Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Kontrola w Szkole Podstawowej nr 5 w Szczecinie im. Henryka Sienkiewicza ul. Królowej Jadwigi 29 (zw. dalej SP nr 5) w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedury udzielenia zamówienia publicznego na utworzenie szkolnego placu zabaw w ramach programu „Radosna Szkoła” na terenie Szkoły Podstawowej nr 5 wraz z wykonaniem umowy.

W wyniku kontroli zamówienia publicznego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego na utworzenie szkolnego placu zabaw w ramach programu „Radosna Szkoła” na terenie SP nr 5 wraz z wykonaniem umowy  (na kwotę 184,500 zł) stwierdzono niedociągnięcia i uchybienia formalne pozostające bez wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnej umowy
w sprawie zamówienia publicznego (ocena pozytywna z uchybieniami). Polegały one w szczególności na brakach i błędach w treści obligatoryjnych ogłoszeń i zawiadomień, nieprawidłowym określeniu terminu otwarcia ofert oraz niewyegzekwowaniu od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia na okres rękojmi.

W toku kontroli ustalono, że w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego nie zawarto informacji o terminie wykonania zamówienia, warunkach udziału w postępowaniu oraz opisie sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, kryteriach oceny ofert i ich znaczeniu, a także terminie związania ofertą. Naruszono tym samym dyspozycję art. 41 pkt 6, 7, 9 i 11 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), zwanej dalej pzp, określającego minimalną treść ogłoszenia o zamówieniu. W ww. ogłoszeniu wskazano ponadto,
że zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom, podczas gdy w § 9 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 7 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, postanowiono, że dopuszcza się udział podwykonawców. Było to niezgodne z art. 40 ust. 6 pkt 2 pzp według którego ogłoszenie o zamówieniu, odpowiednio zamieszczane lub publikowane w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej nie może zawierać informacji innych niż zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych. Zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty wysłane do wykonawców oraz informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty umieszczone na stronie internetowej i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie SP nr 5 nie zawierały natomiast terminu, określonego zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 pzp po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta, czym naruszono dyspozycję art. 92 ust. 1 pkt 4 pzp, wg którego
ww. zawiadomienia i informacje powinny zawierać te dane.

Ustalono także, że członkowie komisji przetargowej określili termin otwarcia ofert na dzień 23 sierpnia 2012 r. o godzinie 12.00, podczas gdy termin składania ofert upłynął w dniu 22 sierpnia 2012 r. o godzinie 12.00. Tym samym naruszono art. 86 pzp, według którego otwarcie ofert następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia. Według wyjaśnień osoby zatrudnionej ówcześnie na stanowisku kierownika ds. administracyjno – gospodarczych otwarcie ofert nastąpiło w dniu 23 sierpnia (tj. w dniu następnym niż dzień składania ofert)
z powodów niezależnych od zamawiającego. Na prośbę jednego z wykonawców i decyzją komisji przetargowej ustalono ww. termin, a oferty do tego czasu były przechowane w stanie nienaruszonym w sejfie szkolnym. W ocenie kontrolującego dokonywanie uzgodnień dotyczących terminu otwarcia ofert z jednym z wykonawców może naruszać zasadę równego traktowania i bezstronności wyrażone w art. 7 ust. 1 i 2 pzp, a wydłużenie okresu przechowywania ofert po upływie terminu do ich złożenia łączy się z ryzykiem poznania ich treści i dokonania zmian przez osoby niepowołane.

