Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 03 - 04.2014 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin, pl. Armii Krajowej 1 w Szczecinie (zw. dalej WGKiOŚ) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy
i zawarcia umowy na prowadzenie pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych oraz odłowów zwierząt łownych. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski
i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05.05.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, ocenia pozytywnie przeprowadzenie przez WGKiOŚ procedury wyboru wykonawcy i zawarcia umowy na prowadzenie pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych oraz odłowów zwierząt łownych (ocena pozytywna z uchybieniami).

W wyniku kontroli stwierdzono, że procedura wyboru wykonawcy usługi prowadzenia w latach 2013-2014  całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych i dzikich na terenach położonych w obrębie granic administracyjnych Gminy Miasta Szczecin została przeprowadzona zgodnie z procedurami obowiązującymi
w Gminie, a określonymi w szczególności w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem z dn. 29.05.2008 r.) oraz w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 314/13 Prezydenta miasta Szczecin z dn. 17 lipca 2013 r.
w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem z dn. 17.07.2013 r.).

Podkreślenia wymaga fakt, iż postępowania w sprawie zlecenia wykonania usług objętych przedmiotem umów nr CRU/13/0000110 z dn. 02.01.2013 r., nr CRU/13/0002612
z dn. 01.07.2013 r. oraz nr CRU/14/0000061 z dn. 02.01.2014 r. wyłączone były ze stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Wyboru wykonawcy dokonywano w oparciu o zasady gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych oraz transparentności działania.

Ponadto WKiAW uznał za uzasadniony podział roku 2013 w ten sposób, że od dnia 01.01.2013 r. do dnia 30.06.2013 r. Zamawiający zlecił wykonanie usługi prowadzenia całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. dzikich zwierząt na terenach położonych w obrębie granic administracyjnych Gminy Miasta Szczecin, a w okresie od dnia 01.07.2013 r. do dnia 31.12.2013 r. wykonanie usługi prowadzenia odłowów zwierząt łownych, przede wszystkim dzików przy wykorzystaniu odłowni stałych oraz odłowni przenośnej na terenach położonych w obrębie granic administracyjnych Gminy Miasta Szczecin.

Co do zasady pozytywnie ocenia się również prowadzoną przez WGKiOŚ współpracę z wykonawcą, w tym nadzór nad prawidłowością wykonywania przedmiotu umowy.

Stwierdzone w toku kontroli uchybienia polegały na:

• wskazaniu w umowie nr CRU/14/0000061 z dnia 02 stycznia 2014 r. numeru rachunku bankowego Wykonawcy w miejsce nr rachunku bankowego Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego jako rachunku na który mają być przekazywane środki finansowe za tusze zwierząt pozyskanych w ramach realizacji przedmiotu umowy,
• nieokreśleniu przez Zamawiającego minimalnej kwoty ubezpieczenia OC Wykonawcy,
• niezgodności zawartych umów nr CRU/13/0000110 oraz nr CRU/14/0000061 z zapytaniami ofertowymi w zakresie okresu ich obowiązywania,
• niewłaściwym określeniu w umowach obowiązku Wykonawcy w zakresie jego współpracy z właściwym powiatowym lekarzem weterynarii przed podjęciem decyzji o odstrzale zwierząt,
• niedookreśleniu formy, sposobu i terminów składania raportów, o których mowa w § 1 ust. 2 lit g umowy nr CRU/14/0000061,
• niedookreśleniu w umowie nr CRU/14/0000061 do jakich dokumentów Wykonawca ma przenieść na Zamawiającego prawa autorskie,
• niedookreśleniu przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym rodzajów zwierząt, które mają być objęte stosownym zezwoleniem oraz braku właściwej weryfikacji uprawnień Wykonawcy do transportu zwierząt w konfrontacji z wiedzą co do gatunków występujących w granicach administracyjnych Gminy Miasto Szczecin.

II. Oceny cząstkowe

1.Umowa nr WGKiOŚ/15/2013 (nr CRU/13/0000110) z dnia 02.01.2013 r.

W dniu 20 grudnia 2012 r. zostało sporządzone zapytanie ofertowe (nr WGKiOŚ-VI.6150.17.2012.JK) dotyczące zaproszenia do złożenia oferty cenowej na wykonywanie usługi prowadzenia całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. dzikich zwierząt na terenach położonych w obrębie granic administracyjnych Gminy Miasta Szczecin. Powyższe zapytanie zostało przedłożone trzem podmiotom (odbiór osobisty).

W toku postępowania - w dniu 31 grudnia 2012 r. na wykonanie w/w usługi złożona została jedna oferta, w której oferent określił jej wartość na kwotę 57.131,58 zł brutto.

