Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 06-07.2013 r. przeprowadził kontrolę w Szkolnym Schronisku Młodzieżowym „CUMA” w Szczecinie przy ul. Monte Cassino 19a (zw. dalej SSM) w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2012 rok. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07.10.2013 r.  

SSM prowadziło działalność w formie jednostki budżetowej. W 2012 r. SSM uzyskało dochody w wysokości 551.800,08 zł, w tym dochody gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów – 551.710,78 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 565.165,00 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z wydzielonego rachunku dochodów – 602.894,12 zł, tj. 48,90 % zaplanowanych.

Kontrolujący pozytywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w 2012 r. (ocena pozytywna z uchybieniami). W toku kontroli stwierdzono m.in. następujące uchybienia: prowadzenie ewidencji dochodów i wydatków bez uwzględnienia podziałek klasyfikacji budżetowej, wykazanie w sprawozdaniu Rb-34S danych niezgodnych z prowadzoną ewidencją i przekazanie informacji dotyczącej zmiany planu finansowego wydzielonego rachunku dochodów po terminie oraz uchybienia natury formalnej polegające przede wszystkim na nieujęciu w dokumentacji finansowo-księgowej zapisów dotyczących sposobu sprawdzania wyciągów bankowych, list płac i ujmowania kosztów w trakcie roku obrotowego, jak również rozbieżnościach dotyczących wskazania osób odpowiedzialnych za kontrolę dowodów księgowych.

Ewidencja analityczna dochodów i wydatków (budżet i wydzielony rachunek dochodów) prowadzona przez głównego księgowego SSM nie uwzględniała podziałek klasyfikacji budżetowej. Było to niezgodne z zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 289) – zw. dalej rozporządzeniem w sprawie planów kont, według którego ewidencja szczegółowa na kontach 130 – „Rachunek bieżący jednostki” i 132 – „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” powinna być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej.   W związku z powyższym kwoty zrealizowanych dochodów i wydatków, wykazane przez głównego księgowego w sprawozdaniach budżetowych, stanowiły salda: kont zespołu 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” - sprawozdania roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowychza okres od początku roku do 31.12.12 r., zespołu 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” i 7 – „Przychody, dochody i koszty” - sprawozdanie roczne Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych za okres od początku roku do 31.12.12 r. i zespołu 2 – „Rozrachunki  i rozliczenia” - sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od początku roku do 31.12.12 r. Spowodowało to również brak możliwości kontroli zgodności z ewidencją kwot wykazanych w sprawozdaniu rocznym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych w paragrafach 4010, 4110 i 4120. Powyższe było niezgodne z zapisami § 3 ust. 2, § 8 ust. 2 pkt 3 oraz § 14 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) – zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości, według których: dochody i wydatki wykonane wykazuje się na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego (dotyczy Rb-27S i Rb-28S), wykonanie dochodów stanowią kwoty zrealizowanych wpływów środków pieniężnych na wydzielony rachunek dochodów, a wykonanie wydatków stanowią poniesione kwoty wydatków (dotyczy Rb-34S).

Stwierdzono także niezgodność kwoty ujętej w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych za okres od początku roku do 31.12.12 r. w § 083 z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej (różnica 42,76 zł). Stanowiło to naruszenie postanowień § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości, według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Ustalono ponadto, że ewidencja kosztów w SSM nie uwzględniała wskazania działu i rozdziału klasyfikacji budżetowej, w związku
z czym kwoty wykazane w sprawozdaniach rocznych Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do 31.12.12 r. w § 4210 rozdział 80195 i 63003 oraz § 4300 rozdział 90019 i 90095 ujęte były w ewidencji jako kwoty zbiorcze ze wskazaniem jedynie paragrafu klasyfikacji budżetowej. Było to niezgodne z zapisami załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie planów kont, według którego ewidencję szczegółową kosztów prowadzi się m.in. według podziałek klasyfikacji planu finansowego oraz w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach obowiązujących jednostkę.

