Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził wmarcu 2014 r. kontrolę w Biurze Rady Miasta Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1 w Szczecinie (zwanym dalej BRM) w zakresie wybranych zagadnień realizowanych przez BRM w ramach nadzoru oraz koordynowania działań Rady Osiedla. Wyniki kontroli przedstawione zostały w sprawozdaniu z kontroli z dnia 08.04.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości oraz biorąc pod uwagę średnią istotność tych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił obszary poddane kontroli (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

W toku kontroli, badaniu poddano sprawy i dokumentację związane z:

1. Odszkodowaniem wypłaconym Radzie Osiedla tytułem zniszczonej tablicy informacyjnej,
2. Najmem lokalu użytkowego w Szczecinie przy ul. Żołnierskiej 56, przeznaczonego na siedzibę Rady Osiedla,
3. Rozliczeniem wydatków zrealizowanych przez Radę Osiedla na kwotę 1.036,11 zł.

W każdym z wyżej wymienionych obszarów stwierdzono uchybienia lub nieprawidłowości, a w przypadku najmu lokalu użytkowego – nieprawidłowości, które naraziły Gminę Miasto Szczecin na wydatki wynikające z nieuzasadnionych opłat za korzystanie z telefonu.

II. Oceny cząstkowe

1. Odszkodowanie tytułem zniszczonej tablicy informacyjnej Rady Osiedla,

Pismem z dnia 29.10.2013 r. ubezpieczyciel poinformował poszkodowanego, tj. Gminę Miasto Szczecin o wysokości przyznanego odszkodowania. Wysokość szkody oszacowana została na kwotę 250,00 zł. Wysokość odszkodowania, po pomniejszeniu o kwotę 200,00 zł tytułem franszyzy redukcyjnej, wyniosła 50,00 zł. Zapisy dotyczące franszyzy redukcyjnej były zgodne z zapisami § 9 ust. 1 umowy ubezpieczenia generalnego Nr BPM-III.253.02.2012.EB (CRU 12/0003828) zawartej w dniu 07.11.2012 r. przez Gminę Miasto Szczecin z Konsorcjum firm ubezpieczeniowych.

Według definicji zawartej w § 2„Ogólnych warunków ubezpieczenia mienia od pożaru i innych zdarzeń losowych dla klienta korporacyjnego”, ustalonych uchwałą nr UZ/432/2007 Zarządu Powszechnego Zakładu Ubezpieczeń Spółki Akcyjnej z dnia 26 lipca 2007 r. ze zmianami ustalonymi uchwałą nr UZ/65/2011 z dnia 21 lutego 2011 r. oraz ze zmianami ustalonymi uchwałą nr UZ/135/2012 z dnia 13 kwietnia 2012 r., franszyza redukcyjna, to ustalona w umowie ubezpieczenia wartość kwotowa lub procentowa, o jaką będzie pomniejszana wysokość każdego odszkodowania zgodnie z postanowieniami ogólnych warunków. Według zapisów § 47 ust. 15
ww. ogólnych warunków w ubezpieczeniu, w którym występuje franszyza redukcyjna, wysokość ustalonego odszkodowania pomniejsza się o kwotę tej franszyzy.

Kwota 50,00 zł doliczona została do planu wydatków Rady Osiedla i rozliczona z wydatkami zrealizowanymi w 2013 r. W sprawie pozostałej kwoty 200,00 zł, potrąconej przez ubezpieczyciela z kwoty do wypłaty BRM, zwróciło się do Biura Nadzoru Właścicielskiego (pismo znak: BRM.III.0020.13.14.GT z dnia 04.02.2014 r.) o zwrot tej kwoty. Kwota 200,00 zł przekazana została na rzecz BRM w dniu 14.02.2014 r.

Według wyjaśnień Przewodniczącego Rady Osiedla, udzielonych w dniu 13.02.2014 r., koszty związane z naprawą tablicy poniesione zostały przez Radę Osiedla
w 2013 r. w kwocie około 160,00 zł., w listopadzie 2013 r. Rada Osiedla otrzymała z Referatu Samorządów Osiedlowych błędną informację o odszkodowaniu uzyskanym
w kwocie 150,00 zł, a w grudniu 2013 r. – o przekroczeniu budżetu na 2013 r.