W toku kontroli stwierdzono również uchybienia dotyczące  wykonania umowy o udzielenie zamówienia publicznego polegające na niewyegzekwowaniu od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia obowiązującego w okresie realizacji umowy oraz rękojmi, a także niezwróceniu wykonawcy oryginału przedstawionej gwarancji ubezpieczeniowej. Ustalono, że ówczesny kierownik ds. administracyjno – gospodarczych zaakceptował gwarancję ubezpieczeniową przekazaną przez wykonawcę, pomimo faktu, iż termin jej obowiązywania nie obejmował okresu rękojmi oraz na skutek przewidzianego w umowie przedłużenia terminu wykonania upłynął 18. dnia po dokonaniu odbioru robót. Gwarancja nr 998A190241 z dnia 7 września 2012 r. obowiązywała w dniach od 7 września do 9 listopada 2012 r., podczas gdy według § 11 ust. 6 umowy 100% zabezpieczenia wniesionego w formie gwarancji ubezpieczeniowej musiało obejmować okres realizacji umowy + 30 dni, w tym 30% zabezpieczenia musiało obejmować okres rękojmi + 30 dni. Odbiór robót nastąpił natomiast w dniu 22 października 2012 r. Według art. 568 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.),  zwanej dalej kc, uprawnienia z tytułu rękojmi za wady fizyczne wygasają po upływie roku, a gdy chodzi o wady budynku - po upływie lat trzech, licząc od dnia, kiedy rzecz została wydana. Osoba zatrudniona ówcześnie na stanowisku kierownika ds. administracyjno – gospodarczych wyjaśniła, że termin gwarancji obejmował pierwotnie okres realizacji umowy + 30 dni. Na prośbę wykonawcy i za zgodą zamawiającego, ze względu na niesprzyjające warunki atmosferyczne, uniemożliwiające wykonanie części zadania przedłużono jednak okres wykonania umowy. Niezrealizowanie przez wykonawcę zapisów umowy dotyczących obowiązku wniesienia zabezpieczenia na okres rękojmi jest niekorzystne z punktu widzenia interesów majątkowych gminy i niesie za sobą ryzyko utrudnień w dochodzeniu roszczeń z tytułu wad przedmiotu umowy.

Do dnia zakończenia kontroli zamawiający nie zwrócił ponadto wykonawcy oryginału gwarancji bankowej stanowiącej zabezpieczenie należytego wykonania umowy, mimo iż odbiór robót nastąpił dnia  22 października 2012 r., a według art. 151 ust. 1 pzp, zamawiający powinien zwrócić zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.

W pozostałym zakresie ww. procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami pzp oraz przepisów wykonawczych do ustawy,
a w szczególności:

• sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, 
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• terminowo sporządzono ogłoszenia dot. przetargu,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia sporządzając protokóły z postępowania w oparciu
  o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym oferty cenowej, wykazu wykonanych robót budowlanych w okresie ostatnich pięciu lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz wezwano wybranego wykonawcę do uzupełnienia oferty,
• wobec uzasadnionego podejrzenia, że oferta może zawierać rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zamawiający zwrócił się w formie pisemnej do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą,
• prawidłowo zrealizowano pozostałe zapisy zawartej umowy,
• przedstawiona w toku kontroli dokumentacja przetargowa była uporządkowana i kompletna.

Osobą odpowiedzialną m.in. za realizację zadań wynikających z pzp oraz organizację i nadzór nad prowadzonymi inwestycjami, remontami i bieżącymi naprawami był od dnia 16 lutego 2010 r. do dnia 31 maja 2013 r. – kierownik ds. administracyjno – gospodarczych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 5:

1. Wdrożenie  mechanizmów kontroli zarządczej  gwarantujących (np. poprzez wprowadzenie list kontrolnych, metryk spraw itp.) przestrzeganie przepisów pzp w szczególności w zakresie:
   • zamieszczania obligatoryjnej treści ogłoszeń oraz zawiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty, a także zapewnienia identycznej treści w odniesieniu do ogłoszeń bez względu na formę ich publikacji,
   • ustalania terminu otwarcia ofert bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia,
   • zwracania zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go za należycie wykonane.
2. Przestrzeganie zapisów zawieranych umów dotyczących egzekwowania od wykonawców wniesienia zabezpieczenia na cały okres realizacji umowy oraz rękojmi.