Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2012 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 11-12 r. 2012 r. przeprowadził kontrolę
w Przedszkolu Publicznym Nr 14 w Szczecinie przy ul. Bandurskiego 56 (zw. dalej PP nr 14) w zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2011 rok. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski
i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.03.2013 r.  

PP nr 14 prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej. W 2011 r. PP nr 14 według danych wykazanych
w sprawozdaniach budżetowych uzyskało dochody w wysokości 416.806,82 zł, w tym dochody gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów – 302.901,73 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 958.350,00 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z wydzielonego rachunku dochodów – 302.901,73 zł, tj. 88,09 % zaplanowanych.

Kontrolujący, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił prowadzoną w PP nr 14 działalność finansowo – księgową (ocena pozytywna z uchybieniami). Wskazać jednak należy, że negatywnie została oceniona skuteczność funkcjonującego
w jednostce systemu zabezpieczania danych. Stwierdzono bowiem, że z 14. dzienników, które zgodnie z zapisami zasad (polityki) rachunkowości powinny stanowić elementy ksiąg rachunkowych jednostki za 2011 rok, sporządzono wydruki jedynie 5. z nich, z czego jeden dotyczył wyłącznie miesiąca stycznia 2011 r. Natomiast kopia zapasowa dotycząca ksiąg rachunkowych PP nr 14 za 2011 r., mimo sporządzenia jej przez głównego księgowego PP nr 14 zgodnie z obowiązującymi zasadami zabezpieczania danych, była uszkodzona. Tym samym zastosowane w kontrolowanym okresie w PP nr 14 rozwiązania organizacyjne i mechanizmy kontroli nie zapewniły trwałości zapisów informacji systemu rachunkowości, co było niezgodne
z postanowieniami art. 72 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.) (zw. dalej uor), według których księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w art. 71 ust. 2 uor, a jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie spełnia tych wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości PP nr 14 w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

Ustalono, że główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zw. dalej uofp.

Według art. 4 ust. 5 uor ówczesny dyrektor PP nr 14 (zw. dalej dyrektorem PP nr 14) jako kierownik jednostki ponosiła odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru. Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 11. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84
(zw. dalej standardami kontroli zarządczej), należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a według zapisów grupy E – „Monitorowanie i ocena” punktu 19. standardów kontroli zarządczej należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

Wszystkie objęte kontrolą dowody księgowe (22. faktury, 7. raportów kasowych i 67. wyciągów bankowych) nie zawierały dekretacji, ani wskazania numeru określającego powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Dodatkowo wszystkie skontrolowane wyciągi bankowe, podpisane przez głównego księgowego, nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz postanowieniami, obowiązującej w PP nr 14 w kontrolowanym okresie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, według których podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe oznaczone numerem określającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. standardów kontroli zarządczej powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Ustalono, że 4 faktury spośród 22. skontrolowanych zostały uregulowane przez głównego księgowego po terminie (średnio 21 dni opóźnienia), co było niezgodne z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W 2. przypadkach na 3 skontrolowane zobowiązania dotyczące zrealizowanych w 2011 r. wydatków nie zostały poprzedzone kontrasygnatą głównego księgowego, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), według którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

Przy zakupach na kwotę powyżej 3000 zł w 1. przypadku spośród 6. badanych nie przeprowadzono analizy rynku, w 1. przypadku do notatki służbowej nie załączono ofert potencjalnych wykonawców, w 1. przypadku notatka służbowa nie zawierała wskazania wartości szacunkowej zamówienia i kursu euro, a w 1. przypadku wskazany został nieprawidłowy kurs euro. Stanowiło to naruszenie postanowień § 11 ust. 4 pkt 1-3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, według których udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł zamawiający powinien: przed zawarciem umowy dokonać analizy rynku, która polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców, każdorazowo sporządzić notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, a notatka powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, określonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), zw. dalej ustawą o zamówieniach. Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych byli: dyrektor PP nr 14 i intendent.

Ustalono dodatkowo, że w notatce służbowej z udzielenia zamówienia do kwoty 14.000 euro, której wzór stanowił załącznik do regulaminu postępowania w sprawie zamówień publicznych, wskazano nieaktualny kurs euro tj. 3,8771 zł, co było niezgodne
z zapisami § 1 obowiązującego w kontrolowanym okresie rozporządzenia Prezesa Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r.
w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 224, poz. 1796), według którego kurs euro wynosił 3,839 zł. W regulaminie pracy komisji przetargowej wskazano ponadto nieaktualną kwotę zamówienia (tj. 60.000 euro), poniżej której nie stosuje się procedur określonych ustawą
o zamówieniach, mimo że według art. 4 pkt 8 ww. ustawy o zamówieniach kwota ta wyniosła 14.000 euro.

