Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 5-6.2014 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 42, ul. Hoża 25,
71-699 Szczecin, zwanej dalej SP nr 42, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych oraz gospodarowania ZFŚS za 2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11.07.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenia prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2013 r. (ocena negatywna).

Wykonanie dochodów budżetowych SP nr 42 w 2013 r. wyniosło 410 zł, co stanowiło 82 % planowanej kwoty – według sprawozdania Rb-27S.

Zaplanowane wydatki budżetowe SP nr 42 w wysokości 2.782.393 zł zrealizowane zostały w 100 %, tj. w kwocie 2.782.390,21 zł. – według sprawozdań Rb-28S.

SP nr 42 w 2013 r. uzyskała dochody jak i poniosła wydatki z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 151.913,25 zł, co stanowiło 99,8% zaplanowanej kwoty.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:

• niezgodności sprawozdań budżetowych z ewidencją księgową,
• prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób niezgodny z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwanądalej uor,
• czynności związanych z procesem inwentaryzacji,
• braku bieżącego monitoringu należności w celu ich wyegzekwowania.

Pozytywna ocena dotyczy przede wszystkim:

• wydatków publicznych, które dokonywane były w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z ówcześnie obowiązującym Zarządzeniem nr 235/08 Prezydenta Miasta
  z dnia 29.05.2008 r. oraz Zarządzeniem nr 314/13 Prezydenta Miasta z dnia 17.07.2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin,
• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych oraz zobowiązań niewymagalnych wykazanych na dzień 31.12.2013 r.,
• prawidłowego naliczenia czynszu i mediów za wynajem mieszkania służbowego,
• prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku
  z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• przekazywania do WKiAW informacji o kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w SP nr 41, zgodnie z wymogami § 11 i § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe, w tym WRD

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych i WRD

Dochody budżetowe w kwocie 410 zł wykazane w § 097 sprawozdania Rb-27S stanowiły wyłącznie wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności
z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Kontroli poddano wszystkie umowy najmu obowiązujące w 2013 r. (14 umów najmu, 5 aneksów, umowa użyczenia
i wynajem mieszkania służbowego) oraz rachunki wystawione przez SP nr 42 w IV kwartale 2013 r. (22 rachunki) na kwotę ogółem 7.949,50 zł, tj. 5,2 % ogółem dochodów WRD jednostki za 2013 r.

Za zawieranie umów w SP nr 42 odpowiedzialny był kierownik gospodarczy. Osobą odpowiedzialną za wystawianie rachunków i ewidencję dochodów był główny księgowy.

 Na koncie 130 nie były ewidencjonowane dochody budżetowe. Dochód płatnika w kwocie 410 zł został zaewidencjonowany po stronie Ma konta 130-11-801-80101 w § 097 powiększając wydatki.

Odprowadzenie dochodu do Gminy nie stanowi wydatku z § 097, gdyż jest to paragraf dochodowy i powinien zawierać księgowanie po stronie Wn. Dochód płatnika zaś stanowi wydatek, który powinien zostać ujęty w § 4010.

Powyższe naruszało art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 

W SP nr 42 nie funkcjonował cennik wynajmu pomieszczeń i obiektów sportowych.

Wszystkie rachunki wystawione w IV kwartale 2013 r. były zadekretowane, ale nie zawierały podpisu głównego księgowego, co było niezgodne z zapisami rozdziału VIII pkt 9 lit. d obowiązującej w SP nr 42 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, według którego sposób księgowania polega na podpisaniu dekretacji przez głównego księgowego.

Do umowy użyczenia gabinetu profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej z dnia 1.08.2012 r. nie został sporządzony protokół zdawczo – odbiorczy określający stan techniczny i wyposażenie lokalu, czego obowiązek wynikał z § 1 ust. 2 ww. umowy. W ocenie kontrolującego nie można uznać za realizację zapisów umowy faktu, że taki protokół został spisany w dniu 22.02.2008 r. i stanowił część poprzedniej umowy, nawet przy założeniu, że wyposażenie gabinetu się nie zmieniło.

Rachunki nr: 80/10/2013 z dnia 1.10.2013 r. na kwotę 350 zł i 91/12/2013 z dnia 3.12.2013 r. na kwotę 187,50 zł (wynajem sali gimnastycznej), nie zostały uregulowane do końca 2013 r. Główny księgowy do końca 2013 r. nie naliczył odsetek od ww. nieterminowych należności, nie wystawił również stosownych wezwań do zapłaty i not odsetkowych. Naruszało to § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), zwanego dalej rozporządzeniem
w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

W związku z powyższym powstałe należności nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-34S i Rb-N.

Za wynajem pomieszczenia gospodarczego główny księgowy w IV kwartale wystawił 3 rachunki, każdy na kwotę 30 zł. Wg umowy z dnia 1.01.2013 r. była to kwota netto. Kierownik gospodarczy nie sporządził aneksu do ww. umowy, zwalniającego kontrahenta z płacenia podatku VAT. Pracownik każdorazowo przelewał kwotę 36,90 zł powodując nadpłatę z tytułu najmu pomieszczenia gospodarczego na koncie rozrachunkowym 201-30-801-80101-0750-12.

Na ww. koncie nie została zaewidencjonowana zapłata rachunku nr 85/11/2013 w kwocie 36,90 zł (WB 91 z 4.11.2013 r.), co było niezgodne z ww. art. 20 ust. 1 uor.

Powyższe świadczy o braku bieżącego monitoringu rozrachunków z tytułu najmu ze strony głównego księgowego.

Aneksy do umów najmu nie były akceptowane pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84),zwanego dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

W przypadku pozostałych 13 umów najmu stwierdzono, że sporządzana dokumentacja i sposób realizacji były zgodne z zapisami umownymi.

Kontrola 19 rachunków wykazała, że zostały one poprawnie wystawione, zaewidencjonowane i uregulowane w umownych terminach.

Czynsz i pozostałe składniki czynszu (media) za mieszkanie służbowezostały naliczone prawidłowo.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenił pozytywnie realizację dochodów w 2013 r., w zakresie poprawności i kompletności dokumentacji, ewidencjonowania, a także terminowości dokonywanych wpłat. Negatywna ocena dotyczy ewidencji przychodów i dochodów oraz braku skutecznych mechanizmów windykacji należności.

