Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 12.2013 – 01.2014, przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 7 w Szczecinie przy
ul. Rymarskiej 22 A, zw. dalej ZS nr 7, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2012 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 23.01.2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały
w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25.02.2014 r.

Kontrola, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie oceniła prowadzoną w ZS nr 7 gospodarkę finansowo – księgową (ocena pozytywna z uchybieniami). Negatywnie natomiast ocenione zostało gospodarowanie mieniem w postaci dwóch lokali mieszkalnych z uwagi na brak nadzoru nad poprawnością zawartych umów
i niewaloryzowanie wysokości czynszu. Nieprawidłowości w sposobie gospodarowania lokalami mieszkalnymi powstały w głównej mierze wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa przez ówczesnego dyrektora ZS nr 7. Niżej wymienione uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi powstały w głównej mierze wskutek braku samokontroli głównego księgowego podczas procesu dekretowania dowodów księgowych.

Osobą odpowiedzialną w ZS nr 7 za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy, któremu  zostały powierzone obowiązki
i odpowiedzialność zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.). Główny księgowy spełniał ponadto wymogi wynikające z zapisów art. ust. 2 ww. ustawy.

ZS nr 7 uzyskał w 2012 r. dochody budżetowe w wysokości 440,29 zł, co stanowiło 88% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 2.319.612zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 ZS nr 7 w 2012 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD)
w wysokości 56.153,71  zł, co stanowiło 73% zaplanowanej kwoty.

Negatywną ocenę gospodarowania mieniem szkoły w postaci dwóch lokali mieszkalnych uzasadnia przede wszystkim:

1. Niejednoznaczne określenie powierzchni lokalu mieszkalnego nr 2. Wg umowy najmu z dnia 5.03.1970 r. najmowi podlegało mieszkanie służbowe o powierzchni 43,40 m², natomiast dokumenty zmieniające wysokość czynszu (począwszy od 20.09.1984 r.) odnosiły się do metrażu 46,19 m².

2. Niewłaściwe naliczenie wysokości czynszu na dzień 1.01.2007 r. oraz brak waloryzacji czynszu począwszy od stycznia 2007 r. do 31.12.2012 r. Czynsz został ustalony na dzień 1.01.2007 r. w kwocie 215,70 zł dla mieszkania nr 1 i 206 zł dla mieszkania nr 2, podczas gdy wysokości czynszu na dzień 1.01.2007 r. naliczona
wg Zarządzenia nr 424/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1.08.2006 r. w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin (przy założeniu, że poprzednie naliczenie czynszu zostałoby wypowiedziane w sierpniu 2006 r. a nowy czynsz naliczony z dniem 1.12.2006 r.), powinna wynieść 209,62 zł dla mieszkania nr 1 i 188,21 zł dla mieszkania nr 2. Biorąc pod uwagę, że z dniem 14.05.2007 r. weszło w życie Zarządzenia nr 247/07 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie stawek czynszu w mieszkaniowym zasobie Gminy Miasto Szczecin (przy założeniu, że poprzednie naliczenie czynszu zostałoby wypowiedziane w maju
2007 r.), czynsz od dnia 1.09.2007 r. powinien wynieść 242,84 zł dla mieszkania nr 1 i 218,03 zł dla mieszkania nr 2 i w tej wysokości pozostać niezmienny do dnia 31.08.2012 r. Z kolei w 2012 r. ówczesny dyrektor ZS nr 7 powinien był wypowiedzieć lokatorom wysokość czynszu w maju – ze skutkiem w postaci naliczenia czynszu od dnia 1.09.2012 r., uwzględniając zapisy uchwały nr XLVII/1187/10 Rady Miasta Szczecin z dnia 24.05.2010 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015. Wysokość czynszu na dzień 1.09.2012 r. powinna wynieść 324,96 zł dla mieszkania nr 1 i 291,76 zł dla mieszkania nr 2.

