Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, przeprowadził w okresie 04-07.2013 r. w Przedszkolu Publicznym Nr 4 przy ul. Ogińskiego 9, zwanego dalej PP - 4, kontrolę w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2012 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 lipca 2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym
z dnia 29 lipca 2013 r.

Według danych  wykazanych w sprawozdaniach PP - 4 uzyskało w 2012 r. dochody budżetowe w wysokości 76.910,89 zł.,
co stanowiło 128,12% zaplanowanej kwoty, wydatki budżetowe przedszkola wyniosły 923.932,00zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z wydzielonego rachunku dochodów - 212.945,02 zł, tj. 85,2 % zaplanowanych.

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarki finansowo - księgowej nie stwierdzono nieprawidłowości, a jedynie drobne uchybienia, głównie w dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych oraz przyjętych w PP – 4 procedurach opisujących politykę rachunkowości (ocena pozytywna z uchybieniami). Nieprawidłowości stwierdzono natomiast w procesie archiwizacji dokumentów oraz procedurach dotyczących tego obszaru (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

W toku kontroli realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, których wykonanie w 2012 r. wyniosło łącznie 1.136.877,02 zł, na podstawie próby w wysokości 160.694,60 zł (tj. 14,1 % wydatków)stwierdzono, że zrealizowane wydatki na zakup towarów i usług dokonywane były w sposób celowy i oszczędny. Ustalono jednak,
że przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:

- na wszystkich poddanych kontroli wyciągach bankowych (32) nie było potwierdzenia  przeprowadzenia kontroli pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. Powyższe było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330) zwanej dalejuor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości w PP – 4 w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

-  przy realizacji umowy nr 4/2012 zawartej w dn. 04.12.2012 r. na wykonanie prac remontowo - konserwacyjnych w budynku PP – 4 dyrektor nie dopilnował wykonania warunków ww. umowy w kwestii dostarczenia przez wykonawcę polisy ubezpieczeniowej z tytułu odpowiedzialności cywilnej. Powyższe było niezgodne z zapisami § 8 umowy, według którego wykonawca w dniu podpisania umowy zobowiązał się dostarczyć zamawiającemu polisę ubezpieczeniową z tytułu odpowiedzialności cywilnej na okres obejmujący czas realizacji przedmiotu zamówienia, a suma ubezpieczenia wynikająca z polisy nie mogła być niższa niż 50.000 złotych.

Według opisu standardów kontroli zarządczej zawartego w grupie C – „Mechanizmy kontroli” punkt 14, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zwanego dalej komunikatem sprawie standardów kontroli zarządczej, powinny istnieć
m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie
i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

W toku kontroli funkcjonującego w PP – 4  systemu rachunkowości stwierdzono, że opracowane w przedszkolu zasady gospodarki finansowej obowiązujące w 2012 r. nie zawierały wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe naruszało postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz określenia wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor dyrektor jako kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje ww. dokumentację.

Kontrola w zakresie realizowanego w 2012 r. planu finansowego (dotyczy budżetu i wydzielonego rachunku dochodów), wprowadzonych do niego zmian oraz sporządzonej sprawozdawczości budżetowej nie wykazała nieprawidłowości. Stwierdzono,
że kwoty wykazane w sprawozdaniach dotyczące ustalonego planu dochodów i wydatków oraz ich wykonania były zgodne
z prowadzoną przez głównego księgowego ewidencją księgową. Sprawozdania budżetowe za 2012 r. zostały ponadto przekazane do Urzędu Miasta Szczecin w określonych przepisami terminach.

Ustalono, że główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwana dalej uofp, a dyrektor PP – 4 powierzył głównemu księgowemu obowiązki
i odpowiedzialność w zakresie określonym w art. 54 ust. 1 uofp.