Stwierdzono ponadto, że główny księgowy nie zaewidencjonował jako składnik majątku PP nr 14 zakupionego w 2011 r. systemu rejestracji czasu pobytu dzieci w przedszkolu na kwotę 2.054,10 zł. Powyższe było niezgodne z postanowieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 289), według których do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych służą konta 013 i 020.

Według zapisów umów dotyczących wymiany stolarki okiennej, dostawy i montażu wyposażenia placu zabaw oraz robót budowlanych korytarza, realizowanych przez PP nr 14 w 2011 r., wykonawcy zobowiązali się w szczególności doprowadzić na swój koszt niezbędne media (woda, energia elektryczna itp.) oraz pokryć koszty ich poboru. W toku kontroli stwierdzono,
iż wykonawcy nie zostali obciążeni kosztami poboru wykorzystanych podczas prac mediów.

W przekazanej do kontroli dokumentacji PP nr 14 nie było żadnego dokumentu potwierdzającego dokonanie na koniec 2011 r. inwentaryzacji składników aktywów i pasywów drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami
i weryfikacji realnej wartości tych składników. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynikał z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, której przeprowadzenie
i wyniki należy zgodnie z art. 27 ust. 1 uor odpowiednio udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi. W toku kontroli czynności inwentaryzacyjnych na koniec 2011 r. ustalono, że w prawidłowy sposób przeprowadzony został spis z natury dotyczący kasy i magazynu żywnościowego, tj. zostały złożone odpowiednie oświadczenia osób odpowiedzialnych, a arkusze spisu zawierały podpisy upoważnionych osób.

W toku kontroli prawidłowości prowadzenia dokumentacji dotyczącej opłat za przedszkole i wyżywienie oraz zgodności dokonanych wpłat z wpisami na kartotekach analitycznych za okres wrzesień-grudzień 2011 r. (według kartotek za miesiąc grudzień 2011 r. – 149 osób), stwierdzono następujące uchybienia:

- w 68. przypadkach saldo końcowe dotyczące zobowiązań/należności z tytułu ww. opłat, wskazane w kartotekach analitycznych za dany miesiąc, było niezgodne z saldem początkowym wskazanym w kartotekach za miesiąc następny, co skutkowało zwiększeniem stanu należności PP nr 14 na łączną kwotę 553,74 zł (8 przypadków) i zmniejszeniem ich stanu na łączną kwotę 1.748,70 zł (60 przypadków),

- wpłata z dnia 24.11.11 r. w wysokości 113,00 zł nie została ujęta w kartotekach analitycznych,

- wpłata z dnia 07.11.11 r. na kwotę 133,50 zł została ujęta w kartotekach analitycznych w wysokości 133,55 zł,

- wpłata z dnia 05.12.11 r. w wysokości 208,90 zł została ujęta w kartotekach analitycznych dwukrotnie tj. w listopadzie
i w grudniu,

- kwitariusze przychodowe z dnia 05.09.11 r. na łączną kwotę 18.342,10 zł, ujęte zostały w raporcie kasowym z datą 08.09.11 r.,

- kwitariusze przychodowe z dnia 07.11.11 r. na łączną kwotę 6.661,10 zł, ujęte zostały w raporcie kasowym z datą 08.11.11 r.,

- kwitariusze przychodowe dotyczące wpłat na łączną kwotę 28.410,85 zł, wykazanych w raportach kasowych z datami: 30.09.11 r., 06.10.11 r., 07.10.11 r. 27.10.11 r., 08.11.11 r. i 12.12.11 r., nie zawierały wskazania daty dokonania operacji gospodarczej,
a dodatkowo zostały ujęte w kartotekach analitycznych z inną datą, niż wskazana w raporcie kasowym,

- wpłaty na łączną kwotę 1.074,50 zł, ujęte w wyciągach bankowych z dni: 05-07.09.11 r., 04.11.11 r., 06.11.11 r. i 14.11.11 r., zostały ujęte w kartotekach analitycznych z inną datą, niż wskazana w wyciągu bankowym.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie powyższej dokumentacji był główny księgowy.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 5. pracowników (20 % zatrudnionych) stwierdzono, że we wszystkich skontrolowanych przypadkach wysokość  wypłaconego pracownikom wynagrodzenia była zgodna z kwotą, ujętą
w sporządzonej liście płac. W 13. przypadkach wypłacono dodatek za wysługę lat w wysokości niższej o łączną kwotę 232,08 zł niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu, a dodatkowo w 7. przypadkach w wysokości niższej o łączną kwotę 105,63 zł niż wynikało to z ustalonego stażu pracy, ale zgodnej z przekazanymi do księgowości informacjami. Dodatkowo w 1. przypadku ustalając wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na stanowisku nauczyciela nie uwzględniono zmniejszenia dodatku za wysługę lat z tytułu zwolnienia lekarskiego na kwotę 94,45 zł.

