Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 12 –16.09.2014 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 56 (zw. dalej SP 56)
w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w 2012 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe za 2011 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenie pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu z dnia 26.09.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił obszary poddane kontroli (ocena pozytywna).

W toku kontroli, badaniu poddano dokumentację związaną z:

1. Procedurami określającymi w jednostce zasady: rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów oraz inwentaryzacji.
2. Prawidłowością dekretowania dowodów księgowych oraz sprawdzenia dowodów księgowych.
3. Zawieranymi przez SP nr 56 umowami, tj. przestrzeganiem zapisów tych umóworaz prawidłowym dokonywaniem zmian ujętych w nich postanowień.
4. Terminowym regulowaniem zobowiązań jednostki. 
5. Sporządzaniem notatek służbowych z dokonania analizy rynku pyzy zakupie powyżej 3 000 zł.
6. Przeprowadzaniem czynności inwentaryzacyjnych, w tym m.in. sporządzaniem zarządzenia oraz pobieraniem od osób materialnie odpowiedzialnych odpowiednich oświadczeń w toku przeprowadzanych inwentaryzacji.

We wszystkich z wyżej wymienionych obszarów nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

Stwierdzone uchybienie dotyczyło natomiast wysokości naliczonego i wypłaconego  pracownikowi SP nr 56 dodatku stażowego.   

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczące uzupełnienia dokumentacji dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości oraz obiegu i kontroli dokumentów zgodnie
z obowiązującymi przepisami.

Od dnia 10 lipca 2012 r. obowiązywało Zarządzenie nr 1/KS/2012 w sprawie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, w którym  zawarto m.in. opis systemu przetwarzania danych (wykaz stosowanego oprogramowania, tj. m.in.: Księgowość, Płace, Kadry Optivum, Płatnik, Sprawozdawczość, Wyposażenie, Finanse DDJ).
W dniu 06 maja 2013 r. Zarządzeniem nr 11/2013 w sprawie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości wprowadzono aktualizację programów: Kadry i Płace. W okresie od października 2012 r. do lipca 2014 r.  dokonano ośmiu aktualizacji, ostatniej w dniu 10.07.2014r. (dot. programu Finanse DDJ – wersja 9.900). 
W powyższym zarządzeniu przyjęto ponadto następujące rozwiązania szczególne dotyczące zasad ewidencji środków trwałych:

- środki trwałe o wartości przekraczającej 200 zł, a poniżej 3 500 zł zalicza się w całości do kosztów i ujmuje w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013. Odpisuje się je w koszty pod datą przekazania do używania w wartości początkowej, jako zużycie materiałów;

- środki trwałe o wartości, takie jak: meble, sprzęt audiowizualny, aparaty telefoniczne, bez względu na wartość zalicza się w całości do kosztów i ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013.  Odpisuje się je w koszty pod datą przekazania do używania w wartości początkowej, jako zużycie materiałów;

- środki trwałe o wartości przekraczającej 100 zł do 200 zł oraz odzież ochronna i składniki majątku o małej atrakcyjności (apteczki, godła, lustra, plansze, pomoce naukowe, wentylatory, liczydła, mikroskop, magnesy, minerały, portrety, stojaki, kątomierze, mapy itp.) zalicza się w całości do kosztów w momencie wydania do używania z ujęciem w ewidencji ilościowej;

- środki trwałe o wartości do 100 zł zalicza się w całości do kosztów w momencie wydania do użytkowania bez ujmowania w ewidencji ilościowej (np. firanki, zszywacze, karnisze, dziurkacze).

Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów (załącznik nr II/2012 do zarządzenia nr 1/KS/2012 z dn. 10.07.2012 r.) uzupełniono m.in. o zapisy dotyczące kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz dekretowania dowodów księgowych. Według ww. załącznika kontroli: formalnej  i rachunkowej dokonuje główny księgowy lub starszy księgowy, merytorycznej m.in. intendent lub kierownik gospodarczy, a dokonanie kontroli dokumentu powinno być uwidocznione za pomocą odpowiednich pieczątek wraz
z datą oraz podpisami osób sprawdzających. Ponadto w ww. instrukcji w § 6 ust. 1 zapisano, że otrzymane z banku wyciągi z rachunków bankowych winny być sprawdzone przez pracownika komórki finansowo-księgowej z załączonymi  do nich dokumentami.

WKiAW z uwagi na uzupełnienie Zasad polityki  rachunkowości oraz Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

2. Zalecenie dotyczące dokonywania dekretacji  i sprawdzenia dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i uregulowaniami wewnętrznymi.

Na podstawie próby 19. dowodów księgowych (10. faktur i 9. wyciągów bankowych) stwierdzono, że były one zadekretowane w następujący sposób: do każdego dowodu księgowego dołączono wydruk z systemu FK, który zawierał określenie kont (np. 401-12-801-80101-4260-01/201-12-801-80101-4260-196), na których zaksięgowano poszczególne kwoty, numer dokumentu (np. B/419/09/2013), datę księgowania (dzień, miesiąc i rok, np. 2013-09-13) oraz podpis osoby dokonującej wskazania dekretacyjnego (główny księgowy). Wszystkie dowody były sprawdzone pod względem: merytorycznym (intendent lub kierownik gospodarczy), formalnym
i rachunkowym (główny księgowy), a faktury dodatkowo zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora i głównego księgowego SP nr 56. Powyższe było zgodne
z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi SP nr 56 (Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów z dnia 10.07.2012 r. załącznik nr II/2012 do Zarządzenia Nr 1/KS/2012), według których kontroli: formalnej  i rachunkowej dokonuje główny księgowy lub starszy księgowy, merytorycznej m.in. intendent lub kierownik gospodarczy, a dokonanie kontroli dokumentu powinno być uwidocznione, za pomocą odpowiednich pieczątek wraz z datą oraz podpisami osób sprawdzających. Zapisy księgowe dotyczące 19. sprawdzonych dokumentów księgowych (faktury, wyciągi bankowe)  zawierały wskazanie daty dokonania operacji gospodarczej oraz opis operacji.

WKiAW z uwagi na dokonywanie czynności sprawdzenia oraz dekretacji dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnętrznymi i przepisami w tym zakresie,  pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

3. Zalecenie dotyczące naliczania oraz wypłacania wynagrodzeń (dodatku stażowego) zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

Na podstawie poddanych kontroli akt osobowych, list płac oraz kartotek wynagrodzeń 2. pracowników stwierdzono, że naliczenia i wypłaty dodatku stażowego
w badanym okresie (od stycznia do czerwca 2014 r.) dokonano w wysokości, tj.:

1. pracownikowi zatrudnionemu w SP nr 56 na stanowisku starszego księgowego (staż pracy wg dokumentów w aktach osobowych) w styczniu dodatek stażowy
w wysokości 8% wynagrodzenia zasadniczego, a w miesiącach od lutego do czerwca w wysokości 9% wynagrodzenia zasadniczego.

W aktach osobowych pracownika nie było pisma potwierdzającego przyznanie dodatku stażowego w wymiarze 9%.

Według dokumentacji zawartej w aktach osobowych (świadectw pracy oraz zaświadczenia o odbyciu płatnego stażu) pracownika zatrudnionego na stanowisku starszego księgowego, na dzień 30.06.2014 r. posiadał on staż 9 lat, 6 miesięcy i 1 dzień. Prawo do 9% wysługi pracownik nabywał od 01.01.2014 r. podczas, gdy 9% wysługi zostało naliczone i wypłacone od lutego 2014 r. Skutkiem powyższego było zaniżenie należnego dodatku w styczniu 2014 r. o kwotę 11,90 zł. Powyższe było niezgodne z § 7 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. 2013.1050 j.t.), według którego dodatek za wieloletnią pracę powinien być wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenia począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu,
w którym pracownik nabył prawo do dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca.

2. pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku pomoc kuchenna (staż pracy wg dokumentów w aktach osobowych) w miesiącach: styczeń, luty – dodatek stażowy
w wysokości 6% wynagrodzenia zasadniczego oraz w miesiącach od marca do czerwca - 7% wynagrodzenia zasadniczego. W powyższym  przypadku dodatek stażowy został naliczony i wypłacony w prawidłowej wysokości.

W aktach nie było pisma potwierdzającego przyznanie dodatku stażowego w wymiarze 7%.

WKiAW pomimo powyższego uchybienia pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego (ocena pozytywna z uchybieniami).

4. Zalecenie dotyczące każdorazowego sporządzania notatek służbowych z dokonania analizy rynku przy zakupie powyżej 3 000 zł.

W okresie poddanym kontroli, tj. od 01.01 – 31.12.2013 r. udzielono 10. zamówień do kwoty 14 000 euro. Oceny realizacji powyższego zalecenia dokonano na podstawie
5.  postępowań, tj.: 

1. zamówienia dotyczącego przeprowadzenia remontu ciągów komunikacyjnych – parter, I piętro oraz kuchni szkolnej. Dokumentacja zawierała: notatkę służbową
   z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro z dnia 02.07.2013 r., w której określono szacunkową wartość zamówienia (43 600,00 zł netto/ 10 846,85 euro) wraz ze wskazaniem kursu euro (4,0196) oraz uzasadnieniem wyboru oferty (wybrano ofertę 1 ze względu na najkorzystniejszą cenę),
2. zamówienia dotyczącego zakupu i dostawy 30 sztuk stolików uczniowskich oraz 90 sztuk krzesełek. Dokumentacja zawierała: notatkę służbową z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro z dnia 01.07.2013 r., w której określono szacunkową wartość zamówienia (9 800,00 zł netto/ 2 438,05 euro) wraz ze wskazaniem kursu euro (4,0196) oraz uzasadnieniem wyboru oferty (wybrano ofertę 3 ze względu na najkorzystniejszą cenę),
3. zamówienia dotyczącego zakupu i dostawy opraw oświetleniowych - 450 sztuk oraz świetlówek 19 sztuk. Dokumentacja zawierała: notatkę służbową z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro z dnia 19.12.2013 r., w której określono szacunkową wartość zamówienia (21 000,00 zł netto/ 5 224,40 euro) wraz ze wskazaniem kursu euro (4,0196) oraz uzasadnieniem wyboru oferty (wybrano ofertę 3 ze względu na najkorzystniejszą cenę),
4. zamówienia dotyczącego przeprowadzenia remontu, tj. malowanie gabinetu dyrektora, sekretariatu i pokoju administracyjnego. Dokumentacja zawierała: notatkę służbową z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro z dnia 15.10.2013 r., w której określono szacunkową wartość zamówienia (11 500,00 zł netto/ 2 861 euro) wraz ze wskazaniem kursu euro (4,0196) oraz uzasadnieniem wyboru oferty (wybrano ofertę 2 ze względu na najkorzystniejszą cenę),
5. zamówienia dotyczącego przeprowadzenia demontażu istniejących drzwi wewnętrznych na parterze i  I piętrze oraz montażu nowych wraz z obróbką murarską. Dokumentacja zawierała: notatkę służbową z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro z dnia 23.07.2013 r., w której określono szacunkową wartość zamówienia (15 000,00 zł netto/3 731,71 euro) wraz ze wskazaniem kursu euro (4,0196) oraz uzasadnieniem wyboru oferty (wybrano ofertę 1 ze względu na najkorzystniejszą cenę).

WKiAW z uwagi na każdorazowe sporządzanie notatek służbowych z dokonania analizy rynku przy zakupie powyżej 3 000 zł pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia.

5. Zalecenie dotyczące przestrzegania zapisów realizowanych umów oraz prawidłowe dokonywanie zmian ujętych w nich postanowień.

Oceny realizacji powyższego zalecenia dokonano na podstawie 3., tj. 2. umów na wykonanie robót budowlanych i umowy najmu pomieszczenia. W dniu 01.10.2013 r. zawarto umowę najmu lokalu użytkowego na czas od 01.10.2013 r. do 27.06.2014 r. (nr 16/2013), której  przedmiotem był lokal użytkowy, tj. sala nr 1 z przeznaczeniem na cele edukacyjne. Zgodnie z § 4 najemca zobowiązał się płacić wynajmującemu tytułem czynszu za odbytą godzinę lekcyjną w sali lekcyjnej kwotę brutto 26,00 zł. Czynsz najmu powinien być płatny z góry w terminie do 25-go każdego miesiąca kalendarzowego, na rachunek bankowy wynajmującego (§ 4 ust. 2 umowy). W przypadku opóźnień w zapłacie należności najemca zobowiązany był do uiszczenia  wynajmującemu bez wezwania należnych odsetek ustawowych (§ 4 ust. 5). Umowa była podpisana przez strony oraz zatwierdzona pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM. Zapłaty za wynajem dokonywano na podstawie rachunku, po uprzednim przedstawieniu przez najemcę zestawienia godzin dodatkowych zajęć językowych. W roku 2014 najemcę obciążono kwotami:

 - styczeń - rachunek nr 6/01/2014 z dn. 21.01.2014 r. na kwotę 702,00 zł/ zgodne z  zestawieniem -  27 godzin/ zapłacono 27.01.2014 r. – Wb nr 9/2014, w dniu
31.01.2014 r. wystawiono notę odsetkową na kwotę 0,50 zł (2 dni opóźnienia – zapłacona gotówką w dn. 31.01.2014 r. RK 03/wrd),

 - luty - rachunek nr 8/02/2014 z dn. 21.02.2014 r. na kwotę 312,00 zł/ zgodne z  zestawieniem -  12 godzin/ zapłacono 25.02.2014 r. – Wb nr 23/2014,

 - marzec - rachunek nr 9/03/2014 z dn. 21.03.2014 r. na kwotę 884,00 zł/ zgodne z  zestawieniem -  34 godziny/ zapłacono 24.03.2014 r. – Wb nr 33/2014,

 - kwiecień - rachunek nr 8/04/2014 z dn. 23.04.2014 r. na kwotę 910,00 zł/ zgodne z zestawieniem -  35 godzin/ zapłacono 24.04.2014 r. – Wb nr 51/2014,

 - maj - rachunek nr 8/05/2014 z dn. 22.05.2014 r. na kwotę 780,00 zł/ zgodne z zestawieniem -  30 godzin/ zapłacono 23.05.2014 r. – Wb nr 65/2014,

 - czerwiec - rachunek nr 8/06/2014 z dn. 24.06.2014 r. na kwotę 598,00 zł/ zgodne z zestawieniem -  23 godziny/ zapłacono 25.06.2014 r. – Wb nr 80/2014.

Umowy zawarte w SP nr 56 na przeprowadzenie remontów zawierały zapis dotyczący obowiązku wykonawcy związanego z poddaniem odpadów budowlanych odzyskowi lub w przypadku kiedy nie jest to możliwe przekazania powstałych odpadów do unieszkodliwienia i udokumentowania Zamawiającemu sposobu gospodarowania tymi odpadami, jako warunek dokonania odbioru końcowego realizowanego zamówienia. W obu przypadkach w dokumentacji dot. ww. umów znajdowały się potwierdzenia  usunięcia odpadów wystawione na wykonawcę robót (kserokopie: faktury VAT nr 0243/13/FVS z dnia 01.08.2013 r., zamówienie nr 0103 wraz
z potwierdzeniem przyjęcia kontenera oraz usunięcia odpadu).

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

6. Zalecenie dotyczące terminowego regulowania zobowiązań jednostki.

Oceny realizacji powyższego zalecenia dokonano na podstawie zobowiązań SP nr 56 wobec ZUS powstałych w okresie od 01.01.2014 r. do 30.06.2014 r. Zgodnie
z deklaracjami ZUS DRA oraz wyciągami bankowi na rachunek ZUS tytułem należnych składek odprowadzono kwoty:

 - w lutym (ZUS DRA za styczeń): na ubezpieczenie społeczne - 69 586,37 zł, na ubezpieczenie zdrowotne – 18 129,75 zł, na fundusz pracy – 4 162,54 zł (wyciąg bankowy nr 15/2014 z dnia 05.02.2014 r.),

- w marcu (ZUS DRA za luty):  na ubezpieczenie społeczne - 139 479,05 zł, na ubezpieczenie zdrowotne – 35 611,21 zł, na fundusz pracy – 8 469,63 zł (wyciąg bankowy nr 26/2014 z dnia 04.03.2014 r.),

- w kwietniu (ZUS DRA za marzec): na ubezpieczenie społeczne - 69 742,12 zł, na ubezpieczenie zdrowotne – 18 259,97 zł, na fundusz pracy – 4 240,45 zł (wyciąg bankowy nr 35/2014 z dnia 03.04.2014 r.),

 - w maju (ZUS DRA za kwiecień): na ubezpieczenie społeczne - 69 400,70 zł, na ubezpieczenie zdrowotne – 18 094,85 zł, na fundusz pracy – 4 188,08 zł (wyciąg bankowy nr 49/2014 z dnia 05.05.2014 r.),

