Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 09 – 11.2013 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego, ul. Klonowica 5, 71-241 Szczecin, zwanym dalej ZDiTM, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2012 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13.03.2014 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, ocenia pozytywnie prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2012 r. (ocena pozytywna z uchybieniami).

Pozytywna ocena dotyczyła przede wszystkim:

• wydatków publicznych, które dokonywane były w oparciu o skuteczne mechanizmy kontroli zarządczej dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,
  w wyniku czego wszystkie faktury poddane kontroli były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym i były zatwierdzone do zapłaty,
• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zobowiązań niewymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2012 r.,
• sprawozdań budżetowych sporządzanych zgodnie z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym,
• ksiąg rachunkowych prowadzonych w sposób rzetelny i zgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, zwaną dalej uor,
• czynności związanych z procesem inwentaryzacji,
• bieżącego monitoringu należności niewymagalnych i wymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2012 r., w celu ich wyegzekwowania,
• prawidłowości i terminowości rozliczania zaliczek gotówkowych pobranych na zakupy,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku
  z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin.

Stwierdzone uchybienia dotyczyły jedynie:

• zrealizowania płatności wcześniej niż wskazywały na to terminy wymagalności na kwotę ogółem 811.009,60 zł,
• ewidencjonowania dowodów księgowych dot. wydatków w niewłaściwych okresach sprawozdawczych,
• błędów formalnych związanych z realizacją zapisów umownych,
• zwrotu gwarancji zabezpieczających należyte wykonanie umowy przed terminem wskazanym w umowach,
• braku bieżącej aktualizacji dokumentacji finansowo – księgowej pod kątem zgodności z przepisami prawa i szczególnymi rozwiązaniami funkcjonującymi
  w jednostce,
• stosowania w umowach dot. dochodów, zapisu o terminie zapłaty liczonym od daty otrzymania faktury przez kontrahenta.

Stan gospodarki finansowo – księgowej ZDiTM należy ocenić pozytywnie mimo uchybień, jakie stwierdzono w toku czynności kontrolnych. Wiele z wyżej wymienionych uchybień wynika pośrednio z faktu, że rok 2012 był pierwszym rokiem działania jednostki po zmianie formy organizacyjnej z samorządowego zakładu budżetowego na jednostkę budżetową.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych

Kontroli poddano 7 umów generujących dla ZDiTM dochody zakwalifikowane do §§: 0750, 0830, 0970 i 0490 oraz całkowite dochody za wrzesień 2012 r. (dochody września na kwotę 11.662.588,03 zł) zaewidencjonowane na §§: 0830, 0920, 0970 i 0490 na kwotę ogółem 11.815.733,52 zł, tj. 9,1 % dochodów ogółem jednostki za
2012 r. Przebadano 6 faktur na kwotę ogółem 184.687,40 zł i 99 wpłat na rachunek bankowy ZDiTM dokonanych we wrześniu 2012 r. na kwotę ogółem 11.631.046,12 zł.

Faktura nr FAS/TO/2/11/2012 wystawiona w dniu 06.11.2012 r. na kwotę 4.000,00 zł tytułem dzierżawy statków – pontonów (umowa dzierżawy nr 94/TO/2009) zawierała nieprawidłowe wskazanie w zakresie miesiąca usługi (październik zamiast listopad 2012 r.) oraz termin zapłaty niezgodny z zapisami umownymi (przelew 10 dni zamiast 14 dni od daty otrzymania faktury).

Faktura nr FAS/4/11/2012 wystawiona w dniu 04.12.2012 r. na kwotę 47.993,20 zł tytułem rozliczenia za usługi przewozowe wykonane w listopadzie 2012 r. zawierała termin zapłaty niezgodny z zapisami umownymi (27.12.2012 r. zamiast 14 dni od daty otrzymania faktury, tj. 24.12.2012 r.).

