Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 04-05.2013 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1, zwanym dalej WSS oraz w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 13
w Szczecinie przy ul. B. Śmiałego 19/4, zw. dalej RDD 13 w zakresie wybranych zagadnień gospodarki finansowo-księgowej za 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.07.13 r.

Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD 13 w 2010 r. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:

- brak ewidencji księgowej w RDD 13, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej w rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres 2010 roku, 

- nieprawidłowe ustalenie kwoty zrealizowanych wydatków, spowodowane dwukrotnym ujęciem tego samego zakupu materiałów na podstawie: faktur w łącznej kwocie 834,90 zł i dowodów sprzedaży w łącznej kwocie 835 zł,

- brak opracowanych pisemnych zasad rachunkowości i procedur wewnętrznych stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Przyczyną ww. nieprawidłowości było głównie: - niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę realizującą czynności księgowe, - brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli ze strony dyrektora RDD 13 (w tym weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji księgowych),
- niewypracowanie ze strony wydziału nadzorującego, tj. Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin skutecznych mechanizmów kontroli zarządczej, umożliwiających identyfikację ww. nieprawidłowości.

Według sprawozdania rocznego Rb-28S z dnia 07.01.11 r. wydatki RDD 13 w 2010 r. wyniosły ogółem 64.402,02zł, co stanowiło 71,75 % zaplanowanej kwoty (z uwzględnieniem dwukrotnie ujętych wydatków na zakup materiałów).

W kontrolowanym okresie w RDD 13 nie była prowadzona rachunkowość obejmująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym
i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, co było niezgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 1 - 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330), zw. dalej uor.

W 2010 r. w RDD 13 nie było zatrudnionego głównego księgowego, którym zgodnie z zapisami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp,  jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Obsługę księgowo – finansową oraz kadrową RDD 13 w okresie 15.12.10 r. – 31.12.10 r. (umowa zlecenie z dnia 15.12.10 r.) prowadziła osoba posługująca się pieczątką o treści: „główna księgowa”, mimo że stanowisko nie wynikało z treści zawartej umowy. 

W toku kontroli ustalono, że w dokumentacji RDD 13 nie było ksiąg rachunkowych, które zgodnie z art. 13 ust. 1 uor obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów
i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). W dokumentacji znajdowały się jedynie pojedyncze dokumenty utworzone w arkuszach kalkulacyjnych Excel, nie będące księgami rachunkowymi, na podstawie których osoba realizująca czynności księgoweprowadziła rozliczenia działalności finansowej RDD 13. W udostępnionej dokumentacji nie było ponadto żadnego dokumentu potwierdzającego dokonanie na koniec 2010 r. inwentaryzacji składników aktywów i pasywów zarówno w formie spisu z natury, w drodze weryfikacji sald czy ich potwierdzenia. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynikał z art. 26 ust. 1 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, której przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie z art. 27 ust. 1 uor odpowiednio udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi. Ustalono, że wyposażenie zakupione i przekazane w 2010 r. na rzecz RDD 13 o wartości 50.282,78 zł znajduje się
w jednostce, natomiast wyposażenie na kwotę 369,55 zł zostało zlikwidowane. Za zaniechanie ww. obowiązków odpowiedzialność ponosi dyrektor RDD 13, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.                       

W RDD 13 nie było dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości zgodnie z wymogami art. 10 ust. 1 pkt 1-4 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych i opisu systemu przetwarzania danych, a także systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor dyrektor RDD 13 jako kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuję powyższą dokumentację. Dodatkowo nie było żadnych procedur wewnętrznych, instrukcji stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników (z wyjątkiem statutu
i regulaminu RDD 13).

