Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 16. – 25.11.2015 r. przeprowadził kontrolę Przedszkolu Publicznym nr 49 w Szczecinie, ul. Marmurowa 7, zwanym dalej PP nr 49, w zakresie gospodarowania ZFŚS w 2014 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9.12.2015 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił prowadzenie gospodarki Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2014 r.

Stwierdzone uchybienia dotyczyły m.in.:

• przyznawania świadczeń mimo braku uzasadnionych wniosków,
• składania wniosków o dofinansowanie po fakcie przyznania świadczeń przez komisję socjalną,
• niewłaściwego uzasadniania wniosków o świadczenie z ZFŚS,
• przyznania świadczenia z pominięciem ujęcia go w protokole z posiedzenia komisji socjalnej,
• błędnego wskazania stron w umowie o pożyczkę na cele mieszkaniowe, zawartej z dyrektorem PP nr 49,
• niezgodnych z ustawą terminów przekazywania na rachunek bankowy ZFŚS odpisów na dany rok kalendarzowy,
• niezgodności dowodów księgowych z zapisami art. 20 i 21 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), zwanej dalej uor,
• opodatkowania 19. świadczeń z pominięciem kwoty wolnej w wys. 380 zł.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w poniższym zakresie:

• opracowano i wprowadzono w życie regulamin ZFŚS,
• każdorazowo uwzględniano kryterium dochodowe,
• opodatkowywano świadczenia zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 i 67 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej uopd.

 II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS

Fundusz socjalny PP nr 49 w 2014 r. wyniósł 84.858,53 zł. Na tą kwotę złożyło się m.in.:

- stan konta na dzień 1.01.2014 r.  – 2.510,14 zł,

- wpływy z tytułu spłacanych pożyczek mieszkaniowych – 32.319,70 zł,

- odpisy na fundusz 2014 r. – 49.783 zł,

- odsetki bankowe – 108,07 zł,

- zwrot z tytułu rozliczenia ubezpieczenia – 137,62 zł.

Wypłaty z funduszu w 2014 r. wyniosły 84.464,57 zł, na co złożyły się m.in.:

- pożyczki mieszkaniowe – 42.000,29 zł,

- świadczenia urlopowe nauczycieli netto – 9.983,28 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników – 7.971,00 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku zorganizowanego przez pracodawcę – 8.463,00 zł,

- pomoc rzeczowa i świąteczna – 7.650,00 zł,

- zapomogi losowe – 1.000,00 zł,

- zapomogi finansowe – 2.420,00 zł,

- zapłacony podatek od przyznanych świadczeń w 2014 r. – 4.977,00 zł.

Kontroli poddano:

1. 48 wniosków o świadczenia z ZFŚS,
2. wszystkie wyciągi bankowe konta ZFŚS z 2014 r.,
3. 3 raporty kasowe,
4. 8 list płac,
5. 2 faktury potwierdzające zakup pobytu w Kołobrzegu,
6. 11 protokołów z posiedzeń Komisji Socjalnej.

W 2014 r. przyznano i wypłacono 7 pożyczek mieszkaniowych na łączną kwotę 42.000,29 zł.

Za gospodarowanie środkami ZFŚS odpowiedzialny był dyrektor PP nr 49.

W 3. przypadkach zostały przyznane i wypłacone świadczenia na łączną kwotę 805 zł mimo braku stosownych wniosków. Było to niezgodne z pkt 2 części VI ww. regulaminu ZFŚS, według którego podstawą przyznania pomocy socjalnej finansowanej z Funduszu jest wniosek osoby uprawnionej, poparty jej oświadczeniem o dochodzie brutto na członka rodziny.

W 2. przypadkach, osoby uprawnione złożyły wnioski po dacie przyznania im świadczenia przez komisję socjalną, tj. po dacie spisania protokołu z posiedzenia ww. komisji.

W 2. przypadkach uzasadnieniem złożenia wniosku o świadczenie z ZFŚS było podreperowanie/dofinansowanie budżetu domowego. Z funduszu świadczeń socjalnych mogą być finansowane tylko te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją pojęcia "działalność socjalna", zawartą w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt. Dz. U. z 2015 r. poz. 111).Wyklucza to finansowanie z funduszu zapomóg o charakterze dodatku do wynagrodzenia, które w tym przypadku powinny być zarówno opodatkowane, jak i oskładkowane.

