Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od 01.10.2015 r. do 28.10.2015 r. i od 12.01.2016 r. do 22.01.2016 r., (z przerwą w okresie od 19.10.2015 r. do 28.10.2015 r.) przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 61 w Szczecinie przy ul. 3-go Maja 4/7, zwanej dalej SP, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2014 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.03.2015 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli, stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

• ewidencjonowania poszczególnych rodzajów dochodów i wydatków niezgodnie ze wskazaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji),
• kwalifikowania zdarzeń gospodarczych niezgodnie z treścią ekonomiczną, co stało w sprzeczności z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (zw. dalej uor),
• ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych niezgodnie z opisem do kont zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości),
• naliczania wynagrodzeń z tytułu godzin ponadwymiarowych nauczycieli (nadpłata 41,96 zł), dodatku z tytułu opiekuna stażu (niedopłata 176,67 zł) oraz premii głównego księgowego (nadpłata 704 zł),
• naliczania odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności za najem w zakresie częstotliwości i sposobu naliczania,
• wykazywania danych sprawozdawczych niezgodnie z ewidencją,
• kontroli i ewidencji w zakresie zakupu i spłaty w ratach telefonu komórkowego,
• nieudokumentowania zaliczek na poczet przyszłych wydatków,
• księgowania kwoty 63 zł z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz kwoty 74,60 zł tytułem upomnienia skarbowego,

Nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• obciążania najemców za najem składników majątkowych szkoły,
• sporządzania notatek służbowych z postępowań dotyczących zamówień do 30.000 euro,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych szkoły pozostałych środków trwałych zakupionych w 2014 r.
• dokumentacji pracowniczej potwierdzającej naliczone wynagrodzenia,
• naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r. oraz należności pracowniczych z tytułu podróży służbowych,
• terminowości regulowania składek ZUS,
• wykonania czynności inwentaryzacyjnych za 2014 r., w tym spisów z natury w zakresie kasy i magazynu art. żywnościowych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody budżetowe

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych

Kontrolą objęto dochody zrealizowane przez SP w 2014 r. na kwotę ogółem 21.186,78 zł, tj. 6,6 % ogólnych dochodów jednostki na łączną kwotę 320.458,81 zł (43,3 % dochodów z najmu składników majątkowych zaewidencjonowanych na § 0750 wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej WRD) na łączną kwotę 48.915,40 zł).

Kontroli poddano 21 umów najmu pod względem formalno – rachunkowym w zakresie: umocowania prawnego osób, które zawarły umowy ze strony SP, kompletności podpisów, poprawności zapisów dotyczących odpłatności za najem i terminów płatności.

W toku kontroli przeanalizowano rozrachunki za cały 2014 r. z 3 najemcami, w tym 33 faktury za najem oraz 3 noty odsetkowe zawierające 36 pozycji odsetkowych oraz 29 płatności za najem. Kontrolę przeprowadzono w zakresie: zgodności zastosowanych stawek za najem z zawartymi umowami, prawidłowości wykonanych przeliczeń, zgodności terminów zapłaty wskazanych na fakturach z zapisami umownymi, poprawności ujęcia wystawionych faktur w rejestrze VAT, kompletności podpisów osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur.

Kontroli poddano także zgodność ewidencjonowania poszczególnych rodzajów dochodów ze wskazaniami zawartymi w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji.

Za ewidencję dochodów odpowiedzialny był główny księgowy, a faktury wystawiane były przez kierownika administracyjnego.

Główny księgowy nieprawidłowo zaewidencjonował dochody z tytułu: zwrotu nadpłaty za energię elektryczną na kwotę 456,79 zł, wpłat za obozy i półkolonie na kwotę 101.180 zł, wpłaty ryczałtu za lokal wyborczy w kwocie 500,00 zł oraz otrzymanych przez szkołę odszkodowań na kwotę ogółem 5.995,30 zł. Ww. dochody zewidencjonowane zostały na § 0690 – Wpływy z różnych opłat WRD, co było niezgodne z opisem do § 0690, zawartym w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, według którego paragraf tenobejmował opłaty pobierane przez jednostki administracji publicznej, wymiaru sprawiedliwości oraz inne jednostki budżetowe, w tym m.in. opłaty za legitymacje, duplikaty legitymacji, druki meldunkowe i różne druki. Powyższe wpłaty, jako nieobjęte paragrafami do § 096 włącznie, powinny zostać zaewidencjonowane na § 097 – Wpływy z różnych dochodów.

Nieprawidłowo zaewidencjonowane zostały także dochody z tytułu odsetek naliczonych od płatności za najem w kwocie 187 zł i 14,23 zł. Ww. dochody zostały zaewidencjonowane na §0750 – Dochody z najmu i dzierżawy, a zgodnie z ww. rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji powinny zostać zaewidencjonowane na §092 – Pozostałe odsetki, mimo że dotyczyły dochodów z tytułu najmu składników majątkowych.

W toku kontroli rozrachunków z 3. najemcami stwierdzono, że terminy zapłaty wskazane w fakturach za najem wystawianych przez kierownika administracyjnego, były niezgodne z zapisami umownymi. Termin zapłaty na fakturach wskazany był zawsze, jako 14 dni od daty wystawienia faktury, a według umów termin ten określony został jako: 14 dni od daty otrzymania faktury przez najemcę, do 10-go każdego miesiąca lub do 14–go każdego miesiąca. Zapis umowny dotyczący terminu zapłaty 14 dni od daty otrzymania faktury przez najemcę był ponadto zapisem nierealizowanym w praktyce przez SP gdyż faktury nie były przekazywane najemcom za potwierdzeniem odbioru.

Kontrola wykazała, że noty odsetkowe wystawione przez głównego księgowego zawierały błędy w naliczeniu, polegające głównie na zaliczaniu dnia, na który przypadał termin zapłaty do ilości dni odsetkowych (22 z 36. pozycji odsetkowych), a łączna kwota różnic w naliczeniu odsetek wyniosła ogółem 26,46 zł (per saldo).

Noty odsetkowe wystawione zostały ponadto jedynie w czerwcu i grudniu 2014 r., a według § 30 pkt 3 obowiązujących w szkole „Zasad (polityki) rachunkowości” stanowiących Załącznik Nr 1 do Zarządzenia dyrektora Nr 1/06/2014 z dnia 30.06.2014 r. (zw. dalej zasadami rachunkowości), odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje na koniec każdego kwartału.

W przypadku 18. z 21. umów najmu, umowy zawierały w swoich preambułach wskazanego głównego księgowego, jako jedną z dwóch osób reprezentujących szkołę. Upoważnienie do zawierania umów posiadał dyrektor, a główny księgowy winien jedynie parafować wszystkie umowy w celu zapewnienia pod względem finansowym prawidłowości tych umów, o czym stanowił § 29 ust. 1 pkt 5 obowiązującego w SP „Regulaminu organizacyjnego”.

W toku kontroli stwierdzono, że 7 z 21. umów najmu zawartych z 4. najemcami zawierało nieprawidłowe zapisy w zakresie opłat za najem. Według zapisów umownych opłata ustalona została, jako „miesięczny czynsz w kwocie za salę”, a nie jako stawka wynajmu sali za np. 1 godzinę zegarową lub godzinę lekcyjną. Czynsz za najem naliczany był natomiast za godzinę lekcyjną najmu.

Odsetki za nieterminowe regulowanie płatności za najem naliczone zostały w oparciu o prawidłowe stopy odsetek ustawowych obowiązujących w 2014 r.

Termin zapłaty wskazywany był w notach odsetkowych na podstawie danych zawartych w fakturach za najem.

Nieprawidłowości stwierdzone w ww. obszarze nie miały istotnego wpływu na osiągnięte przez szkołę dochody w związku z powyższym WKiAW pozytywnie ocenił dochody jednostki.

1.2. Należności

Kontroli poddano:

1. Należności wykazane w sprawozdaniu RB-34S, sporządzonym według stanu na dzień 31.12.2014 r. na kwotę ogółem 7.183,95 zł i odsetki od należności niezapłaconych w terminie w kwocie 150,63 zł,
2. Sprawozdanie o stanie należności Rb-N, sporządzone według stanu na 31.12.2014 r., w którym wykazane zostały należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie ogółem 3.605,63 zł oraz pozostałe należności w kwocie 5.468,53 zł, w tym z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 3.427,69 zł oraz z innych tytułów na kwotę 2.040,84 zł.

Osobą odpowiedzialną za monitorowanie należności był główny księgowy.

Główny księgowy wykazał w części C sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku WRD za 2014 r. należności netto na koniec okresu sprawozdawczego w nieprawidłowej kwocie 7.183,95 zł, tj. w kwocie zawierającej odsetki od należności niezapłaconych w terminie, w wysokości 150,63 zł, które wykazane były w odrębnej pozycji sprawozdania. Powyższe nie wypełniło zapisów § 9 rozporządzeniaMinistra Finansówz dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według którego kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym, a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

W toku kontroli sprawozdania Rb-N stwierdzono, że:

1. Kwota należności wymagalnych wykazana w pozycji N4 sprawozdania w wysokości 3.605,63 zł oraz wyspecyfikowana w załączniku do sprawozdania, była niezgodna z ewidencją księgową. W poz. 2 załącznika wykazano należności w kwocie 592,13 zł, a winno być 284,64 zł (różnica 307,49 zł dotyczyła innego kontrahenta).
2. Kwota należności wykazana w pozycji N5.3 sprawozdania w wysokości 2.040,84 zł była niezgodna z ewidencją księgową. Na ww. kwotę należności składała się należność od firmy ubezpieczeniowej na kwotę per saldo 1.872 zł (dwukrotny przelew składek) oraz kwota 168,84 zł dotycząca zasiłków chorobowych naliczonych w grudniu 2014 r. Na kwotę per saldo 1.872 zł składała się z kolei nadpłata z listopada 2014 r. w kwocie 2.704 zł oraz niedopłata na kwotę 832 zł. Wobec powyższego, ponieważ kwota 832 zł stanowiła zobowiązanie SP, w sprawozdaniu należało wykazać kwotę należności w wysokości 2.704 zł .

Błędy popełnione przez głównego księgowego przy sporządzaniu sprawozdania Rb-N stały w sprzeczności z § 10 ust. 4 rozporządzeniaMinistra Finansówzdnia 4 marca 2010 r.wsprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, według któregosprawozdania należy sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Według sprawozdania z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S, na dzień 31.12.2014 r. nie wystąpiły żadne należności.

Na pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 3.427,69 zł składały się należności od 9. najemców.

Kwota 2.704 zł zapłacona dwukrotnie z tytułu polisy ubezpieczeniowej zwrócona została na konto SP w dniu 13.01.2015 r.

Ww. nieprawidłowości nie miały w ocenie kontrolującego cech świadomego działania, jednakże podważają one rzetelność, z jaką sprawozdania powinny być sporządzane.

2. Wydatki budżetowe

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 44 dowody księgowe (48 pozycji na paragrafach wydatkowych) na łączną kwotę 242.854,84 zł, co stanowiło 6,2 % ogólnych wydatków jednostki na kwotę ogółem 3.886.783,49 zł,
• 13 umów i aneksów dotyczących wydatków,
• 4 notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Osobą odpowiedzialną w SP za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy, a za dokumentowanie postępowania w zakresie zamówień publicznych - kierownik administracyjny.

W toku kontroli stwierdzono przypadki księgowania wydatków w niewłaściwych kwotach i paragrafach klasyfikacji budżetowej, w celu dostosowania wykonania wydatków do planu finansowego, w tym:

1. Kwota 56,26 zł z faktury nr 1152/2014/SZC168 z dnia 29.12.2014 r. na kwotę 1.449,84 zł za zakup paneli została zaksięgowana w § 4370 zamiast w § 4210.
2. Kwota 217,97 zł z faktury nr 204143/2014 z dnia 23.12.2014 r. na kwotę 3.049,16 zł tytułem odprowadzenia ścieków zaksięgowana została w § 4370 zamiast w § 4300.
3. Kwota 80,60 zł z rozliczenia wyjazdu służbowego nr 3/2014 na kwotę 183,80 zł zaksięgowana została w § 4700 zamiast w § 4410.
4. W grudniu 2014 r. w rozdziale 80101 § 4010-11 – Wynagrodzenia osobowe zaksięgowana została kwota 0,79 zł tytułem zapłaty za energię cieplną dla SEC.

Powyższe działania głównego księgowego, stały w sprzeczności z art. 4 ust. 2 uor, według którego zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną oraz art.24 ust. 2 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Kontrola zgodności obciążeń wynikających z aneksu do umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych nr 44399628, podpisanego przez dyrektora w imieniu szkoły w dniu 18.07.2013 r. oraz3. faktur wystawionych tytułem usług telekomunikacyjnych wykazała, że:

1. W dniu 18.07.2013 r.dyrektor podpisał w imieniu szkoły aneks do umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych nr 44399628, według którego dokonał także zakupu telefonu komórkowego o wartości 2.028,99 zł, który miał być spłacany w 24 ratach po 65 zł, przy czym pierwsza rata w kwocie 468,99 zł zapłacona została ze środków prywatnych dyrektora.
2. Comiesięczne faktury wystawiane przez operatora nie uwzględniały kolejnych rat w kwocie 65 zł oraz odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności z tytułu rat. Mimo że wymienione kwoty, nieudokumentowane żadnym innym dowodem, zawarte były jedynie w druku załączonego do faktury polecenia przelewu, osoby odpowiedzialne za kontrolę i akceptację faktur (kierownik administracyjny, główny księgowy i dyrektor) potwierdzały faktury w kwotach zwiększonych o ww. raty i odsetki.
3. Ww. raty za telefon i odsetki od tych rat oraz odsetki za nieterminowe regulowanie płatności faktur główny księgowy zaewidencjonował w § 4370 zamiast na koncie zespołu „7” (odsetki) i w § 4210 (raty).
4. Zakupiony telefon nie został zaewidencjonowany przez kierownika administracyjnego w prowadzonej w jednostce ewidencji ilościowo – wartościowej wyposażenia.

W opinii kontrolującego, w powyższej sytuacji zawiodły mechanizmy kontrolne, w tym kontrola zgodności operacji gospodarczej z umową, a zgodnie z zapisami rozdziału XX pkt 4 „Instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych Szkoły Podstawowej Nr 61 w Szczecinie” stanowiącej Załącznik Nr 6 do Zarządzenia dyrektora Nr 1/06/2014 z dnia 30.06.2014 r. (zw. dalej instrukcją kontroli), za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli finansowej odpowiedzialny jest dyrektor szkoły, który m.in. sprawuje osobisty nadzór nad skutecznością działania tego systemu.

Kontrola 44. dowodów księgowych dotyczących poniesionych w 2014 r. wydatków wykazała ponadto, że:

1. 5 dowodów nie zawierało wskazań dekretacyjnych, co nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
2. Wypłaty gotówkowe stypendiów na kwotę ogółem 30.360 zł i wyprawek szkolnych na kwotę ogółem 7.919 zł ujęte zostały w raportach kasowych (Rk nr 13/12/2014 i Rk nr 12/11/2014) pod jedną datą, mimo że wypłaty dokonane zostały w różnych dniach, w tym także po dacie wskazanej w raportach kasowych. Powyższy sposób ujmowania wypłat w raportach kasowych nie wypełniał zapisów art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeliujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
3. Do zestawu nagłośnienia zakupionego na kwotę 5.000 zł na podstawie faktury nr 2014/12/34 nie został wystawiony dowód OT, co nie wypełniało zapisów rozdziału X obowiązującej w szkole instrukcji kontroli, według których księgowania dotyczące obrotu środkami trwałymi są dokonywane na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych, sporządzanych przez kierownika gospodarczego, w tym OT sporządzanego w momencie przyjęcia środka do użytkowania, na podstawie faktury lub rachunku lub w przypadku przyjęcia środka trwałego z inwestycji.
4. Główny księgowy zaewidencjonował wydatki w paragrafy klasyfikacji budżetowej niezgodnie z treścią ekonomiczną i opisem do poszczególnych paragrafów zawartym w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji, w tym:
   1. instalacja sieci komputerowej zaewidencjonowana została w jednym przypadku w § 4240(faktura nr 422/0/2014 z dnia 02.09.2014 r. na kwotę 2.599,67 zł), a w drugim przypadku
      w § 4300 (faktura nr 430/0/2014 z dnia 09.09.2014 r. na kwotę 1.611,30 zł), mimo że oba wydatki dotyczyły realizacji jednej usługi przez tego samego wykonawcę.
   2. kwota 16,26 zł dotycząca usługi transportowej projektora (faktura nr 178 z dnia 16.09.2014 r. na kwotę 1.118 zł) zaewidencjonowana została w § 4210 zamiast w § 4300.
5. W 1. przypadku faktura nie została podpisana przez głównego księgowego (faktura nr 2608/2014 z dnia 05.06.2014 r. na kwotę 2.300,36 zł).

W przypadku 5. z 13. umów wydatkowych, umowy zawierały w swoich preambułach wskazanego głównego księgowego, jako jedną z dwóch osób reprezentujących szkołę, a w 4. przypadkach z 13., umowy nie zawierały kontrasygnaty głównego księgowego. Tak jak w przypadku umów dochodowych, upoważnienie do zawierania umów posiadał dyrektor, a główny księgowy powinien jedynie parafować wszystkie umowy w celu zapewnienia prawidłowości tych umów pod względem finansowym oraz ich zgodności z planem finansowym szkoły. Żadna z umów wydatkowych nie zawierała ponadto podpisu radcy prawnego, potwierdzającego kontrolę formalno – prawną.

Kontrola wykazała ponadto, że w przypadku 2. z 4. postępowań dotyczących zamówień do 30.000 euro, kierownik administracyjny nie posiadał dokumentacji w postaci ofert internetowych, potwierdzających dokonany wybór dostawcy taboretu gazowego na potrzeby kuchni oraz sprzętu nagłaśniającego.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia nr 235/08 oraz Zarządzenia nr 314/13 w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych stwierdzono, że we wszystkich przypadkach kierownik administracyjny sporządził stosowne notatki służbowe.

We wszystkich notatkach służbowych poddanych kontroli wskazany był nieaktualny kurs euro w kwocie 4,0196 zł, jednak wartość zamówienia przeliczona została według kursu 4,2249 zł, tj. kursu obowiązującego w 2014 r. na podstawie rozporządzeniaPrezesa Rady Ministrówz dnia 23 grudnia 2013 r.w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.

Wszystkie dowody zakupu zawierały potwierdzenie wykonania kontroli pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty przez głównego księgowego (za wyjątkiem ww. 1. dowodu) i dyrektora.

Wszystkie pozostałe środki trwałe zakupione w 2014 r., podlegające ewidencji ilościowo - wartościowej wprowadzone zostały przez kierownika administracyjnego do inwentarza jednostki, czym wypełniono zapisy rozdziału XII, obowiązującej w SP instrukcji kontroli.

WKiAW, mimo zastosowanej przez głównego księgowego „dowolności” w kwalifikowaniu poszczególnych wydatków oraz braku skutecznej kontroli, o czym świadczyły faktury za usługi telekomunikacyjne, które to przypadki dawały negatywny obraz rzetelności gospodarki finansowej, pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2014 r. Ocena pozytywna, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, wynikała przede wszystkim ze skali i wagi popełnionych błędów, które nie miały wpływu na realizację ogólnego planu finansowego jednostki.

2.2 Płatności

Kontrolą objęto płatności z tytułu 44. dowodów potwierdzających poniesione wydatki, w zakresie zasadności i terminowości regulowania tych płatności oraz wywiązywanie się jednostki z obowiązku odprowadzania środków pieniężnych pozostających na koncie WRD na dzień 31.12.2014 r.

Faktura nr 4151757401 z dnia 31.12.2014 r. na kwotę 2.642,98 zł za wywóz odpadów została zaewidencjonowana w księgach rachunkowych szkoły i zapłacona w kwocie 2.858,60, tj. w kwocie wyższej o 215,62 zł, która stanowiła zaliczkę na poczet przyszłych wydatków. Główny księgowy dokonując powyższego księgowania, w sposób zamierzony postąpił wbrew art. 24 ust. 2 i 3 uor, ewidencjonując fakturę w księgach rachunkowych niezgodnie ze stanem faktycznym, tj. jednocześnie nierzetelnie i błędnie. Dopuszczenie do zaliczkowania, świadczyło ponadto w opinii kontrolującego o braku dwustopniowości kontroli na etapie regulowania płatności, polegającej na porównaniu kwoty przelewu przed jego zaakceptowaniem z dokumentem źródłowym przez drugą osobę upoważnioną do akceptacji przelewów.

Płatność 2. faktur uregulowana została po terminie zapłaty wskazanym w fakturach (faktury nr: 402/05/14 z dnia 28.05.2014 r. na kwotę 1.171,99 zł – 2 dni po terminie, 422/0/2014 z dnia 02.09.2014 r. na kwotę 2.599,67 zł – 11 dni po terminie).

W celu uniknięcia obowiązku odprowadzenia środków pieniężnych pozostających na koncie WRD na dzień 31.12.2014 r., w dniu 30.12.2014 r. główny księgowy przekazał z konta bankowego WRD na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwotę 487,20 zł dotyczącą wpłat za obiady, która powinna być przeznaczona na zakupy artykułów spożywczych.

Wszystkie pozostałe płatności uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach.

WKiAW pozytywnie ocenił terminowość regulowania płatności przez SP jednak w opinii kontrolującego, nieudokumentowane zaliczkowanie usług wywozu odpadów połączone z błędnym księgowaniem faktury w celu „ukrycia” ww. czynności było działaniem nieprawidłowym.

2.3. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania wykazane w niżej wymienionych sprawozdaniach na dzień 31.12.2014 r.

Według sprawozdania Rb-28S z wykonania wydatków budżetowych, na zobowiązania wykazane w łącznej kwocie 223.676,46 zł składały się zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń osobowych na kwotę 21,21 zł,
• dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 181.378,78 zł,
• składek na ubezpieczenia społeczne na kwotę 31.182,67 zł,
• składek na Fundusz Pracy na kwotę 2.949,04 zł,
• zakupu energii na kwotę 8.014,76 zł,
• zakupu usług zdrowotnych na kwotę 130 zł.

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na zobowiązania wykazane w łącznej kwocie 855,52 zł składały się zobowiązania z tytułu 4. faktur zakupu z listopada i grudnia 2014 r.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z, sporządzonym na dzień 31.12.2014 r., nie wykazano żadnych zobowiązań.

Osobą odpowiedzialną w SP za monitorowanie zobowiązań był główny księgowy.

Zobowiązania wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową.

Realizacja płatności zobowiązań z tytułu zakupu materiałów i usług oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego zaplanowana była zgodnie z terminami zapłaty.

WKiAW pozytywnie ocenił ewidencję i monitoring zobowiązań w jednostce.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 61. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2014 r. (8,2 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 210.553,55 zł, tj. 9,2 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.291.405,21 zł, zaewidencjonowanej w 2014 r. na § 4010.

Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 16.312,35 zł, zaewidencjonowane w koszty 2014 r., do wypłaty w 2015 r.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Za prowadzenie akt osobowych pracowników w 2014 r. odpowiedzialnych było 3. pracowników zatrudnionych kolejno na stanowisku sekretarza szkoły, a za naliczanie wynagrodzeń - starsza księgowa.

W toku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że w wyniku błędnej interpretacji polecenia dyrektora w sprawie zwiększenia premii, premia dodatkowa za kwiecień 2014 r. naliczona została głównemu księgowemu nieprawidłowo. Według pisma dyrektora z dnia 08.04.2014 r., premia powinna być naliczona w kwocie 528,00 zł, a naliczona została w kwocie 1.232,00 zł(nadpłata 704 zł).

Kontrola wykazała, że w przypadku 1. z 2. nauczycieli, wynagrodzenia z tytułu godzin ponadwymiarowych naliczone zostały nieprawidłowo. W dwóch okresach (24.03-25.04.2014 r. i 22.09- 24.10.2014 r.) stawka za 1h dodatkową ustalona została w oparciu o pensum dla szkoły, tj. 18h, a powinno być:

• w jednym przypadku – 18h pensum dla godzin dodatkowych w szkole i 22h pensum dla godzin przepracowanych w „zerówce”,
• w drugim przypadku - 18h pensum dla godzin dodatkowych w szkole i 26h pensum dla godzin przepracowanych w świetlicy.

W wyniku powyższego, nadpłacono pracownikowi kwotę 41,96 zł.

Kontrola wykazała także, że 1. z 2. nauczycieli nie wypłacono dodatku z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu. Dodatek przyznany przez dyrektora na okres 01.09.2014 – 31.05.2017 r. w kwocie 100 zł miesięcznie został naliczony jedynie za październik i listopad 2014 r. Dodatek nie został naliczony za wrzesień w kwocie 100,00 zł oraz za grudzień 2014 r. w kwocie 76,67 zł (pomniejszony proporcjonalnie za 7 dni zwolnienia lekarskiego). Tym samym nie wypłacono pracownikowi wynagrodzenia na kwotę łączną 176,67 zł brutto.

Zakres czynności kierownikaadministracyjnego zawierał nieaktualne zapisy o czynnościach wykonywanych przez pracownika oraz poprawki nanoszone ręcznie (przekreślenia, zakreślenia), a w przypadku 1. z 5. pracowników, w aktach osobowych nie było zakresu czynności pracownika.

Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej, dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią m.in. dokumenty określające zakres obowiązków.

W 2014 r. główny księgowy wykonywał dodatkowo czynności kasjerskie za przebywającego na zwolnieniu lekarskim kierownika administracyjnego tj. czynności, których ze względów kontrolnych, nie powinno się łączyćz innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i wykonawczymw zakresie obrotu gotówkowego.

W trakcie kontroli sporządzony został brakujący zakres czynności oraz nowy, zaktualizowany zakres czynności kierownika administracyjnego.

W przypadku wszystkich pracowników, dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2014 r. ustalone zostało prawidłowo.

Wszystkie listy płac sporządzone za 2014 r. zawierały stosowne podpisy, potwierdzające wykonane kontrole oraz podpis głównego księgowego i dyrektora.

W aktach osobowych i dokumentacji płacowej przechowywane były wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia uprawnień pracowników do poszczególnych składników wynagrodzeń.

W toku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia oraz przyznanych pracownikom dodatków.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości w naliczaniu godzin ponadwymiarowych oraz błędów w naliczeniu premii i dodatku dla nauczyciela, pozytywnie ocenił dokumentację źródłową i naliczanie wynagrodzeń w SP.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji PIT-4R za 2014 r. podatek dochodowy naliczony został w kwocie ogółem 213.048 zł.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2014 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 931.339 zł.

Osobą odpowiedzialną w SP za rozliczanie podatku dochodowego oraz składek ZUS była księgowa.

Podatek dochodowy za sierpień 2014 r. w kwocie ogółem 13.664 zł zapłacony został z jednodniowym opóźnieniem 23 września 2014 r., a winien zostać uregulowany najpóźniej 22 września 2014 r., tj. w terminie wynikającym z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wykonane w toku kontroli porównanie kwoty podatku do zapłaty za grudzień 2014 r. wykazanej w deklaracji PIT-4R z dokonanymi zapłatami oraz księgowaniami na koncie 225 - Rozrachunki z budżetami wykazało nadpłatę podatku za grudzień 2014 r. w kwocie 63 zł. Powyższe wynikało jednak z błędnego ujęcia w deklaracji rocznej PIT-4R kwoty należnych zaliczek: było 22.311 zł, winno być 22.374 zł (poz. 32 deklaracji) oraz niezaksięgowania na koncie 225 naliczenia i zapłaty tytułem podatku od umowy zlecenia w kwocie 63 zł.

Kontrola wykazała także, że w dniu 07.03.2014 r. z konta bankowego WRD zapłacona została kwota 74,60 zł tytułem otrzymanego z Drugiego Urzędu Skarbowego upomnienia nr 2585/14. Powyższa kwota zaewidencjonowana została niezgodnie z treścią ekonomiczną w rozdziale 80101 §4170 – Wynagrodzenia bezosobowe, na koncie kosztów 404 – Wynagrodzenia oraz na koncie rozrachunkowym 229 - 30 – Pozostałe rozrachunki publiczne – ubezpieczenia społeczne i FP, na którym księgowane były rozrachunki ZUS z tytułu umów zleceń. Według rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i obowiązującego w jednostce „Zakładowego planu kont”, koszty upomnienia należało zaksięgować: odsetki na konto 751 – Koszty finansowe, koszty upomnienia na konto 761– Pozostałe koszty operacyjne, całość na konto 225 – Rozrachunki z budżetem i 130 lub 132 – stosowny rachunek bankowy.