Kontrola w zakresie realizacji Uchwały Nr X/222/11 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie opłaty za świadczenia prowadzonych przez gminę przedszkoli publicznych wykazała drobne uchybienia. Stwierdzono, że w 1. przypadku (na 20. poddanych kontroli)  główny księgowy naliczył nadgodziny w ilości 1. godzina (od godziny 13.00 do 14.00), w wysokości 2,90 zł, w czasie trwania tzw. minimum programowego. Było to niezgodne z zapisami §2 pkt 1 umowy cywilnoprawnej, według którego w ramach umowy przedszkole zobowiązuje się do realizacji w godzinach od 9.00 do 14.00 bezpłatnej podstawy programowej wychowania przedszkolnego. Do naliczania opłaty za nadgodziny wykorzystywano w PP – 4 program komputerowy, który pomimo prawidłowych ustawień w zakładkach godzin bezpłatnych dokonał naliczenia nadgodziny. Powyższy błąd systemowy został usunięty przez producenta programu w trakcie trwania kontroli.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono również, żew tych samych wydrukach pod nazwą „Wykaz odpłatności” i „Wykaz obecności” z września 2012 r. (grupa I) z programu, dokonanych w różnym czasie, tj. w kwietniu i czerwcu 2013 r. wystąpiły różnice polegające na braku wiersza 23. w wydruku z kwietnia, ten sam wydruk wykonany w czerwcu 2013 r. zawierał wiersz 23. Poza tym dane w wierszu 22. – wydruk z kwietnia 2013 r. różniły się od danych zawartych w tym samym wydruku wykonanym w czerwcu 2013 r. Według oświadczenia producenta nastąpiło to w wyniku błędów systemowych w programie, które usunięto w trakcie trwania kontroli. Powyższe nie powodowało skutków finansowych, odpłatność za miesiąc wrzesień 2012 r. została naliczona prawidłowo.

Ponadto ustalono, że w kontrolowanym okresie w PP – 4 obowiązywały aktualne procedury dotyczące naliczania ww. opłat,
a wysokość dokonanych przypisów była zgodna z zapisami umów cywilnoprawnych o świadczenie usług w przedszkolu publicznym prowadzonym przez Gminę Miasto Szczecin zawartymi pomiędzy PP – 4 a rodzicami, kwoty wpłat były dokonywane zgodnie
z dokumentami źródłowymi, a za nieterminowe wpłaty naliczano comiesięczne odsetki ustawowe.

W toku kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń oraz obowiązujących w tym zakresie procedur stwierdzono,
że w kontrolowanym okresie obowiązywały aktualne procedury dotyczące wynagradzania pracowników, naliczone wynagrodzenia były zgodne z informacjami ujętymi w aktach osobowych, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

W kwestii prowadzenia dokumentacji kadrowej stwierdzono, że dokumenty w aktach osobowych pracowników poddanych kontroli były przechowywane w teczkach aktowych zgodnie z podziałem na części A, B i C. Do każdej z części sporządzony był odrębny wykaz akt zawartych w danej części. Akta prowadzone były chronologicznie i na bieżąco.

Proces udzielania zamówień publicznych – w PP – 4, były to zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) - przebiegał prawidłowo. Dokumentacja PP – 4 dotycząca skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia zawierała notatki służbowe, sporządzone na  podstawie  przeprowadzanej analizy rynku oraz zebrane oferty.

Księgi inwentarzowe PP – 4 prowadzone były w kontrolowanym okresie w sposób kompletny i prawidłowy. Inwentaryzacja składników majątku na koniec 2012 roku przeprowadzona została terminowo oraz z zastosowaniem właściwych metod inwentaryzacji, a prowadzona dokumentacja została podpisana przez upoważnione osoby. 

W kwestii prawidłowości zawierania umów z osobami fizycznymi, instytucjami i stowarzyszeniami stwierdzono, że:

-  8. spośród 23. poddanych kontroli umów nie były zaopiniowanych pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM, podczas gdy taki obowiązek został nałożony na dyrektorów, głównych księgowych i kierowników administracyjnych jednostek oświatowych pismem z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez dyrektora Wydziału Oświaty. Należy nadmienić, że były to umowy
o współpracy zawarte z podmiotami prowadzącymi na terenie PP – 4 odpłatne zajęcia dodatkowe. Pozostałe umowy dotyczące prac remontowych (4) i usług wykonywanych na rzecz PP – 4 (11), dotyczące m.in.: dostarczania energii cieplnej, dostarczania energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i internetu, wywozu nieczystości, dostawy wody i odprowadzenia ścieków, zatwierdzone były pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM;

- 13. spośród 20. poddanych kontroli umów cywilnoprawnych o świadczenie usług w przedszkolu publicznym prowadzonym przez Gminę Miasto Szczecin sporządzonych było według wzoru z Załącznika do nieobowiązującego w 2012 r. Zarządzenia Nr 411/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 23 sierpnia 2011 w sprawie określenia wzoru umowy cywilno - prawnej z zakresu świadczeń realizowanych przez przedszkole, który w §3 ust. 2 wskazany termin, do którego usługobiorca zobowiązuje się wnieść opłaty za świadczenia - 5 każdego miesiąca.  Było to niezgodne  z zapisami §3 ust. 2 wzoru umowy wprowadzonego Załącznikiem do Zarządzenia Nr 636/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie określenia wzoru umowy cywilno - prawnej
z zakresu świadczeń realizowanych przez przedszkole, według którego usługobiorca zobowiązuje się wnieść opłaty za świadczenia do 10 każdego miesiąca. Za zawieranie powyższych umów odpowiedzialny był dyrektor PP – 4. Ponadto stwierdzono, że w okresie poddanym kontroli nauczyciele PP – 4 nie prowadzili zajęć dodatkowych na podstawie umów zleceń.

