Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 04-05.2012 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Sportu UM Szczecin w zakresie rozliczenia dotacji udzielonych beneficjentowi na upowszechnianie kultury fizycznej i sportu, w tym szkolenie dzieci i młodzieży w latach 2010-2011. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 14 czerwca 2012 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały
w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 lipca 2012 r.

Kontrola pozytywnie oceniła, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości (ocena pozytywna z nieprawidłowościami) rozliczenie przez Wydział Sportu (poprzednio Wydział Sportu i Turystyki) Urzędu Miasta Szczecin, zw. dalej dysponentem, dotacji przyznanych w latach 2010-2011 r. beneficjentowi w łącznej kwocie 270.000,00 zł. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim rozliczenia dotacji za 2010 r. Pozytywnie należy ocenić wyeliminowanie większości błędów przy rozliczeniu dotacji za
2011 r. Powyższą ocenę uzasadnia przyjęcie i akceptacja przez dysponenta sprawozdań z wykonania zadania publicznego pomimo:

1. wykorzystania przez beneficjenta części środków w kwocie 52 922,18 zł (odpowiednio 50 254,91 zł w 2010 r. oraz 2 667,27 zł w 2011 r.) na cele niewykazane w harmonogramach będących załącznikami do umowy i aneksu,
2. niedołączenia przez beneficjenta do sprawozdania za 2010 r. kopii dokumentów źródłowych, potwierdzających zrealizowane wydatki (w badanej próbie 29 faktur na kwotę 9 584,39 zł)
3. rozliczenia sprawozdania z wykonania zadania publicznego za 2010 r. z opóźnieniem wynoszącym 289 dni oraz zaakceptowania sprawozdań niezgodnych z wzorem określonym w przepisach (dot. sprawozdań za 2010 i 2011 r.)

W latach 2010 i 2011 Gmina Miasto Szczecin przyznała dotacje dla beneficjenta na upowszechnianie kultury fizycznej i sportu,
w szczególności w zakresie szkolenia dzieci i młodzieży w łącznej kwocie 270.000,00 zł. Przekazanie środków nastąpiło na podstawie umowy o wykonanie zadania publicznego z dnia 22 lutego 2010 r. WSiT/II/MŁ/5012/10/2010 CRU 10/0000704 (zw. dalej umową) oraz aneksu nr 1 z dnia 26 stycznia 2011 r. (zw. dalej aneksem).

Ustalono, iż dysponent zaakceptował sprawozdania końcowe z wykonania zadania publicznego z dnia 28 stycznia 2011 r. oraz z dnia 30 stycznia 2012 r. pomimo faktu, że były one niezgodne z wzorem sprawozdania stanowiącego załącznik nr 3 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207),  zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie wzoru sprawozdania. Stwierdzono ponadto, że sprawozdanie z wykonania zadania za 2010 r. zatwierdzono dopiero dnia 14 grudnia 2011 r., tj. po upływie 289 dni od daty złożenia (28 stycznia 2011 r.),  co było niezgodne z § 10 ust. 2 umowy, według którego sprawozdanie końcowe z wykonania zadania powinno zostać sporządzone przez Zleceniobiorcę na formularzu zgodnym z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia w sprawie wzoru sprawozdania,
w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, tj. w 2010 r.  do dnia 30 stycznia 2011 r.  w 2011 r.  do dnia 30 stycznia 2012 r.  w 2012 r.  do dnia 30 stycznia 2013 r. Zatwierdzenie sprawozdania przez  zleceniodawcę powinno było nastąpić w terminie 30 dni od dnia jego przedstawienia. Powyższe naruszyło również § 4 ust. 3 załącznika do Zarządzenia nr 635/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 21 grudnia 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad współpracy finansowej i pozafinansowej Gminy Miasto Szczecin z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, według którego weryfikacja i przyjęcie sprawozdania powinno nastąpić w terminie 30 dni od dnia otrzymania. W toku kontroli ustalono natomiast, że pierwszy kontakt pracowników dysponenta z beneficjentem nastąpił dopiero w dniu 23 sierpnia 2011 r., a więc około pół roku po upływie terminu rozliczenia sprawozdania, co świadczy o braku dostatecznej kontroli zarządczej ze strony dysponenta. Według wyjaśnień Dyrektora Wydziału Sportu przyczyną opóźnienia był „utrudniony kontakt z władzami klubu, w którym ze względu na problemy organizacyjne dochodziło do zmian personalnych. Zmiany we władzach klubu powodowały brak możliwości szybkiego kontaktu z przedstawicielami beneficjenta i co za tym idzie należytej weryfikacji dokumentów, a pracownicy dokonywali wszelkich starań, aby pomóc klubowi w rozliczeniu i uporządkowaniu spraw formalnych przy rozliczaniu dotacji”.

W toku kontroli 29. dokumentów dotyczących udokumentowania kosztów przejazdów załączonych do sprawozdania z wykonania zadania publicznego za 2010 r. na łączną kwotę 9 584,39 zł (5,06% ogółu wydatków za 2010 r.) ustalono, że w żadnym z ww. przypadków dysponent nie posiadał kopii dowodów księgowych dokumentujących poniesienie ww. wydatków. Wydatki potwierdzono jedynie dokumentami pn. „Lista kosztów przejazdów uczestników zgrupowań szkoleniowych i wyjazdów ekip za granicę” bądź „zestawienie kosztów przejazdu”, czym naruszono §10 ust. 5 umowy, według którego zleceniodawca zobowiązany był dołączyć do sprawozdania kopie faktur, rachunków oraz dowodów wpłat potwierdzonych za zgodność z oryginałem, dokumentujących pokrycie kosztów realizacji zadania z przyznanej dotacji oraz środków własnych. Przyczyną ww. nieprawidłowości według wyjaśnień Dyrektora Wydziału Sportu był fakt, że „rozliczenie dotacji było pierwszym rozliczeniem nowo przyjętego pracownika, który zaakceptował przedstawione dokumenty, traktując je jako dokumenty księgowe. W jego ocenie wszystkie wyszczególnione informacje (łącznie
z potwierdzeniem pobytu w danych miejscach) były wystarczające do rozliczenia kosztów. Możliwe jest, że beneficjent posiadał bilety jednak nikt nie poprosił o ich doniesienie”. Zaakceptowanie sprawozdania z 2010 r., pomimo braku ww. dokumentów, świadczy
o niedostatecznej kontroli zarządczej ze strony dysponenta, w tym nieodpowiednim nadzorze ze strony Dyrektora Wydziału Sportu. Wg standardu kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 11 – Nadzór zawartego w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84) należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

Ustalono ponadto, że z dotacji udzielonych beneficjentowi na 2010 oraz 2011 rok sfinansowano wydarzenia, które nie zostały wskazane w harmonogramach stanowiących załączniki do umowy oraz aneksu w łącznej kwocie 52 922, 18 zł. Dotyczyło to z 34.
z 400 dowodów księgowych wymienionych z zestawieniu faktur (rachunków) zawartym w części II sprawozdania za 2010 rok (8,5%) na łączną kwotę 50 254,91 zł oraz 17. z 296 dowodów księgowych wymienionych z zestawieniu faktur (rachunków) zawartym
w części II sprawozdania za 2011 rok (5.7%) na łączną kwotę 2 667,27 zł.  W latach 2010 i 2011 r. nie dokonano zmian
ww. harmonogramów, pomimo faktu, iż ze środków dotacji finansowano zawody oraz obozy sportowe odbywające się w innych terminach oraz miejscowościach niż wcześniej ustalono. Powyższe zaniechanie naruszyło § 3 ust. 2 oraz § 16 ust. 2 umowy, według których zadanie miało zostać wykonane zgodnie z ofertą oraz zaktualizowanymi stosownie do przyznanej dotacji harmonogramem,
a zmiany zakresu rzeczowego oraz harmonogramu realizacji zadania wymagały zgody Zleceniodawcy wyrażonej
w formie pisemnej w postaci aneksu, pod rygorem nieważności.  Zleceniobiorca został zobowiązany do złożenia wniosku o aneks przed zaistnieniem zdarzenia uzasadniającego zmianę, lecz nie później niż na 21 dni przed końcem realizacji projektu. Przyczyną sfinansowania ze środków dotacji wydarzeń sportowych, które nie zostały ujęte w harmonogramach był wg wyjaśnień Dyrektora Wydziału Sportu fakt, iż w harmonogramach (kalendarzach imprez) podawano zawody kwalifikacyjne zatwierdzone przez Polski Związek Lekkoatletyczny i Wojewódzką Federację Sportu. Harmonogramy nie uwzględniały natomiast zawodów regionalnych, międzywojewódzkich, których terminy nie mogły być wcześniej zaplanowane oraz zawodów eliminacyjnych, w których zawodnicy uczestniczą dopiero po osiągnięciu określonego wyniku. Przyczyną nieuwzględnienia części imprez był również fakt, że terminy półfinałów i finałów Mistrzostw Polski ustala się dopiero po rozegranych eliminacjach, w większości gospodarzem zawodów zostaje bowiem zwycięzca półfinału, jeżeli posiada odpowiednie środki.