Kontrola w zakresie terminowości sporządzania i przekazywania sprawozdań budżetowych wykazała następujące uchybienia:

- miesięczne sprawozdania Rb-27S i Rb-28S (rozdziały 80195, 85417 i 63003) za okres od początku roku do dnia 31.12.12 r. zostały przekazane do Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej UM) w wersji papierowej w dniu 11.01.2013 r., natomiast zgodnie z postanowieniami załącznika nr 44 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości powinny zostać złożone nie później niż 10 dni po upływie okresu sprawozdawczego. Należy wspomnieć, że ww. sprawozdania zostały przekazane w wersji elektronicznej w określonym przepisami terminie;

- roczne sprawozdania Rb-27S i Rb-28S (rozdziały 80195, 85417 i 63003) zostały przekazane do UM w wersji elektronicznej w dniu 05.02.2013 r., a w wersji papierowej w dniu 06.02.2013 r., a zgodnie z zapisami ww. załącznika powinny został złożone do 01.02.13 r.;

- roczne sprawozdanie Rb-34S zostało przekazane do UM w wersji papierowej w dniu 01.02.2013 r., a zgodnie z zapisami ww. załącznika powinno zostać złożone do 31.01.13 r. (wersja elektroniczna przekazana w określonym przepisami terminie).

Ustalono ponadto, że informacja o zmianie planu wydzielonego rachunku dochodów z dnia 31.12.12 r. została przekazana do Wydziału Oświaty UM dopiero w dniu 01.02.13 r., co stanowiło naruszenie zapisów § 4 ust. 2 uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin
z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty, według którego kierownik samorządowej jednostki budżetowej w terminie 7 dni od dnia dokonaniazmiany zawiadamia Prezydenta Miasta poprzez właściwy do spraw oświaty Wydział UM, jednak nie później niż do 5-go dnia miesiąca następnego po miesiącu dokonania zmiany. Obowiązki dotyczące planowania, dokonywania zmian w planie finansowym, prowadzenia ewidencji księgowej oraz sporządzania i przekazywania sprawozdań budżetowych realizowane były w kontrolowanym okresie przez głównego księgowego.

Dekretacja wszystkich 27. skontrolowanych wyciągów bankowych nie zawierała wskazania miesiąca. Podpis głównego księgowego pod dekretacją objętych kontrolą wyciągów bankowych dotyczył również ich sprawdzenia, co nie zostało jednak uregulowane
w procedurach kontroli i obiegu dokumentów. W 6. przypadkach (na 22) przy dekretacji dokumentu wskazano inny rozdział klasyfikacji budżetowej, niż rozdział, w którym został ujęty wydatek. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.) - zw. dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 

W 8. przypadkach na 22. skontrolowane wskazano w zapisie księgowym nieprawidłową datę dokonania operacji gospodarczej
(tj. datę pierwszego dnia okresu za jaki wystawiony został wyciąg bankowy, w którym ujęta została operacja). Ustalono ponadto, że 21 faktur (na 22. objęte kontrolą) nie zawierało przy zatwierdzeniu do zapłaty wskazania podziałek klasyfikacji budżetowej, a dodatkowo
w 16. przypadkach również źródła środków, z których będzie finansowany wydatek (m.in. budżet lub rachunek dochodów własnych).
Na wszystkich skontrolowanych 22. fakturach znajdowała się adnotacja kierownika administracyjno – gospodarczego dotycząca udzielonego zamówienia publicznego, w której wskazano nieaktualny kurs euro (3,839 zł). Było to niezgodne z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej oraz zapisami § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 282, poz. 1650), według którego średni kurs złotego
w stosunku do euro wynosił 4,0196 zł.

