Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w okresie 12.2013-01.2014 r. kontrolę w Międzyszkolnym Ośrodku Sportowym Euroregionalne Centrum Edukacji Wodnej i Żeglarskiej w Szczecinie przy ul. Przestrzennej 21 (zw. dalej Ośrodkiem) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2012 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 3 lutego 2014 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 lutego 2014 r.

Kontrola negatywnie ocenia prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w zakresie rozliczeń jednostki z tytułu podatku dochodowego i składek ZUS (ocena negatywna), a pozytywnie ze zdiagnozowanymi nieprawidłowościami w zakresie pozostałych obszarów (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości Ośrodka w badanym okresie był Główny księgowy. Obowiązki i odpowiedzialność powierzone zostały Głównemu księgowemu zgodnie z art. 54 ust. 1ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.). Główny księgowy spełniał ponadto wymogi wynikające z zapisów art. 54 ust. 2  wyżej wymienionej ustawy.

Według sprawozdania Rb-28S wykonanie wydatków budżetowych Ośrodka w 2012 r. wyniosło 7.599.125,31 zł, co stanowiło 99,1 % planowanej kwoty w wysokości 7.669.411,00 zł. Według sprawozdania Rb-34S wykonanie wydatków na wydzielonym rachunku dochodów wyniosło 972.147,42 zł, co stanowiło 74,3 % planowanej kwoty w wysokości 1.308.000,00 zł.

Kontroli poddane zostały wydatki w wysokości 662.421,20 zł, co stanowiło 7,7 % wydatków ogółem. W toku kontroli wyżej wymienionych wydatków za 2012 r. ustalono, że na 74 skontrolowane dowody księgowe:

• W 2. przypadkach na kwotęogółem4.263,00zł dowody księgowe (faktury: 630/R/2011 i 37/11) zostały zaewidencjonowane w koszty stycznia 2012 r. zamiast
  w koszty grudnia 2011 r.,co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330ze zm.), zwanej dalej uor,według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• W 4. przypadkach na kwotę ogółem 55.496,75 zł dowody księgowe (rachunek nr 51/XI/2012, Pk 6/01/12, Pk 7/01/12, Pk 10/01/12) nie zawierały podpisu ówczesnego Dyrektora potwierdzającego akceptację dowodu, a w 1. przypadku spośród wymienionych dowodów – podpisu ówczesnego Dyrektora potwierdzającego ostateczną kontrolę merytoryczną, co naruszało zapisy obowiązującego w Ośrodku „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z Instrukcją sporządzania, kontroli
  i obiegu dowodów księgowych” wprowadzonego Zarządzeniem Nr 8/2009 z dnia 22.06.2009 r. ówczesnego Dyrektora. Według zapisów regulaminu,w jednostce obowiązywała zasada trójstopniowości kontroli każdego dokumentu, według następującego podziału uprawnień w zakresie kontroli, weryfikacji, akceptacji
  i dekretowania dokumentów: kontrola ostateczna formalno – rachunkowa i merytoryczna – Dyrektor i Główny księgowy, weryfikacja dowodów – Główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona, akceptacja i zatwierdzanie dowodów do realizacji – Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona.
• W 2. przypadkach na kwotę ogółem 66.808,64 zł dowody księgowe (faktury nr: 12-FVS/0585/AŁ, 333/2012) nie zawierały wskazań dekretacyjnych w zakresie rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej, a w 1. przypadku (faktura nr F/1/12/000012) – rozdziału tej klasyfikacji, co było niezgodne z art. 21ust. 1 pkt  6uor, według którego dowód księgowy winien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).
• W 1. przypadku (faktura nr 072907/2012)na kwotę 1.090,72 zł zawierała wskazania dekretacyjne w zakresie paragrafów (§ 4260na 1.072,50 zł, § 4300na 18,22 zł) niezgodne z faktycznym, niepoprawnym księgowaniem (§ 4260na 1.090,72 zł).

Kontrola dokumentacji źródłowej dotyczącej wymienionych74. dowodów księgowych wykazała, że:

1. Faktura nr 12-FVS/0585/AŁ z dnia 06.06.2012r. wystawiona została na kwotę 38.308,64 zł tytułem zakupu strojów dla potrzeb reprezentacji Szczecina na TTSR 2012, w ślad za umową nr CŻ/13/2012 zawartą w dniu 09.05.2012 r., z terminem wykonania 04.06.2012 r. Według Protokołu odbioru z dnia 06.06.2012 r. towar dostarczono w dniu 06.06.2012 r., tj. 2 dni po terminie umownym. Zgodnie z § 6 ust. 3 i 4 umowy, w przypadku przekroczenia terminu 04.06.2012 r. z winy Zleceniobiorcy, jest on zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 2% wartości zamówienia za każdy dzień zwłoki, a Zleceniodawca kwotę kary może potrącić z należności przysługującej zleceniobiorcy. Główny księgowy nie obciążył zleceniobiorcy karą w kwocie 1.532,34 zł, a faktura uregulowana została
   w pełnej wysokości.
2. Faktura nr 1/01/2012 (FUZD 21/02/12)z dnia 11.01.2012r. wystawiona została na kwotę 22.140,00zł tytułem zaliczki 80 % za zlecenie wymiany drewna na pomostach, w ślad za umową nr CŻ/2/2012 zawartą w dniu 11.01.2012 r. Faktura została zapłacona, mimo że w umowie nie było zapisów o zaliczce (zaliczka była wpisana jedynie do oferty). Umowa została ponadto przez Ośrodek rozwiązana bez zastosowania roszczeń finansowych wobec zleceniobiorcy, związanych
   z niewywiązaniem się z warunków umowy, z uwagi na brak w umowie zapisów zabezpieczających interes Gminy Miasto Szczecin w postaci kar umownych za niedotrzymanie warunków umowy, co naruszało § 12 ust. 3 Załącznika Nr 1 do ówcześnie obowiązującego Zarządzenia Nr 235/2008 Prezydenta Miasta Szczecin
   z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych, zwanego dalej Zarządzeniem Nr 235/2008.Umowa zawierała podpis adwokata kancelarii prowadzącej obsługę prawną Ośrodka.
3. Faktura nr 31/2012 (FUZD 604/02/12)z dnia 18.07.2012r. wystawiona została na kwotę 11.543,55 zł (9.385,00 zł netto) tytułem wykonania tablic i kierunkowskazów, w ślad za umową nr CŻ/16/2012 zawartą w dniu 15.06.2012 r. z wynagrodzeniem 9.255,00 zł netto. Ilość zamówionych elementów według zamówienia nr CŻ MP-WD/321/248/2012 z dnia 15.06.2012 r. nie odpowiadała ilości wskazanej w umowie. W dokumentacji nie było ponadto protokołu odbioru do zamówienia.
4. Faktura nr 00024/2012/10 (ZKB 211/01/12) z dnia 02.11.2012 r. wystawiona została na kwotę 4.366,50 zł tytułem remontu jachtu typu DZ, w ślad za umową nr CŻ/23/2012 zawartąw dniu 27.09.2012 r. Według § 7umowy udzielona została gwarancja na okres jednego roku od dnia dokonania odbioru końcowego. Ustalono jednak, że Protokół odbioru i wykonania robót został podpisany przez ówczesnego Dyrektora i Kierownika gospodarczego bez wskazania daty odbioru, co utrudnić mogło dochodzenie ewentualnych roszczeń gwarancyjnych.
5. Na podstawie pisma Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin (pismo znak: WOś-III.2510.114.2012.ES z dnia 16.03.2012 r.), Ośrodek zobowiązany został do zapłaty kontrahentowi odsetek od należności głównej w kwocie 239.202,53 zł począwszy od 12.04.2011 r. Główny księgowy naliczył i zapłacił odsetki w kwocie 29.392,00 zł za okres od 13.04.2011 r. do 22.03.2012 r. (345 dni odsetkowych), a winien naliczyć i zapłacić w kwocie 29.477,60 zł za okres od 12.04.2011 r. do 22.03.2012 r. (346 dni odsetkowych), co spowodowało niedopłatę w kwocie 85,60 zł.
6. W 6. przypadkach dokonania zakupu do 14000 euro - na kwotę ogółem 37.474,67 zł - brak było w dokumentacjinotatek służbowych potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku lub uzasadniającychniezastosowanie uregulowań zawartych w § 11Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr235/2008. W 2. przypadkach - na kwotę ogółem 11.472,00 zł - notatka nie zawierała podpisu ówczesnego Dyrektora.
7. W 4. przypadkach umowy nie zawierały kontrasygnaty Głównego księgowego.
8. W 7. przypadkach - na kwotę ogółem 18.164,58 zł - nie przedstawiono do wglądu żadnej dokumentacji poprzedzającej zakup (preliminarz, oferty, zamówienia, zlecenia), w 5. przypadkach - na kwotę ogółem 48.334,07 zł - brak było zamówienia / zlecenia, a w 1. przypadku zlecenie na kwotę 2.990,00 zł nie było podpisane przez ówczesnego Dyrektora.
9. Z 28. umów / aneksów jedynie 12 z nich zawierało podpis prawnika kancelarii prowadzącej obsługę prawną Ośrodka, potwierdzający fakt zaopiniowania ich treści pod względem prawnym. W pozostałych przypadkach w udostępnionej dokumentacji nie było dowodu dokonania oceny formalno – prawnej przez radcę prawnego.

Dokumentacja dotycząca zakupów prowadzona była według kontrolującego w sposób nieuporządkowany i nieusystematyzowany. Dokumenty dotyczące jednej operacji zakupu przechowywane były w różnych miejscach i/lub bez zachowania stałych zasad ich gromadzenia, np. zapytania ofertowe, oferty i zamówienie wraz z notatką
w jednym miejscu, umowa i protokół w innym miejscu lub pod fakturą, a pisma dotyczące sprawy w kolejnym miejscu. Przyjęty sposób postępowania z dokumentacją spowodował, że wiele dokumentów związanych z procesem zakupu było „poszukiwanych” przez cały okres trwania kontroli lub nie zostało przedstawionych kontrolującemu do wglądu. Wobec powyższego, ustalenie ciągu zdarzeń w odniesieniu do konkretnej operacji zakupu było w wielu przypadkach utrudnione lub niemożliwe.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Do pobierania zaliczek gotówkowych na zakupy upoważnionych było w Ośrodku 27 osób.W przypadku 13. pracowników, na koncie 232 – Rozrachunki
z pracownikami na dzień 31.12.2012 r. wystąpiły nierozliczone salda, z tego do zwrotu na rzecz jednostki winno być 2.286,12 zł, a do wypłaty 672,41 zł. Kontrola rozrachunków z tytułu zaliczek na kwotę ogółem 340.400,33 zł (obroty Ma na koncie 232) przeprowadzona w zakresie terminowości ich rozliczania wykazała ponadto, że:

1. W przypadku 6. pracowników rok 2011 nie został rozliczony w związku z czym, na dzień 01.01.2012 r. zaewidencjonowano saldo z bilansu otwarcia.
2. Zaliczki udzielane były mimo nierozliczenia się pracowników z zaliczek pobranych w okresach wcześniejszych, tj. niezgodnie z obowiązującą w jednostce „Instrukcją kasową”, stanowiącą Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 2/KS/2009 ówczesnego Dyrektora z dnia 02.01.2009 r.
3. Kwoty wynikające z rozliczenia zaliczek (należności jednostki) nie były rozliczanie w obowiązujących terminach jak również nie były potrącane z wynagrodzeń pracowników, co naruszało zapis pkt 8 wymienionej „Instrukcji kasowej, według którego „Pobraną zaliczkę pracownik rozlicza w terminie 7. dni od daty jej pobrania – nie rozliczoną zaliczkę należy potrącić z wynagrodzenia pobierającego zaliczkę”.

Według zapisów §12 pkt 14 obowiązującego w Ośrodku „Regulaminu Organizacyjnego”, do obowiązków Głównego księgowego należało m.in. terminowe i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za mienie.

Kontroli poddano również dochody zaewidencjonowane w § 0750 – Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych na kwotę 239.135,76 zł, w tym dochody z tytułu udostępnienia miejsca postojowego na przystani Ośrodka.

Według § 13 obowiązującego w Ośrodku „Regulaminu organizacyjnego”, ewidencja, przygotowanie i nadzorowanie umów na postój jachtów na przystani oraz współpraca w tym zakresie ze Specjalistą ds. administracyjno – kadrowych i księgowością należało do obowiązków Kierownika Gospodarczego.

W toku kontroli procedur dotyczących najmu miejsc postojowych ustalono, że:

1. W 2012 r. na najem miejsca postojowego stosowany był wzór umowy wprowadzany kolejnymi zarządzeniami ówczesnego Dyrektora (zarządzenia nr: 16/2009, 3/2012, 9/2012 i 18/2012). Zarówno wzory umów stanowiące załączniki do wymienionych zarządzeń jak i zawierane umowy nie zawierały podpisu prawnika kancelarii prowadzącej obsługę prawną Ośrodka.
2. Zarządzenie Nr 18/2012 w sprawie wzoru umowy wchodziło w życie z dniem podjęcia, tj. od 05.11.2012 r., a w §5 wzoru umowy przywołane zostało zarządzenie wprowadzające od 01.01.2013 r. cennik na 2013 r.
3. Według zapisów wzorów umów wprowadzanych w 2012 r., podstawę naliczanych opłat stanowiło zarządzenie Dyrektora nr 13/2011 z dnia 25.11.2011 r., gdy tymczasem wymienione zarządzenie datowane było na 28.11.2011 r.
4. Zgodnie z zapisami umownymi, najemca zobowiązany był do zapłaty kwoty umownej z góry, w terminie 14 dni, bez określenia, od jakiego dnia liczonych. W ocenie kontrolującego kwestia terminu zapłatyma istotne znaczenie dla procesu windykacji należności i winna być zapisana w sposób jednoznaczny. Moment wypełnienia zapisów umownych winien być sprecyzowany w taki sposób, aby nie budził wątpliwości żadnej ze stron umowy.
5. W Ośrodku nie było szczegółowej procedury dotyczącej naliczania opłat, w której rozwiązane byłyby kwestie sposobu naliczania, w tym: zaokrąglania kwot, naliczania należności za niepełne okresy miesięczne, w tym ilość dni jaką należy brać przy wyliczaniu stawki dziennej, jak należy wyliczać należność za korzystanie z miejsca przez okres krótszy niż 6 miesięcy dla stałego najemcy (jako podstawa opłata za rok czy za 6 miesięcy) oraz naliczania rabatów.
6.  W Ośrodku nie uregulowano kwestii udostępniania miejsca do przechowywania masztów na lądzie.

W toku kontroli umów dotyczących wymienionego wyżej najmu miejsc postojowych stwierdzono, że:

1. W dokumentacji przekazanej do celów kontrolnychbrak było 36 umów (umowy nr: 12, 13, 16, 22, 35, 39, 41, 46, 48, 52, 59, 63, 65, 69 - 70, 82 – 85, 91 – 92, 96, 101, 105, 109, 111, 117, 3 – 5/L, 8 – 9/L, 16/L, 18 – 19/L, 123/L).
2. Na 2012 r. zawarte zostały 2 umowy na udostępnienie miejsca w hangarze: 1/2012/H i 2/2012/H. Na koncie 200-02-xxx – Rozrachunki z odbiorcami, zaewidencjonowane zostały natomiast faktury za najem miejsca w hangarze, tj. faktura nr 154/04/2012 na kwotę 1.086,57 zł,faktura nr 1/05/2012 na kwotę 4.119,66 zł, faktura nr 87/05/2012 na kwotę 1.711,34 zł i faktura nr 107/04/2012 na kwotę 1.509,29 zł.Na najem miejsc w hangarze, zgodnie z wyżej wymienionymi fakturami, nie zawarto umów.
3. Do umowy najmu nr 65/2012 sporządzony został aneks nr 1 z dnia (brak daty) dotyczący zmiany najemcy. Zgodnie z preambułą aneksu, Wynajmującego reprezentował ówczesny Dyrektor, jednakże aneks został podpisany przez Kierownika Gospodarczego, nie posiadającego upoważnienia w tym zakresie.
4. W dokumentacji przedstawionej do wglądu znajdowały się umowy:
   • nie zawierające podpisu najemcy na umowie: 30/2012, 49/2012, 67/2012,
   • nie zawierające podpisu najemcy na Regulaminie przystani stanowiącym integralną część umowy: 4/2012, 18/2011 (winno być 18/2012), 30/2012, 49/2012, 51/2012, 58/2012, 60/2012,
   • nie zawierające daty zawarcia umowy: 5a/2012, 18/2011 (winno być 18/2012), 53/2012, 55/2012, 56/2012, 57/2012, 58/2012, 60/2012, 61/2012, 62/2012, 64/2012, 66/2012, 68/2012, 71/2012, 73/2012, 74/2012, 75/2012, 77/2012, 79/2012, 80/20112, 103/2012, 119/2012, 11/2012/L, 12/2012/L, 13/2012/L, 122/2012/L, 2/2012/H.
5. Umowom nr: 117/2012/L oraz od nr 120/2012/L do 123/2012/L,nie nadano numeracji w formacie analogicznym do innych umów, tj. 17/2012/L i od 20/2012/L do 23/2012/L.
6. 3. umowom nadano nieprawidłowy numer (4/012, 18/2011, 5a/2012), w umowie nr 27/2012 wpisano nieprawidłową nazwę najemcy, a na 15. umowach ówczesny Dyrektor złożył swoją parafkę, bez pieczątki imiennej (umowy nr: 2/2012, 9/2012, 10/2012, 18/2012, 18/2011, 19/2012, 21/2012, 28/2012, 30/2012, 32/2012, 33/2012, 38/2012, 43/2012, 100/2012, 10/2012/L).

Kontrola naliczania opłat, fakturowania i rozliczania należności dotyczących 122 umów na udostępnienie miejsca postojowego na przystani na kwotę ogółem 182.146,00 zł wykazała, że:

1. W 5. przypadkach wdokumentacji przekazanej do kontroli znajdowały się pisma, potwierdzające wyrażenie zgody przez ówczesnego dyrektora na rozłożenie na raty należności z tytułu udostępniania miejsc postojowych. W 2012 r. obowiązywała Uchwała Nr IX/158/11 Rady Miasta Szczecin z dnia 27 czerwca 2011 r.
   w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym przypadających Gminie Miasto Szczecin lub podległym jej jednostkom organizacyjnym, wskazania organu i osób do tego uprawnionych oraz warunkach dopuszczalności pomocy publicznej w przypadkach, w których ulga stanowić będzie pomoc publiczną. Według § 11 ust. 1 uchwały, organem uprawnionym do udzielania ulg jest Prezydent Miasta Szczecin, a według ust. 3 tegoż paragrafu, Prezydent może upoważnić dyrektorów (kierowników) jednostek organizacyjnych do udzielaniaulg związanych
   z działalnością danej jednostki, jeżeli należności nie przekraczają kwoty 20.000 zł.Według informacji Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin,ówczesny Dyrektor nie posiadał upoważnienia w wyżej wymienionym zakresie.
2. Na koncie 200-02-xxx – Rozrachunki z odbiorcami zaewidencjonowane były płatności dotyczące 2011 r., do których – według opisu operacji na koncie - faktury wystawiono w 2012 r., tj. faktury nr: 87/02/2012 do umowy 57/2011 na kwotę 2.350,00 zł, 1/03/2012/KOR do umowy 85/2011 na kwotę 530,00 zł, 4/03/2012 do umowy 81/2011 na kwotę 2.966,00 zł,  2/03/2012/KOR do umowy 078/2011 na kwotę 412,00 zł, 2/04/2012 do umowy 76/2011 na kwotę 1.319,00 zł i 154/04/2012 rozliczenie za hangar za 2011 r. na kwotę 1.086,57 zł. Powyższe było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
3. W dokumentacji znajdowało się 19 wezwań do zapłaty, na kwotę ogółem 31.210,00 zł, w tym odsetki na kwotę 807,00 zł. We wszystkich przypadkach odsetki naliczane przez jednostkę z tytułu nieterminowego regulowania płatności zaokrąglane były do pełnych złotych, a w czterech przypadkach wykazywały różnice
   w wyliczeniu.
4. Opłata do umowy nr 27/2012 tytułem udostępnienia miejsca postojowego dla jednostki typu katamaran naliczona została w podwójnej wysokości (za dwa miejsca postojowe). W cenniku Ośrodka nie było zapisów o zwiększonej opłacie w przypadku korzystania z miejsca przez jednostki wielokadłubowe, a tym samym nie było podstaw do obciążenia najemcy kwotą 1.480,50 zł.
5. Kwoty naliczonych należności wyliczane proporcjonalnie do części roku, w jakiej korzystano z miejsca były zaokrąglane do pełnych złotych, w dół lub w górę, nie zawsze zgodnie z zasadami zaokrąglania. Dotyczyło to np. następujących umów: 56/2012, 58/2012, 61/2012, 62/2012, 64/2012, 67/2012, 68/2012, 81/2012, 100/2012, 104/2012, 110/2012.
6. Stosowany system naliczania opłat w przypadku korzystania z miejsca przez niepełny rok był różny: raz podstawę stanowiła opłata za rok, a innym razem opłata za pół roku.
7. Zgodnie z zapisami zawartymi w cenniku Ośrodka najemcy, którzy korzystali z przystani dłużej niż dwa lata, otrzymywali rabat w wysokości 10%. Zapisy nie precyzowały, czy okres dwóch lat winien dotyczyć lat bezpośrednio poprzedzających zawarcie nowej umowy, czy wszystkich umów zawartych w latach poprzednich. Wobec powyższego rabaty udzielane były zarówno najemcom, którzy korzystali z przystani przez dwa lata bezpośrednio poprzedzające zawarcie umowy na 2012 r. jak i najemcom, którzy zawierali wcześniej umowę z różnymi okresami, które z kolei sumowane dawały okres dwóch lat. Z 94. umów na udostępnienie miejsca na przystani, jedynie w przypadku 17. umów można było stwierdzić, że najemca przez ostatnie dwa lata korzystał z przystani. W wyniku przyjętego sposobu udzielania rabatów, z 94. umów na udostępnianie miejsca na przystani, rabatu udzielono w przypadku 83. umów na kwotę 17.748,38 zł, co stanowiło 9,7 % ogólnej wartości umów zawartych na udostępnianie miejsca na przystani.
8. W 2. przypadkach (umowa nr 95/2012 i 97/2012) rabaty na kwotę ogółem 310,00 zł udzielone zostały bezpodstawnie gdyż najemca nie korzystał z przystani łącznie przez dwa lata.
9. Kwoty naliczone za najem i wykazane w zawartych umowach wykazywały różnice w stosunku do kwot wyliczonych przez kontrolującego na kwotę ogółem
   1.491,10 zł (za dużo obciążono najemców, w tym obciążenie za katamaran). Z pominięciem kwot do 1,00 zł, które mogą wynikać z zaokrągleń, różnice
   te dotyczyły następujących umów: 28/2012, 71/2012 - 79/2012, 89/2012, 93/2012 – 95/2012, 106/2012, 108/2012, 114/2012 – 116/2012, 118/2012 – 119/2012.