Zgodnie z notatką służbową z dnia 2 stycznia 2013 r. szacunkowa wartość zamówienia została określona na kwotę 53.000,00 zł netto, a wyboru Wykonawcy dokonano na podstawie § 11 ust. 4 pkt 4 lit. e Zarządzenia z dn. 29 maja 2008 r.

W dniu 2 stycznia 2013 r. Gmina Miasto Szczecin reprezentowana przez Dyrektora WGKiOŚ zawarła z oferentem umowę, której przedmiotem było wykonanie usługi prowadzenia całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. dzikich zwierząt  na terenach położonych w obrębie granic administracyjnych Gminy Miasta Szczecin
w okresie od dnia 01.01.2013 r. do dnia 30.06.2013 r. za wynagrodzeniem 57.131,58 zł brutto.

W zakresie procedury zawarcia i realizacji przedmiotu umowy nr CRU/13/0000110 stwierdzono następujące uchybienia:

1. Niezgodność umowy z zapytaniem ofertowym co do okresu jej obowiązywania. Okres ten nie był tożsamy z terminem wskazanym w zapytaniu ofertowym z dnia 20 grudnia 2012 r., zgodnie z którym rozpoczęcie realizacji zlecenia powinno nastąpić od dnia podpisania umowy, tj. od dnia 02.01.2013 r. Tymczasem zgodnie z § 2 umowy Wykonawca winien realizować usługę w okresie od dnia 01.01.2013 r. do dnia 30.06.2013 r.
2. Niewłaściwe określenie w umowie obowiązków Wykonawcy w zakresie jego współpracy z właściwym powiatowym lekarzem weterynarii przed podjęciem decyzji o odstrzale zwierząt. Z treści § 1 ust. 3 zdanie drugie umowy wynika, iż każdorazowy odstrzał zwierzęcia winien odbywać się na podstawie orzeczenia (oświadczenia) lekarza weterynarii – tymczasem Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu umowy przedkłada zbiorcze protokoły uśmiercania zwierząt podpisane przez Powiatowego Lekarza Weterynarii (wystawiane post factum).
3. Nieokreślenie przez Zamawiającego minimalnej kwoty ubezpieczenia OC Wykonawcy.

WKiAW pomimo wykazanych uchybień pozytywnie ocenia przeprowadzenie przez WGKiOŚ procedury wyboru wykonawcy i zawarcia umowy nr CRU/13/0000110 z dnia 02.01.2013 r.(ocena pozytywna z uchybieniami).

2. Umowa nr WGKiOŚ/240/2013 (nr CRU/13/0002612) z dnia 01.07.2013 r.

W dniu 21 czerwca 2013 r. zostało sporządzone zapytanie ofertowe (nr WGKiOŚ-VI.6150.6.2013.JK) dotyczące zaproszenia do złożenia oferty cenowej na wykonywanie usługi prowadzenia odłowów zwierząt łownych, przede wszystkim dzików przy wykorzystaniu odłowni stałych oraz odłowni przenośnej na terenach położonych
w obrębie granic administracyjnych Gminy Miasta Szczecin. Rzeczone zapytanie zostało przedłożone trzem podmiotom (odbiór osobisty).

W toku postępowania - w dniu 28 czerwca 2013 r. na wykonanie w/w usługi złożona została jedna oferta, w której oferent oszacował jej wartość na kwotę 59.421,60 zł brutto.

Zgodnie z notatką służbową z dnia 1 lipca 2013 r. szacunkowa wartość zamówienia została określona na kwotę 55.000,00 zł netto, a wyboru Wykonawcy dokonano na podstawie § 11 ust. 4 pkt 4 lit. e Zarządzenia z dn. 29 maja 2008 r.

W dniu 1 lipca 2013 r. Gmina Miasto Szczecin reprezentowana przez Dyrektora WGKiOŚ zawarła z w/w oferentem umowę, której przedmiotem było wykonanie usługi prowadzenia odłowów zwierząt łownych, przede wszystkim dzików przy wykorzystaniu odłowni stałych oraz odłowni przenośnej na terenach położonych w obrębie granic administracyjnych Gminy Miasta Szczecin w okresie od dnia 01.07.2013 r. do dnia 31.12.2013 r. za wynagrodzeniem 59.421,60 zł brutto.

W zakresie procedury zawarcia i realizacji przedmiotu umowy nr CRU/13/0002612 stwierdzono następujące uchybienia:

1. Sprawowany przez WGKiOŚ nadzór nad realizacją przedmiotu umowy był niewystarczający, co w rezultacie skutkowało tym, że Wykonawca pomimo, iż nie był do tego zobowiązany wykonywał odstrzały redukcyjne zwierząt (dzików), przedstawiając następnie Zamawiającemu odpowiednie protokoły uśmierceń zwierząt.
2. Nieokreślenie przez Zamawiającego minimalnej kwoty ubezpieczenia OC Wykonawcy.

