Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2014 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin we wrześniu 2014 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Samochodowych (zw. dalej ZSS)
w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli przeprowadzonej przez WKiAW Urzędu Miasta Szczecin w 2012 r. w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe za 2011 r. Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w sprawozdaniu  
z dnia 01.10.2014 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW pozytywnie ocenił obszary poddane kontroli (ocena pozytywna z uchybieniami).

W toku kontroli, badaniu poddano dokumentację związaną z:

1. Procedurami określającymi w jednostce zasady rachunkowości, w tym opis stosowanego systemu informatycznego zawierającego wykaz programów oraz plan kont.  
2. Zawieranymi przez ZSS umowami, w zakresie egzekwowania od zleceniobiorców dokumentów wymaganych tymi umowami.
3. Terminowym regulowaniem zobowiązań jednostki. 
4. Najmem pomieszczeń w ZSS oraz zawieranymi w tym celu umowami.
5. Prowadzeniem akt osobowych pracowników.
6. Terminowym wypłacaniem dodatków funkcyjnych i motywacyjnych pracownikom.
7. Zapisem księgowym w księgach rachunkowych jednostki.
8. Dekretowaniem oraz ewidencjonowaniem dowodów księgowych.
9. Sporządzaniem notatek służbowych z analizy rynku.
10. Doprowadzeniem do zgodności wartości zbiorów bibliotecznych z ewidencją księgową.

We wszystkich z wyżej wymienionych obszarów nie stwierdzono uchybień ani nieprawidłowości.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły natomiast nieterminowego sporządzania zestawień obrotów i sald, nieprzestrzegania procedur wewnętrznych
w zakresie wysokości pogotowia kasowego oraz dokonywaniem poprawek na dowodach księgowych przy użyciu korektora.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczące terminowego regulowania zobowiązań ZSS.

Oceny realizacji powyższego zalecenia dokonano na podstawie analizy zobowiązań ZSS powstałych w okresie od 01.11.2013 r. do 30.04.2014 r. Na podstawie próby 14. faktur stwierdzono, że poddane kontroli zobowiązania jednostki były regulowane terminowo, tzn. zgodnie ze wskazanymi na fakturach terminami płatności.

WKiAW z uwagi na terminowe regulowanie zobowiązań jednostki pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

2. Zalecenie dotyczące egzekwowania od zleceniobiorców dokumentów wymaganych umową (potwierdzających zagospodarowanie odpadów powstałych podczas realizacji zamówienia).

W roku 2013 w ZSS zawarto dwie umowy na przeprowadzenie prac remontowych, w których w § 3 ust. 2 umowy zapisano, że do protokołu odbioru wykonawca zobowiązany był dołączyć m.in. dokument stwierdzający sposób zagospodarowania odpadów powstałych przy realizacji zamówienia, tj.:

- umowę nr 1/B/2013 z dn. 12.08.2013 r., którą zawarto na wykonanie remontu pokrycia dachu sali gimnastycznej i budynków przyległych wraz z robotami towarzyszącymi.
W dokumentacji dot. powyższej umowy było potwierdzenie przekazania odpadu (tj. papy) nr karty 2/08 z dnia 30.08.2013 r.,

- umowę nr 2/B/2013  z dn. 22.08.2013 r., którą zawarto na wykonanie remontu posadzek w trzech pomieszczeniach pracowni ćwiczeń praktycznych o łącznej powierzchni 220 m². Protokół z dnia odbioru robót zawierał adnotację o treści: „posadzki wykonano na przygotowanym podłożu bez rozbiórek, w związku z czym nie powstały żadne odpady wymagające utylizacji”.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

3. Zalecenie dotyczące każdorazowego sporządzania umów na najem pomieszczeń ZSS.

Oceny realizacji powyższego zalecenia dokonano na podstawie analizy operacji gospodarczych na koncie 700-30-801-80130-0750 - Wpływy z najmu i dzierżawy oraz wybranych do próby 34. faktur wystawionych za wynajem pomieszczeń przez ZSS w miesiącu czerwcu 2014 r.

Stwierdzono, że we wszystkich badanych przypadkach wynajem  pomieszczeń następował po uprzednim zawarciu z najemcami pisemnych umów. Wszystkie 18. umów zostało zaopiniowanych pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego UM.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację powyższego zalecenia.

4. Zalecenie dotyczące przestrzegania zapisów zarządzenia Prezydenta Miasta w zakresie podawania kursów euro w notatkach z analizy rynku.