Kontrola wszystkich 71. transakcji zrealizowanych w RDD 13 w badanym okresie – 52. operacji gotówkowych w łącznej kwocie 61.097,54 zł, 19. operacji bezgotówkowych w łącznej kwocie 2.469,48 zł (wraz z dowodami źródłowymi), wykazała, że:

1. Kwota zrealizowanych wydatków, ujęta w rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres 2010 roku, została nieprawidłowo wyliczona. Ustalono bowiem, że w kwocie wydatków dwukrotnie ujęty został ten sam zakup materiałów: na podstawie faktur w łącznej kwocie 834,90 zł i na podstawie dowodów sprzedaży w łącznej kwocie 835 zł. Było to spowodowane nieprawidłowym rozliczeniem przez osobę realizującą czynności księgowe przedłożonych przez dyrektora RDD 13 faktur zakupu, uregulowanych gotówką. W związku z powyższym dyrektor RDD 13 dokonał na podstawie ww. rozliczenia wypłaty w dniu 31.12.10 r. na kwotę wyższą o 835 zł od prawidłowo ustalonej.  

2. Żadna z 52. skontrolowanych faktur/rachunków nie zawierała wskazania dekretacji i podpisów dotyczących sprawdzenia dowodu oraz zatwierdzenia do zapłaty przez kierownika jednostki. Było to niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 

3. W dokumentacji RDD 13 nie było wyciągów bankowych i raportu kasowego za okres funkcjonowania jednostki tj. miesiąc grudzień 2010 r. Znajdowała się w niej jedynie historia operacji przeprowadzonych na rachunku bankowym w 2010 r., która nie została jednak podpisana przez osobę sprawdzającą.

4. W dokumentacji RDD 13 nie było notatek służbowych oraz ofert wykonawców, potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku dotyczącej zakupu mebli na kwotę 20.809,62 zł, wyposażenia na kwotę 32.372,85 zł i materiałów do remontu na kwotę 4.718,92 zł. Obowiązek przeprowadzenia analizy rynku i sporządzenia notatek służbowych wynikał z zapisów § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienionego zarządzeniem nr 340/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07 lipca 2010 r.).

W wyniku kontroli poprawności naliczania i wypłaty wynagrodzeń, przeprowadzonej na podstawie udostępnionej dokumentacji, stwierdzono następujące uchybienia:

1. W dniu 30.12.10 r. wypłacone zostało wynagrodzenie dyrektorowi RDD 13, co było niezgodne z zapisami informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych (znak: WO/II/AW/1130-25/10 z dnia 15.12.10 r.), według której wynagrodzenie powinno być wypłacane co miesiąc z dołu, na 5 dni przed końcem miesiąca. W dokumentacji RDD 13 znajdowała się lista płac dotycząca ww. wynagrodzenia, nie została ona jednak podpisana przez osoby: sporządzającą, sprawdzającą ani zatwierdzona do zapłaty.

2. W dniu 30.12.10 r. wypłacone zostało osobie realizującej czynności księgowewy nagrodzenie z tytułu umowy zlecenie. Było to niezgodne z zapisami, zawartej w dniu 15.12.10 r. umowy, według której wynagrodzenie powinno zostać wypłacone do 27-go dnia każdego miesiąca za dany miesiąc. Ustalono ponadto, że w dokumentacji RDD 13 nie było rachunku dotyczącego powyższej wypłaty, znajdowała się w niej jedynie kartoteka, w której ujęta została ww. kwota. Kartoteka nie została podpisana przez osoby: sporządzającą, sprawdzającą ani zatwierdzona do zapłaty.

Osoba realizująca czynności księgowew 2010 r. uregulowała podatek dochodowy od osób fizycznych za grudzień 2010 r. w kwocie 112 zł (naliczyła 114 zł), odliczyła od kwoty należnego podatku i odprowadziła do budżetu Miasta kwotę 2 zł tytułem wynagrodzenia płatnika za terminowe regulowanie płatności. W RDD 13 nie było dokumentu dotyczącego ww. przelewów, sprawdzonego oraz zatwierdzonego do zapłaty przez dyrektora RDD 13. Kwota wynagrodzenia płatnika, wykazana w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres 2010 roku (§ 097), została wyliczona niezgodnie z zapisami § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. Nr 240, poz. 2065), według którego płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące m.in. 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. Wobec powyższego wynagrodzenie płatnika za miesiąc grudzień winno wynieść 0 zł. Ustalono, że osoba realizująca czynności księgowesporządziła korektę deklaracji PIT-4R za 2010 r. i dokonała w dniu 17.02.11 r. przelewu na rzecz Urzędu Skarbowego w wysokości 2 zł tytułem korekty za 2010 r.

