Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 01 –05.09.2014 r. przeprowadził kontrolę w Miejskiej Izbie Wytrzeźwień (zw. dalej MIW)
w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW w 2012 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za
2011 r.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenie pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu z dnia 18.09.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W toku kontroli, badaniu poddano dokumentację związaną z:

1. Procedurami określającymi w jednostce zasady rachunkowości, w tym opis stosowanego systemu informatycznego zawierającego wykaz programów oraz plan kont.  
2. Odprowadzaniem pobranych dochodów na rachunek UM.
3. Dokonywaniem wydatków w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz uzgadnianiem analityki prowadzonej do kont zespołu „4” oraz konta 130.
4. Wykazywaniem w sprawozdaniach RB – 28s zobowiązań niewymagalnych.
5. Dokonywaniem bieżącej ewidencji na koncie 101, ewidencjonowaniem na koncie 201 faktur/rachunków regulowanych gotówką oraz ujmowaniem dowodów księgowych do odpowiednich okresów sprawozdawczych.
6. Sporządzaniem notatek służbowych z analizy rynku.
7. Bieżącym odprowadzaniem gotówki z kasy MIW na rachunek bankowy.
8. Prowadzeniem akt osobowych pracowników.
9. Uzupełnieniem zapisów w księgach inwentarzowych orazprzestrzeganiem „Instrukcji inwentaryzacyjnej” w zakresie sporządzania arkuszy spisu z natury.
10. Dokonywaniem zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki.
11. Dekretowaniem oraz ewidencjonowaniem dowodów księgowych.

We wszystkich z wyżej wymienionych obszarów nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

Stwierdzone uchybienia dotyczyły natomiast wypłaty nagrody jubileuszowej przed nabyciem przez pracownika MIW prawa do tej nagrody.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczące rezygnacji z dokonywania wpłat zaliczkowych na poczet przyszłych zobowiązań oraz odprowadzania wszystkich pobranych dochodów na rachunek UM.

Oceny realizacji powyższego zalecenia w części dot. wpłat zaliczkowych dokonano na podstawie analizy zobowiązań MIW (faktury, wyciągi bankowe, wydruki z kont) związanych z korzystaniem z mediów (energia elektryczna, paliwo gazowe, energia cieplna).

Stwierdzono, że w okresie poddanym badaniu (grudzień 2013 r. – styczeń 2014 r.) nie dokonywano wpłat zaliczkowych na poczet przyszłych zobowiązań, płatności za zobowiązania wynikające ze zużycia mediów dokonywano na bieżąco, na podstawie faktur, w kwotach i terminach zgodnych z fakturami, tj.:

- faktura nr P/P/10153793/001/14 za okres od 01.12.2013 r. do 31.12.2013 r. z dnia 03.01.2014 r. na kwotę 730,21 zł, termin płatności 24.01.2014 r., zaksięgowano na dzień 31.12.2013 r. na kontach: 401-2-4260-01/ 201-2-4260-0165 kwotę 730,21 zł, zapłacono w dniu 23.01.2014 r., płatność -  zaksięgowano na kontach: 201-2-4260-0165/ 130-2-4260-1 kwotę 730,21 zł;

- faktura nr 2417009087/155 za okres od 14.01.2013 r. do 14.01.2014 r. z dnia 21.01.2014 r. na kwotę 49,41 zł, termin płatności 04.02.2014 r., zaksięgowano na dzień 31.12.2013 r. na kontach: 401-2-4260-04/ 201-2-4260-0003 kwotę 49,38 zł, zapłacono w dniu 31.01.2014 r., płatność - zaksięgowano na kontach: 201-2-4260—0003/ 130-2-4260-4 kwotę 49,41 zł,

- faktura nr 22/4089/9/220001118/9W/2013 za okres od 30.11.2013 r. do 31.12.2013 r. z dnia 15.01.2014 r. na kwotę 713,35 zł, termin płatności 05.02.2014 r., zaksięgowano na  dzień 31.12.2013 r. na kontach: 401-2-4260-01/ 201-2-4260-0164 kwotę 713,35 zł, zapłacono w dniu 04.02.2014 r., płatność - zaksięgowano na kontach: 201-2-4260-0164/ 130-2-4260-1 kwotę 713,35 zł,

- faktura nr 096682/12/13/SEC za okres grudzień 2013 r. z dnia 02.01.2014 r. na kwotę 5 482,95 zł, termin płatności 20.01.2014 r., zaksięgowano na dzień 31.12.2013 r. na kontach: 401-2-4260-02/ 201-2-4260-0005 kwotę 5 482,95 zł, zapłacono w dniu 17.01.2014 r., płatność -  zaksięgowano na kontach:  201-2-4260-0005/ 130-2-4260-2 kwotę 5 482,95 zł.

W okresie 2013 r. MIW użyczał bezpłatnie lokalu na podstawie umowy zawartej w dn. 01.01.2005 r. (aneks do umowy z dnia 07.10.2005 r.). Zgodnie z powyższą umową biorącego w użyczenie obciążały opłaty związane z eksploatacją przedmiotu użyczenia, tj.: energią elektryczną i wodą wg wskazań podliczników i zgodnie
z wystawionymi fakturami, a opłaty związane z energią cieplną były dzielone proporcjonalnie do zajmowanych przez strony powierzchni. MIW obciążał drugą stronę umowy opłatami za zużyte media na podstawie not księgowych.

Oceny realizacji ww. zalecenia w części dot. odprowadzania wszystkich dochodów na rachunek UM dokonano na podstawie wydruków z kont dochodowych
w paragrafie 0970 (wpływy z różnych dochodów), wyciągów bankowych oraz not księgowych wystawionych przez MIW w roku 2013. Na rachunek UM Szczecin w roku 2013 MIW przekazał dochody w łącznej kwocie 11 450,94 zł (wydruk z konta 130-1-0970-3 - wpływy z różnych dochodów za okres od 01.01.2013 r. do 31.12.2013 r., wyciągi bankowe nr: 110, 90, 68, 3, 87, 29, 3, 63, 47). Kwota ta była tożsama z sumą kwot: osiągniętego dochodu z tytułu wpłat biorącego w użyczenie lokal w roku 2013 (wydruk z konta 130-1-970-1 – osiągnięty dochód – 10 528,69 zł) oraz osiągniętego dochodu z tytułu innych wpłat (wydruk z konta 130-1-0970-2 - osiągnięty dochód inne – 922,25 zł).

WKiAW pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

2. Zalecenie dotyczące wykazywania w sprawozdaniu RB – 28s zobowiązań niewymagalnych.

Na podstawie rocznego sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych RB- 28s za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 r., sporządzonego na dzień 30.01.2014 r. stwierdzono, że wykazane zostały zobowiązania w łącznej kwocie 130 368,49 zł (dział 851/ rozdział 85158 – Izby wytrzeźwień), w tym wymagalne 0,00 zł, na które składały się zobowiązania związane z:

1. wynagrodzeniem osobowym pracowników (851/85158/4010) – 24 623,61 zł,

2. dodatkowym wynagrodzeniem rocznym (851/85158/4040) – 67 682,60 zł,

3. składkami na ubezpieczenie społeczne (851/85158/4110) – 25 078,19 zł,

4. składkami na fundusz pracy (851/85158/4120) – 2 259,11 zł,

5. zakupem materiałów i wyposażenia (851/85158/4210) – 44,77 zł,

6. zakupem energii (851/85158/4260) – 7 221,32 zł,

7. zakupem usług zdrowotnych (851/85158/4280) – 33,00 zł,

8. zakupem usług pozostałych (851/85158/4300) – 3 348,14 zł,

9. zakupem usług telekomunikacyjnych stacjonarnych (851/85158/4370) – 0,71 zł,

10. kosztami postępowania sądowego (851/85158/4610) – 77,04 zł.

W dziale 851/ rozdziale 85154 (Przeciwdziałanie alkoholizmowi) nie wykazano zobowiązań. Powyższe było zgodne z kwotami wykazanymi w poszczególnych paragrafach (wg wydruków). Sprawozdanie podpisane było przez głównego księgowego i dyrektora MIW, przekazane do UM Szczecin w dniu 30.01.2014 r.

WKiAW z uwagi na wykazywanie w sprawozdaniu Rb – 28s zobowiązań niewymagalnych,  pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

3. Zalecenie dotyczące dokonywania bieżącej ewidencji na koncie 101, ewidencjonowania na koncie 201 faktur/rachunków regulowanych gotówką oraz ujmowania dowodów księgowych do odpowiednich okresów sprawozdawczych.

Według wydruków z systemu FK za okres 01.01.2014 r. do 31.05.2014 r. ewidencji operacji gotówkowych dokonywano na kontach: 101-2 – kasa wydatki i 101-1 – kasa dochody. Wszystkie faktury/rachunki regulowane gotówką ewidencjonowano na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami i do odpowiednich okresów sprawozdawczych. Ewidencji dokonywano na bieżąco, raporty kasowe prowadzone były chronologicznie (na podstawie 3. raportów kasowych nr: RKB/18/2014/KASA2 – faktura nr #47432/8046/2014 z dn. 06.05.2014 r. na kwotę 26,72 zł ujęta w RK w dn. 06.05.2014 r. zaksięgowana w dn. 09.05.2014 r. na kontach: 101-2/201-2-4210-0125, faktura nr 2/M/05/2014 na kwotę 103,32 zł z dn. 05.05.2014 r. ujęta w RK w dn. 06.05.2014 r. zaksięgowana w dn. 09.05.2014 r. na kontach: 101-2/201—2-4210-0122, RKB/6/2014/KASA – faktura nr FB/4/02/14/253 na kwotę 20,00 zł z dn. 14.02.2014 r. ujęta w RK w dn. 14.02.2014 r. zaksięgowana w dn. 14.02.2014r. na kontach: 101-2/201-2-4410-0221, RKB/1/2014/KASA2 – faktura nr 1514 na kwotę 30,75 zł z dn. 03.01.2014 r. ujęta w RK w dn. 03.01.2014 r. zaksięgowana w dn. 03.01.2014 r. na kontach: 101-2/201-2-4210-0162).

WKiAW pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

4. Zalecenie dotyczące dokonywania wydatków w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz uzgadniania analityki prowadzonej do kont zespołu „4” oraz konta 130.

Stwierdzono, że w okresie poddanym badaniu (2013/2014) wydatków dokonywano w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Oceny dokonano na podstawie 10. faktur, tj.:

- faktura nr P/P/10153793/001/14 z dnia 03.01.2014 r. na kwotę 730,21 zł,  termin zapłaty 24.01.2014 r., zapłacono w dniu 23.01.2014 r. kwotę 730,21 z (Wb nr 15/2014);

- faktura nr 2417009087/155. z dnia 21.01.2014 r. na kwotę 49,41 zł (w tym 0,03 zł odsetki – pokrył pracownik WIM) termin zapłaty 04.02.2014 r., zapłacono w dniu 31.01.2014 r. kwotę 49,41 zł (Wb nr 20/2014);

 - faktura nr 22/4089/9/220001118/9W/2013 z dnia 15.01.2014 r. na kwotę 713,35 zł, termin zapłaty 05.02.2014 r., zapłacono w dniu 04.02.2014 r., kwotę 713,35 zł (Wb nr 23/2014) ;

 - faktura nr 096682/12/13/SEC z dnia 02.01.2014 r. na kwotę 5 482,95 zł, termin zapłaty 20.01.2014 r., zapłacono w dniu 17.01.2014 r. kwotę 5 482,95 zł (Wb nr 12/2014);

- faktura  nr 127684/2014 z dnia 11.08.2014 r. na kwotę 343,38 zł, termin zapłaty 29.08.2014 r., zapłacono w dniu 28.08.2014 r. kwotę 343,38 zł (Wb nr 164/2014);

 - faktura nr 88115/12/NBR/12 z dnia 02.01.2013 r. na kwotę 5 847,67 zł, termin zapłaty 20.01.2013 r., zapłacono w dniu 08.01.2013 r. kwotę 5 847,67 zł (Wb nr 5);

 - faktura nr 01171/01/NBR/13 z dnia 01.02.2013 r. na kwotę 6 944,80 zł, termin zapłaty 20.02.2013 r., zapłacono w dniu 15.02.2013 r. kwotę 6 944,80 zł (Wb nr 33);

 - faktura nr 09787/02/NBR/13 z dnia 01.03.2013 r. na kwotę 5 735,83 zł, termin zapłaty 20.03.2013 r., zapłacono w dniu 13.03.2013 r. kwotę 5 735,83 zł (Wb nr 51);

- faktura nr 88354/11/NSR/13 z dnia 02.12.2013 r. na kwotę 4 734,30 zł, termin zapłaty 20.12.2013 r., zapłacono w dniu 20.12.2013 r. kwotę 4 734,30 zł (Wb nr 142/2013);

- faktura nr 17769/03/NBR/13 z dnia 02.04.2013 r. na kwotę 5 655,93 zł, termin zapłaty 20.04.2013 r. (zapłata po terminie -  zgoda SEC na przedłużenie terminu płatności do 10.05.2013 r. i nienaliczanie odsetek za zwłokę – pismo z dnia 19.04.2013 r. nr NK2/1192/AK/2013), zapłacono w dniu 09.05.2013 r. kwotę 5 655,93 zł (Wb nr 90).

Ponadto na podstawie wydruków z kont: 130-2-4390 (wydatki zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz i analiz – 4 257,28 zł)/ 402-2-4390 (koszty wykonanie ekspertyz i analiz – 4 257,28 zł) oraz 130-2-4260-4 (wydatki gaz – 420,61 zł)/ 401-2-4260-04 (koszty gaz – 420,61 zł po odjęciu f-ry na kwotę 49,38 zł za grudzień 2013 r. zaksięgowanej w koszty roku 2013 a zapłaconej w styczniu 2014 r.) stwierdzono zgodność analityki prowadzonej do kont zespołu „4” oraz konta 130.

WKiAW  z uwagi na dokonywanie wydatków w wysokościach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz zgodnością analityki prowadzonej do kont zespołu „4” i konta 130 pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia.

5. Zalecenie dotyczące każdorazowego sporządzania notatek służbowych z analizy rynku.

Oceny stanu realizacji powyższego zalecenia dokonano na podstawie 4. udzielonych zamówienia do kwoty 14 000 euro przeprowadzonych w MIW, w wyniku których zawarto umowy, tj.:

-  zamówienie na  świadczenie usług w zakresie prania i dezynfekcji odzieży  - umowa nr 8/MIW2014  z dn. 02.01.2014 r. o wartości nieprzekraczającej kwoty 26.000,00 zł na okres od 01.01.2014 r. do 31.12.2014 r.. Dokumentacja zawierała 3. oferty, analizę powyższych ofert oraz notatkę służbową z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro z dn. 02.01.2014 r., w której określono szacunkową wartość zamówienia (21 924,27 zł netto, równowartość w euro 5 189,30) wraz ze wskazaniem kursu euro (4,2249) oraz uzasadnieniem wyboru oferty (oferta nr 2 ze względu na najniższą cenę, mieszczącą się w wartości zamówienia);

- zamówienie na wykonywanie zadań służby bhp - umowa nr 9A/MIW/2014 z dnia 02.01.2014 r. zawarta na okres od 01.01.2014 r. do 31.12.2014 r. Wartość brutto rocznej umowy określono na kwotę 6 642,00 zł. Dokumentacja zawierała 3. oferty, notatkę  służbową z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro z dn. 02.01.2014 r., w której określono szacunkową wartość zamówienia (5 691,00 zł netto, równowartość w euro 1 347,03) wraz ze wskazaniem kursu euro (4,2249) oraz uzasadnieniem wyboru oferty (oferta nr 2 ze względu na najniższą cenę, mieszczącą się w wartości zamówienia);

- zamówienia na prowadzenie Punktu Konsultacyjnego Izby - umowa nr 12/MIW/2014 z dnia 02.01.2014 r. zawarta na okres od 01.01.2014 r. do 31.12.2014 r., za wynagrodzenie 900,00 zł brutto miesięcznie. Dokumentacja zawierała 3. oferty, notatkę służbową z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro z dn. 02.01.2014 r.,
w której określono szacunkową wartość zamówienia (10 800,00 zł netto, równowartość w euro 2 556,27) wraz ze wskazaniem kursu euro (4,2249) oraz uzasadnieniem wyboru oferty (oferta nr 1 ze względu na najniższą cenę, mieszczącą się w wartości zamówienia);

- zamówienie na konserwację sprzętu komputerowego oraz zarządzanie siecią komputerową - umowa nr 13/MIW/2014 z dnia 02.01.2014 r. z  określonym wynagrodzeniem miesięcznym na kwotę 1 000,00 zł brutto w okresie od 01.01.2014 r. do 31.12.2014 r. Dokumentacja zawierała 3. oferty,  notatkę  służbową z udzielenia zamówienia do kwoty 14 000 euro z dn. 03.01.2014 r., w której określono szacunkową wartość zamówienia (10 731,71 zł netto, równowartość w euro 2 540,11) wraz ze wskazaniem kursu euro (4,2249) oraz uzasadnieniem wyboru oferty (oferta nr 2 ze względu na najniższą cenę, mieszczącą się w wartości zamówienia).

WKiAW z uwagi na każdorazowe sporządzanie notatek służbowych z analizy rynku pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

6. Zalecenie dotyczące bieżącego odprowadzania gotówki z kasy MIW na rachunek bankowy.

W badanym okresie (03 styczeń 2014 r. do 09 maj 2014 r.) na podstawie 3. raportów kasowych (nr: RKB/17/2014/KASA, RKB/23/2014/KASA, RKB/1/2014/KASA)
i dokumentacji źródłowej oraz wyciągów bankowych stwierdzono, że na bieżąco dokonywano odprowadzania gotówki z kasy MIW na rachunek bankowy, tj.:

- wg RKB 17 za okres od 01.04.2014 r. do 04.04.2014 r. przyjęto wpłaty na kwotę 1 955,00 zł, w dniu 03.04.2014 r. dokonano wpłaty do banku na łączną kwotę 1 862,00 zł (wyciąg 64/2014 z dn. 03.04.2014 r.) - w kasie pozostało 93,00 zł,

- wg RKB 23 za okres od 05.05.2014 r. do 09.05.2014 r. przyjęto wpłaty na kwotę łączną  6 098,00 zł, dokonano wpłat do banku: w dniu 06.05.2014 r. na łączną kwotę
3 773,00 zł  (wyciąg bankowy nr 84/2014 z dn. 06.05.2014 r.) oraz w dniu 09.05.2014 r. na łączną kwotę 2 225,00 zł (wyciąg bankowy nr 87/2014 z dn. 09.05.2014 r.) razem 5 998,00 zł – w kasie pozostało 100,00 zł,

- wg RKB 1 za okres od 02.01.2014 r. do 03.01.2014 r. przyjęto wpłaty na łączną kwotę 1 110,00 zł, dokonano wpłaty do banku w dniu 03.01.2014 r. na łączną kwotę 970,00 zł (wyciąg bankowy nr 2/2014 z dn. 03.01.2014 r.) w kasie pozostało 140,00 zł.

W badanym okresie w MIW obowiązywał załącznik do Zarządzenia Dyrektora Nr 8/2012 z dn. 14 grudnia 2012 r. w sprawie instrukcji  obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, wg którego w części VI – gospodarka kasowa pkt. 8  – „pobrane wpłaty-dochody kasjer przekazuje na bieżąco na rachunek bankowy Izby, lecz nie rzadziej niż raz w tygodniu”, a w pkt. 14  - „raport kasowy kasjer sporządza z częstotliwością nie mniejszą niż 7 dni (kalendarzowe) lub mniejszą w miarę potrzeby
(np. koniec miesiąca)”. Ponadto zgodnie ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Dyrektora Nr 14/2012 z dn. 27.12.2012 r. w sprawie instrukcji kasowej w § 1 ust. 3 ustalono limity gotówki po 5 000 zł dla operacji kasowych (dochody, wydatki - tzw. „pogotowie kasowe”).

WKiAW z uwagi na bieżące odprowadzanie gotówki z kasy MIW na rachunek bankowy pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

7. Zalecenie dotyczące terminowego wypłacania nagród jubileuszowych.

W okresie listopad 2013 do marzec 2014 w MIW 2. pracownikom wypłacono nagrody jubileuszowe, tj.:

- wg listy płac nr E/2014/02/8 w dniu 25.02.2014 r. dokonano przelewu nagrody jubileuszowej (WB nr 37/2014) pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku depozytariusza (20 lat pracy – 75 % wynagrodzenia miesięcznego - wg zestawienia okresów zatrudnienia jubileusz wypadał na dzień 24.02.2014 r.),

- wg listy płac nr E/2014/02/6 w dniu 13.02.2014 r. dokonano przelewu nagrody (WB nr 29/2014) pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku porządkowego (40 lat – 300% wynagrodzenia miesięcznego - wg zestawienia okresów zatrudnienia jubileusz wypadał na dzień 14.02.2014 r.). Wypłaty nagrody dokonano na jeden dzień przez nabyciem przez pracownika prawa do tej nagrody, co stoi w sprzeczności z zapisami: § 8 ust. 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 18.03.2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, według którego nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody oraz § 6 ust. 5 Regulaminu wynagradzania MIW z dnia 16.06.2009 r., według którego wypłata nagrody jubileuszowej następuje niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.

WKiAW pomimo powyższego uchybienia pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego (ocena pozytywna z uchybieniami).

8. Zalecenie dotyczącego dokonania przeglądu akt osobowych pracowników jednostki, celem ich uporządkowania tj.: chronologicznego ułożenia dokumentów, wpinania kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem oraz uzupełnienia (tj. wpinanie do akt informacji o przyznanych nagrodach).

Oceny realizacji powyższego zalecenia dokonano na podstawie przeglądu akt osobowych 2. pracowników MIW, tj. pracownika zatrudnionego na stanowisku porządkowego oraz pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty ds. płac i depozytariusza. Ww. pracownikom w roku 2014 przyznano i wypłacono nagrody jubileuszowe, powyższe znalazło potwierdzenie w aktach osobowych pracowników (decyzja z dn. 09.01.2014 r. – depozytariusz – podpisana przez Dyrektora WIM
nr w aktach 148 oraz o innych nagrodach przyznanych pracownikowi w 2013 r., tj. oświadczenia pracodawcy o przyznaniu nagrody z dn. 23.12.2013 r. dla depozytariusz i specjalista ds. płac – podpisane przez Dyrektora WIM nr w aktach 145 i 146 oraz z dn. 04.11.2014 r. dla specjalisty ds. płac nr w aktach 142). W aktach pracownika zatrudnionego na stanowisku porządkowego umieszczono decyzję z dn. 09.01.2014 r. dot. przyznania nagrody jubileuszowej za 40 lat pracy. Dokumenty ułożone były chronologicznie, tj. zgodnie z momentem wpływu dokumentu do akt. Akt były ponumerowane i podzielone na części A, B i C. W części A znajdowały się m.in. następujące dokumenty:

- podanie, życiorys,

 - kwestionariusz osobowy,

 - świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy – kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem,

 - orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

W części były m.in. dokumenty:

 - umowy o pracę, zakresy czynności,

- pisemne potwierdzenie zapoznanie się pracownika z treścią regulaminupracy oraz przepisami i zasadami dot. bhp,

- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody,

- deklaracje o odpowiedzialności materialnej,

-  orzeczenia lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi,

- zaświadczenia ukończenia szkoleń (kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem), porozumienia,

- informacje dot. przyznanych nagród jubileuszowych,

- instruktaż ogólny i stanowiskowy. 