Oceny realizacji powyższego zalecenia dokonano na podstawie przeprowadzonych w 2013 r. 5. postępowań na wybór wykonawcy. Stwierdzono, że wszystkie notatki
z analizy rynku (wg obowiązującego w ZSS Regulaminu notatka z przeprowadzonego rozpoznania cenowego o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł brutto lub protokół
z przeprowadzonego rozpoznania ofertowego o wartości powyżej 10 000 zł brutto nieprzekraczającej 14 000 euro) zawierały wskazanie kurs euro, tj.:

- protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego na wykonanie remontu posadzek z dn. 03.07.2013 r., średni kurs euro 4,0196 zł,

- notatka z przeprowadzonego rozpoznania cenowego dot. usługi  przeglądu przewodów kominowych z dn. 25.01.2013 r., średni kurs euro 4,0196 zł,

- notatka z przeprowadzonego rozpoznania cenowego dot. zakupu 2 telewizorów z dn. 22.11.2013 r., średni kurs euro 4,0196 zł,

- notatka z przeprowadzonego rozpoznania cenowego dot. zakupu telewizji przemysłowej do monitoringu terenu zewnętrznego z dn. 19.03.2013 r., średni kurs euro 4,0196 zł,

- protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego na wykonanie naprawy pokrycia dachowego sali gimnastycznej z obróbkami blacharskimi  z dn. 03.07.2013 r., średni kurs euro 4,0196 zł.

W dokumentacji wszystkich postępowań znajdowały się wnioski do kierownika zamawiającego o dokonanie zakupu (załącznik nr 1 Regulaminu udzielania przez ZSS
w Szczecinie zamówień na dostawy, usługi i roboty o wartości nieprzekraczającej kwoty 14 000 euro) podpisane przez kierownika administracyjno-gospodarczego. Wszystkie wnioski posiadały również akceptację dyrektora i głównego księgowego ZSS.

WKiAW  z uwagi na przestrzeganie zapisów zarządzenia Prezydenta Miasta w zakresie podawania kursu euro w notatkach służbowych z dokonania analizy rynku przy zakupie powyżej 3 000 zł pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia.

5. Zalecenie dotyczące terminowego wypłacania dodatków motywacyjnych oraz funkcyjnych pracownikom.

Na podstawie dokumentacji w aktach osobowych 3. pracowników oraz list płac i kartotek wynagrodzeń za okres 2013 roku stwierdzono, że w dwóch badanych przypadkach pracownikom przyznano dodatek funkcyjny (na podstawie informacji z dn. 31.12.2012 r. przyznano dodatek funkcyjny w wysokości 720,00 zł i na podstawie informacji z dn. 31.12.2012 r. w wysokości 600,00 zł). Naliczenia i wypłaty powyższego dodatku dokonywano w kwotach zgodnych z przyznanymi i w terminach wypłaty wynagrodzenia za miesiące 2013 r. (19.12.2013 r. – lista płac nr 42/12/13/TE/AO, 25.11.2013 r. – 38/11/13/TE/AO, 24.10.2013 r. – 34/10/13/TE/AO, 25.09.2013 r. – 31/09/13/TE/AO, 26.08.2013 r. – 27/08/13/TE/AO, 25.07.2013 r. – 23/07/13/TE/AO, 25.06.2013 r. – 19/06/13/TE/AO, 24.05.2013 r. – 16/05/13/TE/AO, 25.04.2013 r. – 13/04/13/TE/AO, 26.03.2013 r. – 09/03/13/TE/AO, 25.02.2013 r. – 06/02/13/TE/AO, 25.01.2013 r. – 03/01/13/TE/AO).

Dodatek motywacyjny wypłacono nauczycielowi w wysokości przyznanej przez dyrektora ZSS (tj. 4% - 90,60 zł – na podstawie wymiaru wynagrodzenia z dn.: 01.09.2013 r. i 01.09.2012 r.) łącznie z pozostałymi składnikami wynagrodzenia w terminach przewidzianych przepisami (02.01.2013 r., 01.02.2013 r., 01.03.2013 r., 02.04.2013 r., 02.05.2013 r., 03.06.2013 r., 01.07.2013 r., 01.08.2013 r., 02.09.2013 r., 01.10.2013 r., 04.11.2013 r., 02.12.2013 r.).

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

6. Zalecenie dotyczące przeglądu akt osobowych pracowników szkoły, celem ich uporządkowania i uzupełnienia w zakresie wskazanym w wystąpieniu.

Oceny realizacji powyższego zalecenia dokonano na podstawie przeglądu akt osobowych 3. pracowników ZSS, tj. pracownika zatrudnionego na stanowisku głównego księgowego, pracownika zatrudnionego na stanowisku nauczyciela – bibliotekarza oraz pracownika zatrudnionego na stanowisku kierownika gospodarczego.