Alternatywnie pomimo zmian przepisów prawa miejscowego, które miały miejsce w 2012 r. ówczesny dyrektor ZS nr 7 nie dokonał w odpowiednim terminie aktualizacji czynszu najmu lokali mieszkalnych. Wejście w życie z dniem 1 lipca 2012 r. uchwały Rady Miasta Szczecin nr XVIII/509/2012 z dnia 23 kwietnia 2012 r. zmieniającej uchwałę w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015, spowodowało zmianę kryteriów oceny stanu technicznego budynku, oraz zmianę wzoru służącego do obliczenia wysokości czynszu poprzez wzrost wskaźnika procentowego wartości odtworzeniowej 1 m² lokalu z 2,6 % do 3 %. W związku z powyższym, ówczesny dyrektor ZS nr 7 powinien był wypowiedzieć lokatorom wysokość czynszu na mocy uchwały z dnia 23 kwietnia 2012 r. w lipcu 2012 r. – ze skutkiem w postaci naliczania opłat w wysokości wynikającej z ww. uchwały od dnia 1 listopada 2012 r. Wysokość czynszu na dzień 1.11.2012 r. powinna wynieść 383,29 zł dla mieszkania nr 1 i 344,48 zł dla mieszkania nr 2.

Błędne określenie wysokości czynszu w 2007 r. oraz brak jego waloryzacji wraz ze zmieniającymi się przepisami prawa miejscowego skutkowało zaniżeniem wpływów
z tytułu najmu lokali mieszkalnych w 2012 r. w wysokości 688,7 zł dla mieszkania nr 1 i 470,99 zł dla mieszkania nr 2.

3. Niewłaściwe określenie wysokości opłat za zimną wodę i wywóz śmieci począwszy od 1.01.2007 r. oraz brak waloryzacji tychże opłat w następnych latach. Opłaty zostały ustalone na dzień 1.01.2007 r. w kwocie 157,07 zł (135,80 zł za CO, 15,12 zł za zimną wodę i 6,15 zł za wywóz śmieci) dla mieszkania nr 1 i 178,34 zł (135,80 zł za CO, 30,24 zł za zimną wodę i 12,30 zł za wywóz śmieci) dla mieszkania nr 2. Obciążenie z tytułu zużycia wody i odprowadzania ścieków (brak podliczników
w mieszkaniach) następowało przy przyjęciu współczynnika 6 m³/osoba/miesięcznie podczas, gdy według Lp. nr 5 Tabeli nr 1 Załącznika do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14.01.2002 r. w sprawie określenia przeciętnych norm zużycia wody (DZ. U. Nr 8, poz. 70) – przeciętne normy zużycia wody na jednego mieszkańca w gospodarstwach domowych przy wyposażeniu mieszkania w instalacje, tj. wodociąg, ubikacja, łazienka, dostawa ciepłej wody do mieszkania
(z elektrociepłowni, kotłowni osiedlowej lub blokowej) wynosi 140-160 dm³/mieszkańca/dobę i 4,2-5,4 m³/mieszkańca/miesiąc, przy założeniu, że wartości wyższe do budynków podłączonych do sieci kanalizacyjnych. Spowodowało to zaniżenie wartości opłat  za wodę i ścieki w 2012 r. (według stawek ZWiK w 2012 r.) w wysokości 37,85 zł miesięcznie dla mieszkania nr 1 i 75,70 zł dla mieszkania nr 2.

Obciążenie z tytułu wywozu odpadów następowało przy przyjęciu współczynnika 6,15 (brak podanej jednostki miary)/osoba/miesięcznie podczas, gdy według wskazań tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009 – 2011 z perspektywą do roku 2015 - objętościowy wskaźnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł w latach 2008/2009 – 2,97 m³ na jednego mieszkańca na rok. Spowodowało to zaniżenie wysokości opłat za wywóz odpadów w 2012 r. (według stawek MPO w 2012 r.) w wysokości 8,39 zł miesięcznie dla mieszkania nr 1 i 16,78 zł dla mieszkania nr 2.

