Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 01-03.2013 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1, zwanym dalej WSS oraz w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 13
w Szczecinie przy ul. B. Śmiałego 19/4, zw. dalej RDD 13 w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19.04.13 r.

Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD 13 w 2012 r. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:

-     brak ewidencji księgowej w RDD 13, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzanych narastająco za okresy  od stycznia do listopada 2012 r. przez osobę realizującą czynności księgowe do 17.12.12 r., zw. dalej osobą realizującą czynności księgowe (zamknięcia roku 2012 dokonała osoba realizująca czynności księgowe od 21.12.12 r.),

-     nadużycie w postaci bezumownego przelania przez osobę realizującą czynności księgowe RDD 13 na swój prywatny rachunek bankowy kwoty w łącznej wysokości 21.000 zł (kwota została zwrócona na rachunek RDD 13 dopiero w dniu 18.12.2012 r.),

-     wypłacenie pracownikom RDD 13 wynagrodzeń w łącznej kwocie 11.280,05 zł netto z rachunku Rodzinnego Domu Dziecka Nr 12 (zw. dalej RDD 12), zamiast z rachunku RDD 13 (kwota zwrócona na konto RDD 12),

-     nieterminowe regulowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego – podatek za miesiące marzec – sierpień i październik 2012 r. w łącznej kwocie 2.382 zł uregulowany został zbiorczo, łącznie z podatkiem za miesiąc grudzień, dopiero w dniu 31.12.12 r. bez uwzględnienia odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, które wyniosłyby 137 zł,

-     brak niektórych dokumentów źródłowych dokumentujących poszczególne operacje gospodarcze,

-     brak opracowanych pisemnych zasad rachunkowości i procedur wewnętrznych stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Przyczyną ww. nieprawidłowości było głównie: - niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę realizującą czynności księgowe, -     brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli ze strony dyrektora RDD 13 (w tym weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji księgowych), - niewypracowanie ze strony wydziału nadzorującego, tj. Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin skutecznych mechanizmów kontroli zarządczej, umożliwiających identyfikację ww. nieprawidłowości.

Według sprawozdania rocznego Rb-28 S z dnia 21.01.2013 r. wydatki RDD 13 w 2012 r. wyniosły ogółem 159.682,02zł, co stanowiło 99,99 % zaplanowanej kwoty.

W kontrolowanym okresie w RDD 13 nie była prowadzona rachunkowość obejmująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym
i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, co było niezgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 1 - 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), zw. dalej uor.
W toku kontroli ustalono, że w dokumentacji RDD 13 nie było ksiąg rachunkowych, które zgodnie z art. 13 ust. 1 uorobejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów
i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). W dokumentacji znajdowały się jedynie pojedyncze dokumenty utworzone w arkuszach kalkulacyjnych Excel, nie będące księgami rachunkowymi, na podstawie których osoba realizująca czynności księgoweprowadziła rozliczenia działalności finansowej RDD 13. Za zaniechanie ww. obowiązków odpowiedzialność ponosi dyrektor RDD 13, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.                       

W RDD 13 nie było dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości zgodnie z wymogami art. 10 ust. 1 pkt 1-4 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych i opisu systemu przetwarzania danych, a także systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor dyrektor RDD 13 jako kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuję powyższą dokumentację. Dodatkowo nie było żadnych procedur wewnętrznych, instrukcji stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników (z wyjątkiem statutu i regulaminu RDD 13). W udostępnionej dokumentacji nie było ponadto żadnego dokumentu potwierdzającego dokonanie na koniec 2012 r. inwentaryzacji składników aktywów i pasywów zarówno w formie spisu z natury, w drodze weryfikacji sald czy ich potwierdzenia. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynikał z art. 26 ust. 1 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, której przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie z art. 27 ust. 1 uor odpowiednio udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi. 

