Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 09-10.2014 r. przeprowadził kontrolę Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie przy ul. Mariackiej 25, zwanym dalej ZBiLK, w zakresie prawidłowości naliczania i przekazywania użytkownikom lokali Rejonu Śródmieście nadpłat z tytułu rozliczenia mediów i czynszów za 2013 r. i I półrocze 2014 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05.01.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenił działalność ZBiLK w badanym zakresie (ocena negatywna).

Na ww. ocenę miały wpływ:

1. brak jednolitych zasad dotyczących: prowadzenia dokumentacji dot. nadpłat, stanowiącej dla księgowości ZBiLK podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych i dokonania wypłaty, kontroli i zatwierdzania tych dokumentów, rozliczania i informowania najemców o wzajemnych rozrachunkach,
2. brak dwustopniowości kontroli merytorycznej dokumentacji wychodzącej z Rejonu (połączenie funkcji wykonawczej i decyzyjnej), co skutkowało nieszczelnością stosowanego systemu i doprowadziło do nadużyć pracowniczych na łączną kwotę 25.398,18 zł – brak akceptacji Koordynatora Rejonu na dokumentach wewnętrznych stanowiących dowody księgowe ZBiLK,
3. brak dostatecznych działań Rejonu zmierzających do „zerowania” kont najemców z nadpłat, o czym świadczy m.in. stan tych nadpłat na początek 2013 r. - 6.780 nadpłat na łączną kwotę 2.027.673,28 zł i na dzień 30.09.2014 r. - 7.028 nadpłat na łączną kwotę 2.453.326,29 zł.

II. Oceny cząstkowe

1. Dokumentowanie i informowanie o nadpłatach

Według wykazu całego zasobu Rejonu, sporządzonego w dniu 14.10.2014 r. przez Koordynatora, dot. m.in. mieszkań (komunalne, własnościowe, socjalne, pomieszczenia tymczasowe,
w budynkach do rozbiórki lub kapitalnego remontu), lokali użytkowych (komunalne, własnościowe, we wspólnocie, wolnostojące), garaży, terenów pod garaże, obejmującego łącznie 27.436 indeksów, na dzień 01.01.2013 r. w Rejonie zaewidencjonowanych było 6.780 nadpłat na łączną kwotę 2.027.673,28 zł, a na dzień 30.09.2014 r. było 7.028 nadpłat na łączną kwotę 2.453.326,29 zł (wzrost na kwotę 425.653,01 zł, tj. o 21%).

Kontroli poddano 678 wypłat lub przeksięgowań równoważnych na kwotę ogółem 387.041,99 zł, co stanowiło 100% wypłaconych w Rejonie Śródmieście w okresie 01.01.2013 r. – 31.08.2014 r. nadpłat z tytułu najmu lokali (2013 r. - 414 wypłat na kwotę ogółem 235.432,95 zł, 2014 r. – 264 wypłaty na kwotę ogółem 151.609,04 zł). Szczegółowej analizie poddano
w Rejonie 41 nadpłat dotyczących 38. najemców (dwie wypłaty dotyczyły jednego najemcy, w jednym przypadku nie została udostępniona dokumentacja, co zostało opisane w pkt 2.1 wystąpienia).

Salda nadpłat na ww. 38. kontach oraz zmiany w stosunku do BO 2013 r. przedstawiały się w badanym okresie następująco:

BO 2013 r.: 30.916,27 zł

BO 2014 r.: 42.726,05 zł – wzrost o 11.809,78 zł, tj. 38,2%

IX   2014 r.: 27.539,05 zł – spadek o 3.377,22 zł, tj. 10,9%

Na dzień 30.09.2014 r. na analizowanych kontach zaewidencjonowane były nadpłaty na łączną kwotę 27.539,05 zł, na które składały się: na 34. kontach – nadpłaty na kwotę łączną 27.561,02 zł, na 3. kontach – stan 0,00 zł, na 1. koncie – niedopłata na kwotę 21,97 zł.

Za gospodarkę finansowo – księgową w ZBiLK w badanym okresie odpowiedzialny był Główny księgowy: poprzedni do dnia 28.02.2013 r. i obecny od dnia 18.02.2013 r. Za pracę Rejonu odpowiadał Koordynator.

W przypadku 22. z 678. wypłat na kwotę ogółem 25.398,18 zł, kontrola wykazała przekazanie nadpłat na konto prywatne pracownika ZBiLK. Wymieniona kwota była zgodna z kwotą wykazaną w niżej opisanym zawiadomieniu do Prokuratury.

Dokumentami stanowiącymi podstawę do wypłaty nadpłat z tytułu czynszów / mediów i ich zaewidencjonowania w księgach rachunkowych były wystawiane przez Rejon dowody PK lub noty księgowe (wystawiane w badanym okresie zamiennie). W procedurach ZBiLK nie został wskazany rodzaj dowodu jaki winien być wystawiany, a według definicji zawartych w § 9 obowiązującej w ZBiLK „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” o treści:

1. Polecenia księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego niewyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów, otwarcie ksiąg, itp.) oraz w innych przypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowości,
2. Noty księgowe są to dowody korygujące własne dowody wewnętrzne,

żaden z ww. rodzajów dowodów nie powinien być wykorzystywany do dokumentowana polecenia wypłaty nadpłat.

Rejon, w badanym okresie, poza informowaniem najemców o zmianach wymiaru opłat i rozliczeniach mediów, nie informował ich o stanach kont czynszowych mimo, że były to środki należne najemcom. Najemcy informowani byli jedynie o okresowych rozliczeniach mediów oraz wzywani do zapłaty w przypadku zaległości w opłatach (osobiście lub listownie), a nie byli informowani o stanie swoich kont czynszowych, w przypadku kiedy opłaty regulowali terminowo. Według wyjaśnień Koordynatora, najemcy mogli poznać stan konta czynszowego poprzez osobistą wizytę w ZBiLK lub telefonicznie, jednak Rejon nie był w posiadaniu żadnej dokumentacji potwierdzającej ten fakt (np. notatka służbowa).

O saldzie konta czynszowego (po ostatecznym rozliczeniu mediów) nie byli informowani również najemcy wykupionych mieszkań a Rejon nie podejmował żadnych czynności zmierzających do „wyzerowania” rozrachunków z takim najemcą. Najemcy ci informowani byli jedynie w przypadku niedopłat. W efekcie wiele lat po wykupie na kontach byłych najemców wciąż widnieją dodatnie salda, stanowiące zobowiązania ZBiLK względem tych najemców.

Przyczyną powyższego było m.in. to, że w ZBiLK, poza internetowym dostępem do e-konta, nie było innych zasad dotyczących informowania najemców o saldzie konta czynszowego.
W ocenie kontrolujących, brak takich regulacji stał u podstaw nadużyć, do jakich doszło ze strony pracownika Rejonu, bazującego na nieświadomości najemców o posiadanych nadpłatach. W przypadku osób starszych lub niedysponujących dostępem do Internetu, ww. problemu nie rozwiąże również wprowadzenie nowej funkcjonalności w postaci wglądu na konto po odebraniu indywidualnego kodu dostępu. Wzywanie najemców do regulowania niedopłat winno być stosowane równolegle z informowaniem o posiadanych przez nich nadpłatach.

Pismem z dnia 03.09.2014 r. Dyrektor ZBiLK złożył do Prokuratury Rejonowej Szczecin – Śródmieście zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przez pracownika ZBiLK przestępstwa z art. 286 § 1 i art. 270 § 1 Kodeksu karnego polegającego na doprowadzeniu w okresie od dnia 22.07.2013 r. do dnia 01.08.2014 r. do niekorzystnego rozporządzenia przez pracodawcę – ZBiLK na jej rzecz łącznej kwoty 25.398,18 zł, stanowiącej sumę należności najemców lokali mieszkalnych z tytułu nadpłat w opłatach czynszowych.

W pozostałych 656. przypadkach na kwotę 361.643,81 zł nie stwierdzono nieprawidłowości.

Dane właścicieli kont, na które zostały dokonane nadpłaty były zgodne z danymi osoby wydającej dyspozycję lub osoby, przez niego upoważnionej.

Nie wystąpiły przypadki przekazania nadpłaty dotyczące jednego najemcy na różne konta bankowe.

Na kartotekach kont czynszowych najemców dokonano księgowań korygujących nienależne wypłaty dokonane na konto prywatne pracownika.

Wszystkie dowody księgowe dot. nadpłat były zatwierdzone przez Głównego księgowego lub osobę zastępującą, były sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno
– rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez z-cę Dyrektora ds. Technicznych lub osobę zastępującą.

WKiAW negatywnie ocenił funkcjonujące w Rejonie zasady informowania najemców o stanie ich kont czynszowych oraz rozliczania nadpłat.

Mimo stwierdzonych uchybień, WKiAW pozytywnie ocenił dokumentowanie operacji wypłat zwrotów lokatorskich.

2. Dokumentacja i rozliczenia dotyczące lokali

2.1. Dokumentacja i rozliczenia dotyczące wymiaru opłat

Kontroli poddano 38 teczek czynszowych, w tym: 19 teczek prowadzonych przez byłego pracownika Rejonu (wszystkie lokalizacje, których dotyczyły przelewy nadpłat na prywatne konto pracownika) i 19 teczek prowadzonych przez obecnych pracowników.

Teczki czynszowe zostały przeanalizowane pod kątem kompletności zawartej w nich dokumentacji w postaci: umów najmu, zawiadomień o wymiarze opłat, rozliczeń mediów,
a także zgodności danych wynikających z ww. dokumentacji z ewidencją prowadzoną w module „Czynsze i media” (na dzień 30.09.2014 r.), stanowiącym księgę pomocniczą. Dyrektor ZBiLK wyraził zgodę na wydłużenie okresu objętego kontrolą do dnia 30.09.2014 r.

Za prowadzenie ww. teczek czynszowych odpowiedzialni byli właściwi pracownicy Rejonu.

Po wejściu w życie w lipcu 2013 r. uchwały o gospodarowaniu odpadami komunalnymi (Uchwała Rady Miasta Nr XXIX/852/13 z dnia 22.04.2013 r.), kwestię naliczania zaliczek  i rozliczania kosztów za wywóz śmieci uregulowano jedynie w ZBiLK - dla lokali 100% Gminy oraz weWspólnocie Mieszkaniowej (1. nieruchomość). W przypadku zarządców pozostałych wspólnot mieszkaniowych, zaliczki za wywóz śmieci w większości pozostały bez zmian, nie określono przy tym wytycznych w zakresie rozliczania poniesionych kosztów oraz kalkulacji wskazującej na zasadność pozostawienia zaliczek na dotychczasowym poziomie. Rejon nie był w posiadaniu żadnego innego regulaminu naliczania zaliczek oraz rozliczania kosztów związanych
z wywozem śmieci, przyjętego po wejściu w życie przedmiotowej uchwały.

W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• braku w kartotekach kont czynszowych zaewidencjonowanych wypłat nadpłat na łączną kwotę 7.487,55 zł – 5 przypadków,
• niezgodności między wymiarem opłat zawartym w zawiadomieniach a kwotami ujętymi w ewidencji kont czynszowych – 8 przypadków,
• braku kompletności teczek czynszowych – 7 przypadków,
• przyjęciu w wymiarze czynszu stawek za wywóz śmieci, które nie wynikały z żadnego regulaminu – 4 przypadki,
• błędnym rozliczaniu opłat za miesiąc, w którym nastąpił wykup lokalu – 5 przypadków.

Do dnia zakończenia kontroli Koordynator nie przekazał kontrolującym teczki dotyczącej lokalu sprzedanego w 1990 r. Nie zidentyfikował też miejsca, w którym teczka była zarchiwizowana pomimo, że na koncie czynszowym lokalu figurowała nadpłata w wysokości 528,33 zł, (w całości przekazana przez pracownika na prywatne konto).

W 5. przypadkach, na kartotekach kont nie było zaewidencjonowanych kwot o łącznej wartości 7.487,55 zł, wypłaconych na konto prywatne pracownika ZBiLK. Wypłaty ww. nadpłat pracownik zaksięgował na koncie indeksu 08777777, nieprzypisanym do żadnego lokalu. Przy braku procedur dotyczących weryfikacji zdarzeń gospodarczych („zasada dwóch par oczu”), takie księgowanie pozostało niezauważone.

W 8. przypadkach, wystąpiła niewielka niezgodność między wymiarem opłat zawartym w zawiadomieniach a kwotami ujętymi w ewidencji kont czynszowych pomimo, że księgi rachunkowe (a za taką należy uważać księgę pomocniczą w postaci modułu „Czynsze i media”) powinny być prowadzone rzetelnie a dane w nich zawarte powinny odzwierciedlać udokumentowane zdarzenia gospodarcze, zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).Na powyższe różnice w teczkach czynszowych nie było stosownych dokumentów. Tym samym, nie można przyjąć wyjaśnień Koordynatora, że wmiesiącu styczniu 2013 r. nastąpiła zmiana opłat za domofon z 1,50 zł na 1,52 zł i ponowna zmiana opłat od miesiąca kwietnia 2013 r. z 1,52 zł na 1,40 zł, gdyż według dokumentów zawartych w teczce lokalu od 1.02.2013 r. do 30.09.2014 r. obowiązywała stała opłata za domofon
w wysokości 1,52 zł miesięcznie. Przyjmując wyjaśnienia Koordynatora, według których rozbieżności wynikają z przeliczenia poszczególnych składników opłat przez nowy system informatyczny, należy jednak zaznaczyć, że osoby odpowiedzialne za naliczenia opłat oraz ich ewidencję powinny dążyć do zgodności powyższych kwot.

W 7. przypadkach, teczki czynszowe były niekompletne. Brakowało odpowiednio:

• zawiadomień o wymiarze opłat od 1.02.10212 r. i od 1.09.2013 r.,
• zawiadomienia o wymiarze opłat za 2012 r.,
• zawiadomienia o wymiarze opłat w kwocie 457,25 zł,
• zawiadomienia o wymiarze opłat za 2012 r.,
• zawiadomienia o wymiarze opłat od 1.12.2013 r.,
• informacji o wykupie lokalu,
• aneksu do umowy zawartej w dniu 06.05.1956 r. dot. zmiany powierzchni lokalu z 60,79 m²na 60,81m²mimo, że wszystkie poprzednie zmiany powierzchni odbywały się w formie aneksu do umowy.

W 4. przypadkach, w wymiarach czynszu obowiązujących od 1.04.2014 r. ustalona została stawka za wywóz śmieci w wysokości odpowiednio: 8 zł/os, 16,08 zł/os., 20,08 zł/os. Powyższe kwoty były ustalone przez wspólnoty mieszkaniowe i nie wynikały z żadnego regulaminu. W ostatnim przypadku w wymiarze czynszu obowiązującym od 1.08.2013 r. ustalono stawkę za wywóz śmieci w wysokości 4,35 zł i statystyczną produkcję śmieci w wys. 2,07 m³. Według wyjaśnień Koordynatora z dnia 27.10.2014 r.: „Stawkę jak i normę na budynek za wywóz śmieci ustalił były pracownik, dopasowując normę i cenę w taki sposób, aby wartość na 1/os wyniosła 9 zł. Stawka wyliczona została na podstawie złożonej deklaracji o wysokości opłaty za śmieci, natomiast sposób wyliczenia został zindywidualizowany przez byłego pracownika.”

Na wymiary opłat z tytułu najmu lokalu składały się w wielu przypadkach zaliczki na punkt świetlny w piwnicy (0,61 zł, 0,74 zł, 1,65 zł) i domofon (1,40 zł, 1,50 zł, 1,82 zł). Naliczanie tych opłat nie wynikało z żadnych regulaminów określających zasady ich naliczania i rozliczania zarówno dla lokali 100% Gminy, jak i lokali należących do wspólnot.

W 5. przypadkach,po wykupie lokalu błędnie dokonano zwrotu części opłat wniesionych przez najemcę za miesiąc, w którym miał miejsce wykup, przypadającej za dni od dnia podpisania aktu notarialnego włącznie do ostatniego dnia miesiąca. Według§ 1 ust. 3 pkt 6 uchwały w sprawie określenia zasad sprzedaży lokali mieszkalnych oraz nieruchomości zabudowanych domami jednorodzinnymi, stanowiących własność Gminy Miasto Szczecin i warunków udzielania bonifikat (Uchwała Nr XVIII/508/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 23.04.2012 r.), dzień podpisania umowy sprzedaży zaliczany jest do okresu najmu, w związku z czym zwrócono najemcom kwoty wyższe odpowiednio o:11,94 zł, 15,47 zł, 39,12 zł, 15,40 zł i 23,59 zł.

W przypadku lokalu po wykupie, który miał miejsce 11.07.2014 r., dokonano naliczenia wymiaru opłat za 10 dni lipca, zamiast za 11 dni, w związku z czymnaliczono lokatorowi opłaty
w wysokości 252,53 zł zamiast 277,79 zł, zaniżając czynsz należny ZBiLK o 25,26 zł.

W przypadku 1. lokalu, do naliczenia zwrotu za kwiecień i maj 2013 r. (po wykupie) przyjęty został czynsz w wys. 160,39 zł mimo, że według zawiadomienia z dnia 15.03.2013 r. czynsz wynosił 160,36 zł, a w przypadku kolejnego lokalu,do rozliczenia opłat za śmieci za maj 2012 r. przyjęto kwotę 32,13 zł zamiast 38,56 zł. Nie można przyjąć wyjaśnień Koordynatora z dnia 30.10.2014 r. jakoby kwota 38,56 zł za wywóz śmieci obowiązywała do marca 2012 r., a następnie uległa zmianie na kwotę 32,13 zł. Według dokumentacji zawartej w teczce czynszowej kwota 38,56 zł była kwotą obowiązującą od 1.03.2012 r.

W 3. przypadkach, w zawiadomieniach o wymiarze opłat stwierdzono błędy matematyczne. W pierwszym przypadku przyjmując dane: norma 0,19 m³, cena 67,89 zł i liczba osób 2, zaliczka za wywóz śmieci od dnia 1.01.2013 r. powinna wynieść 25,80 zł a według zawiadomienia o zmianie wysokości opłat z dnia 4.01.2013 r., zaliczka za wywóz śmieci ustalona została
w wysokości 25,12 zł (z uwzględnieniem ww. normy, ceny i liczby osób). W drugim przypadku zaliczka na CO od 01.02.2013 r. wykazana została w zawiadomieniu o zmianie wysokości opłat w kwocie 192,81 zł, gdy tymczasem winno być 195,23 (błąd mnożenia). Wymiar zaksięgowany został poprawnie, ale w teczce lokalu nie było dokumentacji korygującej zawiadomienie
z kwoty 776,07 zł na kwotę 778,49 zł. W trzecim przypadku przyjmując dane: norma 0,17 m³, cena 58,25 zł i liczba osób 3, zaliczka za wywóz śmieci od dnia 1.01.2012 r. powinna wynieść 32,09 zł, a według zawiadomienia o zmianie wysokości opłat z dnia 30.12.2011 r., zaliczka ta ustalona została w wysokości 31,51 zł (z uwzględnieniem ww. normy, ceny i liczby osób). Analogiczne błędy wystąpiły przy zmianach wymiaru z dnia 29.01.2013 r. i z dnia 11.03.2013 r. – o 0,59 zł. Według Koordynatora, przyczyną błędów obliczeniowych była niedoskonałość poprzedniego systemu informatycznego.

W przypadku lokalu zajmowanego bezumownie, z dniem 1.08.2014 r. został podniesiony czynsz z kwoty 40,81 zł na 41,91 zł mimo, że według pisma z dnia 4.12.2012 r. o zmianie wysokości czynszu, ograniczenie podwyżek czynszu do 55% czynszu obowiązującego w dniu 1.10.2012 r. obowiązuje do końca grudnia 2014 r. W dokumentacji znajdującej się w teczce przedmiotowego lokalu za cały okres bezumownego najmu (od 12.04.2012 r.) stosowana była nazwa „czynsz” mimo, że według art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 21.06.2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (j.t. Dz. U. z 2014 r., poz. 150), osoby zajmujące lokal bez tytułu prawnego są obowiązane co miesiąc uiszczać odszkodowanie. Nazwa „odszkodowanie” pojawiła się dopiero w informacji o zmianie wysokości opłat z dniem 1.08.2014 r. wraz ze zmianą wysokości czynszu. Za bezzasadne należy uznać wyjaśnienie Koordynatora z dnia 27.10.2014 r., że po dokonanej analizie konta czynszowego w sierpniu 2014 r. stwierdzono błędnie naliczone stawki odszkodowania, gdyż było 1,18 zł/m²
a powinno być 1,21 zł/m². Według zawiadomień o zmianie wysokości czynszu z dniem 1.04.2013 r. i 1.08.2013 r. już wówczas do naliczeń przyjmowana była stawka 1,21 zł/m². Nie można również przyjąć wyjaśnienia, że uchwała zmieniająca uchwałę w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015 (Uchwała Nr XXIII/663/12 z dnia 22.10.2012 r. Rady Miasta Szczecin)nie dotyczyła odszkodowań, bowiem w świetle zapisu art. 18 ust. 2 i 3 ww. ustawy, odszkodowanie odpowiada wysokości czynszu, jaki właściciel mógłby otrzymać z tytułu najmu lokalu. Ponadto przedmiotowa uchwała została podjęta z uwzględnieniem zapisów ww. ustawy.

W teczkach lokali znajdowały się zarówno dokumenty w postaci zawiadomień o zmianie wysokości opłat jak i dokumenty „analiza opłat dla tytułu prawnego”, stosowane zamiennie jako informacja dla lokatora o aktualnym wymiarze opłat. Dokumenty te nie zawierały każdorazowo potwierdzenia ich odbioru przez lokatora lub adnotacji o wysłaniu ich pocztą. W ZBiLK nie było procedur regulujących stosowanie ww. dokumentów oraz zasad dostarczania ich lokatorom.

Powyższe również nie wypełniało wymagań zawartych w ww. standardzie kontroli zarządczej nr 10 zawartym w grupie C – Mechanizmy kontroli.

W pozostałych 33. przypadkach na kartotekach kont widniały zaewidencjonowane zwroty nadpłat, wypłaconych na prywatne konto pracownika.

WKiAW negatywnie ocenił prowadzenie dokumentacji dot. lokali (teczki czynszowe) pod kątem kompletności oraz zgodności z ewidencją.

2.2. Dokumentacja dotycząca rozliczania mediów

Kontrolą objęte zostały rozliczenia mediów (zimna woda, odprowadzenie ścieków, wywóz śmieci, ciepła woda, CO), zaewidencjonowane na kartotekach kont 30. lokali poddanych kontroli
w okresie od 1.01.2013 r. do 30.09.2014 r. W przypadku pozostałych 8. lokali nie było rozliczeń mediów w badanym okresie z powodu wcześniejszego wykupu mieszkań (5 przypadków), rozwiązania umowy najmu (2 przypadki), w jednym przypadku najem dotyczył garażu.

Przeanalizowano rozliczenia indywidualne sporządzane na dany lokal oraz rozliczenia zbiorcze dostarczane przez zarządców nieruchomości (w przypadku lokali gminnych rozliczanych przez wspólnoty mieszkaniowe) oraz faktury wystawiane bezpośrednio przez ZWiK i Remondis dla nieruchomości w 100% należących do Gminy.

Z uwagi na zarchiwizowanie faktur firmy Remondis za 2012 r. poza siedzibą Rejonu Śródmieście, nie została zweryfikowana poprawność naliczeń wywozu śmieci dla 1. lokalu (lokal 100% Gminy).

Za kompletność rozliczeń mediów w teczkach czynszowych odpowiedzialni byli właściwi pracownicy Rejonu.

W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• przyjmowaniu w okresowych rozliczeniach mediów tzw. kosztów rozliczenia, których wysokość nie została uregulowana w żadnym dokumencie – 26 lokali,
• błędach w rozliczaniu abonamentu ZWiK na indywidualne lokale – 17 lokali,
• błędach w rozliczaniu zużycia wody i odprowadzenia ścieków – 4 lokale,
• braku rozliczenia mediów za II połowę 2012 r. i 2013 r. – 12 lokali,
• braku regulaminów określających wysokość przyjętych stawek wywozu śmieci – 4 lokale,
• błędach w ewidencji dotyczących kwot rozliczonych mediów – 4 lokale,
• braku potwierdzeń kontroli rozliczeń mediów, wykonanej przez pracowników Rejonu.

Do okresowych rozliczeń mediów zarządcy doliczali tzw. koszty rozliczenia, stanowiące koszt odczytów wodomierzy i dokonanego rozliczenia zużycia. Jedynie ZBiLK oraz Wspólnota Mieszkaniowa 1. nieruchomości określiły w swoim regulaminie kwotę ww. kosztów. W związku z powyższym, dla 26. lokali podlegających innemu zarządcy, nie było możliwości zweryfikowania kosztów rozliczenia. Pracownicy Rejonu przyjmowali ww. koszty w wysokościach wskazanych przez zarządców, ponieważ nie dysponowali żadnym dokumentem, w którym koszty te byłyby określone. W celu udzielenia odpowiedzi na pytania zadawane przez kontrolujących, pracownicy Rejonu uzyskiwali informacje od zarządców drogą telefoniczną.

W przypadku 1 lokalu błędnie naliczony został koszt rozliczenia w kwocie 8,70 zł (jak dla lokalu nieopomiarowanego), a powinno być 7,90 zł (dla lokalu z wodomierzami).

Do rozliczeń za wodę i ścieki każdorazowo doliczana była część abonamentu (według cennika ZWiK za dany okres), podzielona między ilość lokali podlegających rozliczeniu.
Aby udzielić odpowiedzi na pytania kontrolujących, pracownicy również uzyskiwali informacje od zarządców drogą telefoniczną, gdyż zasady ujmowania abonamentów nie były określone
w żadnym regulaminie a kwoty nie wynikały z rozliczeń indywidualnych. W toku kontroli stwierdzono następujące przypadki:

1. w 8. przypadkach abonament został rozliczony przez zarządcę między błędną ilość lokali, a dokumenty składane przez zarządców nie były weryfikowane przez pracowników Rejonu pod kątem poprawności rozliczania abonamentu,
2. w 5. przypadkach abonament zsumowany był z kosztami rozliczenia,
3. w 4. przypadkach abonament doliczony był do kosztów zużycia wody,
4. w przypadku 1. lokalu, wrozliczeniu mediów za I półrocze 2013 r. w ogóle nie został ujęty abonament w kwocie 2,40 zł.

Rozliczenie kosztów zużycia zimnej wody i odprowadzenia ścieków dla lokali nieopomiarowanych odbywało się proporcjonalnie do liczby osób zamieszkałych w danej nieruchomości. Analogicznie rozliczane były koszty wywozu śmieci za 2012 r. i I połowę 2013 r. W II połowie 2013 r. koszty te były uzależnione od zużycia wody.

W przypadku 2. lokali wystąpiła niezgodność między liczbą osób wykazaną w rozliczeniu za II połowę 2012 r. i II połowę 2013 r. a indywidualną wartością rozliczenia, przypadającą na lokal
z tytułu zużycia wody i odprowadzenia ścieków.

W przypadku 3. lokali wystąpiła niezgodność między liczbą osób wykazaną w rozliczeniu za 2012 r., a indywidualną wartością rozliczenia przypadającą na lokal z tytułu wywozu śmieci.

Według wyjaśnień Koordynatora z dnia 31.10.2014 r. powyższe wynikało z niedoskonałości starego programu informatycznego „Mierniki”, działającego do końca I połowy 2013 r., który nie zawsze na wydruku wskazywał właściwą liczbę osób zamieszkałych w danej nieruchomości (stąd problem weryfikacji danych przez kontrolujących), natomiast do wyliczeń pobierał wartość właściwą.

W toku kontroli kosztów wywozu śmieci za II połowę 2013 r. kontrolujący nie mieli możliwości zweryfikowania stawek podanych na rozliczeniach przez zarządców. Jedynie ZBiLK oraz Wspólnota Mieszkaniowa 1 nieruchomości posiadały regulamin rozliczania ww. kosztów. Pracownicy Rejonu przyjmowali ww. koszty określone przez zarządców nie dysponując żadnym dokumentem, który określałby zarówno wysokość stawek, jak i normę zużycia wody.

W 12. przypadkach, do dnia 30.09.2014 r. nie zostało dokonane rozliczenie mediów odpowiednio:

• 1 lokal – rozliczenie CO za 2013 r. oraz mediów za II połowę 2013 r.,
• 1 lokal - rozliczenie zimnej wody, ścieków i śmieci za II półrocze 2013 r., mimo wpływu rozliczenia od zarządcy w dniu 27.03.2014 r.,
• 1 lokal – rozliczenie śmieci za I i II półrocze 2013 r.,
• 1 lokal – rozliczenie mediów za okres 1.01.-25.04.2013 r. (rozliczenia mediów za 2013 r. wpłynęły do ZBiLK w dniu 25.09.2014 r.),
• 1 lokal - rozliczenie mediów za I i II półrocze 2013 r. (informacja ogólna o rozliczeniu wody i ścieków sporządzona przez zarządcę WM „Magnus” wpłynęła do ZBiLK w dniu 08.07.2014 r.),
• 1 lokal - rozliczenie śmieci za I i II półrocze 2013 r. oraz mediów za okres 01.01. - 21.03.2014 r. (do dnia wykupu),
• 1 lokal - rozliczenie śmieci za 2013 r. mimo, że Rejon otrzymywał comiesięczne faktury za wywóz odpadów komunalnych, ze wskazaniem kosztów na danej lokalizacji (lokal 100% Gminy),
• 1 lokal - rozliczenie śmieci za 2013 r.,
• 1 lokal - rozliczenie śmieci za II połowę 2012 r. i I połowę 2013 r. Rozliczenia mediów za 2009 i 2010 r. na łączną kwotę nadpłaty 2.516,80 zł zaksięgowane zostały dopiero w lipcu 2013 r.,
• 1 lokal - rozliczenie śmieci za 2013 r.,
• 1 lokal - rozliczenie śmieci za 2013 r.,
• 1 lokal - rozliczenie śmieci za II półrocze 2013 r.

Jedynie ZBiLK i „Magnus”, który przyjął regulamin w wersji ZBiLK określiły w swoich regulaminach dot. rozliczania kosztów zużycia zimnej wody i odprowadzenia ścieków, że rozliczenia zaliczek wnoszonych na poczet kosztów zużycia mediów dokonuje się w okresie bezpośrednio następującym po okresie rozliczeniowym, którego rozliczenie dotyczy. 1. Wspólnota Mieszkaniowa w pkt 3 rozdziału I regulaminu rozliczania kosztów zużycia wody i odprowadzenia ścieków ustaliła, że okres rozliczeniowy trwa 12 miesięcy i przypada na dzień 31.12. każdego roku.Podobnie, jedynie ZBiLK oraz 1. Wspólnota Mieszkaniowa posiadały regulamin rozliczania kosztów wywozu śmieci, w którym określono, że rozliczenia zaliczek dokonuje się w okresie bezpośrednio następującym po okresie rozliczeniowym, którego rozliczenie dotyczy. Wpowyższych kwestiach pozostali zarządcy nie przedstawili żadnych uregulowań.

W przypadku 1. lokalu, w ewidencji dokonano błędnego opisu operacji i pod datą 3.02.2014 r. została zaewidencjonowana kwota -495,88 zł tytułem rozliczenia zimnej wody i ścieków za okres VI-XII 2013 r., zamiast za okres I-VI 2013 r.

W przypadku 1. lokalu, w ewidencji września 2014 r. dwukrotnie została ujęta nadpłata (-38,41 zł) wynikająca z rozliczenia zimnej wody, ścieków i śmieci za VII-XII 2013 r.

W przypadku 1. lokalu, w ewidencji została ujęta nadpłata w wys. 56,73 zł za wodę i 85,97 zł za ścieki (razem 142,70 zł) tytułem rozliczenia za okres VII-XII 2012 r., podczas gdy według dokumentacji źródłowej nadpłata za wodę i ścieki wyniosła 130,34 zł.

W przypadku 1. lokalu, w ewidencji błędnie zostało ujęte rozliczenie wywozu śmieci za 2012 r. w kwocie 27,54 zł.

W przypadku 1 lokalu użytkowego, w ewidencji miesiąca grudnia 2013 r. błędnie została ujęta korekta dot. odprowadzenia ścieków. Zamiast kwoty 43 zł zaewidencjonowana została kwota 0,43 zł.

Analizowane rozliczenia od zarządców nie zawierały potwierdzeń kontroli wykonanej przez pracowników Rejonu. Kontroli powinny być poddawane dane dotyczące liczby osób przyjętych do rozliczenia (w lokalu i w nieruchomości) niezbędne do rozliczenia zużycia wody i odprowadzanych ścieków oraz abonamentu, powierzchni przypadającej na lokale Gminy i udział Gminy
w powierzchni całej nieruchomości.

Rozliczenia mediów dostarczane były najemcom osobiście przez pracowników Rejonu lub za pośrednictwem poczty. Fakt dostarczenia informacji o rozliczeniu mediów nie był każdorazowo potwierdzany podpisem najemcy. W ZBiLK nie było procedur dotyczących informowania najemców i odbierania od nich potwierdzeń o rozliczeniu mediów.

Według standardu kontroli zarządczej nr 14 pkt a, b i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych, zatwierdzania (autoryzacji) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

W pozostałych przypadkach rozliczenia zużycia wody i odprowadzenia ścieków, rozliczenia wywozu śmieci i zużycia cieplej wody dokonane zostały prawidłowo, według zasad przyjętych
w stosownych regulaminach.

W rozliczeniach centralnego ogrzewania nie stwierdzono nieprawidłowości.

WKiAW negatywnie ocenił terminowość rozliczania mediów, weryfikację poszczególnych składników rozliczeń przekazywanych przez zarządców, egzekwowanie od nich stosownych regulaminów lub zasad rozliczania mediów oraz kompletność indywidualnych rozliczeń dla poszczególnych lokali.

3. Nadzór

W ramach kontroli sprawdzono, czy:

1. ZBiLK posiadał opracowane procedury dotyczące rozliczania nadpłat figurujących na kontach czynszowych.
2. Dowody księgowe i dowody źródłowe dotyczące wypłaty nadpłat zawierały podpisy osób sporządzających i kontrolujących.
3. Na koniec każdego miesiąca uzgadniane były miesięczne wpłaty, wypłaty i przeksięgowania między ewidencją w FK a ewidencją w module „Czynsze i media”.

Za organizację pracy oraz sprawowanie bieżącego nadzoru nad pracownikami Rejonu w zakresie należącym do działania Rejonu odpowiedzialny był Koordynator.

Merytoryczny nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez pracowników Rejonu pełnił Główny księgowy w ramach swojego zakresu działania.

Za nadzór bezpośredni m.in. nad Koordynatorami Rejonów odpowiedzialny był według § 12 „Regulaminu organizacyjnego ZBiLK”(Zarządzenie Nr 25/2014 Dyrektora ZBiLK z dnia 01.04.2014 r.)Zastępca Dyrektora ds. Technicznych.

ZBiLK nie posiadał opracowanych szczegółowych procedur dotyczących rozliczania nadpłat figurujących na kontach czynszowych.

Dowody PK i noty księgowe dotyczące wypłaty nadpłat zawierały podpis sporządzającego ww. noty lub PK, którym był pracownik określonego rejonu oraz podpis potwierdzający kontrolę pod względem merytorycznym, złożony przez tego samego pracownika rejonu. Dopiero po przekazaniu dokumentów do ZBiLK następowała akceptacja Głównego księgowego.

Sporządzanie dowodów PK i not księgowych dotyczących wypłaty nadpłat i potwierdzanie pod względem merytorycznym przez tego samego pracownika nie wypełniało zasady dwustopniowości kontroli (tzw. „zasada dwóch par oczu”).