Kontrola wykazała rozbieżności dotyczące wskazania w procedurach wewnętrznych SSM osób odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów. Ustalono bowiem, że: zgodnie z zapisami części II pkt 2 aktualizacji instrukcji obiegu dokumentów kontrolę merytoryczną realizuje dyrektor SSM, kontrolę formalną – główny księgowy, kontrolę rachunkową – główny księgowy lub kierownik administracyjno – gospodarczy, zgodnie z kartą informacyjną nr 6, stanowiącą załącznik do ww. instrukcji, kontrolę merytoryczną faktur kosztowych przeprowadza kierownik administracyjno – gospodarczy, a formalno-rachunkową – księgowość, a zgodnie z procedurą wewnętrzną kontroli gospodarki kasowej kontroli merytorycznej faktur i rachunków płatnych gotówką dokonuję dyrektor lub główny księgowy,
a kontroli formalno-rachunkowej – kierownik administracyjno-gospodarczy. Ustalono natomiast, że wszystkie 22. objęte kontrolą faktury zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez kierownika administracyjno – gospodarczego.

W 2. przypadkach (na 22. skontrolowane) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków SSM w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na opłatę abonamentową dotyczącą odprowadzenia ścieków
i dostarczania wody na łączną kwotę 36,44 zł ujęte zostały w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), według którego wydatki na: zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.

Dodatkowo stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 22. skontrolowane faktury w 8. przypadkach faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym została wystawiona, mimo iżdotyczyła kosztów poprzedniegomiesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przyczyną powyższego było niewskazanie w procedurach wewnętrznych SSM przyjętego sposobu ewidencji kosztów.

Kontrola wykazała 2. przypadki dokonywania poprawy błędów w dowodach księgowych przy pomocy korektora, bez wskazania daty dokonania poprawki i podpisu osoby odpowiedzialnej za jej dokonanie. Ustalono ponadto, że w 2. przypadkach poprawa błędu
w dowodzie księgowym nie zawierała wskazania daty jej dokonania, a dodatkowo w 1. przypadku zarówno daty jej dokonania jak
i podpisu osoby odpowiedzialnej. Było to niezgodne z zapisami art. 22 ust. 3 uor, według którego  błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

Osobą odpowiedzialną za powyżej wskazane uchybienia w zakresie ewidencji księgowej i prowadzonej dokumentacji był główny księgowy. Według art. 4 ust. 5 uor dyrektor SSM jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków
w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru. Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 14. załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84 (zw. dalej standardami kontroli zarządczej) powinny istnieć m.in. następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Ustalono, że w 1. przypadku na 4 skontrolowane umowa realizowana przez SSM nie była zaopiniowana pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, a zobowiązanie z niej wynikające nie zostało poprzedzone kontrasygnatą głównego księgowego. Powyższy obowiązek wynikał z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 594 ze zm.), według którego, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej oraz z pisma z dnia 19.02.09 r., podpisanego przez ówczesnego Dyrektora Wydziału Oświaty UM, według którego dyrektorzy, główni księgowi i kierownicy administracyjni jednostek oświatowych zobowiązani są do przekazywania zawieranych umów do radcy prawnego celem zaopiniowania.

W toku kontroli prawidłowości naliczania i ewidencji dochodów SSM z tytułu świadczonych usług (wynajmu pomieszczeń i usług dodatkowych) stwierdzono jedynie drobne uchybienia tj.:

- 2. z 37. skontrolowanych faktur zostało uregulowanych po terminie, a mimo to główny księgowy nie naliczył zobowiązanym odsetek ustawowych z tytułu nieterminowego uregulowania płatności, co było niezgodne z § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie planów kont, według którego odsetki od należności i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału;

- 1. faktura (z 37. objętych kontrolą) została wystawiona ze wskazaniem stawki niezgodnej z aktualnie obowiązującym w SSM cennikiem usług, jednak dokonana wpłata została uregulowana w prawidłowej wysokości;

-  wszystkie objęte kontrolą faktury (37 faktur) dotyczące usług świadczonych przez SSM nie zostały podpisane przez osoby sprawdzające, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 