W kontrolowanym okresie w RDD 13 nie było zatrudnionego głównego księgowego, którym zgodnie z zapisami art. 54 ust. 1 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp,  jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

W toku kontroli ustalono, że obsługa księgowo-finansowa oraz kadrowa RDD 13 została zlecona w okresie 02.01 – 31.12.2012 r. osobie realizującej czynności księgowe(umowa zlecenie z dnia 02.01.12 r.). W powyższej umowie zlecenie nie wskazano stanowiska, a mimo tego osoba realizująca czynności księgoweposługiwała się pieczątką o treści: „główna księgowa”. Powyższa umowa zlecenie nie została wypowiedziana, mimo że osoba realizująca czynności księgowe przestała pełnić funkcję z dniem 17.12.12 r., w którym zobowiązała się do przekazania dokumentacji finansowo-księgowej i sprzętu komputerowego. Nie został wystawiony rachunek za miesiąc grudzień 2012 r. do powyższej umowy zlecenie. Od dnia 21.12.12 r. obowiązki dotyczące m.in. wprowadzenia dokumentów księgowych przekazanych przez WSS do systemu finansowo-księgowego, rozliczenia finansowego roku 2012 i sporządzenia sprawozdań za 2012 r. realizowane były przez inną osobę (umowa zlecenie z 21.12.12 r.).

Analizą objęte zostały wszystkie transakcje zrealizowane w RDD 13 w kontrolowanym okresie (92. operacje gotówkowe w łącznej kwocie 19.374,55 zł, 320. operacji bezgotówkowych w łącznej kwocie 140.307,47 zł) wraz z dowodami źródłowymi, znajdującymi się
w udostępnionej dokumentacji. Kontrola powyższych 412. transakcji wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Osoba realizująca czynności księgowew okresie od 04.01. do 17.10.2012 r. z konta podstawowego RDD 13 dokonała bezumownie 23 przelewów na swoje prywatne rachunki bankowe w łącznej wysokości 21.000 zł. Na żadną z ww. wypłat nie było dowodu księgowego potwierdzającego powstanie zobowiązania dla RDD 13. Powyższa kwota zwrócona została dopiero w dniu 18.12.12 r. po stwierdzeniu przez dyrektora RDD 13 nieprawidłowości w prowadzonej dokumentacji. Dokonywanie wypłat było możliwe, gdyż zgodnie z bankową kartą wzorów podpisów osoba realizująca czynności księgowereprezentowała RDD 13 w zakresie dysponowania rachunkami jednoosobowo.

2. Wszystkie skontrolowane dowody księgowe (128. wyciągów bankowych, 9. raportów kasowych, 2. polecenia księgowania, 71. dowodów dotyczących operacji gotówkowych, 87. dowodów dotyczących operacji bezgotówkowych, w tym deklaracje ZUS i listy płac)
z wyjątkiem 9 rachunków do umowy zlecenie osoby realizującej czynności księgoweza okres styczeń-wrzesień 2012 r., nie zawierały wskazania dekretacji i podpisów dotyczących sprawdzenia dowodu oraz zatwierdzenia do zapłaty przez kierownika jednostki. Było to niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 

3. Wszystkie raporty kasowe prowadzone były w 2012 r. za okres od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca. W dokumentacji RDD 13 nie było raportów kasowych za miesiące marzec i grudzień 2012 r. W związku z powyższym operację zrealizowane w miesiącu marcu 2012 r. ujęte zostały w raporcie kasowym za miesiąc kwiecień 2012 r., natomiast operacje gotówkowe przeprowadzone
w miesiącu grudniu 2012 r. zostały zaewidencjonowane na podstawie dokumentów PK – „Polecenie księgowania” sporządzonych przez osobę realizującą czynności księgowe od dnia 21.12.12 r. Ustalono, że raporty kasowe nr 3/04/2012, nr 7/09/2012 i nr 8/10/2012 zawierały dowody księgowe dotyczące poprzednich, zamkniętych okresów sprawozdawczych, a raport kasowy nr 8/10/2012 był prowadzony niechronologicznie. Raporty kasowe nie były ponadto prowadzone na bieżąco. Stwierdzono bowiem 42. przypadki,
w których stan gotówki w kasie ustalony na dany dzień na podstawie dowodów, ujętych w raportach kasowych, był ujemny.

4. 6 wydatków, ujętych w raportach kasowych, zostało zrealizowanych przy pomocy prywatnej karty bankowej dyrektora RDD 13,
a mimo tego na dowodach księgowych nie było podpisu dotyczącego potwierdzenia przyjęcia gotówki oraz daty jej przyjęcia. Ustalono ponadto, że wypłata gotówkowa świadczenia społecznego za miesiąc październik 2012 r. w wysokości 3.952,80 nie została ujęta
w raporcie kasowym.

5.  W kontrolowanym okresie osoba realizująca czynności księgowezapłaciła z konta RDD 13 odsetki z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań w łącznej kwocie 41,78 zł. Ustalono ponadto, że 17. dowodów księgowych zostało uregulowanych po terminie (średnio 13 dni opóźnienia),co było niezgodne z postanowieniami art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Potencjalne odsetki wyniosłyby 54,57 zł, z czego w powyższej kwocie zapłaconych odsetek uwzględniono 36,75 zł.