Faktura nr FAS/11/07/2012 wystawiona w dniu 06.08.2012 r. na kwotę 30.453,54 zł tytułem rozliczenia za usługi przewozowe wykonane w lipcu 2012 r. zawierała termin zapłaty niezgodny z zapisami umownymi (24.08.2012 r. zamiast 14 dni od daty otrzymania faktury, tj. 23.12.2012 r.). Tym samym na wystawionej kontrahentowi nocie odsetkowej nr NOT/000040/2012 z dnia 30.09.2012 r. wykazano zwłokę w ilości 11 dni zamiast 12 dni w wyniku czego, naliczone odsetki zostały zaniżone o kwotę 10,85 zł.

Wyżej wymienione uchybienia są wynikiem stosowania w umowach zapisu o terminie zapłaty liczonym od daty otrzymania przez kontrahenta faktury. W wyniku takiego zapisu jednostka wprowadzała do faktur terminy płatności niezgodne ze stanem faktycznym oraz ponosiła koszty wysyłki faktur za potwierdzeniem odbioru. Według kontrolujących, wyeliminowanie z faktur nieprawidłowych zapisów w zakresie terminów płatności byłoby możliwe – po wcześniejszym uzyskaniu opinii prawnej - przy zastosowaniu w umowach zapisu o terminie zapłaty liczonym od daty wystawienia faktury.

Umowa barterowa (bez nr) z dnia 08.11.2012 r. zawarta na wynajęcie lokalu użytkowego przy Pl. Żołnierza Polskiego oraz umowa sprzedaży (bez nr) z dnia 28.09.2012 r. dotycząca sprzedaży kostki kamiennej nie zostały zaewidencjonowane w rejestrze umów prowadzonym przez Dział Kadr i Organizacji, mimo że obowiązująca w ZDiTM „Instrukcja kancelaryjna” stanowiąca Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 39/07 Dyrektora ZDiTM z dnia 29.10.2007 r. nie przewidywała w tym zakresie żadnych wyjątków.

W przypadku pozostałych 3 faktur zostały one poprawnie wystawione, zaewidencjonowane i uregulowane w umownych terminach.

W przypadku 99 wpłat, zostały one poprawnie zakwalifikowane i zaewidencjonowane.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, ocenia pozytywnie realizację dochodów budżetowych w 2012 r., w zakresie poprawności i kompletności dokumentacji, ewidencjonowania, terminowości dokonywanych wpłat, windykacji należności.

1.2. Należności

Według sprawozdania z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2012 r. wykazane zostały należności ogółem w kwocie 3.356.036,03 zł, w tym wymagalne w kwocie 780.168,63 zł.

Odzyskano kwotę 2.489.970,83 zł tytułem należności niewymagalnych i 261.116,69 zł tytułem należności zaległych. Pozostałą wielkość należności niewymagalnych,
tj. 85.896,57 zł stanowiły przede wszystkim: 14.000 – kredyty dla dystrybutorów biletów, 23.301,20 zł – doładowanie automatów mobilnych, 14.600 zł – sprawy sporne, 2.877,39 zł – wystawione noty odsetkowe, 30.778,08 zł – wpłacone przez ZDiTM kaucje i zabezpieczenia. Zaległości w kwocie 519.051,94 zł dotyczyły spraw w sądzie lub po wyrokach sądowych i były sumą pretensji głównych, odsetek i kosztów sądowych. Wszystkie należności wymagalne i niewymagalne zostały przez jednostkę zidentyfikowane, a w stosunku do należności spornych podejmowane były czynności windykacyjne.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w sposobie windykowania należności w ZDiTM.

WKiAW pozytywnie ocenia bieżący monitoring należności w jednostce.

2. Wydatki budżetowe

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych

W toku kontroli wydatków budżetowych kontroli poddano 76 dowodów księgowych na kwotę 54.351.120,84 zł, co stanowiło 17,31% wydatków budżetowych ogółem,
39 umów stanowiących podstawę do wystawienia wymienionych 76 dowodów oraz 15 postępowań w zakresie wnoszenia i zwrotu zabezpieczeń należytego wykonania umów.

