Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2013 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 7-8.2013 r. przeprowadził kontrolę w Biurze Geodety Miasta Urzędu Miasta Szczecin pl. Armii Krajowej 1, zw. dalej BGM, w zakresie prowadzenia spraw z zakresu podziałów
i rozgraniczeń nieruchomości. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 5.09.2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 7.10.2013 r.

Kontrola, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie oceniła prowadzenie spraw z zakresu podziałów i rozgraniczeń nieruchomości (ocena pozytywna z nieprawidłowościami). Nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim naruszeń ustawy z dnia 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 267), zw. dalej kpa, w zakresie czasu załatwiania spraw, doręczeń i prowadzenia metryki sprawy oraz prowadzenia postępowań w sposób odbiegający od przyjętych procedur.

            Ustalono, że BGM prowadzi sprawy podziałów nieruchomości w dwóch etapach:
I - od daty wpływu wniosku o wszczęcie postępowania dotyczącego podziału nieruchomości do wydania przez Wydział Urbanistyki i Administracji Budowlanej (zw. dalej WUiAB) postanowienia o zgodności proponowanego podziału nieruchomości z ustaleniami planu miejscowego i II - od momentu złożenia przez uprawnionego geodetę dokumentacji geodezyjnejwraz z pismem o wydanie decyzji zatwierdzającej podział do daty wydania decyzji, podczas gdy przyjęta w BGM procedura BGM-I (podział nieruchomości) przewiduje jednoetapowe prowadzenie postępowania. Sprawa w BGM ma nadawane dwa numery, odrębnie dla każdego etapu, a czas na załatwienie sprawy (60 dni) liczony jest osobno na etap, czyli łącznie do 120 dni, podczas gdy procedura na załatwienie sprawy przewiduje do 60 dni. W ocenie WKiAW nie można przyjąć stanowiska Geodety Miasta z dnia 14.08.2013 r., że
w przypadku I i II etapu mamy do czynienia z dwoma sprawami w rozumieniu administracyjnym, a rejestracja każdego etapu osobno została przyjęta w celu monitorowania czasu załatwienia poszczególnych etapów prac pracowników BGM. Na gruncie postępowania administracyjnego podział nieruchomości należy traktować jako jedną sprawę, od momentu jej wszczęcia do wydania decyzji administracyjnej (art. 104 kpa). Tym samym na załatwienie sprawy, przyjmując, że jest szczególnie skomplikowana, należy przyjąć czas do 2 miesięcy – na podstawie art. 35 § 3 kpa, a sprawa powinna mieć nadany jeden numer. Brak jest uzasadnienia na dwukrotne rejestrowanie tej samej sprawy tym bardziej, że w pozycji „data decyzji” po I etapie wpisywana jest data niezgodna ze stanem faktycznym, gdyż data decyzji występuje w postępowaniu tylko raz i kończy w tym przypadku II etap. Taka praktyka powiela liczbę spraw załatwianych w BGM, nie niosąc prawdziwej informacji co do liczby spraw faktycznie załatwionych (zakończonych decyzją administracyjną).

Kontroli została poddana prawidłowość prowadzonych postępowań z zakresu podziału i rozgraniczeń nieruchomości pod kątem zgodności z przyjętą procedurą, a także terminowości i kompletności gromadzonej dokumentacji.

     Kontrola 5 postępowań z zakresu podziałów nieruchomości wykazała:
1. w jednym przypadku (UNP: 2369/BGM/-I/13) przekroczenie czasu załatwienia sprawy od jej wszczęcia do wydania decyzji -
z uwzględnieniem art. 35 § 5 kpa (do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu) - o 35 dni, tj. wydanie decyzji po upływie 95 dni od daty wszczęcia postępowania. Na powyższe wpływ miał między innymi fakt, że od daty wpływu wniosku podpisanego przez osobę nieupoważnioną (30.07.2012 r.) do wysłania pisma o dostarczenie szczególnego pełnomocnictwa bądź wniosku podpisanego przez reprezentanta strony minęło 28 dni (27.08.2012 r.) oraz, że od daty wpływu pisma złożonego przez stronę (wpływ 15.01.2013 r.) do wysłania pisma o dostarczenie brakujących dokumentów minęły 24 dni (8.02.2013 r.). Powyższe jest niezgodne z art. 35 § 1 i § 3 kpa, według którego organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki, a załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca,
a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.

