Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w czerwcu 2015 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin Pl. Armii Krajowej 1 (zw. dalej WGKiOŚ) w zakresie wybranych aspektów projektów pn.: „Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ul. Kutrzeby w Szczecinie”, „Polepszenie dostępności turystycznej obiektów rekreacyjnych w Lasku Arkońskim”, „Zagospodarowanie parku przy ul. Przygodnej”.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29.07.2015 r.

Kontrolą objęto prawidłowość ustaleń zawartych w uzasadnieniu uchwały nr 695/15 z dnia 13 maja 2015 r. Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego w tym ustalenie osób odpowiedzialnych za nieprawidłowości związane z zawarciem umów na: 

• opracowanie studium wykonalności dla projektu pn.: Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ul. Kutrzeby, o wartości: 60.000,00 zł,
• sprawdzenie, weryfikacja i uzupełnienie dokumentacji projektowej dla projektu pn.: Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ul. Kutrzeby, o wartości: 18.000,00 zł,
• sporządzenie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na roboty budowlane dla postępowania o udzielenia zamówienia publicznego na realizację projektu pn.: Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ul. Kutrzeby, o wartości: 2.000,00 zł.

Wydatki wynikające z ww. umów zostały uznane przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego (zw. dalej. IZ RPO WZ) za niekwalifikowalne w całości tj. w łącznej kwocie 52.000,00 zł. W związku z powyższym Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego nakazał zwrot części środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.06.01.01-32-014/11-00 zawartej w Szczecinie w dniu 18 października 2011 r. na realizację projektu pn. „Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ulicy Kutrzeby w Szczecinie w kwocie 26.000,00 zł.

I. Opracowanie studium wykonalności dla projektu pn.: Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ul. Kutrzeby.

W dn. 11.02.2011 r. Gmina Miasto Szczecin zawarła z umowę nr CRU/11/0001262 na opracowanie studium wykonalności dla projektu pn.: Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ul. Kutrzeby (zw. dalej umową nr CRU/11/0001262). Wynagrodzenie dla wykonawcy wynikające z przedmiotowej umowy wynosiło 60.000,00 zł brutto (kwota kwalifikowana: 32.000,00 zł, wysokość dofinansowania 50% tj. 16.000,00 zł).

Kontrola IZ RPO WZ wykazała, że Zamawiający nie udokumentował faktu przeprowadzenia analizy rynku przed zawarciem przedmiotowej umowy, a zamówienia udzielił na podstawie § 11 ust. 4 pkt 4 lit. e) załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 29 maja 2008 r. ze zm. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin(zw. dalej zarządzeniem nr 235/08) tzn. powołując się na wystąpienie innych przyczyn ekonomicznych, organizacyjnych, gospodarczych lub społecznych powodujących, że zamówienie może zostać zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę. Zamawiający nie wykazał, że nie istniała żadna inna firma która byłaby w stanie opracować ww. studium wykonalności w czasie, w którym tego oczekiwał.

Ustalono, że zarówno notatka służbowa z udzielenia zamówienia jak i umowa zostały podpisane przez ówczesnego Dyrektora WGKiOŚ. Osobą dokonującą ustalenia wartości zamówienia był Główny Specjalista w WGKiOŚ.

Umowa nr CRU/11/0001262 została zaopiniowana przez radcę prawnego, co było zgodne § 27 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 651/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zarządzeniem nr 651/10).

Wskazać, należy ponadto, że według § 12 ust. 1 i 2  zarządzenia nr 235/08 umowa o zamówienie publiczne do udzielenia której nie zastosowano przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych poza ogólnie obowiązującymi wymaganiami wynikającymi z ustawy oraz kodeksu cywilnego powinna zostać zaopiniowana jedynie przez radcę prawnego (bez konieczności opinii BZP).

W toku kontroli stwierdzono, że umowa uzyskała kontrasygnatę skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej, co było zgodne z ówcześnie obowiązującym art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.2001.142.1591 j.t.) (zw. dalej ustawą o samorządzie gminnym) według którego jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

II. Sprawdzenie, weryfikacja i uzupełnienie dokumentacji projektowej dla projektu pn.: Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ul. Kutrzeby.

W dn. 11.02.2011 r. Gmina Miasto Szczecin zawarła umowę nr CRU/11/0001359 na sprawdzenie, weryfikację i uzupełnienie dokumentacji projektowej dla projektu pn.: Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ul. Kutrzeby (zw. dalej umową nr CRU/11/0001359). Wynagrodzenie dla wykonawcy wynikające z przedmiotowej umowy wynosiło 18.000,00 zł brutto (kwota kwalifikowana 18.000,00 zł, wysokość dofinansowania: 9.000,00 zł).

Kontrola IZ RPO WZ wykazała, że Zamawiający nie udokumentował faktu przeprowadzenia analizy rynku przed zawarciem przedmiotowej umowy,a zamówienia udzielił na podstawie § 11 ust. 4 pkt 4 lit. e) załącznika nr 1 do zarządzenia nr 235/08 tzn. powołując się na wystąpienie innych przyczyn ekonomicznych, organizacyjnych, gospodarczych lub społecznych powodujących, że zamówienie może zostać zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę. Zamawiający nie wykazał, że nie istniała żadna inna firma która byłaby w stanie opracować ww. stadium wykonalności w czasie, w którym tego oczekiwał.