Część c nie zawierała dokumentów.

Powyższe było zgodne z zapisami zawartymi w rozporządzeniu Ministra  Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

9. Zalecenie dotyczące uzupełnienia zapisów w księgach inwentarzowych o elementy wskazane w wystąpieniu (data, cena jednostkowa zakupu, symbole i dowody zakupu, wyliczenia stanu końcowego, miejsce znajdowania się wyposażenia).

W dniu 28.12.2011 r. wprowadzono zarządzenie Dyrektora Nr 6/2011 w sprawie ustalenia opisu i dopuszczenia systemów informatycznych OPTIMA firmy Comarch w MIW, wg którego ewidencja środków trwałych, prowadzona jest w oparciu o systemy informatyczne OPTIMA.  Na podstawie wydruków z powyższego systemu,
tj.  dokumentów OT oraz Listy środków trwałych w użyciu stwierdzono,  że:

-  zapisy w księgach inwentarzowych zawierają datę oraz cenę jednostkową zakupu (1. komputer HP DC79000CMT – nowy dysk twardy, zakupiony w 27.12.2013 r. za kwotę 1 000,00 zł, 2. krzesło biurowe,  zakupione w 30.12.2013 r. za kwotę 225,00 zł, 3. zasilacz UPS awaryjny zakupiony w 30.12.2013 r. za kwotę 469,00 zł),

- symbole (nr inwentarzowy: 1. 491-00024, 2. 808-00077, 3. 475-00024), dowody zakupu (faktura nr: 1. 254/NIE/2013, 2. 2051015838, 3. SH/122/12/14/A7463 ) oraz wskazanie miejsca ich użytkowania (1. administracja serwerownia, 2. Izba dyżurka, 3. Izba dyżurka),

- każda pozycja zawierała także wyliczenie stanu końcowego (1. 0,00 zł amortyzacja jednorazowa 100%, 2. 0,00 zł amortyzacja jednorazowa 100 %, 3. 0,00 zł amortyzacja jednorazowa 100% ).

WKiAW z uwagi na uzupełnienie zapisów w księgach inwentarzowych o elementy wskazane w wystąpieniu pokontrolnym pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia.

10. Zalecenie dotyczące aktualizacji polityki rachunkowości o brakujące elementy wskazane w wystąpieniu (opis stosowanego systemu informatycznego wraz z wykazem programów, procedur lub funkcji oraz uzupełnienie planu kont o konto 751 – Koszty finansowe i opis konta 810 – Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje).

W dniu 28.12.2011 r. wprowadzono zarządzenie Dyrektora Nr 6/2011 w sprawie ustalenia opisu i dopuszczenia systemów informatycznych OPTIMA w MIW, wg którego ewidencja kadrowo – płacowa, środków trwałych, kasowo – bankowa i finansowo – księgowa prowadzona jest w oparciu o systemy informatyczne OPTIMA (programy: OP KB, OP KH, OP PL, OP ST) i dopuszczono do stosowania wersję 2010.4.1. Zgodnie z  powyższym zarządzeniem instrukcja obsługi systemów znajduje się na załączonym nośniku DVD. W okresie od stycznia 2012 r. do września 2014 r. wprowadzono 4. zmiany dotyczące dopuszczenia nowej wersji oprogramowania, ostatnia zmiana z dnia 02 czerwca  2014 r. dopuszczająca do stosowania „systemy informatyczne OPTIMA” wersja v.2014 (Zarządzenie Dyrektora Nr 6/2014). System informatyczny obejmował moduły OP KB – system KASA-BANK, OP KH system Księga handlowa, OP PL system Kadry- Płace, OP ST system Środki trwałe. Wg powyższego zarządzenia Opis stosowanego systemu informatycznego znajduje się w Instrukcji obsługi systemów informatycznych na załączonym nośniku DVD oraz w formie papierowej.

