Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w lutym 2012 r. przeprowadził kontrolę w Muzeum Techniki
i Komunikacji – Zajezdnia Sztuki przy ul. Niemierzyńskiej 18a w Szczecinie (zw. dalej Muzeum) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2011 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 14.03.2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne, po uwzględnieniu postanowień uchwały Komisji Odwoławczej
Nr 1/12 z dnia 10.05.2012 r., zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24.05.2012 r.

Muzeum prowadziło działalność w formie samorządowej instytucji kultury. W badanym okresie zrealizowało przychody w łącznej kwocie 2.431.422 zł (100 % planu) oraz koszty w łącznej kwocie 2.470.367 zł (99,8 % planu), uzyskując na dzień 31.12.2011 r. ujemny wynik finansowy brutto w wysokości 38.945 zł.

W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które w głównej mierze, powstały wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa.

W toku badania funkcjonującego w Muzeum systemu rachunkowości stwierdzono, że pod kątem opracowanej dokumentacji jednostka nie spełniała  niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor. Dostępna dokumentacja nie opisywała wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co było niezgodne z art.10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – (…) określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Nie było ponadto dokumentu opisującego system ochrony danych i ich zbiorów, co naruszało art.10 ust. 1 pkt 4 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości,
a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Dokument posiadał również nieaktualną podstawę prawną. Według art. 10 ust. 2 uor kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 uor.

W toku kontroli ustalono, że prowadzona była ewidencja księgowa na kontach: 11 – Środki trwałe w budowie, 101 – Kasa 1-UO, 102 – Kasa 2-OP, 221 – VAT naliczony, 222 – VAT należny, 300 – Rozliczenie zakupu, 702 – Przychody ze sprzedaży, 703 – Koszty sprzedaży, 900 – Techniczne, które nie były ujęte w Zakładowym Planie Kont Muzeum.

Kontroli poddane zostały koszty w wysokości 308.874,41 zł, co stanowiło 12,54% kosztów ogółem. W toku kontroli ww. kosztów za 2011 r. ustalono, że na 53 skontrolowane dowody księgowe:

• 4 dowody księgowe na łączną kwotę 20.314,09 zł netto (faktury nr: 36/ZT za przewóz wystawy z Warszawy do Szczecina, FPAS/20/2011 za druk plansz, 353/03/2011 za zaprojektowanie i wykonanie 17 odtwarzaczy dźwięku, 44/2011 za obsługę techniczną koncertu) zostało zapłaconych po terminie. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 94,43 zł.
• Dekret wszystkich wyciągów bankowych zawierał jedynie wskazanie konta. Nie posiadał natomiast wskazania miesiąca ujęcia w księgach oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Także faktury w 5. przypadkach nie były zadekretowane, a w 2. przypadkach nie posiadały kwoty, wskazania miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych lub podpisu. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
• Dowody PK (Polecenie Księgowania) nie posiadały podpisu osoby sporządzającej, co naruszało art. 21 ust. 1 pkt 5 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej podpis wystawcy dowodu.
• Na 5 poddanych kontroli delegacji, wszystkie objęte były kontrolą merytoryczną oraz formalno – rachunkową, żadna jednak nie została zatwierdzona do wypłaty przez księgowego. Trzy dokumenty nie były zatwierdzone przez Dyrektora do wypłaty, a jeden zawierał podpis Dyrektora bez wskazania kwoty, co było niezgodne z § 11 ust. 4 obowiązującej
  w Muzeum instrukcji gospodarki kasowej, wprowadzonej przez Dyrektora Muzeum Zarządzeniem nr 3/2010 z dnia 18.10.2010 r., wg którego sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki i księgowy lub osoba przez nich upoważniona.

            Osobą odpowiedzialną w Muzeum za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy.

Zwracając uwagę na wszystkie wyżej wymienione nieprawidłowości - według standardu kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartego
w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej – należy  zapewnić
m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

W wyniku kontroli zawartych umów najmu stwierdzono brak waloryzacji czynszu płaconego przez firmę wynajmującą powierzchnię pod sklepik począwszy od 1.01.2011 r., co było niezgodne z § 3 ust. 4 umowy najmu lokalu użytkowego,
wg którego czynsz w wysokości 15 zł netto za 1 m²obowiązywał do 31.12.2010 r. a po upływie tego terminu powinien być waloryzowany o wskaźnik średniorocznego wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem za rok poprzedni (…). Wyjaśnienia głównego księgowego co do uznania względów „bytowych” i zagrożenia likwidacją działalności w tym lokalu należy uznać za bezprzedmiotowe w kontekście § 19 ww. umowy, wg którego wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

W toku kontroli przychodów ze sprzedaży biletów i towarów stwierdzono nierozliczenie na dzień 31.12.2011 r. kwoty 25 zł, ujętej
w raporcie dobowym nr 335 z dnia 32.11.2011 r. jako płatność kartą płatniczą. Raport wysyłki z dnia 23.11.2011 r. wykazał brak transakcji bezgotówkowych w tym dniu. Powyższa niezgodność nie została wyjaśniona do końca trwania kontroli.