W kwestii prowadzenia archiwizacji dokumentów, zasad prowadzenia na terenie PP – 4 składnicy akt i obowiązujących w tym zakresie regulaminów i procedur wewnętrznych stwierdzono, że:

- Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w przedszkolu (załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej) wprowadzonej zarządzeniem nr 29/2012 dyrektora PP – 4 z dnia 10.10.2012 r., zwana dalej instrukcją archiwalną , nie była uzgodniona z dyrektorem miejscowego archiwum państwowego, co naruszało art. 6 ust. 2  ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (j.t. Dz. U. z  2011, Nr 123, poz. 698 ze zm.), według którego w samorządowych jednostkach organizacyjnych, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1 (powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw oraz nadsyłanej
i składanej do nich dokumentacji) wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji. Należy jednak podkreślić, że w trakcie trwania kontroli dyrektor PP – 4 złożył Instrukcje: kancelaryjną i archiwalną oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt do zaopiniowania i zatwierdzenia przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie i zgodę taką w dniu 05.07.2013 r. otrzymał (pismo z dnia 25.06.2013 r.);

- zapisy w Instrukcjach: kancelaryjnej i archiwalnej, dotyczące rodzajów tworzonej i przechowywanej w PP – 4 dokumentacji nie były tożsame. Według Rzeczowego wykazu akt zawartego w Instrukcji kancelaryjnej, w PP – 4 tworzona była dokumentacja o kategoriach archiwizacji „A” - archiwalna i „B” - niearchiwalna, co było niezgodne z zapisami rozdziału 2 § 3 Instrukcji archiwalnej, według których dokumentacja przechowywana w składnicy akt PP – 4 stanowi w całości dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem „B”;

- dokumentacja przechowywana w składnicy akt w PP – 4 we wszystkich 10. poddanych kontroli przypadkach nie była archiwizowana w sposób określony w obowiązujących w trakcie kontroli procedurach wewnętrznych PP – 4, tzn. była umieszczona w segregatorach o różnej grubości, dokumenty były pozszywane, pospinane: zszywaczami i spinaczami, nie było naniesionych numerów stron, we wszystkich 10. przypadkach brak było adnotacji na wewnętrznej stronie segregatora o ilości stron, miejscu, dacie wraz podpisem osoby porządkującej akta, ponadto w 7. na 10. przypadków teczki aktowe nie zawierały wykazu akt. Powyższe było niezgodne
z zapisami § 9 pkt 1 Instrukcji archiwalnej, według którego należy m. in.: „ …umieścić dokumentację w teczkach (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych, usunąć z dokumentacji części metalowe i plastikowe,ponumerować strony zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru  strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera….stron kolejno ponumerowanych (miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta)”, ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt”. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie składnicy akt w PP – 4 był dyrektor przedszkola.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne
i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W toku kontroli rozliczeń PP - 4 z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS stwierdzono, że wszystkie płatności
z wymienionych tytułów uregulowane zostały zgodnie z deklaracjami i w ustawowych terminach zapłaty.

W 2012 r. dyrektor PP - 4 zrealizował zadania dotyczące sporządzaniai przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił podjęcie działań w celu:

1. Każdorazowego wskazywania na dowodach  księgowych (wyciągach bankowych) stwierdzenia sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby odpowiedzialne.
2. Sporządzenia wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz
   z określeniem wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ewidencji księgowej oraz datą wprowadzenia do  eksploatacji.
3. Skutecznego egzekwowania zapisów umów zawieranych w imieniu Gminy Miasto Szczecin na wykonywanie prac remontowo – budowlanych, w kwestii posiadania przez wykonawców polisy ubezpieczeniowej z tytułu odpowiedzialności cywilnej.
4. Opiniowania zawieranych umów o współpracy na prowadzenie zajęć dodatkowych pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.
5. Archiwizowania akt w składnicy PP – 4 zgodnie z zatwierdzonymi przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Szczecinie obowiązującymi w tym zakresie procedurami wewnętrznymi.