Według wyjaśnień Kierownika Referatu Samorządów Osiedlowych w BRM, zwanej dalej Kierownikiem Referatu, udzielonych w dniu 14.03.2014 r., kwota 200,00 zł zwiększy budżet Rady Osiedla Krzekowo – Bezrzecze, a jego aktualizacja nastąpi w trybie uchwały Rady Miasta w połowie 2014 r. Jednocześnie Kierownik Referatu zobowiązał się do poinformowania w dniu 14.03.2014 r. Rady Osiedla Krzekowo – Bezrzecze, o zwiększeniu budżetu na 2014 r. o wymienione 200,00 zł.

Ubezpieczyciel poinformował poszkodowanego o wysokości przyznanego odszkodowania pismem z dnia 29.10.2013 r., a BRM zwróciło się do Biura Nadzoru Właścicielskiego o zwrot potrąconej kwoty franszyzy dopiero w dniu 04.02.2014 r. (zwrot kwoty z Biura Nadzoru Właścicielskiego w dniu 14.02.2014 r.). Koszty związane z naprawą tablicy poniesione zostały przez Radę Osiedla w 2013 r.

Do dnia 13.03.2014 r. BRM nie poinformowało Rady Osiedla o zwrocie kwoty 200,00 zł z Biura Nadzoru Właścicielskiego, a tym samym zwiększeniu budżetu Rady na 2014 r.

Z uwagi na to, że odszkodowanie nie zostało postawione do dyspozycji Rady Osiedla w 2013 r. w pełnej kwocie, a informacja o zwiększeniu budżetu na 2014 r. nie została przekazana Radzie Osiedla na bieżąco, WKiAW ocenił działania Biura Rady Miasta w tym zakresie, jako nieprawidłowe.

2. Najem lokalu użytkowego

Rada Osiedla korzystała z lokalu użytkowego w Szczecinie przy ul. Żołnierskiej 56 na podstawie umowy najmu lokalu zawartej w dniu 15.06.1999 r. W imieniu Rady Osiedla, umowę podpisał pan ówczesny Przewodniczący Rady Osiedla, obecnie Wiceprzewodniczący oraz ówczesny Skarbnik. Umowa zawarta była na okres od 01.06.1999 r. do 31.12.2003 r. Według dokumentacji przekazanej do celów kontrolnych, do umowy sporządzono 3 aneksy:

1. Aneks (bez numeru) z dnia 30.12.2003 r. – przedłużenie umowy na 2004 r.
2. Aneks nr 2/05 z dnia 20.12.2004 r. – przedłużenie umowy od 01.01.2005 r. na czas nieokreślony, zmiana opłat w zakresie: stawki za ogrzewanie, stawki za zużycie wody, opłaty ryczałtowej za zużycie energii elektrycznej oraz opłaty za korzystanie z telefonu; opłata za najem ogółem uległa zmianie z 146,00 zł netto na 165,60 zł netto,
3. Aneks (bez numeru) z dnia 18.11.2005 r. obowiązujący od dnia 01.12.2005 r. – zmiana najmowanego pomieszczenia, dodanie zapisu o możliwości wykorzystywania 1 raz w miesiącu sali na zebrania Rady Osiedla, opłaty bez zmian.

Wszystkie ww. aneksy zawarte zostały w imieniu Gminy Miasto Szczecin przez Zastępcę Prezydenta Miasta. Aneksy z poz. 2 i 3 zaakceptowane zostały pod względem formalno –prawnym przez Radcę prawnego Urzędu Miasta.

Według § 3 ust. 1 pkt 5 umowy najmu z dnia 15.06.1999 r. umowną opłatę czynszową za używanie lokalu użytkowego ustalono m.in. w oparciu o następujący składnik: opłata za korzystanie z telefonu tj. opłata stała miesięczna w wysokości 10 zł. netto oraz opłata według wydruku (billing). Z kolei według § 3 ust. 2 zd. drugie ww. umowy: należność podwyższona będzie o opłatę za rozmowy telefoniczne określoną na podstawie billingu (…).

Według pkt. 4 - 5 aneksu z dnia 18.11.2005 r. – czynsz za użytkowanie pomieszczeń (pokój nr 5 oraz sala nr 111) jest równy kwocie określonej w § 1 ust. 2 aneksu do umowy z dnia 20.12.2004 r. Pozostałe postanowienia umowy najmu lokalu z dnia 15.06.1999 r. oraz aneksu do umowy z dnia 20.12.2004 r. nie ulegają zmianie.

Zarówno w umowie najmu z dnia 15.06.1999 r. jak i w aneksie z dnia 20.12.2004 r. od metrażu najmowanego pomieszczenia liczona była: stawka właściwa czynszu (metraż zajmowanej powierzchni), stawka za ogrzewanie oraz stawka za zużycie wody.