W 2012 r. w ZDiTM zawarte były 4 umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, z tytułu których wydatkowano środki na kwotę ogółem 12.954,86 zł brutto. Kontrolą objęto dokumentowanie i naliczanie ryczałtów.

Prawidłowość i terminowość rozliczania zaliczek gotówkowych pobranych na zakupy przeanalizowano na przykładzie 4. z 19. upoważnionych pracowników, którzy pobrali i rozliczyli w 2012 r. zaliczki na kwotę ogółem 88.140,00 zł, tj. 48,5 % ogólnej kwoty zaliczek pobranych w 2012 r. w wysokości 181.630,42 zł.

W 7. przypadkach na łączną kwotę 5.088.215,05 zł dowody księgowe (nr: 26/kwi/2012, FA/000782/01/2012, 127/2012, 114/12, FS-215/12/S, S/F12648/2012
i S/F11833/2012) zostały zaewidencjonowane w koszty miesiąca następującego po miesiącu ich wystawienia.

Faktura nr F/1/12/000022 na kwotę 11.999,91 zł z dnia 1.03.2012 r., została zakwalifikowana w koszty miesiąca poprzedzającego datę wystawienia dowodu (koszt lutego).

Faktura nr 49/1/2012 na kwotę 556.022,17 zł, została ujęta w koszty w miesiącu właściwym dacie jej wystawienia mimo, że wpłynęła do ZDiTM dopiero 7-go dnia miesiąca następnego.

Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.

Wymienione wyżej przypadki były niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

W przypadku pozostałych 67. faktur zostały one poprawnie wystawione, zakwalifikowane, zaewidencjonowane i uregulowane w umownych terminach.

W przypadku umowy z dnia 12.06.1992 r. na wykonanie i dostawę biletów jednorazowych na papierze ze znakiem wodnym, nie było harmonogramu dostaw, co było niezgodne z § 1 ust. 2 umowy. ZDiTM dokonuje zamówień na druk biletów jednorazowych w dowolnym terminie według potrzeb nie stosując się do żadnego, wcześniej ustalonego, harmonogramu. Do umowy zawarte zostało 12 aneksów, z których w żadnym nie została dokonana zmiana zapisu § 1 ust. 2 umowy, według którego MZK zamawia 44.500.000 sztuk biletów, których dostawy będą realizowane wg harmonogramu.

W przypadku umowy nr 40/TO/2012 z dnia 23.07.2012 r. na wykonanie remontu kanalizacji na pętli Potulicka do kwoty 45.513,73 zł, protokół z przekazania placu budowy został spisany w dniu 30.07.2012 r. z terminem rozpoczęcia prac również w dniu 30.07.2012 r., co było niezgodne z zapisami § 2 ust. 1 umowy, wg którego Zamawiający zobowiązał się przekazać plac budowy do dnia 23.07.2012 r. Błędnie ponadto określony został czas wykonania robót w protokole odbioru z dnia 6.08.2012 r., wg którego roboty wykonywane były w okresie 23.07.-6.08.2012 r.

W przypadku umowy nr ZDiTM 90/2012 z dnia 30.11.2012 r. na wykonanie zamówienia uzupełniającego do budowy kładki nad torami PKP przy ul. 9 Maja w Szczecinie wraz ze ścieżką pieszo – rowerową łączącą kładkę z ul. 9 Maja i ul. Budziszyńską na kwotę 212.000 zł, odbiór prac i przekazanie ich do eksploatacji nastąpił w dniu podpisania umowy, tj. 30.11.2012 r. Mając na uwadze zakres robót objętych umową, czyli wykonanie odprowadzenia wód deszczowych ze skrzynek rozsączających wraz
z wymianą gruntu, dostosowanie kolorystyki kładki do kolorów Floating Garden, zwiększone zużycie betonów konstrukcyjnych w trakcie wykonywania przyczółków kładki, z terminem ich wykonania do 7. dni - wg § 4 ust. 1 umowy, w ocenie kontrolującego nie było możliwości realizacji przedmiotu umowy w dniu jej podpisania.