W przypadku sfinansowania zorganizowanego wyjazdu dla pracowników do Kołobrzegu w kwocie 3.721 zł stwierdzono, że faktury za pobyt zostały opłacone mimo braku stosownego zapisu w protokole z posiedzenia komisji socjalnej i braku decyzji w sprawie przyznania środków na tę formę działalności socjalnej. Stwierdzono ponadto, że faktura zaliczkowa nr 832/2014/BU z dnia 21.07.2014 r. na kwotę 800 zł nie była sprawdzona pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Nie była również zatwierdzona do zapłaty przez dyrektora i głównego księgowego. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W przypadku dofinansowania do działalności kulturalno – oświatowej w formie ww. wyjazdu dla pracowników do Kołobrzegu ustalono, że w raporcie kasowym nr 5/09/B-1 została ujęta kwota wypłat w wys. 4.742 zł, mimo że wg list płac nr 40/09 i 41/09 wypłacono pracownikom łączną kwotę 4.741 zł. Na konto bankowe ZFŚS nie została zwrócona kwota 1 zł tytułem różnicy między kwotą 4.742 zł, pobraną czekiem w dniu 18.07.2014 r., a kwotą 4.741 zł wypłaconą pracownikom w dniu 8.09.2014 r. Stwierdzono ponadto, że ww. listy płac zostały ujęte w raporcie pod datą 1.09.2014 r., a nie 8.09.2014 r.

W toku kontroli umów o przyznanie pożyczki na cele mieszkaniowe stwierdzono, że w przypadku pożyczki przyznanej Dyrektorowi PP nr 49, wystąpił on w umowie zarówno jako pracodawca, jak i pożyczkobiorca. Istotą umowy z ZFŚS jest wystąpienie co najmniej dwóch stron. W tym przypadku wystąpił konflikt interesów. Należało wyznaczyć inny podmiot zarządzający ZFŚS i unormować tę kwestię w regulaminie (np. komisja socjalna).

Wyciągom bankowym nr 23, 24 i 25 główny księgowy nadał ten sam numer poz. dziennika – B-290. Stwierdzono ponadto, że w 2014 r. na koncie851-10-004 nie zostały ujęte odsetki od pożyczki w wys. 104,90 zł.

Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 i 2 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi".

Główny księgowy dokonywał przelewów odpisu z konta budżetowego na konto socjalne co miesiąc mimo, że według art. 6 ust. 2 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych(jt. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1-3.

W PP nr 49 obowiązywał regulamin określający zasady gromadzenia i wydatkowania środków z funduszu. Ze środków funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi oraz emeryci. Przyznanie świadczenia każdorazowo uwzględniało kryterium dochodowe.

Dowodem księgowym PK nr ZFŚ/16/2015 z dnia 31.03.2015 r., na kontach 234-10-001 i 851-10-003 zaewidencjonowane zostały odsetki w wys. 104,90 zł od pożyczki mieszkaniowej.

WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, pozytywnie ocenił gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

2. Podatek od świadczeń z ZFŚS

Od świadczeń socjalnych w 2014 r. został naliczony i odprowadzony podatek dochodowy w łącznej wysokości 4.977 zł.

Kontroli poddano 8 list płac.

Podatek dochodowy od świadczeń naliczał główny księgowy. Listy płac były zatwierdzone przez głównego księgowego i dyrektor.

W 2014 r., u 19. pracowników nie uwzględniono pełnej kwoty wolnej od podatku w wys. 380 zł. W efekcie naliczono pracownikom i odprowadzono do Urzędu Skarbowego podatek zawyżony o 138 zł. Tym samym pracownikom zostały wypłacone świadczenia zaniżone łącznie o 138 zł. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 67 uopd, według którego wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Świadczenia wypłacane emerytom były zwolnione z podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 uopd.

Zapomoga losowa w wys. 1.000 zł była zwolniona z naliczenia podatku dochodowego.

Pozostałe świadczenia były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 uopd.

WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień, pozytywnie ocenił proces rozliczania świadczeń z ZFŚS z tytułu podatku dochodowego.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektor PP nr 49:

1. przyznawać świadczeń wyłącznie po uprzednim zgromadzeniu wniosków,
2. weryfikować złożone wnioski pod kątem przedstawionego w nich uzasadnienia,
3. ujmować w protokołach z posiedzeń komisji socjalnej każde przyznane dofinansowanie,
4. numerować kolejno, sprawdzać i dekretować wszystkie dowody księgowe,
5. zwrócić na rachunek funduszu 1 zł tytułem niewypłaconego świadczenia z 2014 r.,
6. ujmować operacje gospodarcze w raportach kasowych pod datą ich faktycznego wystąpienia,
7. wprowadzić w regulaminie ZFŚS zapisy dot. zawierania umów o pożyczkę z dyrektorem PP nr 49 oraz opracować właściwy wzór umowy,
8. przekazywać odpisy na rachunek ZFŚS w ustawowych terminach,
9. rozliczać na każdego pracownika kwotę 380 zł zwolnioną z podatku.