W zakresie najmu, Przewodniczący Rady Osiedla kwestionował przede wszystkim:

1. Zawarcie w umowie najmu z dnia 15.06.1999 r. i kolejnych aneksach opłaty za korzystanie z telefonu na kwotę 10,00 zł netto, a od 01.01.2005 r. na kwotę 12,50 zł netto,
2. wysokość czynszu, który naliczany był od 2005 r. według metrażu lokalu zajmowanego do 2005 r. tj. 14 m² zamiast 10,5 m².

Według wyjaśnień Przewodniczącego, udzielonych w dniu 13.03.2014 r., Rada Osiedla posiadała umowę zawartą od początku najmu, posiadała osobny numer telefonu oraz nie korzystała z wewnętrznej centrali wynajmującego. Powyższe wyjaśnienia potwierdza pośrednio umowa nr 15207/99 zawarta w dniu 27.09.1999 r., podpisana przez ówczesnego Przewodniczącego Rady Osiedla.

Przewodniczący potwierdził ponadto, że lokal użytkowy o pow. 14 m², o którym mowa jest w umowie z dnia 15.06.1999 r., to nie ten sam lokal, o którym mowa jest
w aneksie z dnia 18.11.2005 r., tj. pokój nr 5 o metrażu 10,5 m². Pierwotnie najmowany przez Radę Osiedla lokal usytuowany był w baraku, który uległ zniszczeniu. Nowy lokal znajduje się w budynku biurowca, a zmiana nastąpiła w 2005 r.

Według wyjaśnień Wiceprzewodniczącego, Rada Osiedla korzystała z łącza telefonicznego stanowiącego własność wynajmującego, zgodnie z umową najmu zawartą
w dniu 15.06.1999 r. W związku z powyższym, opłata dotycząca korzystania z telefonu, zawarta w umowie była zasadna. Mimo zawarcia we wrześniu 1999 r. umowy, Rada Osiedla przez jakiś czas korzystała z obu telefonów, jednakże Wiceprzewodniczący nie potrafił określić jak długo to trwało. W sprawie niewprowadzenia zmian do umowy w związku z rezygnacją z telefonu wynajmującego, Wiceprzewodniczący udzielił wyjaśnień o następującej treści: „najprawdopodobniej było to przeoczenie, na dzień dzisiejszy nie jestem w stanie uzasadnić braku aneksu do umowy”.

Wiceprzewodniczący udzielił ponadto następujących wyjaśnień dotyczących opłaty za najem lokalu użytkowego: „wraz z aneksem zawartym w listopadzie 2005 r. zyskaliśmy możliwość korzystania z sali nr 111 1 raz w miesiącu, jednakże sala była nam udostępniana także na nasze dodatkowe potrzeby, poza zapisami umownymi.”

Według § 2 ust 7 pkt 8 „Szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu Miasta Szczecin” stanowiącego Załącznik do Zarządzenia
Nr 202/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 02 maja 2012 r., do zadań BRM w zakresie nadzoru i koordynowania działań jednostek pomocniczych – rad osiedlowych oraz Młodzieżowej Rady Miasta należy m.in. analiza wydatków rad osiedlowych.

Rada Osiedle nie wystąpiła o zmianę zapisów umownych w zakresie opłaty za korzystanie z telefonu z chwilą rezygnacji z telefonu stanowiącego własność wynajmującego, a BRM nie zweryfikowało zapisów umownych w zakresie ww. opłat.

Aneks z dnia 18.11.2005 r. zawarty przez Zastępcę Prezydenta Miasta nie zawierał żadnego potwierdzenia lub adnotacji świadczącej o zapoznaniu się z jego treścią przedstawicieli Rady, która z racji korzystania z lokalu użytkowego, którego dotyczył najem, powinna dysponować aktualną wiedzą w zakresie metrażu najmowanego pomieszczenia.