W przypadku umowy nr ZDiTM 128/2011 z dnia 29.12.2011 r. na usługę konserwacji i bieżącego utrzymania oświetlenia ulicznego na terenie Gminy Miasto Szczecin do kwoty 10.130.000 zł, faktury były wystawiane przez wykonawcę na podstawie stawek za punkt świetlny, ilość punktów – zawarte w umowie oraz wykazu podłączonych nośników reklamowych na koniec kwartału. Do faktur nie były załączane dokumenty rozliczeniowe, czego obowiązek wynikał z § 8 ww. umowy.

W przypadku umowy nr ZDiTM 73/2012 z dnia 15.10.2012 r. na wykonania remontu chodnika w ciągu ul. Budziszyńskiej od ul. Boryny do ul. Włościańskiej, od ul. Dobrzyńskiej do posesji nr 41, chodnika w ciągu ul. Włościańskiej przy nieparzystych numerach posesji od nr 7 do nr 65 do kwoty 203.470,29 zł, faktura za wykonane prace została zapłacona mimo protokołu odbioru z dnia 19.12.2012 r. z uwagami (z terminem ich usunięcia do 31.03.2013 r.) Wg § 9 ust. 6 umowy kopia bezusterkowego protokołu odbioru końcowego jest integralnym załącznikiem do faktury. Przyjmując wyjaśnienia dyrektora ZDiTM z dnia 6.11.2013 r., że protokół odbioru z dnia 19.12.2012 r.
z uwagami, ale zgodny z warunkami umowy, należy traktować jako bezusterkowy, w ocenie kontrolującego wciąż nie zmienia to faktu, że ZDiTM nie posiada dokumentu potwierdzającego wykonanie prac wskazanych w protokole odbioru końcowego z dnia 19.12.2012 r.

W przypadku umowy nr ZDiTM 104/2011 z dnia 15.11.2011 r. na budowę kładki nad torami PKP przy ul. 9 Maja w Szczecinie wraz ze ścieżką pieszo – rowerową łączącą kładkę z ul. 9 Maja i ul. Budziszyńską z terminem wykonania do dnia 29.09.2012 r., w celu należytego wykonania umowy Wykonawca wniósł zabezpieczenie w wysokości
297.925,48 zł w formie gwarancji ubezpieczeniowej. Mimo, że aneksem nr 2 z dnia 27.09.2012 r. termin wykonania przedmiotu umowy został przesunięty na dzień
30.11.2012 r., ZDiTM nie wyegzekwował od Wykonawcy aneksu gwarancji uwzględniającego nowy termin wykonania umowy. Ponadto zwrotu 70% zabezpieczenia
w formie gwarancji ubezpieczeniowej dokonano w dniu 1.11.2012 r. mimo, że odbiór końcowy robót nastąpił w dniu 30.11.2012 r. Było to niezgodne z § 12 ust. 5 umowy,
wg którego zwrot zabezpieczenia nastąpi w wysokości 70% wysokości zabezpieczenia w terminie 30 dni od daty bezusterkowego odbioru końcowego robót.

W przypadku umowy nr ZDiTM 69/2011 z dnia 21.09.2011 r. na przebudowę ul. Łukasińskiego w Szczecinie z terminem wykonania do dnia 21.09.2012 r., w celu należytego wykonania umowy Wykonawca wniósł zabezpieczenie w wysokości 654.147,38 zł w formie gwarancji bankowej. Zwrotu 70% zabezpieczenia w formie gwarancji bankowej dokonano w dniu 30.08.2012 r. mimo, że odbiór końcowy robót nastąpił w dniu 21.12.2012 r. Było to niezgodne z art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. prawo zamówień publicznych, wg którego Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.

W przypadku pozostałych 32. umów i 13. postępowań z zakresu wnoszenia i zwrotu zabezpieczeń należytego wykonania umów stwierdzono, że sporządzana dokumentacja i sposób realizacji były zgodne z zapisami umownymi.

Żadna z 4. umów zawartych z pracownikami na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych nie zawierała podpisu potwierdzającego kontrolę pod względem prawnym ani podpisu Głównego księgowego. O wymienionym obowiązku stanowił § 15 ust. 1 obowiązującego w ZDiTM „Regulaminu organizacyjnego”, według którego „Umowy oraz inne dokumenty, które mogą powodować powstanie zobowiązań finansowych wymagają kontrasygnaty Zastępcy Dyrektora ds. Ekonomiczno – Finansowych – Głównego Księgowego” oraz § 26 ust. 2 pkt 8, według którego do zadań Radców Prawnych należało m.in. „Opiniowanie pod względem formalno – prawnym decyzji administracyjnych i umów tworzonych przez pracowników ZDiTM”.

W styczniu i lutym 2012 r. wypłacono ponadto ówczesnemu Dyrektorowi ZDiTM ryczałt na podstawie oświadczenia zawierającego dane dotyczące używanego samochodu niezgodne z zawartą umową.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej,
w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych
i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, ocenia pozytywnie realizację wydatków budżetowych w 2012 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności
i gospodarności. Wydatki zrealizowane zostały z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w art. 44 ustawy z dnia 27.08.2009 r.
o finansach publicznych, zwanej dalej uofp.

WKiAW pozytywnie ocenia prawidłowość i terminowość rozliczania zaliczek gotówkowych pobranych na zakupy.

2.2 Płatności inne

W 2012 r. jednostka zrealizowała płatności wcześniej niż wskazywały na to terminy wymagalności na kwotę ogółem 811.009,60 zł, w tym:

1. W dniu 31.05.2012 r. uregulowane zostały zobowiązania, których termin płatności przypadał na czerwiec, na kwotę ogółem 780.296,27 zł. Z wnioskiem
   o przyspieszenie płatności wystąpił pracownik zastępujący Głównego księgowego, a zgodę wyraził ówczesny Dyrektor ZDiTM.
2. Składki na Fundusz Pracy należne za grudzień 2012 r. w kwocie 25.797,22 zł zostały zapłacone w pełnej kwocie oraz nadpłacone na poczet przyszłych zobowiązań z tytułu Funduszu Pracy w kwocie 30.713,33 zł. Łącznie w dniu 31.12.2012 r. z tytułu składek na Fundusz Pracy odprowadzona została kwota 56.510,55 zł.

Wcześniejsze uregulowanie płatności pozbawiło budżet Gminy Miasto Szczecin oprocentowania, jakie byłoby naliczone przez bank od posiadanych środków, tj. kwoty 1.055,36 zł i stało w sprzeczności z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane między innymi w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Według WKiAW, nie ma uzasadnienia, z punktu widzenia wykonywania budżetu Gminy dokonywanie zapłaty wcześniej, niż wynika to z zapisów umownych, a powyższe działania należy ocenić jako nieprawidłowe.

2.3. Zobowiązania

W sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2012 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 7.099.399,10 zł, uregulowane w 2013 r. w terminach ich wymagalności.

W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień31.12.2012 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania zobowiązań.

WKiAW pozytywnie ocenia bieżący monitoring zobowiązań w jednostce.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto 8. z 274. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy na kwotę 368.923,35 zł, tj. 2,8 % wynagrodzeń osobowych zaewidencjonowanych w 2012 r. na §§ 4010 i 4040, wynoszących 13.076.097,24 zł.

Kontroli poddano:

1. zgodność danych pracowniczych wykazanych przez komórkę kadr z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, kategoria zaszeregowania, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracowników),
2. prawidłowość naliczania wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
3. zgodność naliczonych wynagrodzeń z dokonanymi wypłatami.

Nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości w toku kontroli wynagrodzeń pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami i poprawności naliczania.

WKiAW pozytywnie ocenia prawidłowość naliczania wynagrodzeń – ich zgodności z aktami osobowymi, stanowiącymi podstawę naliczeń i ewidencji na listach płac.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2012 r. naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 1.274.286 zł, z czego kwotę 1.175.360 zł uregulowano
w 2012 r., a 98.926 zł w styczniu roku 2013, zgodnie z terminem wymagalności.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2012 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2012 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 5.911.155,24 zł, z czego kwotę 5.524.629,18 zł uregulowano w 2012 r. a 382.594,76 zł w styczniu roku 2013, zgodnie z terminem wymagalności. Różnica w wysokości 3.931,30 zł wynikała z korekt składek w miesiącach: III, VI i XII 2012 r.

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2012 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

W toku kontroli zgodności dokonanych wpłat z deklaracjami i ich terminowości nie stwierdzono nieprawidłowości.

WKiAW pozytywnie ocenia rozliczenia publiczno – prawne w powyższym zakresie.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania roczne:

• z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2012 r. na kwotę 129.507.309,52 zł,
• z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2012 r. na kwotę 314.049.042,35 zł,

oraz kwartalne:

• kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2012 r. na kwotę (brak zobowiązań na dzień 31.12.2012 r.),
• kwartalne sprawozdanie o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2012 r. na kwotę 3.926.471,06 zł

Sprawozdania zostały sporządzone terminowo, a wykazane kwoty były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2012 r. wyniósł 137.735.015 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2012 r. o 4.326.682 zł. (dokonano 6 zmian planu).

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2012 r. wyniósł 339.140.311 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2012 r. o 7.373.105 zł (dokonano 134. zmiany planu).

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tu: Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska.

W toku kontroli sprawozdań i procesu planowania nie stwierdzono nieprawidłowości.

WKiAW pozytywnie ocenia sporządzone przez ZDiTM sprawozdania budżetowe. Kontrola wykazała, że sprawozdawczość była zgodna z ewidencją księgową
i zatwierdzonym planem finansowym, a księgi rachunkowe prowadzone były w sposób rzetelny i zgodnie z uor.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli dokonano porównania wartości majątku wg ksiąg rachunkowych i ksiąg inwentarzowych. Wartość ksiąg w obu przypadkach była zgodna i wynosiła
782.457.423,63 zł.

Przeanalizowano dokumentację sporządzoną w toku wykonywanych czynności inwentaryzacyjnych, w tym 6 arkuszy spisu z natury i 18 protokołów z inwentaryzacji
i weryfikacji sald.

Wszystkie stany kont wykazane w poszczególnych protokołach z weryfikacji były zgodne z zestawieniem obrotów i sald kont analitycznych za okres od stycznia do grudnia 2012 r.

Stwierdzone w toku inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne w kasach biletowych (niedobory na kwotę 312,87 zł, nadwyżki na kwotę 217,10 zł) zostały rozliczone.

W toku kontroli czynności związanych z procesem inwentaryzacji nie stwierdzono nieprawidłowości.

WKiAW pozytywnie ocenia inwentaryzację wykonaną za 2012 r. pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości i procedurami obowiązującymi w jednostce.

7. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

1. „Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie” – Zarządzenie Nr 23/2012 z dnia 27.04.2012 r.
2. „Zasady obiegu, kontroli i zabezpieczenia dowodów księgowych oraz innych dokumentów stosowanych w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie” – Zarządzenie Nr 4/06 z dnia 25.01.2006 r.
3. „Instrukcja Gospodarki Kasowej w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie” - Zarządzenie Nr 10/2005 z dnia 10.03.2005 r.
4. „Instrukcja Gospodarki Kasowej (Kasa przy ul. Klonowica 5)” – Zarządzenie Nr 54/2012 z dnia 20.12.2012 r.
5. „Instrukcja windykacyjna” – Zarządzenie Nr 43/2011 z dnia 9.11.2011 r.
6. „Instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji” – Zarządzenie Nr 20/02 z dnia 18.10.2002 r.
7. Zasady wykonywania w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie ustawy prawo zamówień publicznych wraz z Regulaminem Pracy Komisji Przetargowej – Zarządzenie Nr 25/2008 z dnia 01.07.2008 r.

„Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości”, w rozumieniu art. 10 uor nie zawierała zapisu dotyczącego daty wprowadzenia oprogramowania do użytkowania. Nie można przyjąć, że zapis na planie kont o treści „Macrologic Finanse i księgowość 2011 +KIB v.ST” wyczerpuje zapis art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor.

W pkt 2.1 zasad rachunkowości - Zasady wyceny aktywów i pasywów obowiązujące w jednostce zamieszczony był zapis, według którego jeżeli za nieterminowe uregulowanie zobowiązania winę ponosi pracownik merytorycznie odpowiedzialny, to zobowiązany on jest do zapłaty odsetek za zwłokę z własnych środków finansowych, bezpośrednio na konto kontrahenta. Według Kierownika Działu Finansowo – Księgowego, powyższy zapis wprowadzony został w celu uniknięcia zarzutu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. W ocenie kontrolujących, „stroną” transakcji, w wyniku której powstaje zobowiązanie do zapłaty odsetek jest ZDiTM, a nie pracownik. W wymienionej sytuacji należałoby zastosować przepisy pracownicze i pociągnąć pracownika do określonej w nich odpowiedzialności.

W przypadku 33. z 76. kont syntetycznych wymienionych w części opisowej zasad rachunkowości wystąpiła niespójność pomiędzy opisem kont, a samym planem kont
m.in. w zakresie: nazw kont (3 z 33. przypadków), ich struktury (9 z 33. przypadków), braku opisu do kont znajdujących się w planie kont (11 z 33. przypadków) lub opis do kont, których nie ma w planie kont (3 z 33. przypadków).

Procedura „Zasady obiegu, kontroli i zabezpieczenia dowodów księgowych oraz innych dokumentów stosowanych w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego
w Szczecinie” zawierała zapisy nieaktualne, w tym nieaktualną kwotę udzielania zamówień publicznych, na okoliczność których sporządzana jest notatka (6000 euro) oraz nie zawierała niektórych rodzajów dokumentów funkcjonujących w jednostce, w tym wyciągów bankowych archiwizowanych jedynie na płytach CD oraz dokumentów związanych z procesem inwentaryzacji i rozliczaniem ryczałtu na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Procedura zawierała ponadto nieaktualną symbolikę komórek organizacyjnych (np. DP dla Działu Kadr i Organizacji przy liście obecności) oraz brak wskazań co do sposobu potwierdzania wykonanej kontroli (podpis na dokumencie), np. kontrola formalno – merytoryczna list obecności wykonywana przez kierownika DK.

Według zapisów art. 10 ust. 2 uor na kierowniku jednostki spoczywa obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W przypadku pozostałych procedur nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub praktyką stosowaną w jednostce.

Działania podejmowane w jednostce, w tym powołanie zespołu ds. aktualizacji obowiązujących w jednostce procedur oraz poprawki jakie mają zostać wprowadzane od 2013 r. m.in. do zasad (polityki) rachunkowości, świadczą o dążeniu kierownictwa jednostki do wdrożenia właściwych procedur i ich stosowania.

WKiAW, mimo wyżej stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenia dokumentację finansowo – księgową jednostki pod względem zawartości merytorycznej i aktualności.

8. Pozostałe ustalenia

W 2012 r. pracownicy ZDiTM podlegali Zakładowemu Układowi Zbiorowemu Pracy zawartemu w dniu 23.11.2004 r. (z mocą od 01.10.2005 r.), zwanemu dalej ZUZP. Na mocy § 9 ust 4 pkt 4.5 ZUZP, pracownicy zatrudnieni w wyznaczonym harmonogramie za pracę w niedziele i święta otrzymywali jednocześnie następujące rekompensaty:

1. wynagrodzenie naliczone w oparciu o czas nominalny miesiąca, w którym godziny wystąpiły i stawkę wynagrodzenia minimalnego, które według rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 września 2011 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2012 r. od 01.01.2012 r. wynosiło w badanym okresie 1.500,00 zł (Dz. U. Nr 192, poz. 1141),
2. dzień wolny,
3. dodatek 100 % za pracę w godzinach nadliczbowych – w sytuacji, gdy pracownikowi udzielono dnia wolnego (zgodnie z ewidencją czasu pracy), o którym mowa w pkt 2, a pracownik wykonywał pracę w tym samym dniu.

Pomimo, że powyższa praktyka wynikająca z ZUZP, jako korzystniejsza dla pracowników, nie stała w sprzeczności z zapisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy i była zgodna z interpretacjami jakie pojawiały się w tej kwestii w literaturze tematu w 2004 r., to nie uwzględniała późniejszych interpretacji zawartych m.in.
w Uchwale Nr II PZP 11/05 Sądu Najwyższego z dnia 15 lutego 2006 r., według której dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę lub święto, przysługuje pracownikowi jedynie w przypadku braku możliwości wykorzystania dni wolnych od pracy w zamian za pracę w niedzielę lub święto, w ustawowo określonych terminach. W razie udzielenia przez pracodawcę dnia wolnego, pracownikowi przysługuje tylko dodatek za godziny nadliczbowe przepracowane ponad obowiązujący go dobowy wymiar czasu pracy, które wpłynęły na przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym i są dodatkowo wynagradzane na podstawie art. 151¹ § 2 Kodeksu pracy z tytułu przekroczenia tygodniowej normy czasu pracy w obowiązującym okresie rozliczeniowym.

W 2012 r. za pracę w niedzielę i święta wypłacono pracownikom ZDiTM dodatek na kwotę ogółem 206.582,98 zł.

WKiAW nie ocenia wyżej wymienionego obszaru w związku z brakiem naruszenia przepisów prawa. Pozostawia jedynie Dyrektorowi ZDiTM do rozważenia kwestię wystąpienia z propozycją zmiany zapisów układu, mając na uwadze celowość i oszczędność wydatków publicznych, o czym stanowi art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZDiTM:

1. Ustalenie zasad ewidencjonowania dowodów księgowych w poszczególnych okresach sprawozdawczych.
2. Przestrzeganie zapisów zawartych umów w zakresie opisanym w wystąpieniu.
3. Każdorazowe dokumentowanie usunięcia wad wskazanych w protokole odbioru.
4. Terminowe zwracanie zabezpieczeń należytego wykonania umów.
5. Każdorazowe egzekwowanie aneksowania gwarancji w przypadku zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy.
6. Regulowanie płatności w terminach i wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, w tym również składek ZUS.
7. Wystawianie faktur sprzedaży zgodnie z zapisami umownymi.
8. Podjęcie działań w kierunku zmiany zapisów w ZUZP ws. wynagrodzenia za niedziele i święta.
9. Każdorazowe opiniowanie umów pod względem formalno – prawnym oraz kontrasygnowanie przez Głównego księgowego umów, które mogą powodować powstanie zobowiązań finansowych.
10. Aktualizację i uzupełnienie zasad (polityki) rachunkowości, w tym wprowadzenie korekt do zakładowego planu kont oraz procedury kontroli i obiegu dokumentów,
    i procedur dotyczących inwentaryzacji.
11. Objęcie rejestracją wszystkich umów, których stroną jest ZDiTM.