Stwierdzono ponadto, że w 1. przypadku nieprawidłowo ustalono podstawę dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 r. Przyczyną powyższego było uwzględnienie w ww. podstawie wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, wypłaconego w dniu 03.01.11 r., co skutkowało zwiększeniem kwoty wypłaconego wynagrodzenia o 34,31 zł. Powyższe było niezgodne
z postanowieniami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), według którego wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

W kontrolowanym okresie akta osobowe pracowników prowadzone były przez dyrektora PP nr 14, a wynagrodzenia naliczane były przez głównego księgowego.

W dokumentacji PP nr 14 nie było zwolnienia lekarskiego za okres 25-28.10.11 r., stanowiącego podstawę do wyliczenia wynagrodzenia, wypłaconego głównemu księgowemu za miesiąc październik 2011 r., mimo że zgodnie z art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
(j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.) zaświadczenie lekarskie ubezpieczony jest obowiązany dostarczyć płatnikowi zasiłków nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania.

Dokumentacja PP nr 14 dotycząca zasad (polityki) rachunkowości spełniała wymogi określone w art. 10 uor. Stwierdzono jedynie uchybienia dotyczące wskazania stosowanego sposobu sprawdzania wyciągów bankowych i osoby odpowiedzialnej za kontrolę raportów kasowych.

W toku kontroli wykazane zostały ponadto uchybienia dotyczące przekazanych do Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek. Stwierdzono bowiem, że dokonano nadpłaty składek przekazanych do ZUS za 2011 rok na łączną kwotę 1.684,97 zł, co spowodowane było nieuwzględnieniem korekt deklaracji ZUS P DRA za miesiące maj i kwiecień 2011 r. (kwiecień - 42,70 zł, maj – 45,65 zł) oraz nieuwzględnieniem w kwocie przekazywanych składek za miesiąc grudzień 2011 r. częściowego przelewu, dokonanego w dniu 30.12.11 r. na kwotę 1.596,62 zł. Dodatkowo ustalono, że w 3. przypadkach dokonano przelewu na rzecz Urzędu Skarbowego w łącznej kwocie wyższej o 122 zł, niż kwoty wynikające z deklaracji PIT-4R (styczeń – 67 zł, luty – 10 zł i czerwiec - 45 zł). Było to niezgodne z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że przelewy kwot zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego za 2011 r. zostały zrealizowane terminowo, z wyjątkiem składek przekazanych do ZUS za miesiące kwiecień
i sierpień 2011 r. Ustalono bowiem, że ww. składki przekazane zostały do ZUS z jednodniowym opóźnieniem tj. 06.05.11 r.
i 06.09.11 r., co było niezgodne z zapisami art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.), według którego płatnik składek jaką jest jednostka budżetowa opłaca składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca. 

Dyrektor PP nr 14 zrealizował w 2011 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił:

1. Wprowadzenie i stosowanie rozwiązań organizacyjnych zapewniających trwałość zapisów informacji systemu rachunkowości. 
2. Uzupełnienie dokumentacji obiegu i kontroli dokumentów pod kątem brakujących zapisów oraz aktualizacja procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych.
3. Każdorazowe dekretowanie dowodów księgowych oraz wskazywanie na nich stwierdzenia sprawdzenia przez osoby odpowiedzialne. 
4. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.  
5. Każdorazowe dokonywanie przy zakupie powyżej 3.000 zł analizy rynku, sporządzanie  notatek służbowych z dokonania tej analizy oraz wskazywanie w nich wymaganych elementów.
6. Ujmowanie w ewidencji analitycznej opłat za przedszkole i wyżywienie kwot, wynikających z dokumentów źródłowych oraz prawidłowe wskazywanie daty dokonania operacji gospodarczej i uzgadnianie sald rozrachunków poszczególnych osób. 
7. Każdorazowe potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
8. Naliczanie dodatku za wysługę lat oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego w prawidłowej wysokości.
9. Uregulowanie stanu rozrachunków z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym.
10. Każdorazowe umieszczanie w dokumentacji zwolnień lekarskich przekazanych przez pracowników.
11. Uzupełnienie ewidencji składników majątku o system rejestracji czasu pobytu dzieci w przedszkolu.
12. Przestrzeganie zapisów realizowanych umów dotyczących obciążania wykonawców za zużyte w trakcie prac media.