WKiAW negatywnie ocenił proces najmu lokalu użytkowego na potrzeby Rady Osiedle Krzekowo – Bezrzecze w kontekście zastosowanej opłaty za korzystanie z telefonu
i wprowadzonych zmian do umów. Z treści umowy z dnia 15.06.1999 r. wprost wynika, że wynajmujący zobowiązał się do udostępnienia najemcy telefonu wraz
z podłączeniem do infrastruktury („opłata za korzystanie z telefonu”) i do rozliczania go z przeprowadzonych rozmów (tzw. billing). Kwestia „opłaty za korzystanie
z telefonu – opłaty stałej miesięcznej” może być zatem rozumiana jako zryczałtowane koszty amortyzacji, odpłatności za wystawienie billingu bądź też wynagrodzenia pracownika zajmującego się rozliczeniami usług bezpośrednio z operatorem telefonicznym. Należy pamiętać, że udostępnienie jak i rozliczanie najemcy z udostępnionej usługi telefonicznej jest usługą dodatkową wykraczającą poza pakiet obowiązków wynajmującego lokal użytkowy i jako taka usługa ma prawo być objęta odrębnym wynagrodzeniem. W sytuacji natomiast, gdy wynajmujący zaprzestaje wywiązywać się z obowiązków określonych w umowie najmu lokalu użytkowego dot. udostępnienia i rozliczania usługi dostępu do połączenia telefonicznego, opłata z tego tytułu jest opłatą nienależną i nie powinna być częścią składową stawki czynszu za dany lokal. Tym samym, najpóźniej w momencie zaprzestania świadczenia usług bezpośrednio w tym zakresie przez wynajmującego, strony powinny renegocjować umowę najmu lokalu użytkowego poprzez rezygnację z odpłatności za korzystanie z telefonu. Tymczasem, opłatę tę podtrzymano zarówno w aneksie z dnia 20.12.2004 r. jak i pośrednio (poprzez odesłanie) w aneksie z dnia 18.11.2005 r.

Zastosowana formuła aneksu do umowy z dnia 18.11.2005 r. jest – w ocenie kontroli – dalece nieprzejrzysta, a w konsekwencji powodująca istotne rozbieżności interpretacyjne. Dobrą praktyką jest gdy aneks do umowy, a zatem akt prawny zmierzający do zmiany poszczególnych postanowień umowy pierwotnej, wprost określa, która jednostka redakcyjna umowy pierwotnej (§, ustęp, punkt) i w jakim zakresie podlega zmianie (np. poprzez sformułowanie „§1 ust. 1 otrzymuje brzmienie…”). Sformułowania aneksu powinny zatem w prosty sposób umożliwić opracowanie tekstu jednolitego umowy, który w sposób jednoznaczny określa wolę i kierunek zmian zawartego pomiędzy stronami stosunku prawnego, zachowując przy tym integralność i wzajemną logiczność poszczególnych jednostek redakcyjnych zmienionej umowy. Tymczasem aneks z dnia 18.11.2005 r. zawiera szereg postanowień zmierzających do zmiany (uzupełnienia) treści stosunku prawnego, bez czytelnego powiązania ich
z pierwotną umową najmu. Wskazuje przykładowo, że czynsz za najem pokoju nr 5 i sali nr 111 będzie równy kwocie czynszu z aneksu do umowy z dnia 20.12.2004 r.
(tj. 165,60 zł. netto), zachowując (w pkt 5) w mocy pozostałe postanowienia tegoż aneksu, w tym § 1 ust. 1 aneksu z dnia 18.11.2005 r., określającego kwotowe progi poszczególnych składników czynszu najmu. Tym samym każda zmiana metrażu wynajętego lokalu, abstrahując od faktu czy wynosi ona 10,5 m² (wyjaśnienia przewodniczącego) czy też 11,4 m² (wyjaśnienia pracownika ZBiLK), prowadzi - po dniu 01.01.2005 r. - do sprzeczności zapisu dot. ogólnej kwoty czynszu najmu
z pozostawionymi w mocy kwotami określonych składników czynszu (stawka za 1 m², stawka za ogrzewanie, stawka za zużycie wody).

Stosując normę wynikającą z art. 65 §2 kodeksu cywilnego według którego: w umowach należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu, WKiAW przyjął, iż pomimo sprzeczność postanowień zapisów umowy najmu (po aneksie z dnia 18.11.2005 r.) obowiązującą stawką czynszu była stawka określona wolą stron w pkt 4 aneksu z dnia 18.11.2005 r. w powiązaniu z § 1 ust. 2 aneksu z dnia 20.12.2004 r. tj. kwota 165,60 zł. netto. Oznaczało to de facto - przy nie określeniu stawki za udostępnienie sali nr 111 - procentową zmianę (podwyższenie) stawki za 1 m² powierzchni lokalu, stawki za ogrzewanie oraz stawki za zużycie wody, bądź dorozumiane określenie przez strony, że różnica w kwocie czynszu będzie opłatą za udostępnienie sali nr 111 bez zwiększenia pośrednich opłat za metraż i media, co niweczy zarzut nadpłaty przez najemcę czynszu z uwagi na mniejszy metraż wyjętego lokalu. Określenie składników czynszu stanowiło bowiem rzecz wtórną w stosunku do kwoty ogólnej czynszu, którą to kwotę strony w sposób jednoznaczny określiły w aneksie z dnia 18.11.2005 r.