W ramach kontroli wynagrodzeń pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami i poprawności naliczania, kontrolą objęto 5. z 39. pracowników, co stanowiło 12,8 % ogółu zatrudnionych. W toku kontroli stwierdzono, że w czerwcu i listopadzie 2012 r. dodatek funkcyjny Głównego księgowego został wliczony do podstawy wymiaru zasiłkuz tytułu zwolnienia lekarskiego, a zgodnie z zapisami obowiązującego w jednostce „Regulaminu wynagradzania”:„Dodatek funkcyjny przysługuje pracownikowi za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego”. Wobec powyższego, pracownikowi nie wypłacono kwoty 33,35 zł  netto.

W wyniku kontroli operacji księgowych z tytułu wynagrodzeń stwierdzono ponadto, że:

1. W 1. przypadku dokonano w dniu 14.08.2012 r. wypłaty zaliczki na poczet wynagrodzeń za wrzesień 2012 r. w kwocie 2.000,00 zł (na podstawie zaakceptowanego wniosku o zaliczkę), mimo żeobowiązujące w jednostce procedury nie zawierały zapisów pozwalających na zaliczkowanie wynagrodzeń.
2. W wyniku niedopatrzenia Głównego księgowego,w 2012 r. na bieżąco nie były przekazywane:

- potrącone z wynagrodzeń pożyczki mieszkaniowe na rachunek ZFŚS, m.in.:

Wb 114 – z rachunku budżetu przekazano w dniu 23.10.2012 r. na konto ZFŚS kwotę 522,79 zł tytułem pożyczek mieszkaniowych potrąconych za marzec 2012 r.,

Wb 114 - z rachunku budżetu przekazano w dniu 23.10.2012 r. na konto ZFŚS kwotę 3.264,37 zł tytułem pożyczek mieszkaniowych potrąconych za okres od maja do września 2012 r.,

- potrącone składki i pożyczki PKZP, m.in.:

Wb 112 – 600,00 zł spłata pożyczki za okres od sierpnia do października 2012 r.

Wb 113 – 190,00 zł przekazano w dniu 19.10.2012 tytułem składek za 3 miesiące.

W toku kontroli sporządzonych przez jednostkę sprawozdań, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. W sprawozdaniu Rb-34S sporządzonym na dzień 31.12.2012 r. wykazane zostały należności netto (pomniejszone o odpis aktualizujący należności oraz o odsetki od należności niezapłaconych w terminie) w kwocie 20.494,16 zł, a według zestawienia obrotów i sald na dzień 31.12.2012 r. należności te wyniosły 21.085,56 zł (różnica 591,40 zł). Powyższe miało miejsce w wyniku podwójnego odliczenia przez Głównego księgowego faktur korygujących (FVK 6/12/2012 na -98,90 zł, FVK 7/12/2012 - 312,50 zł, FVK 8/12/2012 -180,00 zł).
2. Według sprawozdania Rb-N sporządzonego na koniec IV kwartału 2012 r.:
   • należności wymagalne wyniosły 12.930,36 zł, a według zestawienia tych należności sporządzonego przez Głównego księgowego wyniosły 12.936,56 zł (różnica 6,20 zł),
   • należności pozostałe wyniosły 4.654,26 zł, a według zestawienia tych należności sporządzonego przez Głównego księgowego wyniosły 4.655,22 zł (różnica 0,96 zł).

