Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w maju 2013 r. przeprowadził kontrolę w Centrum Opieki Nad Dzieckiem,
ul. Wszystkich Świętych 66 w Szczecinie (zw. dalej COND) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia w 2012 r. procedury przetargu nieograniczonego na wymianę instalacji centralnego ogrzewania i rozdzielaczy węzła cieplnego w budynku przy ul. Wszystkich Świętych 66 w Szczecinie wraz z wykonaniem umowy. Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole
kontroli podpisanym w dniu 21.05.2013 r. Ocena kontrolowanej działalności została zawarta w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.06.2013 r.

Kontrola pozytywnie oceniła przeprowadzenie procedury przetargu nieograniczonego na wymianę instalacji centralnego ogrzewania
i rozdzielaczy węzła cieplnego w budynku przy ul. Wszystkich Świętych 66 w Szczecinie wraz z wykonaniem umowy, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, które wynikały z niewystarczającej kontroli zarządczej nad całością procesu udzielenia zamówienia publicznego (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

W toku kontroli ustalono, że zarówno wysłane do wykonawcy pismo z informacją o rozstrzygnięciu przetargu jak i informacje zamieszczone na stronie internetowej www.bip.um.szczecin.pl, w Biuletynie Zamówień Publicznych (zw. dalej BZP) oraz w siedzibie zamawiającego nie zawierały wskazania terminu, określonego zgodnie z art. 94 ust. 1 pkt 2 ustawy z dn. 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) (zw. dalej p.z.p.), po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Naruszony tym samym został art. 92 ust. 1 pkt 4 p.z.p. według którego niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o terminie, określonym zgodnie
z art. 94 ust. 1 p.z.p., po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.

Stwierdzono również, że COND z ponad 8. miesięcznym opóźnieniem zamieścił ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP, co było niezgodne z art. 95 ust. 1 p.z.p. wg którego jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p., zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP. Umowa o zamówienie publiczne została zawarta w dn. 23.08.2012 r., natomiast ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w BZP w dn. 17.05.2013 r. tj. w trakcie trwania kontroli.

Kontrola wykazała ponadto, że zatwierdzając Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia Dyrektor COND nie zweryfikował czy wymagana kwota wadium została określona w sposób zgodny z p.z.p. Wadium ustalono bowiem w wysokości 10.000,00 zł, co stanowiło 4,3779 % wartości zamówienia, podczas gdy przepis art. 45 ust. 4 p.z.p. wskazuje, że zamawiający określa kwotę wadium
w wysokości nie większej niż 3 % wartości zamówienia.

Protokół z postępowania został sporządzony w oparciu o nieaktualny na dzień wszczęcia procedury przetargowej druk ZP-2 stanowiący załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. (Dz. U. z 2008 r. nr 188, poz. 1154) w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Protokół ten winien być sporządzony na druku ZP-PN stanowiącym załącznik nr 1 do ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. (Dz. U. z 2010 r. nr 223, poz. 1458) w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ponadto
ww. protokół w pkt 2 „przedmiot zamówienia” zamiast szacunkowej wartości zamówienia zawierał cenę całkowitą podaną przez wykonawcę w ofercie.

Osobą odpowiedzialną za przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego od strony formalnej oraz za prawidłowość jego udokumentowania był kierownik działu gospodarczego COND.

Według standardów kontroli zarządczej grupy C - Mechanizmy kontroli - pkt 11 – Nadzór i pkt. 14 lit. d – szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych – zawartych w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz.84), należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a także powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: (…) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

W pozostałym zakresie ww. procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami p.z.p. oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy,
a w szczególności:

•          prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,

•          żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, wykazu dostaw wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, aktualnego odpisu z właściwego rejestru, a w stosunku do osób fizycznych - oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 pzp,

•          dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą,

Nie stwierdzono również nieprawidłowości w trakcie realizacji umowy. Wszystkie prace zostały wykonane w terminie określonym umową oraz zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentacji przetargowej.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1.    zamieszczanie w zawiadomieniach o wyborze najkorzystniejszej oferty informacji o terminie określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 p.z.p., po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta,

2.    zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w BZP niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego,

3.    w przypadku żądania wniesienia wadium przetargowego, jego wysokość ustalać zgodnie z  art. 45 ust. 4 p.z.p.,

4.    sporządzanie protokołów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w oparciu o aktualne druki,

5.    wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących nadzór nad przeprowadzaniem procedur przetargowych oraz realizacją umów o zamówienia publiczne.