W ocenie WKiAW - w procesie wykładni - nie sposób pominąć wyraźnego oświadczenia stron co do utrzymania określonej ogólnej stawki czynszu w kwocie 165,60 zł. netto i przyjąć, że sama zmiana metrażu zajmowanego lokalu oznaczała zmniejszenie ogólnej kwoty czynszu należnej wynajmującemu o różnicę wynikającą z metrażu.
W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 17.12.2008 r. wskazano bowiem, że wykładnia umowy nie może pomijać treści zwerbalizowanej na piśmie, użyte bowiem (napisane) sformułowania i pojęcia, a także sama systematyka i struktura aktu umowy, są jednym z istotnych wykładników woli stron, pozwalają ją poznać i ocenić. Jest więc jasne, że wykładnia umowy nie może prowadzić do stwierdzeń w sposób oczywisty sprzecznych z jej treścią.

Nie bez znaczenia jest również ogólny kontekst sytuacyjny, w jakim doszło do zawarcia aneksu z dnia 18.11.2005 r. Najemca, w wyniku aneksu, otrzymał wprawdzie lokal o mniejszym metrażu, lecz usytuowany w budynku administracyjno - biurowym (zamiast w baraku, który uległ zniszczeniu), a nadto dodatkowo możliwość korzystania z sali nr 111.

3. Rozliczenie wydatków

W zakresie rozliczenia kwoty 1.036,11 zł, Przewodniczący Rady Osiedla, kwestionował:

• dokonanie przez Głównego specjalistę w Referacie Samorządów Osiedlowych BRM, poprawek na dokumencie „Metryka kontroli płatności – rozliczenie zaliczek Rad Osiedli” nad podpisem Przewodniczącego,
• wszelkie zapisy wskazujące na pobranie przez Przewodniczącego zaliczki na kwotę 1.036,11 zł („Metryka kontroli płatności – rozliczenie zaliczek Rad Osiedli”, Potwierdzenie realizacji wypłaty z banku, pismo znak BRM.II.0020.Z-268.13 z dnia 10.12.2013 r.),
• załączenie do rozliczenia kwoty 1.036,11 zł kserokopii oświadczenia w zakresie pobierani i rozliczania zaliczek przeznaczonych na działalność statutową rad osiedli.

Procedury i zasady prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli, zwane dalej procedurami wprowadzone zostały Załącznikiem do Zarządzenia Nr 345/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 11 czerwca 2003 r. oraz Zarządzeniem zmieniającym Nr 411/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 28 września 2004 r. w sprawie ustalenia procedury i zasad prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli.

Zapisy pkt 9 procedur, dopuszczały udzielanie przewodniczącemu lub skarbnikowi rady osiedla krótkotrwałej zaliczki na kwotę do 2.000,00 zł z przeznaczeniem na realizację jednostkowego zadania ujętego w planie wydatków rady.

Przygotowywanie wniosków o udzielanie zaliczek dla rad osiedli, w tym podpisywanie tych wniosków na potwierdzenie wykonanej kontroli merytorycznej, należało do obowiązków Głównego specjalisty. Główny specjalista wystąpił do Wydziału Księgowości z wnioskiem o udzielenie zaliczki dla Przewodniczącego w kwocie 1.036,11 zł (pismo znak: BRM.II.0020.Z-268.13 z dnia 10.12.2013 r.), zgodnie z § 22 ust. 2 obowiązującej w Urzędzie Miasta Szczecin „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”, stanowiącej Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 380/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 sierpnia 2012 r., zwanej dalej instrukcją obiegu i kontroli dokumentów.