1.2. Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2013 r. zostały wykazane należności w § 092 w kwocie 1.524,06 zł i w § 075
w kwocie 1.121,99 zł. Należność dotyczyła długu za sklepik szkolny i naliczonych odsetek.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2013 r. nie zostały wykazane należności niewymagalne i odsetki od należności niezapłaconych w terminie.

W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2013 r. wykazane zostały należności na kwotę 1.121,99 zł (należność główna z tytułu wynajmu sklepiku szkolnego).

Osobą odpowiedzialną w SP nr 42 za monitorowanie należności był główny księgowy.

W stosunku do należności niezapłaconych w terminie (rachunki wymienione w punkcie 1.1. wystąpienia) nie były podejmowane czynności windykacyjne. Powstałe należności nie zostały ponadto wykazane w sprawozdaniu Rb-34S i Rb-N.

Należność wynikająca z opłat za sklepik wraz z odsetkami została prawidłowo wykazana w sprawozdaniu RB-27S i Rb-N na dzień 31.12.2013 r.

WKiAW negatywnie ocenił bieżący monitoring należności w jednostce.

2. Wydatki budżetowe, w tym WRD

2.1. Wykonanie wydatków budżetowych i WRD

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

- 25 dowodów księgowych na kwotę 176.135,95 zł, co stanowiło 6,33% wydatków budżetowych ogółem,

- 10 dowodów księgowych na kwotę 29.605,50 zł, co stanowiło 19,5% wydatków WRD ogółem,

- 9 umów stanowiących podstawę do wystawienia 10 dowodów księgowych,

- 7 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 42 za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Wszystkie wyciągi bankowe nie zawierały potwierdzenia dokonania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej. Według rozdziału II pkt 3 lit. d funkcjonującej w SP nr 42 instrukcji obiegu dokumentów księgowych, wyciągi bankowe są dowodami księgowymi obowiązującymi w SP nr 42, a według rozdziału VIII pkt 3 i 4 lit. a i b, dowody poddane są procedurze kontrolnej w etapach: pod względem formalno – rachunkowym, pod względem merytorycznym. 

W 9. przypadkach wydruk pełniący funkcję dekretacji nie był podpisany przez głównego księgowego, co było niezgodne z zapisami ww. rozdziału VIII pkt 9 lit. d obowiązującej w SP nr 42 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych.

W 3. przypadkach (faktury nr: WO-2063/0113/R z dnia 31.01.2013 r., 220001177/1W/2013 z dnia 24.04.2013 r. i 4151698183 z dnia 31.10.2013 r.) zostały zakwalifikowane w koszty w miesiącu następnym po dacie ich wystawienia, co naruszało ww. art. 20 ust. 1 uor.

Faktura nr 192966/2013 z dnia 12.12.2013 r. została zadekretowana w kwotach - 670,76 zł za wodę w § 4260 i 1.106,36 zł za ścieki w § 4300, widnieje na koncie 401-11-801-80101-4260-02 (Koszty – zakup wody) w kwocie 1.106,36 zł i na koncie 402-11-801-80101-4300-01 (Koszty – odbiór ścieków) w kwocie 670,76 zł. Na koncie 130 została zaewidencjonowana na właściwych paragrafach.

Faktura nr FV/12/07/2013 z dnia 15.07.2013 r. w kwocie 2.500 zł została uregulowana w dniu 1.08.2013 r. podczas, gdy termin płatności faktury minął w dniu 29.07.2013 r. 

W ewidencji konta 080 w § 6050 został ujęty jedynie rachunek nr 36/7/2013 w kwocie 24.080 zł za remont sali gimnastycznej, korytarza i szatni. Pozostałe dwie inwestycje: faktura nr 119/12/13 w kwocie 26.798 zł za zakup i montaż świetlówek w budynku szkoły oraz faktura nr 68/12 w kwocie 9.259 zł za cyklinowanie i lakierowanie sali gimnastycznej, zostały zaewidencjonowane wyłącznie na koncie 011, z pominięciem konta 080.

Polecenia księgowania (PK) nie miały nadawanych kolejno numerów, co było niezgodne z zapisami rozdziału II pkt 3 lit. e funkcjonującej w SP nr 42 instrukcji obiegu dokumentów księgowych, według którego dowody PK są dowodami księgowymi obowiązującymi w SP nr 42 i według pkt 4 lit. g powinny zawierać numer identyfikacyjny.

W 2. przypadkach dowody PK, będące dokumentem na podstawie którego zostały zaksięgowane raporty kasowe nr 11 i 12, nie zostały podpisane przez osobę sporządzającą, sprawdzającą i zatwierdzającą. Druki PK są dowodami księgowymi w myśl zapisów rozdziałuII pkt 3 lit. e funkcjonującej w SP nr 42 instrukcji obiegu dokumentów księgowych i według zapisów rozdziału VIII pkt 3 i 4 lit. a i b, podlegają procedurze kontrolnej. 

PK z dnia 30.12.2013 r. odnosiło się jedynie do 6. pierwszych operacji ujętych w Raporcie Kasowym nr 12 i do operacji z poz. 13. Nie uwzględniało trzech podjęć gotówki na łączną kwotę 3.431,60 zł i zrealizowanych wydatków z tytułu: wypłat z list płac nr: 137 – obsługa (739,12 zł), nr 38/ZFŚS/13 (205 zł) i nr 39/ZFŚS/13 (410 zł), wypłaty dodatku specjalnego – lista nr 141 administracja (418,15 zł), wypłaty nadgodzin (1.386,31 zł), faktury za zakup odzieży ochronnej (173 zł) i zwrotu gotówki (91,07 zł).

Powyższe świadczy o braku samokontroli na stanowisku głównego księgowego.

Dowody księgowe gotówkowe ujmowane były w ewidencji pod datą zamknięcia raportu kasowego. Nie były ujmowane pod datą operacji gospodarczej, co naruszało ww. art. 20 ust. 1 uor. 

W przypadku umowy z dnia 28.06.2013 r. na wymianę instalacji i zaworów wody zimnej i ciepłej na ciągu komunikacyjnym w szatni uczniowskiej faktura za wykonane prace na kwotę 4.999,95 zł została zapłacona mimo braku protokołu odbioru robót, podczas gdy według § 9 ww. umowy, zapłata będzie realizowana na podstawie faktury wraz z protokołem odbioru robót w terminie 16 dni od daty odbioru faktury wraz z protokołem odbioru robót.

Pod jednym numerem dokumentu 482/07/13 zaksięgowane zostały cztery wyciągi bankowe podczas, gdy każdy wyciąg bankowy jest oddzielnym dowodem księgowym. Było to niezgodne z ww. art. 20 ust. 1 uor.