Proces udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) - przebiegał w SSM prawidłowo. Dokumentacja SSM dotycząca skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia zawierała notatki służbowe, sporządzone na  podstawie  przeprowadzanej analizy rynku oraz zebranych ofert.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 4. pracowników (ok. 33 % zatrudnionych) stwierdzono, że we wszystkich skontrolowanych przypadkach wysokość  wypłaconego pracownikom wynagrodzenia była zgodna z kwotą, ujętą w sporządzonej liście płac. W toku kontroli stwierdzono jednak  następujące uchybienia:

-  w 4. przypadkach wypłacono dodatek funkcyjny bez uwzględnienia zmniejszenia z tytułu zwolnienia lekarskiego na łączną kwotę 539,45 zł.,

- w 3. przypadkach dokonano zmniejszenia dodatku za wieloletnią pracę z tytułu przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim na łączną kwotę 349,30 zł. Było to niezgodne z zapisami § 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 1050), według którego dodatek za  wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które pracownik otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego,

- w 1. przypadku naliczono i wypłacono dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wyższej niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu,

- w okresie styczeń – grudzień 2012 r. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierownika administracyjno-gospodarczego naliczany i wypłacany był dodatek funkcyjny za prowadzenie kasy w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego. W aktach osobowych pracownika nie było jednak informacji dotyczącej wysokości ww. dodatku, a jego naliczenie i wypłata dokonywana była jedynie na podstawie decyzji ustnej dyrektora SSM.

Obowiązki dotyczące naliczania wynagrodzeń pracowników realizowane były w kontrolowanych okresie przez głównego księgowego.

Dokumentacja SSM dotycząca zasad (polityki) rachunkowości nie zawierała aktualnej wersji oprogramowania służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz daty rozpoczęcia jego eksploatacji, jak również opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów
(z wyjątkiem dokumentacji inwentaryzacyjnej i kasowej). Stwierdzono ponadto, że w zakładowym planie kont nie ujęto kont 720, 980
i opisu zasad klasyfikacji na nich zdarzeń, jak również przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń dotyczących kont 131-0-1, 131-0-2, 402-405 i 409. Dodatkowo ustalono, że zakładowy plan kont zawierał nieprawidłowy opis kont 400 – „Koszty wg rodzajów” i 401 – „Amortyzacja”.  Powyższe naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i c oraz pkt 4 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego m.in. określenie wersji oprogramowania
i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, a także opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor do obowiązków kierownika jednostki należało ustalenie w formie pisemnej i aktualizacja ww. dokumentacji. Dodatkowo nie wskazano
w procedurach obiegu i kontroli dokumentów osób odpowiedzialnych za kontrolę wyciągów bankowych i przyjętego sposobu sprawdzania list płac.

W toku kontroli składek odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych za 2012 rok stwierdzono, że wszystkie płatności
z wymienionego tytułu uregulowane zostały zgodnie z deklaracjami i w ustawowych terminach zapłaty. Ustalono ponadto, że zobowiązania z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wobec Urzędu Skarbowego za 2012 r. były realizowane terminowo,
z wyjątkiem składek przekazanych do US za miesiące luty i kwiecień 2012 r. Ustalono bowiem, że ww. składki przekazane zostały do US z opóźnieniem tj. 21.03.12 r. (1 dzień po terminie) i 24.05.12 r. (3 dni po terminie), co było niezgodne z zapisami art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

Na podstawie kontroli zgodności zapisów ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych (23 operacje
w 2012 r.) oraz kontroli prawidłowości ewidencji zakupionego wyposażenia w oparciu o próbę (8. faktur z 23. zaewidencjonowanych
w 2012 r.) - ustalono, że księgi inwentarzowe SSM prowadzone były w kontrolowanym okresie w sposób kompletny i prawidłowy.

