Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w listopadzie 2014 r. przeprowadził kontrolę w Specjalnym  Ośrodku Szkolno-Wychowawczym Nr 1, ul. Policka 3, 71-857 Szczecin (zwanym dalej  SOSW1). Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12.01.2015 r.

Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenił pozytywnie działalność jednostki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:

• przeprowadzania kontroli obiektu budowlanego,
• wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze,
• oceny ryzyka zawodowego,
• badań z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami,
• szkoleń w dziedzinie bhp.
• stosowania i przechowywania mieszanin niebezpiecznych bądź stwarzających zagrożenie.

Pozytywna ocena dotyczyła:

• użytkowania maszyn i urządzeń technicznych zapewniających bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
• wykonywania obowiązków zawartych w  decyzjach zewnętrznych organów kontroli nad warunkami pracy,
• wykonywania zadań przez służbę bhp.

II. Oceny cząstkowe

1. Obiekty budowlane i pomieszczenia pracy

SOSW1 usytuowany był w 1 obiekcie budowlanym. Właścicielem obiektu była Gmina Miasto Szczecin, a zarządcą SOSW1. Powierzchnia zabudowy wynosiła 2160 m². Dla budynku prowadzono książkę obiektu budowlanego. Za prowadzenie książki, terminowe przeprowadzanie kontroli obiektu budowlanego oraz nadzorowanie wykonania zaleceń wynikających z kontroli odpowiedzialne były osoby zatrudnione na stanowisku kierownika gospodarczego.

Z powodu błędnej interpretacji przepisów ze strony osoby odpowiedzialnej w owym czasie za zlecanie kontroli obiektu budowlanego, nie została przeprowadzona kontrola instalacji elektrycznej w drugim półroczu 2013 r., a wg przepisu  art. 62 ust. 1 pkt. 3 ustawy  z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, zw. dalej u.p.b.  obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontroli: okresowej co najmniej dwa razy w roku, w terminach do 31 maja oraz do 30 listopada, w przypadku budynków
o powierzchni zabudowy przekraczającej 2 000 m²oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1 000 m² polegającej na sprawdzeniu stanu technicznego: elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu.

Stwierdzono ponadto brak protokołu kontroli instalacji gazowej  za pierwsze półrocze 2014 r., a wg  art. 64 ust. 3 u.p.b. protokoły z kontroli obiektu budowlanego (…) powinny być dołączone do książki obiektu budowlanego.Osoba przeprowadzająca kontrole instalacji gazowej w SOSW1 dostarczyła duplikat dokumentu po kilku dniach od stwierdzenia uchybienia.Pracodawca nie potrafił wyjaśnić przyczyn uchybienia ponieważ osoba odpowiedzialna w owym czasie za zlecanie kontroli i prowadzenie dokumentacji z tego zakresu nie była już pracownikiem SOSW1. Powyższe świadczyło o niewystarczającym sprawowaniu nadzoru ze strony dyrektora nad wykonywaniem zadań przez pracownika.

Pozostałe kontrole obiektu budowlanego przeprowadzane były w obowiązujących terminach, przez osoby posiadające stosowne kwalifikacje.

WKiAW, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

2. Środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze

Kontroli poddano wyposażenie w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze 28 uprawnionych pracowników oraz prowadzoną z tego zakresu dokumentację.

Zasady i normy wyposażania pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze stanowiły integralną część zakładowego Regulaminu pracy.

Pracodawca prowadził indywidualne karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Kontrola wykazała, iż 5 osób nie otrzymało w ustalonych terminach należnej odzieży i obuwia roboczego, co było niezgodne z art. 237⁷ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, zw. dalej k.p., wg którego pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu; ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przyczyną uchybienia była błędna interpretacja przepisów ze strony pracodawcy oraz kierownika gospodarczego, które to osoby zdecydowały o wydłużeniu okresów użytkowania odzieży
i obuwia roboczego dla ww. pracowników, poza okresy ustalone (w porozumieniu z przedstawicielem pracowników) w zakładowym Regulaminu pracy. Powyższe naruszało zapis art. 237^11a§ 1 pkt 4 k.p., wg którego pracodawca konsultuje z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkie działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, w szczególności dotyczące przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.

Stwierdzono ponadto, że osoba zatrudniona z dniem 29.09.2014 r. na stanowisku robotnika do pracy lekkiej należną odzież roboczą  otrzymała dopiero w listopadzie 2014 r., co pozostawało w sprzeczności z zapisem art. 237⁹ § 1 kp., wg którego  pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Jednocześnie ustalono, że osoby zatrudnione na stanowiskach pomocy nauczyciela, do obowiązków których należała, między innymi, opieka nad dziećmi w zakresie: „higieny osobistej, karmienia (…)” nie były wyposażane w odzież roboczą, niezbędną do stosowania przy tego typu pracach. Pracownice otrzymywały wyłącznie obuwie robocze. Ponieważ stanowiska pomocy nauczyciela nie uwzględniono w tabeli norm przydziału  (załącznik do Regulaminu pracy) nie można było się odnieść do okresów użytkowania obuwia.

Kontrola wykazała również nieprawidłowości w prowadzeniu kart  ewidencji wyposażenia pracowników, na których nie odnotowano wydania 2 pracownikom środka ochrony i odzieży roboczej , a wg § 8 pkt. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.  w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie
i konserwację.

Za powyższe uchybienia odpowiedzialną była osoba, zatrudniona na stanowisku kierownika gospodarczego, która w dniu kontroli nie była już pracownikiem SOSW1.

Stwierdzono także nieprawidłowości w zapisach tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego (załącznik do Regulaminu pracy), w której nie  ujęto stanowiska pracownika do prac ciężkich. Jednocześnie stwierdzono, że nazwy stanowisk w tabeli, arkuszu organizacyjnym i umowach o pracę różniły się, co powodowało utrudnienia
w ustalaniu obowiązków pracodawcy w zakresie wyposażania pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze.

Powyższe nieprawidłowości świadczyły o nieskutecznym prowadzeniu  nadzoru  nad wykonaniem zadań przez pracowników oraz nieefektywnym mechanizmem przekazywania informacji
w obrębie jednostki. Do dnia zakończenia kontroli tabelę przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego dostosowano do obowiązujących przepisów.

WKiAW pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenił wyposażanie pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze (ocena pozytywna
z nieprawidłowościami), negatywnie natomiast prowadzenie dokumentacji z tego zakresu (ocena negatywna).

3. Ocena ryzyka zawodowego

W październiku 2012 r. zespół, w skład którego wchodził:  specjalista ds. bhp, społeczny inspektor pracy, księgowa oraz kierownik gospodarczy przeprowadził ocenę ryzyka zawodowego na 15 stanowiskach pracy. Ocena została przeprowadzona metodą PHA.

Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego  była niespójna i nieczytelna. Stwierdzono, że na stanowiskach:sprzątaczka, kucharz i pomoc kuchenna  ustalono zagrożenie „obciążenie psychonerwowe”, a jako źródło zagrożenia podano „nieakceptowane postawy uczniów, brak dyscypliny, konflikty w relacjach przełożony – podwładny, uczeń – nauczyciel, nauczyciel – rodzice”. Takie samo zagrożenie ustalono dla następujących stanowisk pedagogicznych: nauczyciel oligofrenopedagog, pedagog szkolny, psycholog szkolny, bibliotekarz,  katecheta; nauczyciel/wychowawca i tam pominięto całkowicie specyfikę pracy w jednostce związaną z określoną grupą dzieci, podając w źródłach zagrożenia wyłącznie  „Nadmiar spraw do załatwienia, konflikty w relacjach przełożony – podwładny, pracownik – pracownik; zdenerwowanie związane z terminowością i prawidłowością wykonywanych prac”.

Na stanowisku kucharza, pomocy kuchennej i sprzątaczki jako źródło zagrożenia dla „upadku na tym samym poziomie” podano  „przeprowadzanie kontroli w terenie” pomimo, że osoby zatrudnione na tych stanowiskach nie wykonywały tego typu czynności. Na stanowiskach: nauczyciela oligofrenopedagoga, pedagoga szkolnego, psychologa szkolnego, bibliotekarza,  katechety nie oszacowano ryzyka dla zagrożenia: „zmienne warunki atmosferyczne (…)”. Na stanowiskach nauczyciela/ wychowawcy; pomocy nauczyciela/wychowawcy oszacowano poziom ryzyka dla zagrożenia: „Obciążenie narządu mowy”, natomiast zagrożenie takie nie figurowało w części dokumentacji zawierającej: źródła zagrożenia i możliwe skutki. Taka sama sytuacja miała miejsce w przypadku stanowisk kucharza/pomocy kuchennej oraz sprzątaczki gdzie oszacowano poziom ryzyka dla zagrożenia: „Uderzenie, przygniecenie przez czynniki materialne transportowane ręcznie”, „kontakt ze środowiskiem mokrym”, podczas gdy zagrożenia takie nie figurowały w części 1  analizy ryzyka. Na stanowiskach tych nie oszacowano natomiast poziomu ryzyka dla zagrożenia jakim było „promieniowanie optyczne”.

Stwierdzono ponadto, że w ocenie ryzyka zawodowego nie uwzględniono zagrożeń związanych ze stosowaniem niebezpiecznych, bądź stwarzających zagrożenie mieszanin chemicznych stosowanych przy pielęgnacji roślin, co było niezgodne z § 39a ust.  1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej  z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, wg którego pracodawca ocenia ryzyko zawodowe występujące przy wykonywanych pracach, w szczególności przy doborze wyposażenia stanowisk i miejsc pracy, stosowanych substancji i preparatów chemicznych, biologicznych, rakotwórczych lub mutagennych oraz zmianie organizacji pracy. Podczas oceny ryzyka zawodowego uwzględnia się wszystkie czynniki środowiska pracy występujące przy wykonywanych pracach oraz sposoby wykonywania prac.

Przyczynami nieprawidłowości była niestaranność w dokumentowaniu oceny ze strony specjalisty ds. bhp oraz niewystarczająca wiedza na temat oceny ryzyka zawodowego ze strony osób zatrudnionych w SOSW1, biorących udział w ocenie.

Nie stwierdzono uchybień w sposobie informowania pracowników o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami. Sposób informowania o ryzyku zawodowym ustalono
w Regulaminie pracy SOSW1. O ryzyku zawodowym pracownicy byli informowani podczas wstępnych i okresowych szkoleń w dziedzinie bhp. W dniu kontroli wszyscy pracownicy byli zapoznani z ryzykiem zawodowy występującym na danym stanowisku pracy.

WKiAW, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

4. Badania profilaktyczne

Badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami w SOSW1 wykonywane były na podstawie umowy zawartej z jednostką służby medycyny pracy. Przedmiotem kontroli były okresowe badania pracowników świadczących pracę w dniu kontroli oraz wstępne badania osób zatrudnionych po 01.01.2012 r. Kontrolą objęto pełen stan osobowy jednostki. 

Kontrola wykazała, że 1 pracownica nie została poddana wstępnemu badaniu profilaktycznemu, a 2 pracownice wykonały badanie po kilku dniach od dnia rozpoczęcia pracy, co naruszałopostanowienieart. 229 § 1 pkt 1 oraz § 4 k.p., wg którego wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Jednocześnie stwierdzono, że osoba zatrudniona w wymiarze czasu pracy: ½ na stanowisku kierowcy oraz ½ na stanowisku pracownika do prac ciężkich nie została poddana badaniom na stanowisku pracownika do prac ciężkich.

Do większości uchybień doszło w pierwszych dniach pracy osoby zatrudnionej na stanowisku samodzielnego referenta, odpowiedzialnej za sprawy osobowe jednostki.

Pozostali pracownicy jednostki w dniu kontroli posiadali aktualne badania z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia nad pracownikami.

WKiAW, pomimo stwierdzonego uchybienia, pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

5. Szkolenia w dziedzinie bhp

Kontrolą objęto szkolenia w dziedzinie bhp 69 osób świadczących pracę w dniu kontroli, w tym pracodawcy.

Pracodawca w dniu kontroli posiadał aktualne szkolenie okresowe w dziedzinie bhp dla pracodawców.

W wyniku kontroli stwierdzono, iż 1 osoba została dopuszczona do pracy bez wstępnego szkolenia w dziedzinie bhp, co naruszyło art. 237³§ 2 k. p., wg którego  pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy (…).

Pozostali pracownicy w dniu kontroli posiadali aktualne szkolenia w dziedzinie bhp.

WKiAW, pomimo stwierdzonego uchybienia, pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

6. Niebezpieczne, bądź stwarzające zagrożenie mieszaniny chemiczne

Pracę w kontakcie z ww. mieszaninami wykonywały osoby zatrudnione na stanowiskach robotniczych ( pracownicy do prac lekkich i prac ciężkich, konserwator, kucharz i pomoce kuchenne, ogrodnik, pomoce nauczyciela, kierowca). 

Oględziny pomieszczeń warsztatowych wykazały, iż znajdujące się tam niebezpieczne i stwarzające zagrożenie mieszaniny chemiczne: Den Braven – czyścik do piany; rozcieńczalnik olejowo – ftalowy i uniwersalny oraz preparat do usuwania osadu cementowego nie zostały ujęte w spisie prowadzonym w jednostce, jak również pracodawca nie posiadał ich kart charakterystyki, co naruszyło zapis art. 221 § 2 k.p., wg którego niedopuszczalne jest stosowanie substancji niebezpiecznej, mieszaniny niebezpiecznej, substancji stwarzającej zagrożenie lub mieszaniny stwarzającej zagrożenie bez posiadania aktualnego spisu tych substancji i mieszanin oraz kart charakterystyki (…).

Pracodawca posiadał aktualny spis i karty charakterystyki mieszanin stosowanych do utrzymania czystości i dezynfekcji pomieszczeń. Pracownice stosujące ww. mieszaniny były przeszkolone w zakresie ich stosowania i ochrony przed ich szkodliwym działaniem. Mieszaniny były prawidłowo przechowywane i oznakowane.

WKiAW, pomimo stwierdzonego uchybienia, pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

7. Maszyny i sprzęt do tymczasowej pracy na wysokości

Na wyposażeniu jednostki znajdowały się maszyny:

• nabyte przed 2003 r.: obieraczka do ziemniaków, krajalnica żywności, 2 zamrażarki, chłodnia, 2 lodówki, maszyna wieloczynnościowa „wilk”, patelnia elektryczna, wiertarka wieloczynnościowa, prasownica, 2  pralnice,
• nabyte po 2003 r.: naświetlacz do jaj, zamrażarka, lodówko- zamrażarka, lodówka, piekarnik elektryczny, zmywarka, wiertarka wieloczynnościowa, nożyce spalinowe, kosa spalinowa, 3 kosiarki spalinowe, wirówka pralnicza.

Maszyny okresowo były kontrolowane przez zespół, w skład którego wchodził konserwator (uprawnienia elektryczne w zakresie eksploatacji) oraz specjalista ds. bhp i dopuszczane do dalszej eksploatacji, bądź z niej wycofywane.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

8. Wyniki kontroli organów zewnętrznych nad warunkami pracy

Kontrole w obszarze nadzoru nad warunkami pracy (od 01.01.2012 r. do dnia kontroli) w SOSW1 prowadziła Wojewódzka Stacja Sanitarno –  Epidemiologiczna w Szczecinie oraz Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego (zw. dalej PINB). 

Kontrole WSSE nie stwierdziły uchybień w badanym obszarze.

W marcu 2012 r. osoba przeprowadzająca kontrole obiektu budowlanego poinformowała PINB o zobowiązaniu SOSW1 do wykonania ekspertyzy budowlanej dotyczącej określenia przyczyn osiadania i spękania ścian sali gimnastycznej. Ekspertyzę wykonano we wrześniu 2013 r. Decyzją PINB z dnia 02.10.2013 r. nakazano SOSW1 „usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości stanu technicznego budynku sali gimnastycznej (…) poprzez wykonanie robót budowlanych zgodnie z rozwiązaniami zawartymi w ekspertyzie (…)”. Termin wykonania wyznaczono do dnia 31.07.2014 r. a następnie prolongowano do dnia 31.08.2015 r. Do dnia zakończenia kontroli SOSW1 przeprowadził analizę rynku w celu wyłonienia wykonawcy dokumentacji projektowej. Złożone oferty przekazano do Wydziału Oświaty UM Szczecin.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

9. Służba bhp

Stan zatrudnienia w dniu kontroli wynosił 69 osób. Zadania służby bhp, na podstawie umów cywilnoprawnych, zawieranych pomiędzy SOSW1, a Zachodniopomorskim Centrum Edukacji Morskiej i Politechnicznej (zw. dalej ZCEMiP), wykonywała osoba posiadająca uprawnienia  specjalisty ds. bhp. Osoba ta zatrudniona była  w OBHP ZCEMiP.

Nie wniesiono uwag do pracy specjalisty ds. bhp, który: brał udział w kontrolach warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp, informował pracodawcę o stwierdzonych zagrożeniach, przedstawiał okresowe analizy stany bhp, prowadził doradztwo w zakresie bhp, brał udział w tworzeniu, bądź opiniowaniu wewnętrznych zarządzeń oraz instrukcji dotyczących bhp.

WKiAW pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

10. Wypadki przy pracy

W okresie objętym kontrolą w SOSW1 nie odnotowano wypadków przy pracy; chorób zawodowych bądź podejrzeń o tego typu choroby.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SOSW1:

1. Przeprowadzanie kontroli instalacji elektrycznej dwa razy w roku, w terminach określonych w ustawie.
2. Wzmożenie nadzoru nad przeprowadzaniem kontroli obiektu budowlanego oraz  prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji z tego zakresu.
3. Wydanie uprawnionym pracownikom należnej odzieży i obuwia roboczego.
4. Odnotowywanie w kartach ewidencji wyposażenia wydawanych pracownikom środków ochrony indywidualnych, odzieży i obuwia roboczego.
5. Wydanie pracownicom zatrudnionym na stanowisku pomocy nauczyciela odzieży i obuwia roboczego zgodnie z nową tabelą przydziału.
6. Zweryfikowanie oceny ryzyka zawodowego pod kątem uwag zawartych w wystąpieniu.
7. Skierowanie pracownicy na wstępne badania profilaktyczne.
8. Skierowanie pracownika na okresowe badanie lekarskie na stanowisku pracownika do prac ciężkich.
9. Odbycie przez pracownice wstępnego szkolenia w dziedzinie bhp
10. Ujęcie w spisie oraz posiadanie kart charakterystyki niebezpiecznych bądź szkodliwych mieszanin chemicznych stosowanych przy pracach remontowych w jednostce (Den Braven – czyścik do piany;  rozcieńczalnik olejowo – ftalowy i uniwersalny oraz preparat do usuwania osadu cementowego).