6. W 22. przypadkach (abonament RTV, składki ZUS, czynsz) nie było dowodów księgowych potwierdzających powstanie zobowiązania. Dodatkowo w 3.przypadkach (wydatki dotyczące wyjazdu na obóz i kosztów pobytu na spotkaniach dyrektorów placówek opiekuńczo-wychowawczych) dowody księgowe zostały wystawione dopiero po dacie ich zapłaty, a dokumentacja księgowa nie zawierała dowodu księgowego będącego podstawą do dokonania płatności zaliczkowej.

7. W związku z wyjazdami służbowymi dyrektora RDD 13, w 2012 r. zrealizowano wydatki na paliwo na łączną kwotę225,24 zł.
W udostępnionej dokumentacji nie było żadnych dokumentów uzasadniających dokonanie wydatku w powyższej wysokości  tj. m.in. rozliczenia zużycia paliwa i ewidencji przejechanych kilometrów. Dyrektorowi RDD 13 nie został ponadto przyznany limit kilometrów.

8. Dyrektor RDD 13 wypłacił z pomocniczego rachunku bankowego w 2012 r. ryczałt na pokrycie kosztów utrzymania dzieci w łącznej wysokości 39.321,12 zł, czyli o 207,28 zł niższej od kwoty przekazanej z podstawowego rachunku bankowego. Powyższe było spowodowane uregulowaniem z konta pomocniczego wydatków związanych z opłatami za usługi bankowe w łącznej kwocie 235,72 zł, z czego zwrócona została z konta podstawowego jedynie kwota 28,44 zł.

9. Osoba realizująca czynności księgowenie uregulowała czynszu za lokal mieszkalny za miesiąc lipiec 2012 r., natomiast w dniu 20.08.12 r. dokonała przelewu z tytułu uregulowania należności czynszowych oraz rozliczenia wody i ścieków na kwotę 459,56 zł. Powyższa kwota nie wynikała z dokumentacji udostępnionej do kontroli.

10. W 1. przypadku w dokumentacji RDD 13 nie było notatki służbowej potwierdzającej przeprowadzenie analizy rynku, a której obowiązek sporządzania wynikał z zapisów § 11 ust. 4 pkt 2 załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienionego zarządzeniem nr 340/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07 lipca 2010 r.).

W kontrolowanym okresie RDD 13 zrealizował wydatki na utrzymanie lokalu mieszkalnego, w którym mieści się placówka opiekuńczo-wychowawcza na łączną kwotę 13.755,81 zł. Ustalono, że dyrektor RDD 13 nie został obciążony ww. kosztami na łączną kwotę 3.056,85 zł w związku z zamieszkiwaniem członków jego rodziny (mąż, dziecko) w siedzibie jednostki.

W wyniku kontroli poprawności naliczania wynagrodzeń przeprowadzonej na podstawie udostępnionej dokumentacji kadrowej wszystkich 3. pracowników RDD 13 stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. Wynagrodzenie dyrektora RDD 13 i pomocy domowej za miesiące kwiecień, maj i czerwiec 2012 r. oraz wynagrodzenie dyrektora RDD 13 za miesiąc sierpień 2012 r. w łącznej wysokości 11.280,05 zł wypłacone zostało z rachunku bankowego RDD 12. Powyższa kwota została zwrócona w dniach: 04.05.12 r. – 3.020,09 zł i 28.12.12 r. – 8.259,96 zł. 

2. Pracownik zatrudniony na stanowisku pomocy domowej otrzymał w miesiącu październiku 2012 r. jednorazową rekompensatę wzrostu kosztów utrzymania w kwocie 291,50 zł brutto.Udostępniona dokumentacja nie zawierała dokumentu przyznającego pracownikowi ww. kwotę, a wypłata dokonana została na podstawie dyspozycji ustnej dyrektora RDD 13.

3. W dokumentacji RDD 13 nie było aneksu do umowy o pracę dotyczącego podwyższenia wynagrodzenia pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku pomocy domowej. Osoba realizująca czynności księgowedokonała regulacji płac na podstawie informacji od WSS, realizując przelew w dniu 30.03.12 roku (z wyrównaniem od 01.01.12 r.), nie dopełniając obowiązku sporządzenia stosownej dokumentacji.