Ustalono, że zarówno notatka służbowa z udzielenia zamówienia jaki umowa zostały podpisane przez ówczesnego Dyrektora WGKiOŚ. Osobą dokonującą ustalenia wartości zamówienia był Główny Specjalista w WGKiOŚ.

Umowa nr CRU/11/0001359 została zaopiniowana przez radcę prawnego, co było zgodne § 27 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 651/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej Zarządzeniem nr 651/10).

Wskazać, należy ponadto, że według § 12 ust. 1 i 2  zarządzenia nr 235/08 umowa o zamówienie publiczne do udzielenia której nie zastosowano przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych poza ogólnie obowiązującymi wymaganiami wynikającymi z ustawy oraz kodeksu cywilnego powinna zostać zaopiniowana jedynie przez radcę prawnego (bez konieczności opinii BZP).

W toku kontroli stwierdzono, że umowa uzyskała kontrasygnatę skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej, co było zgodne z ówcześnie obowiązującym art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnymwedług którego jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

III. Sporządzenie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na roboty budowlane dla postępowania o udzielenia zamówienia publicznego na realizację projektu pn.: Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ul. Kutrzeby.

W dn. 09.01.2012 r. Gmina Miasto Szczecin zawarła umowę o dzieło nr CRU/12/0000220 na sporządzenie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na roboty budowlane dla postępowania o udzielenia zamówienia publicznego na realizację projektu pn.: Międzyosiedlowy park rekreacyjny przy ul. Kutrzeby (zw. dalej umową nr CRU/12/0000220). Wynagrodzenie dla wykonawcy wynikające z przedmiotowej umowy wynosiło 2.000,00 zł brutto (kwota kwalifikowana: 2.000,00 zł: wysokość dofinansowania: 1.000,00 zł).

Kontrola IZ RPO WZ wykazała, że przedmiotowa umowa została zawarta z osobą zatrudnioną w WGKiOŚ UM Szczecin jako Główny Specjalista na stanowisku ds. zamówień publicznych. Przedmiotem umowy nr CRU/12/0000220 było sporządzenie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na roboty budowlane dla postępowania o udzielenia zamówienia publicznego tj. czynność objęta podpisanym w dn. 01.10.2010 r. zakresem obowiązków ww. pracownika. Z przedstawionej do kontroli dokumentacji wynikało, że prace objęte umową zlecenia wykonywane były poza godzinami pracy wynikającymi z podpisanej umowy o pracę. WKiAW wskazuje jednak, że zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą, zatrudnianie pracowników poza określonym w umowie o pracę czasem pracy na podstawie umów cywilnoprawnych przy tych samych czynnościach, co objęte stosunkiem pracy, stanowi obejście przepisów o czasie pracy w godzinach nadliczbowych. W związku z powyższym, świadczenie tożsamych czynnościco określone w umowie o pracę poza normalnym czasem pracy na podstawie umów cywilnoprawnych jest kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych (orzeczenia: wyrok SN z 30 czerwca 2000 r. II UKN 523/99,  wyrok SA w Gdańsku z 21 października 1994 r., III Aur 865/94, wyrok SN z 12 kwietnia 1994 r., I PZP 13/94).

Dokumentacja nie zawierała potwierdzenia faktu wyrażenia przez Sekretarza Miasta zgody na zawarcie umowy nr: CRU/12/0000220. Powyższa umowa została zawarta z pracownikiem UM Szczecin, a wg § 2 ust. 1 obowiązującego do dn. 14.10.2014 r. Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 214/98 w sprawie zawierania umów zleceń i umów odzieło w przypadkach szczególnie uzasadnionych zgodę na zawarcie umowy zlecenia lub umowy o dzieło z pracownikiem Urzędu miasta wyraża Sekretarz Miasta na wniosek Dyrektora Wydziału lub Kierownika Referatu.

W imieniu gminy Miasto Szczecin ww. umowę zawarł ówczesny Dyrektor WGKiOŚ.

Umowa nr CRU/12/0000220 została zaopiniowana przez radcę prawnego, co było zgodne § 27 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 651/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej Zarządzeniem nr 651/10).

Wskazać, należy ponadto, że według § 12 ust. 1 i 2  zarządzenia nr 235/08 umowa o zamówienie publiczne do udzielenia której nie zastosowano przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych poza ogólnie obowiązującymi wymaganiami wynikającymi z ustawy oraz kodeksu cywilnego powinna zostać zaopiniowana jedynie przez radcę prawnego (bez konieczności opinii BZP).

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że umowa uzyskała kontrasygnatę skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej, co było zgodne z ówcześnie obowiązującym art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym według którego jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

IV. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych przestrzegać obowiązujących w UM Szczecin zasad wykonywania ww. ustawy, w szczególności w zakresie obowiązku przeprowadzania analizy rynku.
2. Nie zawierać umów cywilnoprawnych z pracownikami UM Szczecin na wykonywanie prac wskazanych w ich zakresach obowiązków.