Wykazane różnice, będące wynikiem błędu rachunkowego popełnionego przez Głównego księgowego, świadczą o niespełnieniu wymogów stawianych sprawozdawczości, zawartych w §9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz. 103), według którego kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym,
a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Kontrola rozliczeń jednostki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wykazała, że:

1. Podatek za styczeń 2012 r. w kwocie 12.130,00 zł przekazany został przez Głównego księgowego w dniu 29.02.2012 r., a według art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. Nr 361 ze zm.), płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.
2. Wyżej wymieniony podatek zapłacony został bez doliczenia odsetek za zwłokę w kwocie 42,00 zł, tj. za 9 dni odsetkowych. Według art. 55 ust. 1 ustawy z dnia
   29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją podatkową, odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego, a wg zapisów § 55 ust. 2 Ordynacji podatkowej, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz
   z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
3. Podatek za lipiec 2012 r. na kwotę 1.156,00 zł, którego termin płatności upłynął 20.08.2012 r. uregulowany został w dniu 22.01.2013 r. (Wb nr 02/2013). Podatek zapłacony został bez doliczenia odsetek za zwłokę w kwocie 69,00 zł, tj. za 155 dni odsetkowych.
4. Po ustawowym terminie zapłaty uregulowany został także podatek: za wrzesień 2012 r. w kwocie 545,00 zł (zapłata 23.10.2012 r., tj. 3 dni opóźnienia)
   i za grudzień 2012 r. w kwocie 9.590,00 zł (zapłata 22.01.2013 r., tj. 1 dzień opóźnienia). 
5. Na podstawie upomnienia nr UP 5176/12 z dnia 26.04.2012 r. wystawionego przez Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego w Szczecinie na kwotę ogółem 1.811,80 zł tytułem podatku od umów zleceń za listopad 2011 r. w dniu 09.05.2012 r. Główny księgowy zapłacił kwotę 1.911,80 zł (Wb nr 96/2012 wrd), na którą składały się: 1.806,00 zł - należność główna, 8,80 zł – koszty upomnienia i 97,00 zł – odsetki. Ustalono, że:

- uregulowana kwota zaksięgowana została dowodem nr 95/02/12 bez rozksięgowania na kwotę główną, koszty upomnienia i koszty naliczonych odsetek,

- według upomnienia odsetki należało naliczyć od dnia 21.12.2011 r. do dnia 09.05.2012 r., w wysokości 98,00 zł, tj. za 141 dni odsetkowych, a naliczone zostały w kwocie 97,00 zł, tj. za 140 dni odsetkowych.

6. Według deklaracji PIT 4R za 2012 r. podatek do zapłaty (po uwzględnieniu wynagrodzenia płatnika) wynosił 105.026,00 zł. Za 2012 r. zapłacono podatek na kwotę ogółem 107.040,80 zł (różnica 2.014,80 zł). Na różnicę pomiędzy podatkiem naliczonym i zapłaconym składała się kwota 1.911,80 zł, o której mowa w pkt 5 oraz niżej wymienione kwoty: nadpłata na 112,00 zł w lutym, nadpłata na 6,00 zł w czerwcu, niedopłata na 95,00 zł w lipcu, nadpłata na 93,00 zł w sierpniu, nadpłata na 1,00 zł we wrześniu, niedopłata na 429,00 zł w listopadzie, nadpłata na 415,00 zł w grudniu.

7. W każdym z miesięcy 2012 r. Główny księgowy pomniejszał kwotę podatku do zapłaty o wynagrodzenie płatnika, a według art. 28 § 1 Ordynacji podatkowej, płatnikom
i inkasentom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa. W przypadku niedopłat warunek terminowości nie został przez Głównego księgowego spełniony.

Kontrola rozliczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych w 2012 r. wykazała, że:

1. Deklaracje ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2012 r. nie zawierały podpisu Głównego księgowego i akceptacji ówczesnego Dyrektora.
2. Według deklaracji ZUS P DRA za 2012 r. należało opłacić składki w kwocie ogółem  500.980,00 zł (do zapłaty, po uwzględnieniu wynagrodzenia płatnika),
   a zapłacono 500.852,37 zł (różnica 127,63 zł). Na różnicę pomiędzy składkami naliczonymi i zapłaconymi składały niżej wymienione kwoty: niedopłata na 0,12 zł za kwiecień, niedopłata na 0,01 zł za czerwiec, nadpłata na 9,95 zł za lipiec, nadpłata na 0,01 zł za sierpień, nadpłata na 205,25 zł za październik, niedopłata na 59,99 zł za listopad, niedopłata na 282,72 zł za grudzień. W toku kontroli Główny księgowy nie potrafił udzielić wyjaśnień do wymienionych wyżej różnic.

W toku kontroli wykonanych czynności oraz dokumentacji sporządzonej w procesie inwentaryzacji stwierdzono, że „Protokół Komisji inwentaryzacyjnej” sporządzony został na zakończenie inwentaryzacji w dniu 28.12.2012 r., a „Zbiorcze zestawienie weryfikacji sald przeprowadzonej wg stanu na dzień 31.12.2012 r.” nosiło datę 31.12.2012 r.

Kontrola wykazała, że ponumerowane arkusze spisu z natury nie były ewidencjonowane w prowadzonej w jednostce ewidencji druków ścisłego zarachowania.