W dniu 14 grudnia 2012 r. w formie załącznika do Zarządzenia nr 7/2012 w sprawie  zasad prowadzenia polityki rachunkowości w MIW wprowadzono następujące zmiany:  w części II „Obowiązujący wykaz kont” dodano konto „751 – Koszty finansowe” oraz dokonano wykreślenia nieużywanego konta „810 – Dotacje budżetowe na inwestycje”. W części III uzupełniono o opis konta „751 – Koszty finansowe”, wg którego ww. konto służy do ewidencji kosztów finansowych, na które składają się m.in.:  naliczone wymagalne odsetki od kredytów, pożyczek, a także wymagalne odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, ujemne różnice kursowe walut obcych, a także odpisy aktualizujące należności z tytułu przychodów finansowych.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

11. Zalecenie dotyczące wprowadzenia mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących

- dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z  przywołanymi przepisami uor                                                                     

- dekretowania oraz ewidencjonowania dowodów księgowych zgodnie z zapisami uor oraz  obowiązującą MIW klasyfikacją budżetową,

- dokonywania poprawek w księgach inwentarzowych oraz kartotekach magazynowych w sposób określony  w art. 25 ust. 1 uor oraz przestrzegania „Instrukcji inwentaryzacyjnej” w zakresie sporządzania arkuszy spisu z natury.

Na podstawie 11. dowodów księgowych (zestawienie tabela nr 1) poddanych kontroli stwierdzono, że wszystkie zapisy w księgach rachunkowych zawierały rodzaj
i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, datę dowodu księgowego, datę operacji gospodarczej  oraz opis operacji (np. zakup energii), szczegółowe informacje zawierał rejestr VAT, który był integralną częścią ewidencji księgowej MIW. Ponadto dokumenty księgowe były zadekretowane (w formie pieczątki) a dekret opatrzony był podpisem osoby dokonującej czynności dekretacyjnych oraz wskazaniem daty dokonania ww. czynności. Dekretacja nie zawierała wskazania działu i rozdziału budżetowego. Uzupełnieniem powyższego były dołączone do każdego dowodu księgowego polecenie księgowania (PK), które zawierało informacje dotyczące: nr dziennika (np. 655), rodzaj dziennika cząstkowego (np. ZAKUP/260(B)), nr dokumentu, identyfikator księgowy, data operacji gospodarczej, data wystawienia oraz identyfikator kont zawierający wskazanie działu, rozdziału (np. „1” – 851/85158 dochody/przychody, „2” – 851/85158 koszty/wydatki, „3” – 851/85154 program koszty/wydatki, „4” – 851/85154 porozumienie koszty/wydatki) oraz paragrafu. Zgodnie z obowiązującą w MIW Polityką rachunkowości (załącznik do zarządzenia nr 14/2013 z dn. 18 grudnia 2013 r.) dekretacja operacji księgowych dokonuje się na dokumencie PK – Polecenie księgowania – wydruk z systemu informatycznego OPTIMA, modułu FK Finansowo – księgowego.

Stwierdzono również, że w okresie 2013/2014, tj. po wprowadzeniu do użytkowania modułu OP ST służącego do ewidencji środków trwałych nie dokonywano ręcznych poprawek w księgach inwentarzowych. W roku 2013/2014 w MIW nie prowadzono magazynu, zakupy środków czystości, artykułów higienicznych i lekarstw dokonywane są na bieżące potrzeby MIW (oświadczenie głównego księgowego z dn. 04.09.2014 r.).

W zakresie sporządzania arkuszy spisu z natury stwierdzono, że zawierały wskazanie składu komisji inwentaryzacyjnej oraz osoby odpowiedzialnej wraz z podpisami tych osób. Ustalenie ceny i wyceny spisanych składników dokonywano w formie odrębnego dokumentu pod nazwą „Rozliczenie inwentaryzacji”, co było zgodne
z obowiązującą w MIW  Polityką rachunkowości (załącznik do zarządzenia nr 14/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r.).

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi MIW dokonywanie wypłaty nagród jubileuszowych niezwłocznie, ale po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.