WKiAW pomimo wykazanych uchybień pozytywnie ocenia przeprowadzenie przez WGKiOŚ procedury wyboru wykonawcy i zawarcia umowy nr CRU/13/0002612 z dnia 1.07.2013 r. (ocena pozytywna z uchybieniami).

3. Umowa nr WGKiOŚ/15/2014 (nr CRU/14/0000061) z dnia 02.01.2014 r.

W dniu 20 grudnia 2013 r. zostało sporządzone zapytanie ofertowe (nr WGKiOŚ-VI.6150.20.2013.JK) w sprawie prowadzenia całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt  łownych i dzikich na terenach położonych w obrębie granic administracyjnych Gminy Miasto Szczecin, które tego samego dnia zostało wysłane za pośrednictwem poczty elektronicznej do trzech podmiotów.

Ponadto w dniu 23 grudnia 2013 r. ww. zapytanie ofertowe wraz z załącznikami zostało zamieszczone na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin.

Termin składania ofert wyznaczono na dzień 30.12.2013 r.

W toku postępowania - w dniu 30 grudnia 2013 r. na wykonanie ww. usługi złożona została jedna oferta, w której oferent oszacował jej wartość na kwotę 47.000,00 zł brutto.

W dniu 31 grudnia 2013 r., w obecności pracowników WGKiOŚ – członków komisji konkursowej nastąpiło otwarcie ww. oferty. Po zapoznaniu się z przedłożoną ofertą komisja stwierdziła, że spełnia ona wymogi formalne i merytoryczne zawarte w zapytaniu ofertowym z dnia 20 grudnia 2013 r.

Zgodnie z notatką służbową z dnia 2 stycznia 2014 r. szacunkowa wartość zamówienia została określona na kwotę 40.000,00 zł netto, a wyboru Wykonawcy dokonano na podstawie § 11 ust. 4 pkt 1 Zarządzenia z dn. 17.07.2013 r.

W dniu 2 stycznia 2014 r. Gmina Miasto Szczecin reprezentowana przez Dyrektora WGKiOŚ  zawarła z w/w oferentem umowę, której przedmiotem było wykonanie usługi prowadzenia całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych i dzikich na terenach położonych w obrębie granic administracyjnych Gminy Miasta Szczecin w okresie od dnia 01.01.2014 r. do dnia 31.12.2014 r. za wynagrodzeniem 47.000,00 zł.

W zakresie procedury zawarcia i realizacji przedmiotu umowy nr CRU/14/0000061 stwierdzono następujące uchybienia:

1. W § 1 ust. 6 lit. a) umowy błędnie wskazano numeru rachunku bankowego Wykonawcy w miejsce nr rachunku bankowego Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego jako rachunku na który mają być przekazywane środki finansowe za tusze zwierząt pozyskanych w ramach realizacji przedmiotu umowy.
2. Niezgodność umowy z zapytaniem ofertowym w zakresie okresu jej obowiązywania. Okres ten nie był tożsamy z terminem wskazanym w zapytaniu ofertowym
   z dnia 20 grudnia 2013 r., zgodnie z którym rozpoczęcie realizacji zlecenia winno nastąpić od dnia podpisania umowy, tj. od dnia 02.01.2014 r. Tymczasem zgodnie
   z § 2 umowy - Wykonawca winien świadczyć usługę w okresie od dnia 01.01.2014 r. do dnia 31 grudnia 2014 r.
3. Niewłaściwe określenie w umowie obowiązków wykonawcy w zakresie jego współpracy z właściwym powiatowym lekarzem weterynarii przed podjęciem decyzji o odstrzale danych zwierząt. Z treści § 1 ust. 3 zdanie drugie wynikało, że każdorazowy odstrzał zwierzęcia winien odbywać się na podstawie orzeczenia (oświadczenia) lekarza weterynarii – tymczasem Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu umowy przedkłada zbiorcze protokoły uśmiercania zwierząt podpisane przez Powiatowego Lekarza Weterynarii (wystawiane post factum).
4. Nieokreślenie przez Zamawiającego minimalnej kwoty ubezpieczenia OC Wykonawcy.
5. Niedookreślenie przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym rodzajów zwierząt, które mają być objęte stosownym zezwoleniem oraz brak właściwej weryfikacji uprawnień wykonawcy do transportu zwierząt w konfrontacji z wiedzą co do gatunków występujących w granicach administracyjnych Gminy Miasto Szczecin.
   W pkt 3 załączonego do oferty zezwolenia przewoźnika nr PL 32 62 28 07 wskazano, że zezwolenie to dotyczy jedynie transportu wyszczególnionych w nim zwierząt typu (rodzaju): kot, pies, lis, dzik. Tymczasem z notatek służbowych nr 1/2014, nr 2/2014, nr 3/2014 wynika, że interwencje w ramach realizowanej umowy często dotyczą innych niż ww. zwierząt, typu: sarny, borsuki, kuny, ptactwo różnych gatunków.
6. Niedookreślenie formy, sposobu i terminów składania raportów, o których mowa w § 1 ust. 2 lit g umowy.
7. Niedookreślenie w umowie do jakich dokumentów wykonawca ma przenieść na zamawiającego prawa autorskie.