W kosztach konta 402-30-801-80101-4300 WRD nie było faktury nr 4151690047 na kwotę 1.304,81 zł, a jedynie wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę ww. faktury – WB 61 z 20.09.2013 r. Faktura została ujęta w kosztach budżetu i jako wydatek WRD.

W kosztach konta 401-30-4260 WRD nie było faktury P/P/10045634/007/13 na kwotę 1.926,75 zł. Faktura została ujęta w kosztach budżetu i jako wydatek WRD.

W ewidencji kosztów WRD nie było założonego konta kosztowego w § 4270, mimo wydatku w tym paragrafie w kwocie 2.999,95 zł (faktura nr 20/07/13 z dnia 5.07.2013 r.)

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej,
w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania operacji finansowych
i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Notatki służbowe zostały sporządzone zgodnie z ówcześnie obowiązującym Zarządzeniem nr 235/08 oraz Zarządzeniem nr 314/13. Były sporządzane każdorazowo po uprzednim dokonaniu analizy rynku, zawierały informację dot. wartości szacunkowej zamówienia wyrażonej w złotych i euro oraz wskazanie obowiązującego kursu euro.

14 dowodów księgowych zostało poprawnie wystawionych, zakwalifikowanych, zaewidencjonowanych i uregulowanych w umownych terminach. Były one ponadto sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenia realizację wydatków budżetowych w 2013 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności
i gospodarności. Wydatki zrealizowane zostały z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w art. 44 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.), zwanej dalej uofp.

Negatywna ocena dotyczyła sposobu ewidencjonowania dowodów księgowych, poprawności i rzetelności ujmowania ich w ewidencji księgowej oraz stosowania właściwych kont i paragrafów.

2.2. Płatności inne

W toku kontroli nie stwierdzono płatności, których charakter odbiegałby od specyfiki wydatków ujętych w punkcie 2.1 wystąpienia.

2.3. Zobowiązania

W rocznych sprawozdaniach z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2013 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie
198.036,79 zł, uregulowane w 2014 r. w terminach ich wymagalności. 

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2013 r. nie wykazano zobowiązań niewymagalnych.

W sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2013 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 42 za monitorowanie zobowiązań był główny księgowy.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania ww. zobowiązań.

Zobowiązania dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego i składek ZUS, wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-28S w sposób poprawny.

WKiAW pozytywnie ocenił bieżący monitoring zobowiązań w jednostce.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto wynagrodzenia 5. z 58. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy na kwotę 201.430,47 zł, tj. 10,5 % wynagrodzeń osobowych wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S na dzień 31.12.2013 r. na §§ 4010 i 4040, wynoszących 1.915.939 zł.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 42 za naliczanie wynagrodzeń był specjalista ds. płac.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli wynagrodzeń pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami i poprawności naliczania.

Stwierdzono, że:

- akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, kategoria zaszeregowania, przyznane dodatki, posiadane wykształcenie oraz zakres obowiązków pracowników) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac),

- wynagrodzenia naliczane były prawidłowo, w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne, wynagrodzenie chorobowe (6 przypadków), wynagrodzenie za godziny doraźne
(7 przypadków) i zastępstwa (6 przypadków),

- naliczone wynagrodzenia były zgodne z dokonanymi wypłatami.

WKiAW pozytywnie ocenił prawidłowość naliczania wynagrodzeń – ich zgodności z aktami osobowymi, stanowiącymi podstawę naliczeń i ewidencji na listach płac.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2013 r. naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 148.325 zł, uregulowany w całości w 2013 r.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2013 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 734.873,30 zł, uregulowane
w 2013 r. w wysokości 721.071,42 zł. Kwota 13.801,88 zł tytułem składek za XII 2013 r. została uregulowana w dniu 3.01.2014 r. (WB 2) zgodnie z terminem wymagalności.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 42 za naliczanie i regulowanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był główny księgowy.

Na koncie 225 (rozrachunki z budżetami – ewidencja rozliczeń z Urzędem Skarbowym) dwa razy został ujęty podatek od 13-tek – na kontach: 225-34-01 i 225-11-801-80101-4010 (jako refundacja).

Na koncie 225 zaewidencjonowane zostało wynagrodzenie płatnika jedynie w miesiącu I i II.

Na koncie 225-34-01 po stronie Wn nie było naliczeń podatku od świadczeń socjalnych.

Na koncie 225-11-801-80101-4010 nie było naliczeń podatku w miesiącach VI, VIII, IX, XI.

Na kontach: 225-12-801-80148-4010,  225-13-801-80103-4010,  225-14-854-85401-4010 nie było naliczeń podatku w miesiącach VI, VII, VIII, IX, XI.

Na kontach 225-22-801-80195-4170, 225-23-926-92695-4170,  225-30-02 i 225-30-03 nie było naliczeń podatku, mimo wypłat.

Na koncie 225-30-851-85154-4010 nie było naliczeń podatku w miesiącach III - IX, XI i XII.    

Według ewidencji konto 225 – Rozrachunki z budżetami zamknęło się saldem w wysokości 49.455,99 zł. wykazując należność Urzędu Skarbowego względem SP nr 42
w tej kwocie. Saldo było wynikiem braku zaewidencjonowanych ww. naliczeń podatku w miesiącach VI – IX i XI 2013 r. i nie odzwierciedlało faktycznego obrazu rozliczeń
z Urzędem Skarbowym.

Powyższe naruszało art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Na kontach 229 (pozostałe rozrachunki publicznoprawne - ewidencja rozliczeń z tytułu ubezpieczeń) nie zostały na koniec roku zaksięgowane składki naliczone od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 r.

W ewidencji konta 229 (pozostałe rozrachunki publicznoprawne - ewidencja rozliczeń z tytułu ubezpieczeń) nie było zaksięgowanych naliczeń składek ZUS w miesiącach VI-IX i XI 2013 r. na łączną kwotę 271.485,08 zł.

Konta 229 zamknęły się saldem w łącznej wysokości 262.150,28 zł po stronie Wn, wykazując należność ZUS względem SP nr 42 w tej kwocie. Saldo było wynikiem braku zaewidencjonowanych ww. naliczeń składek w miesiącach VI – IX i XI 2013 r. i nie odzwierciedlało faktycznego obrazu rozliczeń z ZUS.