Dokumenty ułożone były chronologicznie, tj. zgodnie z momentem wpływu dokumentu do akt. Akt były ponumerowane i podzielone na części A, B i C. Do każdej z części sporządzono wykaz dokumentów. W części A znajdowały się m.in. dokumenty:

- podanie o pracę, cv – życiorys zawodowy,

- kwestionariusz osobowy,

- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy – kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem,

- akt nadania stopnia awansu zawodowego,

- orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

W części B były m.in. dokumenty:

- umowy o pracę, zakresy czynności,

- pisemne potwierdzenie zapoznanie się pracownika z treścią regulaminu pracy oraz przepisami i zasadami dot. bhp,

- wyliczenie wysługi lat,

- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody,

- orzeczenia lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi,

- zaświadczenia ukończenia szkoleń (kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem), porozumienia,

- informacje dot. przyznanych nagród,

- informacje o przyznanych dodatkach,

- instruktaż ogólny i stanowiskowy. 

Część C w przypadku kierownika gospodarczego i nauczyciela  - bibliotekarza nie zawierała dokumentów. W przypadku głównego księgowego zawierała następujące dokumenty:

- rozwiązanie umowy o pracę (w związku z przejściem na emeryturę, likwidacją warsztatów szkolnych),

- świadectwa pracy z ZSS i warsztatów szkolnych,

- wypowiedzenie umowy o pracę,

- pismo dot. rozwiązania umowy o pracę.

Powyższe było zgodne z zapisami zawartymi w rozporządzeniu Ministra  Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

7. Zalecenie dotyczące aktualizacji polityki rachunkowości o brakujące elementy wskazane w wystąpieniu (tj.: opis systemu informatycznego zawierający wykaz programów,  uzupełnienie ZPK o konta 310-6, 228, 221 oraz opisy do kont: 226, 227, 720, 840).

Od dnia 30 czerwca 2012 r. procedury dot. zasad (polityki) rachunkowości (Zarządzenie nr 21/2010 z dn. 17.12.2010 r.) uzupełniono o wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych, według którego księgi rachunkowe ZSS prowadzone są z wykorzystaniem wymienionych poniżej programów komputerowych:

- VULCAN (licencja nr 002208), na który składają się: Magazyn Optivum, Inwentarz Optivum, Płace Optivum, Kasa Zapomogowo - Pożyczkowa  Optivum;

-  PROGMAN, na który składają się  programy: FINANSE DDJ (licencja nr 24421852), KASA (licencja nr 16897233), ROZRACHUNKI (licencja nr 12457154). Do powyższych procedur dołączono wykaz wersji programów komputerowych w formie tabel, w których na bieżąco dokonywano aktualizacji wersji użytkowanych programów (np. ostatnia aktualizacja programów: Rozrachunki DDJ z dn. 03.06.2014 r. wersja 7.7007, Finanse DDJ z dn. 28.08.2014 r. wersja 9.9001, Płace Optivum z dn. 18.09.2014 r. wersja 12.00.0830).

Opis systemu informatycznego wraz z instrukcjami poszczególnych programów komputerowych (procedury/funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów, opis programowych zasad ochrony, metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania) zawarto w odrębnych opracowaniach w formie podręczników, które stanowiły załączniki od nr 1 do nr 8 do obowiązującej Polityki rachunkowości.

Zakładowy Plan Kont (Zarządzenie nr 52/2012 z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie ZPK wraz z komentarzem) uzupełniono o brakujące konta: 228 – „Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi”, 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” oraz o opisy do kont: 226 – „Długoterminowe należności budżetowe”, 227 – „Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich”, 720 – „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, 840 – „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Na podstawie zestawienia obrotów i sald kont analitycznych za miesiące od stycznia do września 2014 r. stwierdzono, że konto 310-6 („Materiały biurowe” zespołu 3 – „Materiały i towary”) nie występuje. Nie było również ujęte w Wykazie kont syntetycznych i analitycznych oraz paragrafów stosowanych w ZSS od dnia 01 stycznia 2013 r.

WKiAW pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego.

8. Zalecenie dotyczące wprowadzenia mechanizmów kontroli zarządczej gwarantujących:

      - dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych zgodnie z przywołanymi w wystąpieniu przepisami uor,

      - sporządzenie zestawień obrotów i sald zgodnie z przywołanymi w wystąpieniu     przepisami uor,

      - ewidencję i kontrolę dowodów księgowych zgodnie z przywołanymi w  wystąpieniu przepisami oraz obowiązującą klasyfikacją budżetową,

      - dokonywanie poprawek na dowodach księgowych w sposób określony w uor,

      - zakończenie porządkowania zbiorów bibliotecznych i uzgodnienie ich wartości z ewidencją księgową.