W trakcie analizy przychodów ustalono ponadto, że Muzeum w dniu 21.12.2011 r. wystawiło, na firmę z Gdyni,fakturę
nr FVS/11/12/2011, na kwotę 11.316 zł, za udział w kosztach usługi wykonania kasetonów i podestów. Z faktury i „Porozumienia” zawartego z ww. firmą w dniu 12.12.2011 r. w sprawie podziału kosztów usługi wykonania kasetonów i podestów, będących elementem do wystawy „Chcemy być nowocześni” nie wynika w sposób jednoznaczny rodzaj stosunku zobowiązaniowego,
z tytułu którego następuje przychód (umowa). Brak również uregulowania kwestii ponoszenia kosztów transportu oraz ewentualnego zwrotu przedmiotowych kasetonów i podestów. Powyższa transakcja powinna zostać zawarta w formie umowy sprzedaży bądź umowy najmu wyraźnie regulującej zobowiązania obu stron.

Zatwierdzona przez Dyrektora dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

• Zarządzenie w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej nie wskazywało daty wejścia w życie.
• Nie został sporządzony dokument opisujący częstotliwość, przyjęte metody i zasady przeprowadzania inwentaryzacji.
• Wprowadzane przez Dyrektora zarządzenia nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Pracownicy otrzymywali dokumentację pocztą elektroniczną. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania
  i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją wskazane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
• Dokumentacja nie opisywała szczególnych rozwiązań w zakresie obiegu i kontroli dokumentów księgowych wprowadzonych w Muzeum, m.in. nie była uregulowana kwestia zasad wypełniania bądź niewypełniania punktu 1 na pieczęci przystawianej każdorazowo na dowodzie zewnętrznym oraz zasad opisywania bądź nieopisywania faktur. Nie zostały również opisane zasady obrotu gotówką z wykorzystaniem karty bankomatowej do konta Muzeum wraz ze wskazaniem osób korzystających bądź dysponujących taką kartą.

Powyższe świadczy o niepełnym dokumentowaniu systemu kontroli zarządczej w Muzeum, pod kątem procedur wewnętrznych, instrukcji i wytycznych, co pozostaje w sprzeczności ze standardem kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli –dokumentowanie systemu kontroli zarządczej.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm), dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W toku weryfikacji danych płacowych z danymi kadrowymi 7. pracowników Muzeum stwierdzono, że:

- 3 przedłożone zakresy obowiązków głównego księgowego nie posiadają daty przyjęcia ich do wiadomości i stosowania przez pracownika,

-  Kierownik Działu Administracji, w styczniu 2011 r., miał naliczony i wypłacony dodatek funkcyjny w wysokości 20%, podczas gdy wg wypisu z akt osobowych dodatek powinien wynieść 17%. Nadpłacona kwota dodatku wyniosła 70,50 zł,

- kasjer miał naliczany i wypłacany dodatek stażowy w wysokości 14% i 15% począwszy od 1.11.2011 r., podczas gdy weryfikacja świadectw pracy wykazała, że pracownik powinien mieć naliczany dodatek stażowy w wysokości 16% począwszy od 1.11.2011 r. Niedopłata z tego tytułu wyniosła 39 zł.

- z wyjątkiem Głównego Księgowego, pozostali pracownicy nie posiadali zakresów obowiązków nadanych w formie pisemnej.

W toku kontroli ustalono również, że obowiązujący w Muzeum Regulamin Organizacyjny, wprowadzony przez Dyrektora Zarządzeniem nr 1/06 z dnia 8.06.2006 r., nie opisywał struktury organizacyjnej, faktycznie przyjętej i funkcjonującej w Muzeum. Opisywał za to szeroko kompetencje zastępcy Dyrektora, które to stanowisko w ogóle nie zostało w Muzeum powołane.

Powyższe stało w sprzeczności ze standardem kontroli zarządczej grupy A – „Środowisko wewnętrzne – struktura organizacyjna”, wg którego struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań, a zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników Dyrektor powinien określić w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Dyrektor Muzeum zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. przestrzeganie zapisów uor,
2. uzupełnienie i aktualizacja wewnętrznej dokumentacji systemu kontroli zarządczej,
3. właściwe sporządzanie umów i przestrzeganie zawartych w nich zapisów,
4. wyjaśnienie kwoty 25 zł z raportu dobowego nr 335,
5. określenie zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla każdego pracownika,
6. uregulowanie nadpłaconego dodatku funkcyjnego oraz właściwe naliczanie dodatku stażowego dla kasjera.