W roku 2014 WGKiOŚ rozszerzył - w stosunku do roku poprzedniego - katalog warunków stawianych w postępowaniu potencjalnym wykonawcom m. in. o dysponowanie: osobami posiadającymi aktualne zezwolenie na broń myśliwską, psem tropiącym z certyfikatem, a także osobą posiadającą pozwolenia na broń pneumatyczną o energii powyżej 17 J. W ocenie WKiAW, specyfika zadań wynikających z prowadzenia całodobowego pogotowia interwencyjnego ds. zwierząt łownych i dzikich w pełni uzasadniała powyższe warunki. Podkreślić należy, że to zamawiający określa warunki stawiane wykonawcom dot. m. in. ich potencjału osobowego i technicznego, które zagwarantować mają wykonanie przedmiotu zamówienia w sposób zgodny z oczekiwaniami i zobiektywizowanym interesem zamawiającego. Tym samym w sytuacji gdy wymagania stawiane potencjalnym wykonawcom są obiektywnie uzasadnione zamawiający uprawniony jest do ich określenia w sposób potencjalnie ograniczający krąg wykonawców. Zawężenie to nie może być jednak dokonane w celu preferowania określonego wykonawcy, ale w celu uzyskania racjonalnego zapewnienia realizacji usługi w sposób odpowiadający oczekiwaniom zamawiającego i obowiązującym przepisom prawa. Zamawiający nie musi zatem dostosowywać opisu warunków stawianych wykonawcom – obniżając ich zakres w stosunku do swoich potrzeb – tylko w celu umożliwienia wszystkim potencjalnym wykonawcom złożenia oferty.

Kierując zapytanie ofertowe do konkretnych podmiotów jak i poprzez środki masowego przekazu (strona internetowa BIP UM Szczecin) zamawiający oczekiwał na złożenie oferty przez podmiot spełniający te zobiektywizowane warunki bezpośrednio lub przez osoby wspomagające i to w terminie gwarantującym możliwość realizacji usługi
w 2014 r., a nie przez podmiot którego potencjał osobowy i techniczny byłby w nieokreślonym odstępie czasu uzupełniony np. o uzyskane pozwolenie na broń pneumatyczną, czy też certyfikat dla psa tropiącego.

W zakresie określenia przez zamawiającego terminu na złożenie oferty, który wyniósł 4 dni robocze, WKiAW rekomenduje; biorąc pod uwagę skierowanie oferty do nieograniczonego kręgu wykonawców oraz zasadę optymalizacji doboru metod i środków służącą osiągnięciu założonych celów, jego stosowne wydłużenie.

WKiAW pomimo wykazanych uchybień pozytywnie ocenia przeprowadzenie przez WGKiOŚ procedury wyboru wykonawcy i zawarcia umowy nr CRU/14/0000061 z dnia 02.01.2014 r. (ocena pozytywna z uchybieniami).

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WGKiOŚ:

1. Zapewnianie niesprzeczności postanowień umownych z zapytaniami ofertowymi, na których podstawie są one zawierane.
2. Dookreślanie w umowach tożsamych lub podobnych do kontrolowanych obowiązków wykonawcy w zakresie jego współpracy z właściwym powiatowym lekarzem weterynarii przed podjęciem decyzji o odstrzale/uśmierceniu danego zwierzęcia pod kątem przyjętej praktyki i obowiązujących przepisów prawa.
3. Określanie przy zamówieniach tożsamych lub podobnych do kontrolowanych minimalnej kwoty ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, jakie winien posiadać wykonawca.
4. Zawarcie z wykonawcą aneksu do umowy nr CRU/14/0000061 z dnia 02 stycznia 2014 r. zmieniającego § 1 ust. 6 lit. c umowy poprzez zastąpienie błędnie wpisanego rachunku bankowego wykonawcy – właściwym rachunkiem bankowym Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego - z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2014 r., jak również dookreślającego formę, sposób i terminy składania raportów, o których mowa w § 1 ust.2 lit g umowy oraz dookreślającego § 6 ust. 1 umowy poprzez wskazanie do jakich dokumentów Zamawiający uzyska prawa autorskie.
5. Prowadzenie przy realizacji umów tożsamych lub podobnych do kontrolowanych właściwej weryfikacji uprawnień wykonawcy do transportu zwierząt.