2. w 3. przypadkach (UNP: 5116/BGM/-I/13, UNP:32800/BGM/-I/13, UNP: 27365/BGM/-I/13) w dokumentacji nie było pisma (ani potwierdzenia skutecznego jego doręczenia), którym BGM zwraca się do wnioskodawcy (lub wykonawcy w przypadku sprawy UNP:32800/BGM/-I/13) o uzupełnienie wniosku, co było niezgodne z pkt VI obowiązującej w BGM procedury BGM-I, według której
w przypadku braku kompletu wymaganych dokumentów wnioskodawca zostanie wezwany do ich uzupełnienia i złożenia
w Kancelarii lub delegaturze biura. Ponadto według art. 64 § 2 kpa, jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. BGM w ww. 3. przypadkach kontaktował się
w sprawach uzupełniania wniosków bezpośrednio z wnioskodawcą lub nieposiadającym pełnomocnictwa geodetą, drogą telefoniczną, elektroniczną bądź osobiście. Powyższa praktyka była niezgodna z ww. art. 64 § 2 kpa, art. 40 § 1 kpa, według którego pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi oraz art. 14 § 1 kpa, według którego sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 235), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. Wskazać również należy, że w ww. przypadkach nie zachodziła możliwość zastosowania art. 39¹ § 1 kpa, według którego doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej (…), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania: 1. wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo 2. wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków (brak spełnienia ww. przesłanek przez stronę),

3. w jednym przypadku (UNP: 30603/BGM/-I/13) metryka sprawy nie wskazywała daty rozpoczęcia II etapu postępowania (24.05.2013 r.), co było niezgodne z art. 66a § 2 kpa, według którego w treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

Kontrola 2 postępowań z zakresu rozgraniczeń nieruchomości wykazała:
1. w jednym przypadku (UNP: 47326/BGM/-III/12) przekroczenie czasu załatwienia sprawy od jej wszczęcia do wydania decyzji,
z uwzględnieniem art. 35 § 5 kpa,o 24 dni co naruszało ww. art. 35 § 1 i § 3 kpa. W tym samym przypadku metryka sprawy nie wskazywała daty wpływu do BGM dokumentacji rozgraniczeniowej z prośbą o wydanie decyzji od geodety (data wpływu 22.03.2013 r.), co było niezgodne z ww. art. 66a § 2 kpa,

2. w jednym przypadku (UNP: 20490/BGM/-III/12) dokumentacja nie zawierałaoryginału aktualnego wypisu z katastru nieruchomości (ewidencji gruntów i budynków) dla wszystkich nieruchomości biorących udział w postępowaniu, którego obowiązek złożenia wraz z wnioskiem wynikał z pkt I ppkt 2 procedury BGM-III (rozgraniczenia nieruchomości). Należałoby rozważyć zmianę procedury pod kątem wymogu składania dokumentów, do których ustawowy dostęp ma BGM -   § 6 Regulaminu Wewnętrznego BGM z dnia 1.03.2013 r. oraz art. 40 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 17.05.1989 r. Prawo geodezyjne
i kartograficzne (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287 ze zm.), według których BGM ma dostęp do bazy ewidencji gruntów
i budynków dla jednostki ewidencyjnej Miasto Szczecin.

3.  w tym samym przypadku BGM nie wystosował do stron postępowania pisma zawiadamiającego o zebraniu dowodów
i materiałów niezbędnych do podjęcia decyzji administracyjnej, co naruszało art. 10 § 1 kpa, według którego organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Wskazać należy, że brak
w aktach sprawy końcowego oświadczenia strony oraz dowodu, że organ prowadzący postępowanie pouczył stronę
o przysługującym jej prawie, uzasadnia wniosek, że organ ten naruszył obowiązek ustalony w art. 10 § 1 kpa – wyrok WSA
w Warszawie z dnia 10.04.2007 r., SA/Wa 411/07.

       Ustalono, że akta kontrolowanych spraw były kompletne pod kątem dokumentacji geodezyjnej a geodeci wykonujący prace
w tych postępowaniach posiadali stosowne uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. prawidłowe prowadzenie spraw w rejestrze pod kątem stosowanej numeracji i wprowadzanych dat,
2. rozpatrywanie pism i wniosków bez zbędnej zwłoki oraz pisemne zawiadamianie wnioskodawców o stwierdzonych pomyłkach lub brakach z wezwaniem do ich uzupełnienia,
3. prowadzenie metryki sprawy w sposób umożliwiający każdorazowe powiązanie czynności z odpowiednim dokumentem
   w aktach sprawy,
4. załatwianie spraw w terminach ustalonych w procedurze i kpa,
5. rozważyć aktualizację procedur BGM-I i BGM-III pod kątem wymaganych załączników,
6. każdorazowe umożliwianie stronom wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.