4. Nieprawidłowo została naliczona kwota wyrównania wynagrodzenia dyrektora RDD 13 za miesiące styczeń-marzec 2012 r. Skutkowało to wypłatą wynagrodzenia w kwocie wyższej o 43,20 zł od prawidłowo ustalonej. Powyższe spowodowane było uwzględnieniem w podstawie do wyliczeń dodatku funkcyjnego, a nie jedynie wynagrodzenia zasadniczego.

5. W dokumentacji nie było zakresu czynności pracownika etatowego RDD 13, a według zapisów grupy A – „Środowisko wewnętrzne” punktu 3. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zw. dalej standardami kontroli zarządczej, aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

6. W żadnym miesiącu 2012 r. dyrektor RDD 13 nie otrzymał wynagrodzenia w terminie wskazanym w informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych (znak: WO/II/AW/1130-25/10 z dnia 15.12.10 r.). Według ww. dokumentu wynagrodzenie dyrektora powinno być wypłacane co miesiąc z dołu, na 5 dni przed końcem miesiąca. Dyrektor RDD 13 otrzymywał wynagrodzenie zarówno 12 dni wcześniej (np. 13.09.12 r. za miesiąc wrzesień), jak i 3 dni później (27.02.12 r. za miesiąc luty).

W toku kontroli rozliczeń RDD 13 z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych stwierdzono, że osoba realizująca czynności księgowenie uregulowała zobowiązań z tytułu podatku dochodowego za miesiące marzec-sierpień i październik 2012 r. w łącznej kwocie 2.382 zł, a zgodnie z zapisami art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Zaległy podatek został uregulowany zbiorczo, łącznie z podatkiem za miesiąc grudzień, dopiero
w dniu 31.12.12 r. przez osobę realizującą czynności księgowe od dnia 21.12.12 r. bezuwzględnienia odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, które wyniosłyby 137 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych). Stało to w sprzeczności z art. 55 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), według którego odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego.

Kontrola rozliczeń z tytułu składek, przekazywanych w 2012 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wykazała brak przelewu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za miesiąc wrzesień 2012 r. oraz przelew składek na łączną kwotę 4.706,23 zł w dniu 04.12.12 r., przy jednoczesnym braku deklaracji rozliczeniowej za miesiąc wrzesień 2012 r. Dodatkowo składki za miesiąc październik w łącznej kwocie 2.454,06 zł uregulowane zostały dopiero w dniu 09.11.12 r. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.), według którego płatnik składek jaką jest jednostka budżetowa opłaca składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca. 

Do grudnia 2012 r. osoba realizująca czynności księgowenie dokonała odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, co stało w sprzeczności z art. 6 ust. 2  ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 592 ze zm.), według którego równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. W dniu 31.12.2012 r. osoba realizująca czynności księgowe od dnia 21.12.12 r. wykonała z podstawowego konta bankowego RDD 13 przelew kwoty 1.640,90 zł – odpis na ZFŚS za 2012 r., jednakże na konto bankowe Rodzinnego Domu Dziecka Nr 8. RDD 13 nie posiadał wyodrębnionego konta bankowego funduszu.

Przyczyną ww. nieprawidłowości było przede wszystkim niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez osobę realizującą czynności księgowe, która pomimo stosownego wykształcenia oraz kwalifikacji nie prowadziła rachunkowości RDD 13 zgodnie z zasadami określonymi dla jednostek budżetowych.

Wpływ na powyższe miał również brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli, polegających m.in. na weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji finansowych przez dyrektora RDD 13, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” oraz wymogami określonymi
w Standardach kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych
i gospodarczych”  zawartych w standardach kontroli zarządczej, według których Dyrektor RDD 13 powinna  zapewnić m.in. rzetelne
i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Nie wdrożono ponadto skutecznych mechanizmów zarządzania, umożliwiających wydziałowi nadzorującemu, tj. Wydziałowi Spraw Społecznych Urzędu Miasta identyfikację nieprawidłowości, które wystąpiły w RDD. Skutkiem czego  nadzór WSS nad podległymi jednostkami w zakresie gospodarki finansowej ograniczał się jedynie do oglądu sprawozdań budżetowych pod kątem ich zgodności
z planem.