W styczniu 2013 r. zostało zapłacone 177 zł tytułem podatku od świadczeń socjalnych za miesiąc XII 2012 r. Bilans otwarcia na koncie 225 nie uwzględniał tego podatku. Główny księgowy nie znalazł wyjaśnienia dla powyższej sytuacji. Ewidencja na koncie 229 również prowadzona była z naruszeniem art. 20 ust. 1 uor.

Powyższe naruszało ponadto art. 24 ust. 1, 2, 3 i 4 lit a uor, według których księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.  Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2013 r. regulowany był w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej updof.

Składki ubezpieczeniowe za poszczególne miesiące 2013 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1  ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).

Plan wydatków z tytułu podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych nie został przekroczony.

WKiAW pozytywnie ocenił terminowość i zgodność rozliczeń publicznoprawnych z deklaracjami ZUS P DRA i  PIT-4R.

Negatywna ocena dotyczyła sposobu ewidencjonowania ww. deklaracji oraz braku księgowań i uzgodnień na kontach 225 i 229.

5. Księgi rachunkowe

Kontroli poddane zostały księgi rachunkowe budżetu, WRD i ZFŚS w postaci: zestawienia obrotów i sald na dzień 31.12.2013 r. dla wszystkich kont syntetycznych
i analitycznych oraz obroty roku 2013 na następujących kontach:

011 i 013 – środki trwałe i pozostałe środki trwałe, 014 – księgozbiór, 020 – wartości niematerialne i prawne, 071 i 072 – umorzenie środków trwałych i pozostałych środków trwałych, 080 – inwestycje, 101 – kasa budżetu, WRD i ZFŚS, 130 – rachunek bankowy budżet (dochody i wydatki), 132 – rachunek bankowy WRD (dochody
i wydatki), 135 – rachunek bankowy ZFŚS (dochody i wydatki), Zespół 4, §§ 3240, 3260, 4210, 4260, 4270, 4300 – koszty budżetu, Zespół 4, §§ 4210, 4260, 4300 – koszty WRD, 225 - rozrachunki z budżetami – ewidencja rozliczeń z Urzędem Skarbowym, 229 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne-ewidencja rozliczeń z tytułu ubezpieczeń, 851 – ZFŚS.

W księgach rachunkowych nie zostały ujęte wszystkie operacje gospodarcze, które wystąpiły w  2013 r. Dotyczy to przychodów i dochodów, kosztów i wydatków, umorzeń środków trwałych, rozrachunków (naliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych, składek ubezpieczeniowych).

Powyższe naruszało art. 6 ust 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody
i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, art. 20 ust 1 i 2 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów
w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi" oraz art. 4 ust. 1 - 3 uor, według którego jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Według art. 5 uor kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu
z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

W 2013 r. księgi rachunkowe w SP nr 42 nie były prowadzone rzetelnie i bezbłędnie, a także nie były sprawdzalne i prowadzone bieżąco. Zapisy księgowe nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Nie zostały ujęte m.in. wszystkie dowody dot. rozliczeń z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (naliczenia, deklaracje). Nie były sporządzanie zestawienia obrotów i sald za poszczególne okresy sprawozdawcze. Ujęcie wpłat i wypłat gotówką następowało w dniu księgowania raportu kasowego (ostatni dzień miesiąca, lub inny dzień będący jednocześnie dniem zamknięcia raportu).

Powyższe było niezgodne z ww. art. 24 ust. 1 - 3 oraz ust. 4 i 5 uor, według których księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zapisy uporządkowane są chronologicznie
i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,  zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: 1)   pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 2)   zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, 3)   ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Wszystkie dowody księgowe za miesiące: maj i czerwiec nie miały nadanych numerów (pozycja dziennika), co było niezgodne z zapisami rozdziału VIII pkt 9 lit. a funkcjonującej w SP nr 42 instrukcji obiegu dokumentów księgowych, według którego sposób księgowania polega na nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane.

Na koniec roku obrotowego nie zostały wydrukowane księgi rachunkowe. Nie zostały również przeniesione na inny nośnik danych, co naruszało art. 13 ust. 6 uor, według którego księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Na dzień 31.12.2013 r. wystąpiła niezgodność danych zawartych w sprawozdaniach budżetowych z danymi w ewidencji księgowej w następujących rozdziałach
i paragrafach:

Rozdział 80101:

§ 3020 – wg sprawozdania 3.721 zł, wg ewidencji 3.715,08 zł,

§ 4010 - wg sprawozdania 1.311.265 zł, wg ewidencji 1.344.158,05 zł,

§ 4040 - wg sprawozdania 106.368 zł, wg ewidencji 77.510,21 zł,

§ 4110 - wg sprawozdania 231.443 zł, wg ewidencji 235.796,65 zł,

§ 4120 - wg sprawozdania 26.158 zł, wg ewidencji 29.434,71 zł,

§ 4210 - wg sprawozdania 16.635 zł, wg ewidencji 17.493,14 zł,

§ 4260 - wg sprawozdania 163.611 zł, wg ewidencji 164.693,13 zł,

§ 4270 - wg sprawozdania 10.000 zł, wg ewidencji 9.885,95 zł,

§ 4300 - wg sprawozdania 28.326 zł, wg ewidencji 24.631,38 zł,

§ 4370 - wg sprawozdania 1.700 zł, wg ewidencji 1.699,34 zł,

Rozdział 80103:

§ 4010 - wg sprawozdania 175.885 zł, wg ewidencji 184.450,38 zł,

§ 4040 - wg sprawozdania 7.307 zł, wg ewidencji 5.089,82 zł,

§ 4110 - wg sprawozdania 29.756 zł, wg ewidencji 31.186,65 zł,

§ 4120 - wg sprawozdania 4.237 zł, wg ewidencji 4.410,76 zł,

Rozdział 80146 § 4300 - wg sprawozdania 3.540 zł, wg ewidencji 3.440 zł,

Rozdział 80148:

§ 4010 - wg sprawozdania 70.699 zł, wg ewidencji 79.836,92 zł,

§ 4040 – wg sprawozdania 5.385 zł, wg ewidencji 3.752,36 zł,

§ 4110 - wg sprawozdania 13.392 zł, wg ewidencji 7.838,86 zł,

§ 4120 - wg sprawozdania 1.529 zł, wg ewidencji 1.651,66 zł,

Rozdział 80195:

§ 4010 - wg sprawozdania 8.651 zł, wg ewidencji 3213,57 zł,

§ 4110 - wg sprawozdania 589 zł, wg ewidencji 588,71 zł,

§ 4120 - wg sprawozdania 14 zł, wg ewidencji 13,83 zł,

§ 4170 - wg sprawozdania 2.886 zł, wg ewidencji 2.833,61 zł,

Rozdział 85154:

§ 4010 - wg sprawozdania 28.952 zł, wg ewidencji 31.389,45 zł,

§ 4040 - wg sprawozdania 3.203 zł, wg ewidencji 2.232,34 zł,

§ 4110 - wg sprawozdania 5.954 zł, wg ewidencji 6.280,98 zł,

§ 4120 - wg sprawozdania 707 zł, wg ewidencji 837,95 zł,

Rozdział 85401:

§ 4010 - wg sprawozdania 185.010 zł, wg ewidencji 177.774,79 zł,

§ 4040 - wg sprawozdania 13.214 zł, wg ewidencji 5.968,61 zł,

§ 4110 - wg sprawozdania 32.662 zł, wg ewidencji 31.089,96 zł,

§ 4120 - wg sprawozdania 4.481 zł, wg ewidencji 3.913,84 zł,

Rozdział 92695:

§ 4170 - wg sprawozdania 1.160,60 zł, wg ewidencji brak przypisanego paragrafu,

§ 4300 - wg sprawozdania 3.600 zł, wg ewidencji 520 zł,

w ewidencji w rozdziale 92695 widniała kwota 4.297,91 zł.

W analityce kont: 130-23-926-92695, 130-39-854-85412 i 130-40-926-92605 nie został przyporządkowany właściwy paragraf.

Na dzień 31.12.2013 r. konto 130-23-926-92695 miało saldo -4.297,91 po stronie Wn, zamiast 4.297,91 po stronie Ma.

Powyższe było niezgodne z zapisami rozdziału III pkt 1 lit. b obowiązujących w SP nr 42 „Sprawozdań finansowych – sprawozdawczości budżetowej”, według którego podstawą sporządzania sprawozdań są zapisy wynikające z ksiąg rachunkowych.

Główny księgowy sporządzał sprawozdania budżetowe ręcznie, na podstawie wyciągów bankowych, a nie z ewidencji konta 130 (wyjaśnienia głównego księgowego
z dnia 16.06.2014 r.)

Suma wydatków wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S na dzień 31.12.2013 r. wyniosła 2.782.390,21 podczas, gdy według ewidencji była to kwota 2.781.980,23 zł. Różnica w wysokości 410 zł stanowiła dochód płatnika, zaewidencjonowany po stronie Ma konta 130-11-801-80101 powiększając wydatki. Kwestia ewidencji dochodu płatnika została opisana w punkcie 1.1. niniejszego wystąpienia.

Na koncie 130 nie były zaewidencjonowane dochody w postaci § 097 – dochód płatnika, który został wykazany w kwocie 410 zł w sprawozdaniu Rb-27S na dzień 31.12.2013 r.

Na dzień 31.12.2013 r. wystąpiła niezgodność danych zawartych w sprawozdaniach WRD z danymi w ewidencji księgowej w następujących paragrafach:

Dochody:

§ 069 - wg sprawozdania 216 zł, wg ewidencji 251 zł,

§ 075 - wg sprawozdania 22.815,80 zł, wg ewidencji 22.075,63 zł,

§ 083 - wg sprawozdania 111.100 zł, wg ewidencji 94.101,17 zł,

§ 097 - wg sprawozdania 17.469,20 zł, wg ewidencji 6.307,45 zł,

Wydatki:

§ 3020 - wg sprawozdania 161,20 zł, wg ewidencji 142,42 zł,

§ 4110 - wg sprawozdania 1.052 zł, wg ewidencji brak przypisanego paragrafu,

§ 4120 - wg sprawozdania 150 zł, wg ewidencji brak przypisanego paragrafu,

§ 4170 - wg sprawozdania 6.618 zł, wg ewidencji brak przypisanego paragrafu,

§ 4210 - wg sprawozdania 7.600 zł, wg ewidencji 6.193,94 zł,

§ 4220 - wg sprawozdania 110.852,05 zł, wg ewidencji 108.875,49 zł,

§ 4260 - wg sprawozdania 12.000 zł, wg ewidencji 10.585,90 zł,

§ 4270 - wg sprawozdania 2.313 zł, wg ewidencji 2.999,95 zł,

§ 4300 - wg sprawozdania 10.347 zł, wg ewidencji 19.389,38 zł.

Dochody i wydatki WRD wg sprawozdania Rb-34S wyniosły 151.913,25 zł Według ewidencji dochody zamknęły się w kwocie 123.047,50 zł, a wydatki wyniosły 149.007,08 zł. W § 4270 i 4300 WRD został przekroczony plan wydatków, w § 4270 o 686,95 zł i w § 4300 o 9.042,38 zł.

Powyższe nie miało odzwierciedlenia w sprawozdaniu Rb-34S.

Stwierdzone nieprawidłowości i różnice powstały w wyniku braku samokontroli na stanowisku głównego księgowego, braku weryfikacji dowodów księgowych
z ewidencją pod kątem poprawności danych, ich kompletności w ewidencji i prawidłowej kwalifikacji.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 42 za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy.

Konto 135 zostało uzgodnione w trakcie kontroli i odzwierciedla wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym na dzień 31.12.2013 r.

WKiAW negatywnie ocenił prowadzenie ksiąg rachunkowych pod kątem kompletności danych w ewidencji, poprawności kwalifikacji dowodów księgowych, bieżącego ujmowania zdarzeń gospodarczych i rzetelności ich prowadzenia.

6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania roczne:

- z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) na dzień 31.12.2013 r. – 2 sprawozdania na kwotę 410 zł,

- z wykonania planu wydatków budżetowych (Rb-28S) na dzień 31.12.2013 r. – 18 sprawozdań na kwotę ogółem 2.782.390,21 zł,

- z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp (Rb-34S) na dzień 31.12.2013 r. na kwotę dochodów i wydatków w wysokości 151.913,25 zł

oraz kwartalne:

- kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań (Rb-Z) na dzień 31.12.2013 r. - (brak zobowiązań na dzień 31.12.2013 r.),

- kwartalne sprawozdanie o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2013 r. na kwotę ogółem 1.121,99 zł (należność główna z tytułu wynajmu sklepiku szkolnego).