Ustalono, że w Ośrodku nie była prowadzona żadna ewidencja ilościowa książek zakupywanych na potrzeby Ośrodka, a z książek przekazanych pracownikom do użytkowania nie byli oni rozliczani, np. w momencie rozwiązania stosunku pracy (np. faktura nr 0346/2012/V z dnia 22.05.2012 r. na kwotę 1.883,40 zł za zakup 30 egz. książki + CD „Żeglarz i sternik jachtowy”).

Główny księgowy nie przeprowadził w 2012 r. żadnej kontroli kasy, czym nie wypełnił zapisów § 6 pkt 1 obowiązującej w Ośrodku „Instrukcji kasowej” wprowadzonej Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 2/KS/2009 z dnia 02.01.2009 r. ówczesnego Dyrektora, według którego kontrolę kasy jednostki należy przeprowadzić raz w miesiącu. GłównyKsięgowyzobowiązany był do przeprowadzenia kontroli (osobiście lub przez upoważnionych pracowników)i sporządzeniaprotokołu z kontroliw dwóch egzemplarzach.

Obowiązująca w Ośrodku w 2012 r. dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości wprowadzona Zarządzeniem Nr 4/KS/2011ówczesnego Dyrektora z dnia 03.01.2011 r., zwana dalej zasadami rachunkowości, zawierała zapis dotyczący okresów sprawozdawczych wskazujący, że będą nimi poszczególne miesiące roku obrotowego.
W zasadach nie podano innych okresów sprawozdawczych (np. kwartalnych, rocznych), w podziale na sprawozdawczość budżetową i finansową, dla których obowiązują różne sprawozdania i różne terminy ich sporządzania. Z kolei wczęści zasad rachunkowości dotyczącej zakładowego planu kont  występowały niespójności pomiędzy wykazem kont, ich opisem i zasadami prowadzenia ksiąg pomocniczych, w zakresie kont: 101, 242 i 243.

Według art. 10 ust. 1 pkt 1 i 3 lit. a uor, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości,
a w szczególności dotyczące m.in: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Należności z tytułu dochodów budżetowych ewidencjonowane byływ 2012 r. jedynie na koncie 222 – Rozliczenie dochodów budżetowych, z pominięciem konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych. Konta 221 nie zawierał także obowiązującyw jednostce plan kont,co było sprzeczne z opisem do wymienionego konta, zawartym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), według którego konto 221służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych.

„Instrukcja kasowa” wprowadzona Zarządzeniem Nr 2/KS/2009 z dnia 02.01.2009 r. ówczesnego Dyrektora zawierała następujące zapisy:

1. niespójne:

- zastępcze dowody wypłat (KW) nie mogą być wystawiane przez kasjera, wystawia je osoba wyznaczona przez Głównego księgowego (§2 ust. 6.3),  dokument KW wystawia kasjer (§3 ust 3),

- Raporty kasowe sporządza się tygodniowo (§2 ust. 6.10), Raport kasowy sporządza się codziennie (§4 ust 1),

2. nieprawidłowe:

- druki ścisłego zarachowania przechowywane są w kasie Pałacu Młodzieży (§5 ust. 2).

3. niezgodne ze stanem faktycznym:

- kasa jednostki winna znajdować się w tym samym budynku, co siedziba kierownictwa jednostki, w czasie dokonywania operacji kasowych przez kasjera drzwi pomieszczenia muszą być zamknięte, a w pomieszczeniu kasowym nie mogą przebywać inne osoby (§2 pkt 2 i 4); kasjer nie dysponujeodrębnym pomieszczeniem, a kasa nie jest prowadzona w budynku kierownictwa jednostki,

Obowiązująca w jednostce „Instrukcja kasowa” ani żadna inna procedura nie zawierała zapisów dotyczących kwoty ustalonego zapasu gotówki w kasie (pogotowie kasowe).

Według zapisów art. 10 ust. 2 uor na ówczesnym Dyrektorze, jako kierowniku jednostki spoczywałobowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

Dowody Pk nie zawierały akceptacji ówczesnego Dyrektora, czym nie wypełniały zapisów obowiązującego w Ośrodku „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z Instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”, według którego zasada trójstopniowości kontroli, w tym akceptacja, dotyczy każdego dokumentu.

Wyciągi bankowe nie zawierały podpisu potwierdzającego ich kontrolę oraz w wielu przypadkach także wskazań dekretacyjnych. Powyższe nie wypełniało zapisów obowiązującego w Ośrodku „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z Instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych”oraz zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według których dowód księgowy winien zawierać m.in. podpis osoby odpowiedzialnej za wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

Dowody księgowe zawierały podpisy osób odpowiedzialnych za poszczególne rodzaje kontroli i akceptację w postaci parafek, bez pieczątek imiennych, a jednostka nie posiadała listy z wzorami podpisów osób odpowiedzialnych za podpisywanie dokumentów finansowo – księgowych.

W jednostce nie było prowadzonego rejestru umów i porozumień, w którym ewidencjonowane byłyby wszystkie umowy, których stroną był Ośrodek (z wyłączeniem umów o pracę). Jeden, wspólny rejestr umów i porozumień, pozwoliłby według kontrolującego na uporządkowanie dokumentacji przechowywanej w różnych miejscach.

