Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie 02-03.2013 r. kontrolę w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 12 przy ul. Obrońców Stalingradu (zw. dalej RDD Nr 12) w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2012 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 marca 2013 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 kwietnia 2013 r.

Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD Nr 12 w 2012 r. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:

• brak ewidencji księgowej w RDD Nr 12, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, w sprawozdaniach z wykonania planu finansowego Rb-28S, sporządzanych narastająco za okresy od stycznia do listopada 2012 r.,
• wypłacenie osobom nie będącym pracownikami RDD Nr 12 wynagrodzeń w kwocie ogółem 22.785,83 zł netto (pracownicy Rodzinnego Domu Dziecka Nr 8 i Rodzinnego Domu Dziecka Nr 13) oraz wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie w kwocie 422,00 zł (wypłata dotyczyła Rodzinnego Domu Dziecka Nr 8) z rachunku bankowego RDD Nr 12 (do końca 2012 r. na konto RDD Nr 12 nie została zwrócona kwota 11.505,78 zł),
• obciążenie Dyrektora nieprawidłowymi kwotami odpłatności z tytułu użytkowania lokalu mieszkalnego przez dzieci biologiczne (niedopłata w kwocie 784,25 zł),
• brak niektórych dokumentów źródłowych dokumentujących poszczególne operacje gospodarcze,
• brak opracowanych pisemnych zasad rachunkowości i procedur wewnętrznych stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Przyczyną wymienionych nieprawidłowości było głównie:

• niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę prowadzącą księgowość jednostki,
• brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli ze strony Dyrektora RDD Nr 12 (w tym weryfikacji i akceptacji dokumentów
  i operacji księgowych),
• niewypracowanie ze strony wydziału nadzorującego, tj. Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin skutecznych mechanizmów kontroli zarządczej, umożliwiających identyfikację wymienionych nieprawidłowości.

Według sprawozdania Rb – 28S jednostka zrealizowała w 2012 r. wydatki na ogólną kwotę 206.441,39 zł, co stanowiło 100 % zaplanowanej kwoty. Wykonanie wydatków jednostki wyniosłoby 191.783,08 zł, tj. 92,9 % kwoty zaplanowanej po uwzględnieniu kwoty 14.658,31 zł, na którą składały się: wypłacone z konta RDD Nr 12 i nie zwrócone wynagrodzenia osób nie będących pracownikami jednostki w kwocie 11.505,78 zł, zapłata za gaz kwoty 387,61 zł mimo posiadanej nadpłaty, nadpłata z tytułu użytkowania lokalu w kwocie 2.739,01 zł nie uwzględniona w zapłatach bieżących, nadpłacone wynagrodzenia w kwocie 25,91 zł.

Według § 6 Statutu RDD Nr 12, dom był w 2012 r. jednostką budżetową Miasta Szczecin, która powinna prowadzić samodzielną gospodarkę finansową w ramach otrzymanych środków oraz gospodarować mieniem pozostającym w jej posiadaniu. Na obowiązek prowadzenia w placówce rachunkowości wskazywał art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w niniejszej ustawie, oraz art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330) zwanej dalej uor, w którym jednostki budżetowe zostały wymienione jako zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości.

W toku kontroli ustalono, że w RDD Nr 12 nie było zatrudnionego głównego księgowego, któremu Dyrektor powierzył obowiązki wymienione w art. 54 ust. 1 uofp. Obsługę księgowo – finansową RDD Nr 12 wykonywały w 2012 r. 2 osoby, na podstawie umów – zleceń zawartych przez Dyrektora. Osoba prowadząca księgowość do grudnia 2012 r. posługiwała się pieczątką o treści ”Główna księgowa (…)”, a stanowisko takie nie funkcjonowało w kontrolowanej jednostce, jak również nie zostało wymienione w zawartej umowie – zlecenie. Umowa zawarta z osobą prowadzącą księgowość do grudnia 2012 r. nie została przez Dyrektora wypowiedziana, mimo że od 21 grudnia 2012 r. obsługę finansowo – księgową RDD Nr 12 wykonywała inna osoba.

W RDD Nr 12nie była prowadzona rachunkowość obejmująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, co było niezgodnie z art. 4 ust. 3
pkt 1 - 3 uor.

Osoba prowadząca księgowość jednostki nie prowadziła w RDD Nr 12 ksiąg rachunkowychw rozumieniu art. 13 ust. 1 uor,
tj. dziennika, księgi głównej, zestawienia obrotów i sald księgi głównej i sald ksiąg pomocniczych oraz wykazu składników aktywów
i pasywów (inwentarz). W dokumentacji znajdowały się jedynie wyciągi bankowe, dowody źródłowe (faktury, rachunki, pokwitowania, noty, deklaracje ZUS, pojedyncze listy płac iinne)iraporty kasowe, które nie były ewidencjonowane.W plikach elektronicznych znajdowały się jedynie zestawienia i pojedyncze dokumenty utworzone w arkuszach kalkulacyjnych Excel dotyczące m.in. rozliczeń publiczno – prawnych, naliczenia wynagrodzeń, wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, obrotów kasowych, monitorowania zapotrzebowania na środki budżetowe, rozliczenia lokalu i inne.

W jednostce nie było dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji za 2012 r., a tym samym nie zostały wypełnione wymagania ustawowe zawarte w art. 26 ust. 1 uor, według których jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, której przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie z art. 27 ust. 1 uor, odpowiednio udokumentować
i powiązać z księgami rachunkowymi.

Odpowiedzialność za zaniechanie wymienionych obowiązków ponosi Dyrektor RDD Nr 12 zgodnie art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.

W RDD Nr 12 nie było dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, czym naruszone zostałyzapisyart. 10 ust. 1 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
a także wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów).

W RDD Nr 12 nie było opracowanych i wdrożonych żadnych procedur dotyczących gospodarki finansowej, w tym procedur kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników. Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W toku kontroli wszystkich 300. transakcji jakie zrealizowane zostały w 2012 r. na posiadanych przez jednostkę rachunkach bankowych oraz 58. transakcji gotówkowych, w tym 302. transakcji rozchodowych, stwierdzono liczne nieprawidłowości.

Ustalono, że płatności realizowane były w systemie bankowym przez osobę prowadzącą księgowość jednoosobowo, bez wcześniejszej akceptacji Dyrektora. Powyższe było możliwe, ponieważ uprawnienia takie wynikały z bankowej karty wzorów podpisu, według której zarówno Dyrektor jak i wymieniona osoba mogli reprezentować RDD Nr 12 jednoosobowo.

Kontrola wykazała, że w 2012 r. z konta RDD Nr 12 przekazane zostały wynagrodzenia osób nie będących pracownikami RDD Nr 12 (pracownicy Rodzinnego Domu Dziecka Nr 8, zwanego dalej RDD Nr 8 i Rodzinnego Domu Dziecka Nr 13, zwanego dalej RDD Nr 13) na kwotę ogółem 22.785,83 zł, co według sprawozdania Rb – 28S stanowiło 11 % ogólnej kwoty wszystkich wydatków zrealizowanych przez jednostkę w 2012 r., tj. 206.441,39 zł. Z konta bankowego RDD Nr 13 zwrócona została kwota 11.280,05 zł, natomiast kwota dotycząca wynagrodzeń pracowników RDD Nr 8 na łączną kwotę 11.505,78 zł nie została zwrócona do końca
2012 r. na konto RDD Nr 12.

W lipcu 2012 r. osoba prowadząca księgowość jednostki dwukrotnie przekazała na swoje konto bankowe kwotę 422,00 zł tytułem umowy – zlecenia: 20.07.2012 r. na podstawie rachunku nr 7 oraz 23.07.2012 r. bez dokumentu źródłowego. W dniu 28.12.2012 r. kwota 422,00 zł została zwrócona z konta bankowego RDD Nr 8, z opisem operacji w wyciągu bankowym – „zasilenie”.

W dokumentacji RDD Nr 12 nie było stosownych dokumentów potwierdzających 3 transakcje zrealizowane z podstawowego rachunku bankowego na kwotę ogółem 1.521,57 zł. Zapłaty dotyczyły całorocznego abonamentu rtv, zwrotu na prywatne konto osoby prowadzącej księgowość kwoty 121,77 zł tytułem faktury nr BOK/193/04/12/73186 za odnowienie certyfikatu oraz przedpłaty na wyjazd dzieci. Wydatki stanowiące w wymienionych przypadkach przedpłatę i refundację, winny być udokumentowane np. w postaci polecenia zapłaty lub dowodu Pk.

W dokumentacji RDD Nr 12 nie było rachunków wystawionych przez zleceniobiorców do umów zleceń nr 02/2012, 03/2012 i 04/2012 na kwotę ogółem 1.231,00 zł, a należne kwoty wypłacone zostały na podstawie umów.

Osoba prowadząca księgowość zrealizowała z konta RDD Nr 12 płatności 12. faktur wystawionych imiennie na Dyrektora jednostki na kwotę ogółem 2.486,80 zł, bez wystawiania dodatkowego dokumentu wewnętrznego.

W dokumentacji jednostki nie było wyciągów bankowych do konta pomocniczego.

Wszystkie stwierdzone przypadki braku dokumentu źródłowego, to niewypełnienie zapisów zawartych w art. 20 ust. 2 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe).

W toku kontroli ustalono, że w dniu 23.07.2012 r. osoba prowadząca księgowość przekazała kwotę 387,61 zł tytułem zapłaty faktury nr 5016369/138 z dnia 06.07.2012 r., mimo że na fakturze wskazano do zapłaty „zero” złotych (kwota 387,61 zł – do wykorzystania
z nadpłaty).

Kontrola wykazała również, że w 2. przypadkach na kwotę ogółem 7.212,00 zł w dokumentacji RDD Nr 12 nie było notatek służbowych potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku, a których obowiązek sporządzania wynikał z zapisów§ 11 ust. 4, pkt 2 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania
w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych ze zm.

Żaden z dowodów księgowych (gotówkowych i bezgotówkowych), w tym deklaracje ZUS, listy płac, wyciągi bankowe, raporty kasowe oraz dowody Pk dokumentujące 358 transakcji, z wyjątkiem 9. rachunków od umów zleceń, nie zawierał potwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz nie był zadekretowany lub zawierał dekret częściowy (w zakresie paragrafów budżetowych), co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe dowody nie były również zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora RDD Nr 12.

Kontrola rozrachunków (na podstawie dokumentów źródłowych) z tytułu użytkowania lokalu wykazała na dzień 31.12.2012 r. nadpłatę w kwocie ogółem 2.739,01 zł. Na nadpłatę składały się korekty zaliczek zapłaconych przez RDD Nr 12 na wodę, odprowadzenie ścieków, wywóz śmieci, oświetlenie, utrzymanie czystości, koszty administracji, konserwacji i innych za 2011 r. w kwocie 2.816,21 zł oraz niedopłaty w kwocie 77,20 zł. Osoba prowadząca księgowość uregulowała płatności bez uwzględniania otrzymanych korekt. Płatności regulowane były ponadto w terminach niezgodnych z § 1 ust. 3 i 5 aneksu nr 1 z dnia 02.11.2009 r. do umowy, według którego opłaty związane z przedmiotem użyczenia (lokalu) należało opłacać z góry do dnia 10-go każdego miesiąca. Za zachowanie terminu zapłaty należało rozumieć datę wpływu należności na rachunek bankowy odbiorcy.

W toku kontroli stwierdzono 39 przypadków uregulowania płatności przez osobę prowadzącą księgowość po terminie płatności wynikającym z faktur i zawartych umów w wyniku czego, w 5. przypadkach na kwotę ogółem 193,87 zł zapłacono w 2012 r. z konta RDD Nr 12 odsetki od nieterminowych płatności i koszty upomnienia w kwocie ogółem 5,79 zł. W pozostałych 34. przypadkach na kwotę ogółem 4.864,18 zł potencjalne odsetki wyniosłyby 59,14 zł.

Osoba prowadząca księgowość nie sporządziła raportu kasowego od września do końca 2012 r., a ostatni zaewidencjonowany gotówkowy dowód źródłowy nosił datę 05.09.2012 r. Raporty kasowe sporządzane były z częstotliwością, która nie znajdowała żadnego uzasadnienia, a zwrot środków pieniężnych tytułem wydatków poniesionych przez Dyrektora następował z dużym opóźnieniem, dochodzącym nawet do kilku miesięcy, np. zwrot za fakturę z dnia 13.02.2012 r. ujęty w raporcie kasowym za okres 01 – 30 kwietnia 2012 r. Na dokumentach źródłowych potwierdzających poniesiony wydatek gotówkowy nie było ponadto potwierdzeń wypłaty gotówki ani żadnych innych wskazań dotyczących sposobu rozliczenia.

Pod raportem kasowym nr 4/09/2012 znajdowały się polecenia wyjazdu służbowego Dyrektora oraz wychowawcy dotyczące wyjazdu służbowego w dniach 09 - 10.08.2012 r. i 31.08 - 01.09.2012 r. Polecenia nie zawierały żadnego z elementów dotyczących rozliczenia kosztów podróży, m.in. czasu podróży służbowej, ewentualnych kosztów, podpisu pracownika, wskazań dekretacyjnych.

Kontrola rozrachunków z tytułu korzystania przez biologiczne dzieci Dyrektora z lokalu, w którym mieści się placówka wykazała,
że osoba prowadząca księgowość wystawiła na Dyrektora w 2012 r. 12 not obciążeniowych na kwotę ogółem 2.076,08 zł, z czego
w 2012 r. potrącono z wynagrodzenia kwotę 1.973,76 zł.

Według przyjętego przez osobę prowadzącą księgowość sposobu ustalania kosztów przypadających na dzieci Dyrektora, odpłatność wyliczana była przy zastosowaniu łącznej liczby osób zamieszkujących i zatrudnionych w placówce, tj. w miesiącach od stycznia do marca 2012 r. - 11 osób, a w pozostałych miesiącach 2012 r. – 12 osób oraz (jednorazowo) - powierzchni pokoju zajmowanego przez dzieci biologiczne we wrześniu 2012 r. w zakresie kosztów energii. Powyższy sposób naliczania stał w sprzeczności z art. 117 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 135 ze zm.), zwanej dalej uopz, według którego środki finansowe na utrzymanie lokalu mieszkalnego w budynku wielorodzinnym, w którym mieści się placówka opiekuńczo - wychowawcza typu rodzinnego, przysługiwały w miesięcznej stawce odpowiadającej wysokości kwoty kosztów ponoszonych na czynsz, opłaty za energię elektryczną i cieplną, wodę, gaz, odbiór nieczystości stałych i płynnych, windę, antenę zbiorczą, abonament telewizyjny i radiowy, koszty związane z kosztami eksploatacji i remontów, zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną, z uwzględnieniem podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntów, podzielonej przez liczbę osób zamieszkujących w tym lokalu i pomnożonej przez liczbę dzieci umieszczonych w placówce opiekuńczo-wychowawczej typu rodzinnego oraz dyrektoraplacówki. Według powyższego zapisu, do ustalenia kosztów przypadających na dzieci od kwietnia 2012 r. powinna być przyjęta ilość osób zamieszkujących lokal (bez osób zatrudnionych) oraz należało ująć w kosztach zapłacony abonament rtv. Odpłatność wyliczona w ten sposób wyniosłaby 2.860,33 zł (niedopłata na 784,25 zł).

Stwierdzono ponadto, że kwoty wynikające z rozliczenia użytkowania lokalu zwiększyły kwotę wydatków do wykorzystania na danym paragrafie i nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-27S na dzień 31.12.2012 r., według którego dochody jednostki wyniosły 32,46 zł (odsetki z rachunku pomocniczego). Według art. 11 ust. 1 uofp, jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

W toku kontroli dokumentacji pracowniczej 4. osób świadczących pracę na rzecz RDD Nr 12 w trakcie 2012 r. stwierdzono,
że w jednostce nie było akt osobowych w rozumieniu § 6 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych, tj. prowadzonych oddzielnie dla każdego pracownika w podziale na część A, B i C.

Według zapisów przekazanej Dyrektorowi „Informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych” m.in. wynagrodzenie wypłacane będzie za pośrednictwem konta osobistego, po uprzednim złożeniu stosownego upoważnienia.
W dokumentacji RDD Nr 12 znajdował się jedynie wycinek z wyciągu bankowego Dyrektora z nazwą i numerem konta bankowego
z dnia 16.09.2009 r.

Ustalono, że ze skutkiem na dzień 31.12.2011 r. Dyrektor wypowiedział umowę o pracę wychowawcy (pismo RDD Nr 12 z dnia 30.11.2011 r.).Pismem z dnia 01.03.2012 r. pracownik zwrócił się do Dyrektora z prośbą o rozwiązanie z dniem 31.03.2012 r. stosunku pracy zawartego w dniu 04.01.2010 r. w ramach porozumienia stron. W dokumentacji kadrowej nie było anulowania wypowiedzenia na dzień 31.12.2011 r., a ze świadectwa pracy wystawionego pracownikowi wynikało, że pracownik był zatrudniony
w RDD Nr 12 w okresie 04.01.2010 r. – 31.03.2012 r.

W dokumentacji jednostki nie było aneksu do umowy o pracę dotyczącego podwyższenia wynagrodzenia wychowawcy. Osoba prowadząca księgowość dokonała regulacji płac dokonując przelewu w dniu 30.03.2012 r. (z wyrównaniem od 01.01.2012 r.), nie dopełniając obowiązku sporządzenia stosownej dokumentacji.

W dokumentacji nie było ponadto zakresów czynności pracowników etatowych RDD Nr 12, awedług standardu kontroli zarządczej
nr 3 zawartego w grupie A – Struktura organizacyjna, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Listy płac sporządzane w arkuszach kalkulacyjnych Excel nie zawierały kolejnego numeru oraz żadnej daty, a jedynym elementem wskazującym na ich chronologię była nazwa miesiąca. W dokumentacji jednostki znajdowało się jedynie 7 różnych list płac. Wymienione listy zawierały podpis 1. osoby prowadzącej księgowość, a lista za grudzień 2012 r. – parafkę 2. osoby prowadzącej
w 2012 r. księgowość. Żadna z wymienionych list płac nie zawierała akceptacji Dyrektora.

Kontrola wykazała, że do naliczenia Dyrektorowi wyrównania wynagrodzeń za okres od stycznia do marca 2012 r., osoba prowadząca księgowość przyjęła wskaźnik 1,8%, biorąc pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzeń, w tym dodatek funkcyjny, który nie był podwyższony. W wyniku powyższego wypłacono Dyrektorowi za dużo o 28,91 zł.

Stwierdzono ponadto, że osoba prowadząca księgowość przekazywała wynagrodzenia na konta bankowe z dużym wyprzedzeniem czasowym bez żadnego uzasadnienia, m.in. za marzec – 16.03.2012 r., za kwiecień – 13.04.2012 r., za czerwiec – 18.06.2012 r., za październik – 16.10.2012 r. Według przekazanej Dyrektorowi „Informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych” wynagrodzenie wypłacane będzie na 5 dni przed końcem miesiąca, a według umowy – zlecenie zawartej z 1. osobą prowadzącą księgowość – do dnia 27 każdego miesiąca za dany miesiąc.

W toku kontroli rozliczeń RDD Nr 12 z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych stwierdzono, że podatek dochodowy za marzec 2012 r. uregulowany został w dniu 26.04.2012 r., a zgodnie z zapisami art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek
w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

Kontrola rozliczeń RDD Nr 12 z tytułu składek ZUS wykazała, że w dokumentacji jednostki nie było deklaracji ZUS P DRA za listopad 2012 r. Składki uregulowane zostały w dniu 04.12.2012 r. z konta pomocniczego RDD Nr 12, a refundacja na ogólną kwotę składek, tj. 3.331,56 zł wykonana została z konta podstawowego na konto pomocnicze w dniu 10.12.2012 r.

W dokumentacji jednostki nie było także deklaracji ZUS P DRA za grudzień 2012 r., a składki uregulowane zostały na podstawie polecenia zapłaty zaparafowanego przez osobę prowadzącą księgowość od grudnia 2012 r. Żadna z deklaracji ZUS nie zawierała ponadto akceptacji Dyrektora, a podpis osoby prowadzącej księgowość zawierały jedynie deklaracje sporządzone za miesiące od stycznia do maja 2012 r.

Do grudnia 2012 r. osoba prowadząca księgowość nie dokonała odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, co było sprzeczne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.), według którego równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. W dniu 31.12.2012 r. wykonany został z podstawowego konta bankowego RDD Nr 12 przelew kwoty 2.187,96 zł – odpis na ZFŚS za 2012 r., jednakże na konto bankowe RDD Nr 8. RDD Nr 12 nie posiadał wyodrębnionego konta bankowego funduszu.

Przyczyną wymienionych nieprawidłowości było przede wszystkim niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez osobę prowadzącą księgowość, która pomimo stosownego wykształcenia oraz kwalifikacji nie prowadziła rachunkowości RDD Nr 12 zgodnie z zasadami określonymi dla jednostek budżetowych.

Wpływ na powyższe miał również brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli, polegających m.in. na weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji finansowych przez Dyrektora, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” oraz wymogami określonymi
w Standardach kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartych w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, według których Dyrektor RDD Nr 12 powinien zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Nie wdrożono ponadto skutecznych mechanizmów zarządzania, umożliwiających wydziałowi nadzorującemu, tj. Wydziałowi Spraw Społecznych Urzędu Miasta identyfikację nieprawidłowości, które wystąpiły w RDD Nr 12. Wskutek powyższego, nadzór WSS nad podległymi jednostkami w zakresie gospodarki finansowej ograniczał się jedynie do oglądu sprawozdań budżetowych pod kątem ich zgodności z planem.

Wymieniony sposób realizacji zadań, nie zapewnił osiągnięcia celu nadzoru jakim jest m.in. skuteczna realizacja zadań RDD Nr 12 (Standardy kontroli zarządczej z grupy C - „Nadzór”). Z uwagi na powyższe oraz obowiązek określony w § 9 ust. 3, pkt 1, lit. b, c i e Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta (załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta z dnia 1 marca 2012 r. ze zm.), według którego sprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, obejmuje, m.in. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek, w szczególności:

• realizację gospodarki finansowej pod względem gospodarności, celowości i rzetelności,
• wykonanie budżetu,
• zgodność wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami,

wskazane byłoby wdrożenie mechanizmów zarządzania, które umożliwią identyfikację symptomów ewentualnych nieprawidłowości i podejmowanie stosownych działań naprawczych.

Z uwagi na realizację przez RDD Nr 12 zadań o wrażliwym charakterze społecznym jakim jest ciągła opieka i wychowanie dzieci pozbawionych opieki rodzicielskiej w warunkach naturalnego środowiska rodzinnego, wskazane byłoby uwzględnienie w analizie ryzyka każdego aspektu funkcjonowania RDD Nr 12 (w tym w zakresie powierzonych mu środków finansowych) i poddanie ich szczególnej pieczy.