Inwentaryzacja składników majątku na koniec 2012 roku przeprowadzona zostało prawidłowo. Stwierdzono jedynie drobne uchybienia natury formalnej polegające m.in. na braku w dokumentacji SSM harmonogramu i zarządzenia dotyczącego inwentaryzacji, ustalającego członków, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i skład zespołów spisowych oraz oświadczeń wstępnych
i końcowych osób odpowiedzialnych za inwentaryzowane składniki (dotyczy kasy i materiałów), jak również braku podpisu osoby odpowiedzialnej materialnie na protokole inwentaryzacji materiałów sporządzonym na dzień 31.12.12 r. Powyższe było niezgodne
z zapisami zarządzenia dyrektora SSM w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji: § 3 ust. 1-3, według którego na etap przygotowawczy inwentaryzacji składa się podjęcie decyzji o terminie, rodzaju i zakresie inwentaryzacji oraz opracowanie harmonogramu inwentaryzacji, a po zatwierdzeniu harmonogramu dyrektor wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, zgodnie z załączonym harmonogramem, powołując komisję inwentaryzacyjną, a komisja inwentaryzacyjna przedstawia propozycję zespołów spisowych, które zatwierdza dyrektor w formie zarządzenia; § 7 ust. 3 i 27, według którego przed rozpoczęciem spisu z natury, osoba odpowiedzialna za całość i stan składników majątku objętych spisem składa zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszystkie dowody, przychody i rozchody inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane do księgowości, natomiast po zakończeniu pracy przez zespół spisowy i zapoznaniu się ze spisem, osoba, której mienie zostało powierzone, składa oświadczenie końcowe.

Ustalono ponadto, że główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm. – zw. dalej uofp),a dyrektor SSM powierzył głównemu księgowemu obowiązki
i odpowiedzialność w zakresie określonym w art. 54 ust. 1 uofp. Powierzenie ww. obowiązków nie zawierało jednak wskazania daty przyjęcia ich do wiadomości i stosowania.

Dyrektor SSM zrealizował w 2012 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 579/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Według zapisów grupy C – „Mechanizmy kontroli” punktu 11. standardów kontroli zarządczej, należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, a według zapisów grupy E – „Monitorowanie i ocena” punktu 19. standardów kontroli zarządczej należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

Prezydent Miasta zalecił:

1. Uzupełnienie i poprawę zapisów dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, m.in. w zakresie opisu systemu informatycznego i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, opisu zasad klasyfikacji zdarzeń oraz wskazania osób odpowiedzialnych za kontrolę funkcjonalną.
2. Prawidłowe dekretowanie dowodów księgowych oraz podpisywanie przez osoby odpowiedzialne za ich sprawdzenie. 
3. Wskazywanie w zapisach księgowych prawidłowej daty dokonania operacji gospodarczej oraz dokonywanie poprawy błędów na dowodach księgowych bez użycia korektora, a ze wskazaniem daty i podpisu osoby odpowiedzialnej.
4. Naliczanie odsetek ustawowych z tytułu nieterminowo regulowanych wobec SSM płatności oraz wystawianie faktur zgodnie
   z obowiązującymi cennikami usług.
5. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki oraz prawidłowe ewidencjonowanie wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. 
6. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.
7. Wskazywanie na dowodach zakupu aktualnego średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.
8. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji inwentaryzacyjnej m.in. sporządzanie zarządzenia i harmonogramu,ustalającego członków, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej  i skład zespołów spisowychoraz pobieranie od osób materialnie odpowiedzialnych odpowiednich oświadczeńw toku przeprowadzanych inwentaryzacji.
9. Każdorazowe przekazywanie umów do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
10. Naliczanie dodatków od wynagrodzeń w prawidłowej wysokości oraz na podstawie pisemnych informacji dyrektora SSM.
11. Terminowe sporządzanie sprawozdań budżetowych i informowanie o dokonanych zmianach w planie finansowym jednostki.
12. Prawidłowe sporządzanie sprawozdań budżetowych w zakresie wykazywanych kwot i ich zgodności z prowadzoną ewidencją księgową.
13. Prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów, wydatków i kosztów z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej.