaryzowanej, sprawdził, arkusz 02/2011 – inne osoby obecne przy spisie, sprawdził, czym naruszono pkt 28 instrukcji inwentaryzacyjnej, według którego w arkuszach nie powinno się zostawiać wolnych niewypełnionych wierszy. 

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości w przeprowadzeniu rocznych inwentaryzacji z 2010 r. i 2011 r. Również kontrola treści ksiąg inwentarzowych SP nr 71, wykazała, iż rubryki ksiąg zostały wypełnione prawidłowo.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wysokości czynszu dla lokalu mieszkalnego, przygotowywanie umów najmu (dzierżawy) lokali użytkowych (nieruchomości), zlecanie przeprowadzania obowiązkowych kontroli ogólnobudowlanych (przeglądów gazowych, elektrycznych i in.) oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji wynikającej z charakteru pracy była od dnia 16 maja 2007 r. do dnia zakończenia kontroli osoba zatrudniona na stanowisku Kierownika administracyjno – gospodarczego. Osobą odpowiedzialną za zapewnienie prawidłowości umów zawieranych przez szkołę pod względem finansowym, zapewnienie terminowości ściągania należności, dochodzenia roszczeń spornych, opracowanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora SP nr 71 i dotyczących prowadzenia rachunkowości w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów finansowo-księgowych, instrukcji kasowej i inwentarzowej, zarządzenie inwentaryzacji i jej rozliczenie zgodnie z przepisami, a zwłaszcza merytoryczną ocenę w zakresie rozliczenia niedoborów i nadwyżek oraz prowadzenie ksiąg inwentarzowych była od dnia 16 maja 2007 r. do dnia zakończenia kontroli Główna księgowa SP nr 71.

  Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 71:

1. Wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących :
   • weryfikację zgodności wysokości i terminów wpłat wnoszonych przez najemców z zawartymi umowami oraz każdorazowe pisemne wzywanie najemców do uiszczenia zaległych wpłat wraz z odsetkami,
   • w przypadku opóźnień w dokonywaniu wpłat przez najemców, każdorazowe naliczanie odsetek zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości,
   • zabezpieczenie interesów Gminy Miasto Szczecin poprzez każdorazowe zawieranie umów najmu na piśmie oraz formułowanie treści zawieranych umów w taki sposób, aby odpowiadała ona rzeczywistej treści łączącego strony stosunku prawnego, a w szczególności: formalne uwzględnianie w treści umów ustalonych przez strony obniżek czynszu związanych z feriami i przerwami świątecznymi oraz każdorazowe wpisywanie w treści aneksów dat ich zawarcia oraz wejścia w życie.
2. Usunięcie wskazanych wyżej nieprawidłowości w zakresie wysokości czynszu lokalu mieszkalnego (liczba punktów) oraz należnych opłat, a w szczególności dokonywanie każdorazowej aktualizacji opłat w sytuacji zmiany stawek spowodowanej wejściem w życie nowych przepisów bądź zmianą stawek opłat za wodę, ścieki oraz wywóz odpadów.
3. Przestrzeganie postanowień uchwały z dnia 16 października 2006 r. ze zmianami, w szczególności w zakresie:
   • obowiązku przeprowadzania procedury przetargowej,
   • zawiadamiania Prezydenta Miasta o zawarciu umów najmu i dzierżawy na okres nie przekraczający trzech lat,
   • przedłużania najmu na zasadzie kontynuacji wyłącznie w przypadku prawidłowego realizowania umów,
   • pisemnego potwierdzania wniosków o kontynuację najmu.
4. Bieżące prowadzenie książki obiektu budowlanego.
5. Egzekwowanie przyjętych zasad przeprowadzania inwentaryzacji.