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 500 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2013 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 2.782.393 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2013 r. o 533.699 zł (dokonano 119. zmian planu).

Plan dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2013 r. wyniósł 152.200 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2013 r. o 4.000 zł. (dokonano łącznie jednej zmiany planu – w dniu 20.12.2013 r.).

Osobą odpowiedzialną w SP nr 42 za proces planowania i sprawozdawczość był główny księgowy.

Ewidencja wydatków w podziale na działy, rozdziały i paragrafy na koncie 130 była niezgodna z wydatkami wykazanymi w sprawozdaniach budżetowych Rb-28S o 410 zł.

Nie była prowadzona ewidencja dochodów budżetowych.

Ewidencja dochodów i wydatków WRD na koncie 132 była niezgodna z dochodami i wydatkami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-34S odpowiednio o 29.865,75 zł
i 2.906,17 zł.

Sprawozdania zostały sporządzone terminowo.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty.

WKiAW negatywnie ocenił sporządzone przez SP nr 42 sprawozdania jako niezgodne z ewidencją księgową.

7. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą półrocznego spisu z natury magazynu spożywczego i chemicznego przeprowadzonego na dzień 27 i 28 czerwca 2013 r., spisu z natury przeprowadzonego na dzień 16.12.2013 r. i czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2013 r. Kontroli poddano 2 arkusze spisu z natury w ramach inwentaryzacji półrocznej, 39 arkuszy spisu z natury i 3 protokoły z inwentaryzacji i weryfikacji sald oraz potwierdzenie sald rachunków bankowych.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 42 za proces inwentaryzacyjny był dyrektor. Do obowiązków głównego księgowego należało jednak czuwanie nad prawidłowością przeprowadzania inwentaryzacji majątku szkoły oraz prawidłowością jej rozliczania, a także wycena inwentaryzacji, ewidencja środków trwałych i przeprowadzenie weryfikacji składników aktywów i pasywów, które nie podlegają inwentaryzacji w drodze spisu z natury (potwierdzanie sald z kontrahentami, weryfikacja sald kont rozrachunkowych). Księgę środków trwałych prowadził główny księgowy. Księgi inwentarzowe pozostałych środków trwałych prowadził kierownik gospodarczy.

Arkusze spisu z natury w ramach inwentaryzacji półrocznej magazynu żywnościowego i chemicznego nie były podpisane przez osobę sprawdzającą. Arkusz spisu
z natury magazynu chemicznego nie był ponadto podpisany przez osobę wyceniającą.

Arkusze spisu z natury (39 ponumerowanych i wypełnionych arkuszy spisu z natury zawierających: nazwę jednostki inwentaryzowanej, skład zespołu spisowego, datę
i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia spisu, pozycje spisywanych przedmiotów, podpisy zespołu spisowego oraz podpis głównego księgowego jako osoby sprawdzającej) nie były podpisane przez osobę przeprowadzającą wycenę. Dokumenty zawierały skreślenia. Nie było daty dokonania korekty i podpisu osoby dokonującej zmiany. Arkusze spisu z natury są dowodami księgowymi i stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej,
z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty w myśl art. 25 ust. 1 uor.

Akta osobowe osób odpowiedzialnych za magazyn i kasę nie zawierały oświadczeń o przyjęciu materialnej odpowiedzialności za ich prowadzenie.

Arkusz spisu z natury przeprowadzonego w magazynie spożywczym w ramach inwentaryzacji rocznej nie był podpisany przez osobę przeprowadzającą wycenę.

Powyższe było niezgodne z rozdziałem V pkt 9 obowiązującej Instrukcji inwentaryzacyjnej, według którego oryginały arkuszy spisu z natury otrzymuje księgowa do wyceny i rozliczenia.

 Na dzień 31.12.2013 r. nie została przeprowadzona inwentaryzacja aktywów i pasywów metodą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami
i weryfikacja realnej wartości (weryfikacja sald) kont  011, 014, 020, 071, 072, 080, 201, 225, 229, 231, 234, 240, 851 i 860.

Powyższe naruszało art. 16 ust.1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Według art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Według art. 27 ust.1 uor przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Konto 071 - umorzenie środków trwałych w 2013 r. nie wykazało żadnego stanu, mimo posiadania środków trwałych podlegających umorzeniu, co było niezgodne z art. 17 ust. 1 pkt 1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla środków trwałych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.

W ewidencji konta 014 ujęta została likwidacja księgozbioru na kwotę 10.661,28 zł. W dokumentacji źródłowej nie było protokołu potwierdzającego selekcję księgozbioru na ww. kwotę. Księgozbiór nie został uzgodniony z ewidencją księgową na dzień 31.12.2013 r.

Zapisy z księgi inwentarzowej środków trwałych również nie były uzgodnione z zapisami na kontach księgowych.

Powyższe naruszało art. 18 ust. 2 uor, według którego co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Według art. 19 ust. 1 uor rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

W SP nr 42 nie była prowadzona księga inwentarzowa wartości niematerialnych i prawnych. Nie były również w sposób ciągły ewidencjonowane wartości niematerialne
i prawne na koncie 020.

Według zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych i określenia ich powiązań z kontami księgi głównej opisanych w rozdziale IV pkt 3 Zakładowego Planu Kont, konto 020 - wartości niematerialne i prawne – analityka prowadzona w formie księgi inwentarzowej techniką tradycyjną. Zapis w księdze inwentarzowej jest powtórzeniem zapisu na koncie syntetycznym wg pozycji dziennika.

Według art. 17 ust. 1 pkt 1 uor konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.

W SP nr 42 nie były stosowane druki OT – przyjęcia środka trwałego na stan i LT -likwidacji środka trwałego. Przyjęcie środków trwałych, pozostałych środków trwałych
i wartości niematerialnych i prawnych na stan odbywało się na podstawie rachunków, faktur lub protokołów przekazania w przypadku darowizn. Likwidacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych odbywała się przy pomocy protokołów likwidacji.

Według rozdziału II pkt 3 lit. f funkcjonującej w SP nr 42 instrukcji obiegu dokumentów księgowych, dowody przyjęcia środka trwałego OT i dowody likwidacji środka trwałego LT są dowodami księgowymi obowiązującymi w SP nr 42.

Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem salda banku.