Deklaracje miesięczne ZUS P DRA nie były podpisane przez dyrektora i jedynie deklaracje za styczeń i październik 2014 r. zawierały podpis głównego księgowego.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za pozostałe miesiące 2014 r. regulowany był w terminach wynikających z ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Składki ZUS za poszczególne miesiące 2014 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, w tym opóźnienia w zapłacie, z którego nie wynikał jednak obowiązek zapłaty odsetek za nieterminową płatność, pozytywnie ocenił terminowość i zgodność rozliczeń publicznoprawnych z deklaracjami ZUS P DRA i PIT-4R.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r. – 1. sprawozdanie na kwotę ogółem 626,10 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. – 18 sprawozdań na kwotę ogółem 3.566.950,78 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2014 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności na dzień 31.12.2014 r. na kwotę 3.605,63 zł należności wymagalnych i kwotę 5.468,53 zł pozostałych należności,
• Rb-34S roczne sprawozdanie z wykonania dochodów i wydatków na rachunku wydzielonym na kwotę 319.832,71 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 800 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2014 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 3.572.085 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2014 r. o 549.750 zł (dokonano 93. zmiany planu).

Plan dochodów i wydatków na WRD na dzień 01.01.2014 i na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 330.000 zł (dokonano 36 zmian planu).

Osobą odpowiedzialną w SP za sprawozdawczość był główny księgowy.

Nieprawidłowości dotyczące sprawozdania Rb-34S i Rb-N opisane zostały w pkt 1.2, a w przypadku pozostałych sprawozdań nieprawidłowości nie stwierdzono.

Sprawozdania były sporządzane terminowo, a kwoty wykazane w pozostałych sprawozdaniach były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Każda zmiana planu w zakresie wydatków budżetowych poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty.

WKiAW pozytywnie ocenił ww. sprawozdania budżetowe sporządzone przez jednostkę.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2014 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku według ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych.

Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2014 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 1 arkusz spisu z natury, 1 protokół z inwentaryzacji kasy oraz „Zestawienie obrotów i sald” (weryfikacja sald).

Osobą odpowiedzialną w SP za prowadzenie ksiąg inwentarzowych był kierownik administracyjny.

Księgi inwentarzowe środków trwałych prowadzone były w szkole przez głównego księgowego, co stało w sprzeczności z pkt 3 rozdziału XII obowiązującej w szkole instrukcji kontroli, według którego księgi inwentarzowe w placówce prowadzi kierownik gospodarczy, który zapisy w księdze inwentarzowej powinien uzgadniać z głównym księgowym na koniec roku obrotowego.

Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych wykazana w księgach rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg inwentarzowych.

Salda kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda PKO BP Oddział 1 w Szczecinie były zgodne z ewidencją księgową.

Na koniec 2014 r. wykonane zostały czynności inwentaryzacyjne, w tym m.in. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Do udokumentowania weryfikacji główny księgowy wykorzystał wydruk systemowy „Zestawienie obrotów i sald”.

Ostatni spis z natury przeprowadzony został w jednostce w 2013 r.

WKiAW pozytywnie ocenił obszar dotyczący inwentaryzacji za 2014 r., w tym zgodność majątku wykazanego w księgach inwentarzowych z wartością majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

1. prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
2. spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

Za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiedzialny był główny księgowy.

Rozliczenia wyjazdów służbowych pracowników nie były ewidencjonowane na koncie 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, co stało w sprzeczności z opisem do konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości i obowiązującym w SP „Zakładowym planie kont”, według którego konto to służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

Zwrot pracownikom gotówki wydatkowanej na zakupy realizowane przez pracowników był księgowany w raportach kasowych, jednak pracownik nigdzie nie kwitował odbioru gotówki tytułem zrealizowanego wydatku.

Rozrachunki z kontrahentami z tytułu zakupu materiałów i usług nie były księgowane na koncie 201 według analityki nadawanej poszczególnym kontrahentom tylko według rodzajów zakupów (np. wyposażenie) w wyniku czego, na jednym koncie analitycznym księgowane były faktury różnych kontrahentów. Powyższy sposób ewidencjonowania rozrachunków z kontrahentami był niezgodny z opisem do konta 201 zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości i obowiązującym w jednostce „Zakładowym planem kont”, według którego ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów.

W jednostce prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, w tym: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi pomocnicze były zgodne z księgą główną.

Dowody wprowadzane do ksiąg rachunkowych oraz zapisy księgowe spełniały wymogi wymienione w art. 21 i 23 uor.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących sposobu ewidencjonowania rozrachunków z pracownikami i kontrahentami, pozytywnie ocenił prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencję dowodów księgowych.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano Zarządzenie nr 1/06/2014 z dnia 30.06.2014 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, do którego sporządzone zostały następujące załączniki:

1. Załącznik Nr 1 – Zasady (polityka) rachunkowości
2. Załącznik Nr 2 – Zakładowy plan kont – zasady funkcjonowania kont
3. Załącznik Nr 2A – Zakładowy plan kont – konta syntetyczne
4. Załącznik Nr 2B - Zakładowy plan kont – konta analityczne
5. Załącznik Nr 3 – Instrukcja inwentaryzacyjna
6. Załącznik Nr 4 – Instrukcja kasowa
7. Załącznik Nr 5 – Instrukcja druków ścisłego zarachowania
8. Załącznik Nr 6 – Instrukcja kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo - księgowych
9. Załącznik Nr 6A – załącznik do Instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych (tabela)
10. Załącznik Nr 7 – Instrukcja Magazynu Żywności.

Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację był w 2014 r. dyrektor SP.

Dokumentacja zasad rachunkowości SP nie zawierała zapisów dotyczących określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, o czym stanowił art. 10 ust. 1 pkt 3 uor.

„Regulamin organizacyjny” SP zawierał w § 29 ust. 1 pkt 24 niewłaściwy zapis, według którego do obowiązków głównej księgowej należało m.in. zarządzanie inwentaryzacji. W opinii kontrolującego, osobą odpowiedzialną za spis z natury jest jedynie kierownik jednostki, który nie może przenieść tego obowiązku na kogokolwiek, w tym na głównego księgowego.

Dokumentacja zasad rachunkowości SP wypełniała pozostałe zapisy art. 10 uor.

W procedurach dotyczących zatrudnienia i wynagradzania pracowników nie stwierdzono błędnych zapisów.

W załącznikach do ww. Zarządzenia nr 1/06/2014 nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie mechanizmów finansowych i kontrolnych ustalonych dla SP.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową jednostki.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2014 r.

Osobą odpowiedzialną w SP za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin był dyrektor.

W 2014 r. w SP przeprowadzonych zostało 7 kontroli zewnętrznych.

Informacje o kontrolach zewnętrznych dyrektor przesłał do Wydziału Oświaty UM Szczecin, a według § 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, dyrektor zobowiązany był dostarczyć dyrektorowi WKiAW kopie dokumentacji kontroli.

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze w dniu 10.07.2014 r., a za II półrocze 2014 r. w dniu 08.01.2015 r.

Kontrole zewnętrzne przeprowadzone zostały przez służby sanitarne.

Biorąc pod uwagę fakt, że dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych oraz kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2014 r., mimo że informacje o kontrolach zewnętrznych przekazane zostały jedynie do wydziału nadzorującego, WKiAW pozytywnie ocenił ww. obszar.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił dyrektorowi SP:

1. ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami przy wykorzystaniu konta 234, a rozrachunków z kontrahentami na koncie 201, zgodnie z opisem do kont zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości,
2. ewidencjonowanie dochodów i wydatków zgodnie z opisami do paragrafów klasyfikacji budżetowej zawartymi w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji,
3. ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną,
4. podjecie działań w celu odzyskania nadpłaconych wynagrodzeń z tytułu premii w kwocie 704 zł i z tytułu godzin ponadwymiarowych w kwocie 41,96 zł,
5. przeliczenie wynagrodzeń pozostałych nauczycieli realizujących godziny ponadwymiarowe według różnych wymiarów pensum w celu skorygowania wynagrodzeń oraz podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaconych kwot,
6. wypłatę pracownikowi zaległego wynagrodzenia w kwocie 176,67 zł,
7. przegląd akt osobowych pod kątem aktualizacji zakresów czynności pracowników,
8. prowadzenie ksiąg inwentarzowych szkoły przez pracownika wskazanego w procedurach szkoły,
9. organizowanie pracy podległych pracowników w sposób wykluczający łączenie czynności dyspozycyjnych i wykonawczych w zakresie obrotu gotówkowego,
10. wystawianie faktur najemcom zgodnie z zapisami umownymi,
11. naliczanie odsetek z tytułu nieterminowego regulowania płatności za najem w oparciu o prawidłowo ustalone dni zaległości,
12. obciążenie najemcy zaległymi odsetkami w kwocie 26,95 zł,
13. naliczanie i ewidencjonowanie odsetek na koniec każdego kwartału,
14. zawieranie umów jednoosobowo przez dyrektora SP, na podstawie posiadanych upoważnień oraz przedstawianie ich do kontroli formalno – prawnej oraz do kontroli głównego księgowego SP,
15. sporządzanie sprawozdań jednostki rzetelnie, tj. zgodnie z ewidencją księgową,
16. wprowadzenie zakupionego telefonu komórkowego do ewidencji ilościowo – wartościowej majątku szkoły,
17. ujmowanie wypłat gotówkowych w raportach kasowych zgodnie z datą ich realizacji,
18. wystawianie dowodów OT do przyjmowanych środków trwałych,
19. dokumentowanie czynności dotyczących analizy rynku dla zamówień publicznych do 30.000 euro w zakresie zebranych ofert,
20. uzupełnienie „Zasad (polityki) rachunkowości” o opis dotyczący określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji oraz skorygowanie zapisów „Regulaminu organizacyjnego”,
21. przekazywanie do WKiAW informacji o kontrolach przeprowadzonych w jednostce przez organa kontroli zewnętrznej.