 - w czerwcu (ZUS DRA za maj): na ubezpieczenie społeczne - 70 061,99 zł, na ubezpieczenie zdrowotne – 18 788,72 zł, na fundusz pracy – 4 130,53 zł (wyciąg bankowy nr 61/2014 z dnia 05.06.2014 r.), - w lipcu (ZUS DRA za czerwiec): na ubezpieczenie społeczne  - 55 000,87 zł, na ubezpieczenie zdrowotne – 17 184,07 zł, na fundusz pracy – 3 871,58 zł (wyciąg bankowy nr 75/2014 z dnia 03.07.2014 r.), oraz na ubezpieczenie społeczne - 433,69 zł, na ubezpieczenie zdrowotne – 109,32 zł, na fundusz pracy – 27,17 zł (wyciąg bankowy nr 72/2014 z dnia 30.06.2014 r.).

WKiAW z uwagi na terminowe regulowanie zobowiązań jednostki pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

7. Zalecenie dotyczące sporządzania dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i uregulowaniami wewnętrznymi (dot. braku  zarządzenia wewnętrznego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz braku oświadczeń pracowników odpowiedzialnych materialnie za prowadzenia kasy i magazynów: spożywczego i gospodarczego).

W dniu 15.10.2012 r. Dyrektor SP nr 56 zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji  (zarządzenie nr 2) następujących składników majątkowych szkoły:

- środków trwałych,

- pozostałych środków trwałych objętych ewidencją ilościowo-wartościową,

- składników ewidencji pozabilansowej,

- wartości niematerialnych i prawnych.

Do przeprowadzenia inwentaryzacji powołał komisję inwentaryzacyjną (przewodniczący oraz 3 członków komisji) oraz 6. zespołów spisowych. Według powyższego zarządzenia prace komisji przebiegać miały zgodnie z harmonogramem stanowiący załącznik do zarządzenia. Dokumentacja z przeprowadzenia inwentaryzacji zawierała, m.in.:

 - ponumerowane arkusze spisu z natury (od 1 do 106) z określeniem miejsca oraz czasu dokonywania czynności spisowych, podaniem składu zespołu spisowego, podpisami komisji inwentaryzacyjnej oraz osób dokonujących wyceny oraz sprawdzenia. Pozycje na arkuszach były ponumerowane oraz na zakończenie opatrzone regułką o treści: „spis z natury zakończono na pozycji. Nie wnosi się żadnych uwag co do ilości i jakości składników majątkowych”,

- harmonogram przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych,

- zestawienie pól spisowych wg działów ksiąg inwentarzowych sporządzone na podstawie arkuszy spisowych sporządzone i podpisane przez głównego księgowego oraz sprawdzone i podpisane przez dyrektora SP nr 56,

- zestawienie ilościowe do ewidencji pozabilansowej na dzień 22.10.2012 r., sporządzone i podpisane przez głównego księgowego oraz sprawdzone i podpisane przez dyrektora SP nr 56,

- zestawienie składników majątkowych na dzień 22.10.2012 r. wg ksiąg inwentarzowych,

- stan środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do dnia 22.10.2012 r. – wydruk z systemu Progmann, podpisane przez kierownika gospodarczego
i dyrektora SP nr 56,

- wydruki z ksiąg inwentarzowych dotyczące: sprzętu audiowizualnego, pozostałych środków trwałych, wyposażenia, podpisane przez kierownika gospodarczego
i dyrektora SP nr 56,

- zestawienia obrotów i sald za miesiąc 10/2012 z kont: 011, 020, 013, podpisane przez głównego księgowego i dyrektora SP nr 56,

- sprawozdania zespołów spisowych zawierające rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych podpisane przez członków zespołów spisowych oraz przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,

- oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych m.in. za prowadzenie kasy i magazynów: spożywczego i gospodarczego, środków czystości oraz środków czystości do kuchni,

- protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji (spis z natury w dniach od 22.10.2012 r. do 26.11.2012 r.), podpisany przez członków komisji inwentaryzacyjnej,

- sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej podpisane przez członków komisji oraz dyrektora SP nr 56,

- rozliczenie z przeprowadzonej inwentaryzacji podpisane przez głównego księgowego i dyrektora SP nr 56.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił naliczanie
i wypłacanie dodatku stażowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.