W dokumentacji jednostki nie było potwierdzenia przyjęcia do wiadomości przez pracowników zapisów następujących procedur obowiązujących w jednostce:

Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, Instrukcja kasowa, Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z Instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, Regulamin zamówień publicznych, Instrukcja kancelaryjna, Procedury pobierania opłat windykacyjnych oraz kosztów obsługi i wysyłki, Ogólne warunki czarterowania jachtów należących do Ośrodka, Wzór umowy na najem miejsca postojowego, Zniżki w opłatach, Cennik opłat na 2012 r.

W toku kontroli ustalono ponadto, że:

1. terminowo regulowane były płatności z tytułu faktur zakupu,
2. wszystkie faktury poddane kontroli były sprawdzone i zatwierdzone przez Głównego księgowego,
3. sprawozdania roczne: Rb-28S, Rb-27S, były zgodne z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym, a wszystkie zmiany w trakcie roku zatwierdzone były przez wydział nadzorujący,
4. sprawozdania przekazywane były w obowiązujących terminach oraz zawierały podpis Głównego księgowego i kierownika jednostki,
5. stany ksiąg inwentarzowych były zgodne z księgami rachunkowymi,
6. zrealizowane zostałyzadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
7. wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją kadrową, a dokonane wypłaty z tytułu wynagrodzeń – z listami płac.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Ośrodka:

1. naliczenie kar umownych w kwocie 1.532,34 zł i obciążenie nimi zleceniobiorcę,
2. zapłatę kwoty 85,60 zł tytułem niedopłaty odsetek na podstawie pisma Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin (pismo znak: WOś-III.2510.114.2012.ES z dnia 16.03.2012 r.),
3. uzgodnienie rozliczeń z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za 2012 r. i zapłatę odsetek w kwocie 42,00 zł, 69,00 zł  i 1,00 zł (dopłata do 97,00 zł),
4. w przypadku opóźnionych wpłat z tytułu należności budżetowych, regulowanie zobowiązań wraz z kwotą odsetek,
5. uzgodnienie rozliczeń z tytułu składek ZUS za 2012 r.,
6. regulowanie płatności z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i składek ZUS w terminach i wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
7. ujmowanie faktur zakupu i faktur sprzedaży w okresach sprawozdawczych, których dotyczą oraz wystawianie faktur do wszystkich należności za dany rok obrotowy,
8. każdorazowe potwierdzanie przez radcę prawnego opiniowania umów pod względem formalno – prawnym,
9. objęcie rejestracją wszystkich umów, których stroną jest Ośrodek oraz gromadzenie tych umów i porozumień w sposób pozwalający na uzyskanie kompletnej informacji o ich realizacji,
10. wprowadzanie do zawieranych umów zapisów zabezpieczających interes Gminy Miasto Szczecin w postaci kar umownych za niedotrzymanie warunków umowy,
11. zamieszczanie na Protokołach odbioru daty ich podpisania,
12. sporządzanie notatek służbowych potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku lub uzasadniającychniezastosowanie uregulowań zawartych
    w obowiązujących procedurach,
13. prowadzenie dokumentacji dotyczącej zakupów w sposób pozwalający na ustalenie jej kompletności,
14. zamieszczanie kontrasygnaty Głównego księgowego na umowach generujących koszty,
15. bieżące i terminowe rozliczanie zaliczek udzielanych pracownikom, nieudzielanie zaliczek w przypadku nierozliczenia zaliczek wcześniejszych oraz rozliczenie wszystkich zaległych sald,
16. zmianę zapisu umów najmu miejsc postojowych w zakresie terminu zapłaty, poprzez jego jednoznaczne sprecyzowanie,
17. opracowanie szczegółowej procedury dotyczącej naliczania opłat za udostępnianie miejsc postojowych na przystani, lądzie i w hangarze, w której rozwiązane byłyby kwestie dotyczące sposobu naliczania, w tym: zaokrąglania kwot składowych i końcowej, naliczania należności za niepełne okresy roczne i miesięczne oraz naliczania rabatów,
18. naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie płatności, zgodnie z zasadami obowiązującymi w tym zakresie,
19. podpisywanie umów przez osoby upoważnione do tego i rozkładanie na raty należności jedynie na podstawie upoważnienia wydanego przez Prezydenta Miasta,
20. zwrot najemcy kwoty 1.480,50 zł tytułem obciążenia za udostępnienie miejsca postojowego dla jednostki typu katamaran w podwójnej wysokości lub zawarcie porozumienia na kompensatę z bieżącymi należnościami,
21. wprowadzenie do cennika pozycji dotyczącej opłat za korzystaniez miejsca przez jednostki wielokadłuboweoraz przeanalizowanie kwestii przechowywania masztów obok jednostki (odpłatność lub uregulowanie w procedurach),
22. potwierdzanie przeprowadzanych kontroli i akceptowania dokumentów w sposób przewidziany w procedurach,
23. wypłatę pomniejszonego dodatku funkcyjnego w kwocie 33,35 zł,
24. przekazywanie na bieżąco potrąceń z wynagrodzeń,
25. dane wykazywane w sprawozdawczości każdorazowo uzgadniać z ewidencją księgową,
26. ewidencjonowanie ponumerowanych arkuszy spisu z natury jako druki ścisłego zarachowania,
27. przeprowadzanie i dokumentowanie kontroli kasy z częstotliwością i w zakresie przewidzianym w procedurach,
28. ustalenie i wprowadzenie do stosowania kwoty niezbędnego zapasu gotówki w kasie (pogotowie kasowe),
29. dokonanie korekty i uzupełnienia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, oraz procedur kasowych.