W związku z powyższym błędne określenie wysokości opłat za zimną wodę i wywóz śmieci w 2007 r. oraz brak ich waloryzacji w poszczególnych latach skutkowało zaniżeniem wpływów z tytułu najmu lokali mieszkalnych w 2012 r. w wysokości 336,72 zł dla mieszkania nr 1 i 806,40 zł dla mieszkania nr 2.

4. Brak dokumentów (aneksów do umów najmu, nowych umów najmu) zawartych po ustaniu stosunku pracy i przejściu Najemców na emeryturę. Obie umowy najmu zostały zawarte na czas trwania stosunku pracy.

Wyżej wymienione nieprawidłowości w sposobie gospodarowania mieniem szkoły powstały w głównej mierze wskutek nieznajomości obowiązujących przepisów prawa oraz niewystarczającego nadzoru nad tym obszarem ówczesnego dyrektora ZS nr 7. Pracownikiem odpowiedzialnym za administrowanie nieruchomościami na terenie ZS nr 7 był kierownik gospodarczy.

Zwracając uwagę na wyżej wymienione nieprawidłowości - według standardu kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -nadzór” zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej – ówczesny dyrektor ZS nr 7 nie zapewnił nadzoru nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej
i skutecznej realizacji.

W toku kontroli 25. dowodów księgowych z 2012 r., dotyczących wydatków budżetowych w wysokości 121.905,89 zł (5,3% ogółu) ustalono, że w 22. przypadkach na łączną kwotę 100.419,24 zł na dowodach księgowych nie było daty wskazującej miesiąc ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, a w jednym przypadku nie było zarówno daty, jak i podpisu osoby odpowiedzialnej za dekretację. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości
(j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia
i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W 5. przypadkach wydatki na łączną kwotę 43.838,02 zł (faktury nr: 109/06/2012 za 10 komputerów, 597/2012 za akcesoria komputerowe, 637/2012 za 2 zestawy komputerowe, 647/10/2012 za zakwaterowanie w hotelu w ramach szkolenia Rady Pedagogicznej i rachunki nr: 5/07/2012, 8/09/2012, 1/12/2012 za wykonanie dokumentacji projektowo – kosztorysowej Orlik 2012) dokonane zostały na podstawie analizy rynku. Każdorazowo sporządzone były stosowne notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku z szacunkową wartością zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro zgodnie z ówcześnie obowiązującym § 11 ust. 4 pkt 1 i 3 Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

W toku kontroli 5. dowodów księgowych z 2012 r. dotyczących wydatków z wydzielonego rachunku dochodów w wysokości 11.722,74 zł (21% wydatków WRD ogółem) ustalono, że we wszystkich przypadkach nie było daty wskazującej miesiąc ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – analogicznie do sytuacji, jaka miała miejsce w przypadku wydatków budżetowych.

W ewidencji księgowej,  w rubryce „opis” dla poszczególnych kwot stosowany był zbiorczy opis dotyczący wielu operacji gospodarczych. Jedyną formą identyfikacji zapisu księgowego był numer dokumentu. Było to niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju
i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.

Należy dodać, że wszystkie dowody zawierały przyporządkowanie wydatku pod względem klasyfikacji budżetowej w formie pieczęci. Dekretacja (wskazanie kont) dokonywana była ręcznie przez głównego księgowego. Wszystkie dowody księgowe były poddane kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej oraz zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora ZS nr 7 oraz prawidłowo zakwalifikowane i zaewidencjonowane przez głównego księgowego.