Dowód „Metryka kontroli płatności – rozliczenie zaliczek Rad Osiedli” wypełniony był przez Przewodniczącego w zakresie: nazwa Rady Osiedla, numer uchwały, pieczątka
i podpis Przewodniczącego. Pole dotyczące kwoty zaliczki i daty jej pobrania było „wykreskowane”, a pole dotyczące imienia i nazwiska – niewypełnione. Główny specjalista wpisał imię i nazwisko Przewodniczącego, a na „wykreskowanych” miejscach wpisał datę 12.12.2013 r. i kwotę 1.036,11 zł. Według wyjaśnień Głównego specjalisty udzielonych w dniu 12.03.2014 r. o zaistniałej sytuacji Przewodniczący został przez pracownika poinformowany osobiście w siedzibie BRM, podczas przyjmowania dokumentów dotyczących rozliczenia.

Rozliczenie kwoty 1.036,11 zł zaewidencjonowane zostało na koncie rozrachunkowym 234-01-103-000619. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków, a konto może wykazywać dwa salda: saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań. Przyjęty sposób księgowania (zaliczka + rozliczenie) pozwalał na uzyskanie na koncie poprawnego salda końcowego. Konsekwencją powyższej techniki było ponadto zamieszczenie treści wskazującej na pobranie zaliczki w opisie dotyczącym transakcji bankowej, zawartym
w dokumencie „Potwierdzenie realizacji wypłaty” Banku PKO BP SA z dnia 13.12.2013 r.

Do rozliczenia kwoty 1.036,11 zł załączona była kserokopia oświadczenia w zakresie pobierania i rozliczania zaliczek przeznaczonych na działalność statutową rad osiedli, sporządzonego przez Przewodniczącego z datą 22.11.2013 r.

Główny specjalista dopisał na dokumencie wewnętrznym „Metryka kontroli płatności – rozliczenie zaliczek Rad Osiedli imię i nazwisko Przewodniczącego, datę 12.12.2013 r. oraz kwotę 1.036,11 zł na części dowodu „wykreskowanej” wcześniej przez Przewodniczącego i pod którą Przewodniczący złożył swój podpis. Pracownik winien przekazać dokument do powtórnego wypełnienia przez Przewodniczącego lub wprowadzić zmiany w dokumencie, zgodnie z zasadami korygowania błędów m.in.
w dowodach wewnętrznych, wskazanymi w § 12 ust. 8 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, według którychbłędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lubkwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

Dowód „Metryka kontroli płatności – rozliczenie zaliczek Rad Osiedli” nie przewidywał w swej treści opcji zwrotu poniesionych kosztów, bez wcześniejszego pobrania zaliczki.

Do rozliczenia kwoty 1.036,11 zł, winno być załączone aktualne oświadczenie Przewodniczącego w zakresie pobierania i rozliczania zaliczek przeznaczonych na działalność statutową rad osiedli z grudnia 2013 r., a nie kserokopia oświadczenia z miesiąca poprzedzającego rozliczenie.

Według WKiAW, wypełnianie dokumentu zaopatrzonego cudzym podpisem lub dokonywanie w nim poprawek należy ocenić jako naganne również wtedy, gdy jest to dokument sporządzany na potrzeby wewnętrzne urzędu. W wyniku poprawek dokonanych na dokumencie przez Głównego specjalistę nie doszło jednak do żadnych nieprawidłowości w rozliczeniu wydatków Rady Osiedla, a w postępowaniu pracownika nie stwierdzono cech działania w złej wierze. Jako uchybienie należy uznać treść dowodu „Metryka kontroli płatności – rozliczenie zaliczek Rad Osiedli”, która nie była dostosowana do opcji zwrotu poniesionych kosztów, bez wcześniejszego pobrania zaliczki oraz załączanie do dokumentacji rozliczeniowej kserokopii oświadczeń Przewodniczącego z okresów poprzednich w związku z możliwą ich dezaktualizacją.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi:

1. Na bieżąco informować Rady Osiedli o zmianach dokonywanych w ich budżetach.
2. W porozumieniu z radcą prawnym Urzędu Miasta podjąć działania w celu odzyskania nienależnych wynajmującemu kwot wniesionych z tytułu opłat za korzystanie
   z telefonu.
3. Uwzględniać w procesie zawierania umów dotyczących Rad Osiedli, kontrolę na poziomie BRM zgodności zapisów umownych ze stanem faktycznym (przed zawarciem umowy).
4. Dokonywać poprawek na dokumentach w zakresie i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami i procedurami Urzędu Miasta Szczecin.
5. Wystąpić do Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin z wnioskiem o rozszerzenie zakresu dokumentu „Metryka kontroli płatności – rozliczenie zaliczek Rad Osiedli” o opcję zwrotu wydatków poniesionych przez Radę Osiedla (bez zaliczki).