Ewidencja pozostałych środków trwałych prowadzona była w formie 3 ksiąg inwentarzowych prowadzonych ręcznie w podziale na rodzaje (ławki, krzesła, meble, pomoce, sprzęt komputerowy, multimedialny, księgozbiór). Na dzień 31.12.2013 r. księgi inwentarzowe były podsumowane. Na koniec roku zapisy z ksiąg inwentarzowych były uzgodnione z zapisami na kontach księgowych (z wyjątkiem księgozbioru – konto 014). Osobą prowadzącą ww. księgi był kierownik gospodarczy.

Księga inwentarzowa środków trwałych była podsumowana na dzień 31.12.2013 r.

W wyniku weryfikacji sald konta 013 z księgami inwentarzowymi stwierdzono zgodność stanów pozostałych środków trwałych.

WKiAW negatywnie ocenił inwentaryzację wykonaną za 2013 r. pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości, procedurami obowiązującymi w jednostce
i dokumentacji sporządzonej w trakcie procesu inwentaryzacji. Negatywna ocena obejmuje ponadto sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz księgozbioru i umorzeń.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – Zarządzenie nr 13/2012 z dnia 16.03.2012 r.,
• Zakładowy Plan Kont – Zarządzenie nr 22/2012 z dnia 21.05.2012 r.,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – obowiązująca od dnia 1.01.2010 r.,
• Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych – Zarządzenie nr 35/2011 z dnia 3.06.2011 r.,
• Instrukcja kasowa – obowiązująca od 1.01.2010 r.,
• Sprawozdania finansowe – sprawozdawczość budżetowa – obowiązujące od 26.02.2010 r.,
• Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro – Zarządzenie nr 33/2011 z dnia 3.06.2011 r.,
• Regulamin pracy komisji przetargowej obowiązujący od 26.02.2010 r.

Osobą odpowiedzialną w SP nr 42 za dokumentację finansowo - księgową był dyrektor.

Zakładowy Plan Kont, Instrukcja Inwentaryzacyjna, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych, Sprawozdania finansowe – sprawozdawczość budżetowa miały nieaktualną podstawę prawną.

Instrukcja inwentaryzacyjna, Instrukcja kasowa, Sprawozdania finansowe - sprawozdawczość budżetowa, Regulamin pracy komisji przetargowej nie zawierały potwierdzenia przyjęcia do stosowania przez upoważnionych pracowników.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli komunikatu w sprawie standardów kontroli zarządczej, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.

W obowiązującej polityce rachunkowości był zapis o prowadzeniu ksiąg rachunkowych metodą ręczną i za pomocą programu Finanse DDJ. Nie było podanej wersji stosowanego oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Według art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji (…), a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Dokumentacja finansowo – księgowa nie zawierała comiesięcznych zestawień obrotów i sald. Na dzień 31.12.2013 r. nie zostało sporządzone zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów, co było niezgodne z art. 18 ust. 1 i ww. ust. 2 uor, według którego na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:

1)   symbole lub nazwy kont;

2)   salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3)   sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

Obowiązek sporządzenia powyższych zestawień został ujęty w punktach 72 i 73 obowiązującej w SP nr 42 polityki rachunkowości.

W procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

WKiAW mimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową jednostki pod względem zawartości merytorycznej.

9. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Według udostępnionej dokumentacji księgowej (wyciągi bankowe z rachunku ZFŚS, raporty kasowe funduszu socjalnego, protokoły z posiedzeń komisji socjalnej, ewidencja kont 135 i 851) w 2013 r. fundusz socjalny wyniósł 409.202,32 zł, z czego wypłacono 221.249,69 zł. m.in. tytułem:

- świadczeń rzeczowych dla pracowników i emerytów (380 zł) – 34.573,12 zł,

- pożyczek mieszkaniowych – 67.000,00 zł,

- świadczeń urlopowych nauczycieli netto – 28.873,13 zł,

- dofinansowania do wypoczynku indywidualnego pracowników i emerytów netto – 45.883,00 zł,

- dofinansowania do wypoczynku dzieci netto – 11.640,00 zł,

- zapomóg na wzmożone wydatki jesienno – zimowe netto – 10.747,00 zł,

- zapomóg – 2.792,00 zł,

- uroczystej kolacji z okazji DEN – 2.182,12 zł,

- zapłaconego podatku od przyznanych świadczeń – 16.895,00 zł.

Kontroli poddano 295 złożonych wniosków o pomoc socjalną i wszystkie wyciągi bankowe konta ZFŚS.

W 2013 r. przyznano i wypłacono 9 pożyczek mieszkaniowych na łączną kwotę 67.000 zł.

Wnioski o przyznanie świadczenia rzeczowego w formie refundacji rachunków nie zawierały dat ich sporządzenia i poza jednym przypadkiem miały przybitą pieczęć z datą wpływu. Wnioski były składane w całym 2013 r. Przyznanie świadczenia nie uwzględniało kryterium dochodowego. Wszyscy uprawnieni do korzystania ze środków funduszu, którzy przedstawili rachunki i faktury na łączną kwotę przekraczającą 380 zł otrzymali nieopodatkowane świadczenie w wysokości 380 zł. W trzech przypadkach wypłacono kwoty: 378,46 zł, 378,03 zł i 376,63 zł (gdy wartość przedstawionych dokumentów nie przekraczała kwoty 380 zł.). Łącznie w 2013 r. wypłacono z tego tytułu kwotę 34.573,12 zł.

Wypłata powyższych świadczeń miała charakter kwotowy, nieuzależniony od sytuacji materialnej i finansowej osób uprawnionych i wyczerpała roczny limit (380 zł) kwoty zwolnionej z podatku dochodowego na osobę.

Powyższe było niezgodne z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych(j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), według którego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania
z funduszu.

W jednym przypadku wniosek wpłynął w dniu 5.12.2013 r., czyli po terminie wynikającym z pkt 19.3. obowiązującego regulaminu ZFŚS, według którego pracownik składa wniosek o świadczenie rzeczowe do 30 listopada roku kalendarzowego.

W 19 przypadkach wnioski o dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego oraz wypoczynku dzieci i młodzieży nie zawierały dat ich sporządzenia, miały jedynie przybitą pieczęć z datą wpływu, w 2 przypadkach nie miały żadnej daty.

W 5. przypadkach wnioski o dofinansowanie wypoczynku letniego wpłynęły po dniu 30.09.2013 r., czyli po terminie wynikającym z pkt 16.2. obowiązującego regulaminu ZFŚS.