W udostępnionej dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji rocznej nie było oświadczenia sekretarza szkoły jako osoby materialnie odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania i gotówkę w kasie, co było niezgodne z § 7 pkt 3 lit. e obowiązującej w ZS 7 Instrukcji inwentaryzacyjnej, wg którego jedną z czynności poprzedzających przeprowadzenie inwentaryzacji jest pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych. W pozostałym zakresie dokumentacja inwentaryzacyjna była kompletna, zgodna z księgami rachunkowymi, księgami inwentarzowymi oraz przyjętymi procedurami wewnętrznymi.

Zwracając uwagę na wyżej wymienione uchybienia - według standardu kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” – ówczesny dyrektor ZS nr 7 powinien był zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Opracowana dokumentacjasystemu rachunkowości w ZS nr 7 spełniała wymogi uor, tj. określała rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze, opisywała metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (zakładowy plan kont, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, a także wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów).

W toku kontroli dochodów uzyskanych w 2012 r. (sklepik szkolny i gabinet profilaktyki zdrowotnej), przeprowadzonej na podstawie 17. dowodów księgowych w łącznej kwocie 4.987,66 zł (9% wszystkich dochodów WRD) nie stwierdzono uchybień w zakresie kompletności dowodów księgowych, ich ewidencjonowania oraz terminowości wpłat.

W toku kontroli poprawności naliczania wynagrodzeń przeprowadzonej na podstawie akt osobowych 6. pracowników ZS nr 7 (na 41. zatrudnionych) stwierdzono że: 

1. W przypadku jednego pracownika, dwa porozumienia z dnia 22.12.2011 r.  znajdujące się w aktach osobowych i określające warunki umowy o pracę obowiązujące od dnia 1.01.2012 r., nie zawierały informacji o wymiarze czasu pracy.
2. W przypadku jednego pracownika, w aktach osobowych  nie było dokumentu przyznającego dodatek za wychowawstwo w roku szkolnym 2011/2012
   w wysokości 135 zł.
3. W dokumentacji płacowej nie było, podpisanej przez dyrektora ZS nr 7, listy pracowników, którym przyznano nagrody w łącznej wysokości 14.100 zł. Była jedynie odręczna adnotacja z wykazem pracowników, przydzielonymi kwotami, bez daty i podpisu. Było to niezgodne z § 26 ust. 1 obowiązującego regulaminu pracy, według którego podstawą do udzielenia nagród i wyróżnień oraz awansów dla pracowników jest pisemny wniosek bezpośredniego przełożonego.

W zakresie prawidłowości naliczania wynagrodzeń – ich zgodności z aktami osobowymi, stanowiącymi podstawę naliczania i ewidencji na listach płac – nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości. Wynagrodzenia płacone były w kwotach wynikających z zatwierdzonych list płac.

Zatwierdzona przez ówczesnego Dyrektora ZS nr 7 dokumentacja systemu kontroli zarządczej była kompletna i przyjęta do stosowania przez pracowników merytorycznych, co zostało potwierdzone ich własnoręcznym podpisem.

Płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych dokonywane były terminowo i zgodnie z deklaracjami. Sprawozdania roczne, m.in.: Rb-28S, Rb-27S, Rb-34, Rb-N i Rb-Z, były zgodne z ewidencją księgową i zatwierdzonym planem finansowym.

Ówczesny dyrektor ZS nr 7 zrealizował także zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r.
w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. uregulowanie kwestii najmu mieszkań służbowych – ustalenie właściwego metrażu, prawidłowe naliczenie czynszów i opłat za media,
2. każdorazowe wskazywanie miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz umieszczanie podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie,
3. każdorazowe umieszczanie w zapisie księgowym rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu operacji (z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów),
4. każdorazowe pobieranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych w ramach czynności poprzedzających przeprowadzenie inwentaryzacji,
5. każdorazowe uzupełnianie akt osobowych pracowników o dokumenty regulujące wymiar czasu pracy i przyznane dodatki,
6. przestrzeganie zapisów regulaminu pracy w zakresie dokumentowania procesu przyznawania nagród.