Kontrola sprawozdań z wykonania zadania publicznego pod względem prawidłowości przyporządkowania konkretnych wydatków do poszczególnych pozycji kosztorysu wykazała, iż w przypadku 78. z 296 dowodów księgowych na kwotę 14 638,6 zł wymienionych
w zestawieniu faktur (rachunków) zawartym w części II sprawozdania za 2011 rok wskazano błędne pozycje kosztorysów.  Ww. stan rzeczy dotyczył:

• 3.  dokumentów opatrzonych w zestawieniu faktur numerami 218-220 ujętych w sprawozdaniu, jako opłaty startowe (pozycja 6) zamiast opłaty członkowskie (pozycja 7), 
• dokumentu opatrzonego w zestawieniu faktur nr 223, który został przyporządkowany do pozycji 8 – niewymienionej
  w kosztorysie,
• dokumentów opatrzonych w zestawieniu faktur numerami 224-302 dotyczących kosztów obsługi administracyjnej (pozycja 10), które zostały przyporządkowane jako dotyczące szkoleń (pozycja 9).

Przyczyną niewłaściwego przyporządkowania dokumentów o numerach 223-302 były omyłki pisarskie niezauważone w toku weryfikacji sprawozdania. Zaistniałe uchybienia nie spowodowały przesunięcia środków między pozycjami kosztorysu.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości. W szczególności ustalono, że:

1. środki finansowe przekazane beneficjentowi w latach 2010-2011 zostały wykorzystanie zgodnie z przeznaczeniem
   tj. na wsparcie realizacji zadania publicznego - upowszechnienie kultury fizycznej i sportu, w szczególności na szkolenie dzieci i młodzieży,
2. wykorzystanie środków finansowych z dotacji w latach 2010 i 2011 nastąpiło w terminach zgodnych za zapisami umowy
   i aneksu,
3. zaakceptowane sprawozdania za rok 2010 i 2011 nie zawierały błędów rachunkowych,
4. do sprawozdania z 2011 r. załączono kopie wszystkich wymienionych w sprawozdaniu dokumentów źródłowych,
5. pracownicy dysponenta wielokrotnie zwracali się do beneficjenta o  uzupełnienie  brakujących dokumentów  oraz poprawienie błędów zaistniałych w sprawozdaniu za 2011 r.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Dyrektorowi Wydziału Sportu:

1. Wyegzekwowanie od beneficjenta dokumentów źródłowych (faktur, rachunków) potwierdzających wydatki poniesione
   w ramach przyznanych środków oraz rzetelne rozliczenie dotacji za rok 2010 r.
2. Wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących terminowe rozliczanie przez dysponenta składanych sprawozdań oraz zapewnienie zgodności akceptowanych sprawozdań z wzorem.
3. Wprowadzenie listy kontrolnej przy rozliczaniu zadań publicznych w celu prawidłowej i skutecznej weryfikacji, m.in.
   • zgodności wykonania zadania z harmonogramem,
   • zgodności zapisów zawartych w sprawozdaniu z wykonania publicznego z załączoną dokumentacją finansowo-księgową,
   • prawidłowości przyporządkowania wydatków do odpowiednich pozycji kosztorysu,
   • prawidłowości i kompletności załączonych do rozliczenia kopii dokumentów źródłowych.