W opinii kontrolujących, stosowana przez ZBiLK praktyka potwierdzania wykonania kontroli merytorycznej przez pracownika prowadzącego dokumentację lokali oraz dokonującego księgowań na kartotekach kont, w znacznym stopniu zmniejszyła efektywność mechanizmów kontroli, gdyż pracownik pełnił rolę wykonawczą (analiza konta, księgowanie, sporządzanie dokumentacji dla komórki księgowości), jak i jednocześnie decyzyjną (akceptacja merytoryczna polecenia wypłaty nadpłat). Rozdzielenie funkcji wykonawczej od decyzyjnej zapewniłoby wprowadzenie dodatkowego mechanizmu kontroli w postaci akceptacji Koordynatora lub osoby upoważnionej do kontroli merytorycznej dokumentów stanowiących podstawę księgowań
w ewidencji ZBiLK i przeciwdziałałoby skupieniu na jednym stanowisku wszystkich procesów związanych z obsługą danego lokalu.

Weryfikacja zgodności sald w FK z saldami w module „Czynsze i media” poprzez uzgodnienie miesięcznych wpłat, wypłat i przeksięgowań na kontach była jedynie syntetyczna. Weryfikacja rozrachunków w FK ze sprawozdaniami czynszowymi z poszczególnych rejonów na koniec 2013 r. także miała charakter syntetyczny. Tym samym księga pomocnicza w postaci modułu „Czynsze i media” nie była objęta kontrolą merytoryczną zgodnie z zapisem § 26 ust. 2 „Regulaminu organizacyjnego ZBiLK”, według którego merytoryczny nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez pracowników Rejonu pełni również Główny księgowy w ramach swojego zakresu działania.

Wszystkie 678. dowodów PK i not księgowych dotyczących wypłat nadpłat zatwierdzane / akceptowane było przez Głównego księgowego.

WKiAW negatywnie ocenił nadzór sprawowany nad pracą Koordynatora oraz Koordynatora nad pracą podległych pracowników, a także Głównego księgowego nad obszarem związanym
z ewidencją w module „Czynsze i media”.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydenta Miasta zalecił dyrektorowi ZBiLK:

1. wprowadzenie jednolitych zasad dotyczących: prowadzenia teczek, kontroli i zatwierdzania dokumentów(zewnętrznych - rozliczeń mediów i wewnętrznych przekazywanych do komórki księgowości ZBiLK) oraz rozdzielenia wykonywanych przez pracowników Rejonu funkcji wykonawczych i decyzyjnych,
2. wprowadzenie jednolitych zasad dotyczących: informowania najemców zarówno o niedopłatach, jak i nadpłatach, zasad dokumentowania informowania najemców o wymiarach, rozliczeniach i zmianach w tym zakresie (monitorowanie podejmowanych czynności np. notatki służbowe), regulowania rozrachunków z byłymi najemcami pod kątem terminowości ostatecznych rozliczeń i archiwizacji teczek oraz uregulowanie kwestii dot. rodzaju stosowanych dokumentów informujących o zmianie wymiaru opłat,
3. ustalenie i wdrożenie przez komórkę księgowości ZBiLK zasad weryfikacji analitycznej księgowań wykonywanych przez pracowników Rejonu w module „Czynsze i media”,
4. ustalenie jednego rodzaju dowodu wykorzystywanego do wypłaty nadpłat oraz wprowadzenie stosownych zapisów do obowiązującej w jednostce „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów”,
5. podjęcie działań zmierzających do „wyzerowania” kont najemców z nadpłat, ze szczególnym uwzględnieniem nadpłat dot. lokali po wykupie,
6. odnalezienie zaginionej teczki lokalu, stosowne rozliczenie nadpłaty i zarchiwizowanie teczki w Rejonie,
7. uzgodnienie wymiarów opłat określonych w zawiadomieniach z ewidencją prowadzoną w module „Czynsze i media”,
8. uzupełnienie w teczkach czynszowych brakujących zawiadomień, umów najmu, aneksów i informacji o wykupie,
9. podjęcie działań w celu uzyskania od zarządców szczegółowych uregulowań w zakresie rozliczania mediów i naliczania kosztów rozliczeń,
10. każdorazowe weryfikowanie zasadności i poprawności rozliczeń mediów otrzymywanych od zarządców w zakresie wysokości doliczanych kosztów, rozliczanego zużycia
    i abonamentu,
11. każdorazowe potwierdzanie przez pracowników Rejonu wykonania ww. czynności kontrolnych,
12. rozliczanie opłat za najem w przypadku wykupu zgodnie z uchwałą Nr XVIII/508/12,
13. skorygowanie błędnie rozliczonych zwrotów opłat za miesiąc, w którym wystąpił wykup,
14. skorygowanie błędnie naliczonego odszkodowania,
15. skorygowanie błędnych zapisów w module „Czynsze i media” dot. rozliczeń mediów,
16. w przypadku bezumownego zajmowania lokalu obciążać osoby zajmujące lokal odszkodowaniem a nie czynszem,
17. podjęcie działań w celu terminowego rozliczania mediów w lokalach komunalnych, tj. w okresie rozliczeniowym następującym bezpośrednio po okresie, którego rozliczenie dotyczy,
18. egzekwowanie od zarządców rozliczeń mediów, niezwłocznie po ich otrzymaniu od dostawców tych mediów.