Zapisy księgowe w księgach rachunkowych dotyczące księgowania na koncie 101 (kasa), 130 (rachunek bieżący – wydatki budżetowe) oraz 132 (rachunek dochodów WRD) zawierały określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, a także datę dokonania operacji gospodarczej wraz z opisem operacji, w którym zawarto numer faktury (na podstawie wydruków z ww. kont oraz dokumentów źródłowych).

Wszystkie 14. poddane kontroli dowody księgowe (faktury)  zawierały datę zatwierdzenia kwoty do zapłaty i podpisane były przez dyrektora i głównego księgowego ZSS. Wszystkie faktury poddane były również kontroli merytorycznej (kierownik administracyjno-gospodarczy) oraz formalno-rachunkowej (pracownik księgowości).
Ww. czynności potwierdzone były podpisami osób dokonujących kontroli i opatrzone datą jej dokonania. Stwierdzono ponadto, że powyższe dowody księgowe zaewidencjonowane były w księgach rachunkowych w odpowiednich okresach sprawozdawczych i zgodnie z obowiązującą klasyfikacji.

Na podstawie 2. poddanych kontroli raportów kasowych (nr: 12/06/14/WRD, 5/05/14/BD) stwierdzono, że:

- operacje dotyczące rozliczeń z dostawcami i odbiorcami zawarte w ww. raportach ujmowane były na kontach: 201 – rozrachunki z odbiorcami, 202 – rozrachunki
z dostawcami,

- operacje ewidencjonowane były pod datą zamknięcia raportu kasowego (data księgowania), a zapis w księgach rachunkowych zawierał dodatkowo datę dokonania operacji gospodarczej oraz opis operacji gotówkowej,

Stwierdzono ponadto, że naliczenie i przypis dotyczący wynagrodzenia płatnika zaewidencjonowano na koncie 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych (na podstawie wydruków z konta 221-10-801-80130-0970-01 za okres od stycznia do czerwca 2014 r.), co było zgodne z opisem konta zawartym w rozporządzeniu
w sprawie zasad rachunkowości (rozp. M.F. z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej j. t.  Dz. U. z 2013 r., poz. 289).

Ustalono ponadto, że zakończono porządkowanie zbiorów bibliotecznych i doprowadzono do zgodności ich wartości z ewidencją księgową.

Nieprawidłowości i uchybienia stwierdzono natomiast w zakresie:

- nieterminowego tj. w dniu 24.09.2014 r. sporządzenia zestawień obrotów i sald z dzienników: Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, Główny, WRD (Wyszczególniony Rachunek Dochodów) za miesiące od stycznia do lipca 2014 r. Było to niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (j. t.  Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zw. dalej uor, który stanowi, że księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco,jeżeli zestawienia obrotów
i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych.

- nieprzestrzegania wysokości pogotowia kasowego. W raporcie kasowym nr 12/06/14/WRD za okres od  01 do 16.06 2014 r. stwierdzono przekroczenie pogotowia kasowego odpowiednio o kwoty: 382,69 zł (06.06.2014 r.), 721,69 zł (07.06.2014 r.), 2 379,69 zł (09.06.2014 r.), 1 974,83 zł (10.06.2014 r.), 3 813,83 zł (11.06.2014 r.), 8 294,72 zł (12.06.2014 r.), 13 973,32 zł (13.06.2014 r.), 14 304,32 zł (14.06.2014 r.). Stało to w sprzeczności z obowiązującą w ZSS Instrukcją kasową, w której ustalono wysokość stałego zapasu gotówki w kasie w wysokości 10 000 zł dla WRD oraz 7 000 zł dla budżetu (Zarządzenie nr 16/2010 z dn. 22.11.2010 r.).

- dokonywania poprawek na dowodach księgowych. Główny księgowy dokonywał ich w zapisach dekretacyjnych i na pieczątce zatwierdzającej wydatek do zapłaty
w sposób uniemożliwiający odczytanie pierwotnego zapisu tj. poprzez zamazanie treści korektorem bez daty i podpisu osoby dokonującej poprawki, co naruszało art. 25 ust. 1 uor według którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. (faktury nr: 04/01/2014, 105/I/14, FVT/MMP/00373369/0114, 7286/3/2014/F, P/P/10153927/001/14, 096743/12/13/SEC, 10/14/P, 443/2013/D, 04/01/14).

WKiAW, pomimo nieprzestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie wysokości pogotowia kasowego oraz nieterminowego sporządzania zestawień obrotów i sald, pozytywnie ocenił realizację ww. zalecenia pokontrolnego (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZSS:

1. Dokonywanie poprawek na dowodach księgowych w sposób określony w uor.
2. Terminowe sporządzanie zestawień obrotów i sald, tj. zgodnie z uor.
3. Przestrzeganie zapisów Instrukcji kasowej ZSS w zakresie wysokości pogotowia kasowego.