W 6. przypadkach wnioski o dofinansowanie wypoczynku letniego dzieci w ramach „wczasów pod gruszą” wpłynęły po dniu 10.09.2013 r., czyli po terminie wynikającym
z pkt 24.3. obowiązującego regulaminu ZFŚS.

W grudniu 2013 r. zostały przyznane 53 zapomogi na wzmożone wydatki jesienno – zimowe, na które wydatkowano łącznie 10.747 zł. Kwota 615 zł (zapomoga dla 3 osób) została wypłacona ze środków budżetowych (RK nr 12 za okres 4 – 30.12.2013 r.). Raport kasowy został podpisany przez osobę sporządzającą – kierownika gospodarczego oraz sprawdzony przez dyrektora SP nr 42, zgodnie z zapisem rozdziału VII pkt 3 instrukcji kasowej obowiązującej w SP nr 42.

Ww. świadczenie miało charakter dofinansowania do Świąt Bożego Narodzenia. Zapomoga, co do zasady, jest bezzwrotną pomocą finansową udzielaną w związku ze zdarzeniem losowym (choroba, śmierć, nagłe pogorszenie sytuacji rodzinnej, czy materialnej). Żaden wniosek nie został poparty dokumentem potwierdzającym wzmożone wydatki jesienno - zimowe.

W sprawozdaniu z wykorzystania środków funduszu socjalnego błędnie zostało wykazane, że wypłacono pożyczki mieszkaniowe na kwotę 33.000 zł. Według udostępnionej i przeanalizowanej dokumentacji wypłacono pożyczki na kwotę 67.000 zł.

Operacje zaewidencjonowane na koncie 851 nie informowały o uzyskanych przychodach i poniesionych kosztach z tytułu działalności socjalnej. Były to dochody i wydatki zaewidencjonowane na podstawie wyciągów bankowych. Wyciąg bankowy jest bankowym dokumentem informującym o operacjach pieniężnych uznających bądź obciążających rachunek bankowy i do jego ewidencji służą odpowiednio konta: 130, 132 i 135.

Świadczenia były każdorazowo naliczane, na podstawie przedstawionych protokołów z posiedzeń komisji socjalnej, przez specjalistę ds. płac. Ewidencji rozliczeń z ZFŚS dokonywał główny księgowy.

Konto 135 zostało uzgodnione i na dzień 31.12.2013 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym.

Specjalista ds. płac dokonywał bieżącego monitoringu spłat rat pożyczek mieszkaniowych.

Świadczenia socjalne powyżej kwoty 380 zł były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

WKiAW mimo stwierdzonych nieprawidłowości pozytywnie ocenił gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych pod względem kompletności wniosków, prawidłowości obowiązującego regulaminu, monitorowania spłat pożyczek mieszkaniowych.

Negatywna ocena dotyczyła sposobu prowadzenia ewidencji na koncie 851 oraz przyznawania świadczeń bez analizy sytuacji finansowej i materialnej wnioskodawców.

10. Inne obszary

Pismami z dnia 10.07.2013 r. i z dnia 9.01.2014 r., podpisanymi przez dyrektora SP nr 42, Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin został poinformowany, że w SP nr 42 nie stwierdzono transakcji podejrzanych.

W oświadczeniu z dnia 23.05.2014 r., dyrektor SP nr 42 podał, że w 2013 r. organy kontroli zewnętrznej 9-krotnie przeprowadziły kontrole w szkole. Osobą odpowiedzialną w SP nr 42 za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta był dyrektor.

W zakresie realizacji zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta, nie stwierdzono nieprawidłowości.

Pisma dot. transakcji podejrzanych sporządzone były terminowo.

O wszystkich kontrolach zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce dyrektor SP nr 42 poinformował WKiAW.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację zapisów zawartych w ww. zarządzeniach Prezydenta Miasta.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP nr 42:

1. Wprowadzić do ewidencji wszystkie brakujące dowody księgowe (przychodowe, dochodowe, kosztowe i wydatkowe, w tym podatkowe i ZUS oraz umorzeniowe).
2. Skorygować błędne księgowania dot. przychodów, dochodów, kosztów i wydatków.
3. Uzgodnić księgi rachunkowe na dzień 31.12.2013 r. z dowodami księgowymi (wszystkie konta, w tym rozrachunkowe).
4. Zweryfikować informacje zawarte w sprawozdaniach rocznych Rb-28S, Rb-34S, Rb-N, w bilansie i rachunku zysków i strat  oraz złożyć do Gminy stosowne korekty.
5. Każdorazowo składać podpis pod dekretacją na dowodach księgowych.
6. Egzekwować zapisy umów pod względem protokołów zdawczo – odbiorczych.
7. Naliczać i obciążać najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie należności oraz wprowadzić mechanizmy mających na celu terminowe egzekwowanie należności.
8. Każdorazowo dokonywać sprawdzenia wyciągów bankowych i potwierdzać podpisem fakt jego dokonania.
9. Ewidencjonować zdarzenia gospodarcze w miesiącu jego wystąpienia.
10. Nadać numerację dowodom PK oraz potwierdzać podpisem ich sporządzenie, sprawdzenie i zatwierdzenie.
11. Gotówkowe dowody księgowe ewidencjonować pod datą operacji gospodarczej.
12. Ewidencjonować operacje gospodarcze przy wykorzystaniu poprawnych kont i paragrafów.
13. Uzgodnić księgi inwentarzowych środków trwałych i księgozbioru z ewidencją księgową.
14. Zweryfikować salda kont:071, 072, 080, 201, 225, 229, 231, 234, 240, 851 i 860 – w ramach inwentaryzacji na dzień 31.12.2013 r.
15. Każdorazowo sprawdzać kompletność podpisów pod arkuszami spisu z natury.
16. Prowadzić księgę inwentarzową wartości niematerialnych i prawnych oraz ich ewidencję zgodnie z obowiązującymi przepisami.
17. Stosować druki OT i LT zgodnie z wewnętrznymi procedurami.
18. Zaktualizować obowiązujące procedury pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
19. Wyegzekwować od upoważnionych pracowników zapoznanie się z procedurami obowiązującymi w szkole.
20.  Każdorazowo stosować kryterium dochodowe przy wypłatach świadczeń z ZFŚS.
21. Uwzględniać wnioski o świadczenia socjalne, które wpłynęły w terminach wynikających z regulaminu ZFŚS.
22. W przypadku zapomogi wymagać każdorazowo dokumenty potwierdzające fakt wystąpienia zdarzenia uzasadniającego jej potrzebę.