W toku kontroli ustalono, że w odpowiedzi na zaistniałą sytuację Dyrektor WSS złożył w dniu 18.12.2012 r. do Komendy Miejskiej Policji zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa na szkodę RDD 12.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi RDD Nr 12:

1. Wyjaśnienie i ustalenie sposobu rozliczenia kwoty 11.505,78 zł, która została wypłacona osobom nie będącym pracownikami RDD Nr 12 i nie została zwrócona na konto jednostki.
2. Prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z przepisami uor.
3. Założenie ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 1 – 4 uor.
4. Opracowanie zasad (polityki) rachunkowości zgodnie z art. 10 uor.
5. Przeprowadzanie inwentaryzacji majątku wymienionego w art. 26 ust. 1 - 2 uor w terminach i z częstotliwością wymienioną
   w art. 26 ust. 3 - 4 uor.
6. Opracowanie i wprowadzenie do stosowania procedur finansowo – księgowych, m.in. dotyczących gospodarki kasowej, obiegu i kontroli, inwentaryzacji, kontroli zarządczej.
7. Akceptowanie przez Dyrektora wszelkich dowodów księgowych.
8. Ewidencjonowanie wszelkich transakcji na podstawie poprawnego dokumentu źródłowego, zgodnie z art. 20 ust. 2 uor.
9. Uzgodnienie rozrachunków.
10. Sporządzanie notatek służbowych potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku.
11. Regulowanie płatności zgodnie z terminami płatności wynikającymi z faktur, zamówień lub umów.
12. Sporządzanie raportów kasowych zgodnie z ustaloną w procedurach częstotliwością, poprawnie i na bieżąco, w tym bieżące wypłaty tytułem wydatków gotówkowych poniesionych przez pracowników.
13. Sporządzanie poprawnej dokumentacji dotyczącej rozliczania kosztów podróży służbowych.
14. Skorygowanie obciążeń Dyrektora z tytułu użytkowania lokalu za 2012 r. (niedopłata) oraz rozliczanie kosztów użytkowania lokalu zgodnie z art.117 ust. 1 uopz.
15. Naliczanie i ewidencjonowanie pobranych dochodów zgodnie zart. 11ust. 1 uofp.
16. Założenie, skompletowanie i prowadzenie akt osobowych zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie akt osobowych.
17. Zwrot przez Dyrektora kwoty 28,91 zł tytułem nadpłaconego wyrównania wynagrodzenia.
18. Wypłatę wynagrodzeń w terminach wynikających z zawartych umów i otrzymanych informacji.
19. Regulowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych w terminach ustawowych.
20. Utworzenie odrębnego konta bankowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnychi przekazywanie odpisu w terminach wskazanych w art. 6 ust. 2ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
21. Określenie – w stosunku do wszystkich zadań RDD Nr 12 - celów kontroli zarządczej.
22. Uwzględnienie w analizie ryzyka wszystkich zadań RDD Nr 12 oraz mechanizmów kontroli zarządczej ograniczających zidentyfikowane ryzyka.
23. Wdrożenie mechanizmów kontroli zarządczej umożliwiających identyfikację potencjalnych nieprawidłowości w działaniu RDD Nr 12.

Dyrektorowi WSS:

1. Zwiększenie nadzoru nad obszarem finansowo – księgowym podległej jednostki w celu wyeliminowania wymienionych nieprawidłowości.
2. Określenie – w stosunku do wszystkich zadań RDD Nr 12 - celów kontroli zarządczej (w tym w zakresie przekazywanych im środków finansowych).
3. Uwzględnienie wszystkich zadań RDD Nr 12 (w tym w zakresie przekazywanych im środków finansowych) w analizie ryzyka oraz mechanizmów kontroli zarządczej ograniczających zidentyfikowane ryzyka.
4. Wdrożenie mechanizmów kontroli zarządczej umożliwiających identyfikację potencjalnych nieprawidłowości w działaniu RDD Nr 12.