Ww. sposób realizacji zadań, nie zapewnił osiągnięcia celu nadzoru jakim jest m.in. skuteczna realizacja zadań RDD (Standardy kontroli zarządczej z grupy C - „Nadzór”). Z uwagi na powyższe oraz obowiązek określony w § 9 ust. 3 pkt 1 lit. b, c i e Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta (załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta z dnia 1 marca 2012 r. ze zm.), według któregosprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, obejmuje, m.in. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek, w szczególności:

• realizację gospodarki finansowej pod względem gospodarności, celowości i rzetelności,
• wykonanie budżetu,
• zgodność wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami,

wskazane byłoby wdrożenie mechanizmów zarządzania, które umożliwią identyfikację symptomów ewentualnych nieprawidłowości
i podejmowanie stosownych działań naprawczych.

Z uwagi na realizację przez RDD zadań o wrażliwym charakterze społecznym jakim jest ciągła opieka i wychowanie dzieci pozbawionych opieki rodzicielskiej w warunkach naturalnego środowiska rodzinnego, wskazane byłoby uwzględnienie w analizie ryzyka każdego aspektu funkcjonowania RDD (w tym w zakresie powierzonych mu środków finansowych)  i poddanie ich szczególnej pieczy.

W toku kontroli ustalono, że w odpowiedzi na zaistniałą sytuację dyrektor WSS złożył w dniu 18.12.2012 r. do Komendy Miejskiej Policji zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa przez osobę realizującą czynności księgowe na szkodę RDD 13.  

Prezydent Miasta zalecił:

- Dyrektorowi RDD 13:

1. Prowadzenie ksiąg rachunkowych RDD 13 zgodnie z art. 13 ust. 1 uor 3 pkt 1-3 uor, tj. przyjęcie zasad (polityki) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
2. Opracowanie i wprowadzenie do stosowania dokumentacji systemu kontroli zarządczej.
3. Powierzenie obowiązków głównemu księgowemu zgodnie z art. 54 ust. 1 uofp.
4. Każdorazowe dekretowanie, sprawdzanie i zatwierdzanie dowodów księgowych do zapłaty.
5. Ewidencjonowanie wszelkich transakcji na podstawie dokumentów źródłowych.
6. Weryfikację i akceptację operacji bankowych przez dyrektora RDD 13.
7. Zwrot przez dyrektora RDD 13 kwoty 43,20 zł brutto tytułem nadpłaconego wyrównania wynagrodzenia.
8. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki.
9. Pełne dokumentowanie wydatków na paliwo.
10. Bieżące i chronologiczne sporządzanie raportów kasowych.
11. Regulowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego w ustawowych terminach oraz zapłatę zaległych odsetek od nieterminowych płatności.
12. Utworzenie odrębnego konta bankowego ZFŚS i terminowe przekazywanie odpisu.
13. Uzupełnienie dokumentacji kadrowej pomocy domowej o dokumenty dotyczące powierzonych obowiązków, wypłaty jednorazowej rekompensaty wzrostu kosztów utrzymania oraz podwyżki wynagrodzenia zasadniczego.
14. Ustalenie i uregulowanie stanu rozrachunków z tytułu czynszu i składek odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
15. Dokonywanie wypłat ryczałtu na pokrycie kosztów utrzymania dzieci w przyznanej kwocie.
16. Każdorazowe sporządzanie przy zakupie powyżej 3.000 zł notatek służbowych z dokonania analizy rynku.
17. Obciążenie dyrektora RDD 13 kosztami z tytułu zamieszkiwania członków rodziny w siedzibie jednostki.
18. Określenie – w stosunku do wszystkich zadań RDD - celów kontroli zarządczej.
19. Uwzględnienie w analizie ryzyka wszystkich zadań RDD oraz mechanizmów kontroli zarządczej ograniczających zidentyfikowane ryzyka.
20. Wdrożenie mechanizmów kontroli zarządczej umożliwiających identyfikację potencjalnych nieprawidłowości w działaniu RDD.

- Dyrektorowi WSS:

1. Zwiększenie nadzoru nad obszarem finansowo – księgowym podległej jednostki w celu wyeliminowania ww. nieprawidłowości.
2. Określenie – w stosunku do wszystkich zadań RDD - celów kontroli zarządczej (w tym w zakresie przekazywanych im środków finansowych),
3. Uwzględnienie wszystkich zadań RDD (w tym w zakresie przekazywanych im środków finansowych) w analizie ryzyka oraz mechanizmów kontroli zarządczej ograniczających zidentyfikowane ryzyka,
4. Wdrożenie mechanizmów kontroli zarządczej umożliwiających identyfikację potencjalnych nieprawidłowości w działaniu RDD.