W toku kontroli rozliczeń z tytułu składek, przekazywanych w 2010 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ustalono, że przelewy składek na łączną kwotę 708,09 zł były zgodne z kwotami, ujętymi w deklaracji ZUS P DRA za miesiąc grudzień 2010 r. W RDD 13 nie było jednak dokumentu dotyczącego ww. przelewów składek sprawdzonego oraz zatwierdzonego do zapłaty przez dyrektora RDD 13.

Przelewów z rachunku bankowego dokonywała w kontrolowanym okresie osoba realizująca czynności księgowe, która widniała na bankowej karcie wzorów podpisów, reprezentując RDD 13 jednoosobowo i dokonywane przez nią transakcje nie wymagały akceptacji dyrektora RDD 13.

Przyczyną ww. nieprawidłowości było przede wszystkim niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez osobę realizującą czynności księgowe, która pomimo stosownego wykształcenia oraz kwalifikacji nie prowadziła rachunkowości RDD 13 zgodnie z zasadami określonymi dla jednostek budżetowych.

Wpływ na powyższe miał również brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli, polegających m.in. na weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji finansowych przez dyrektora RDD 13, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” oraz wymogami określonymi
w grupie C - „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), według których Dyrektor RDD 13 powinna  zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie
i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

Nie wdrożono ponadto skutecznych mechanizmów zarządzania, umożliwiających wydziałowi nadzorującemu, tj. Wydziałowi Spraw Społecznych Urzędu Miasta identyfikację nieprawidłowości, które wystąpiły w RDD. Skutkiem czego  nadzór WSS nad podległymi jednostkami w zakresie gospodarki finansowej ograniczał się jedynie do oglądu sprawozdań budżetowych pod kątem ich zgodności
z planem.

Ww. sposób realizacji zadań, nie zapewnił osiągnięcia celu nadzoru jakim jest m.in. skuteczna realizacja zadań RDD (Standardy kontroli zarządczej z grupy C - „Nadzór”). Z uwagi na powyższe oraz obowiązek określony w § 9 ust. 3 pkt 1 lit. b, c i e Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta (załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta z dnia 1 marca 2012 r. ze zm.), według którego sprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, obejmuje, m.in. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek, w szczególności:

• realizację gospodarki finansowej pod względem gospodarności, celowości i rzetelności,
• wykonanie budżetu,
• zgodność wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami,

wskazanym było wdrożenie mechanizmów zarządzania, które umożliwią identyfikację symptomów ewentualnych nieprawidłowości
i podejmowanie stosownych działań naprawczych.

Z uwagi na realizację przez RDD zadań o wrażliwym charakterze społecznym jakim jest ciągła opieka i wychowanie dzieci pozbawionych opieki rodzicielskiej w warunkach naturalnego środowiska rodzinnego, wskazanym było uwzględnienie w analizie ryzyka każdego aspektu funkcjonowania RDD (w tym w zakresie powierzonych mu środków finansowych)  i poddanie ich szczególnej pieczy.

W związku z likwidacją z dniem 1 czerwca 2013 r. RDD 13 (uchwała Nr XXIX/856/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 22.04.2013 r.), odstępuje się od zaleceń, które miałyby na celu dostosowanie gospodarki finansowo – księgowej RDD 13 do stanu właściwego dla jednostki budżetowej.

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi WSS podjęcie działań w celu wyegzekwowania od dyrektora RDD 13 zwrotu kwoty 835 zł tytułem nieprawidłowo ustalonej kwoty zrealizowanych wydatków.