Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 24.02.2015 r.
- 20.03.2015 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 12 w Szczecinie przy ul. Kablowej 14, zwanym dalej ZS, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2014 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28.04.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenił prowadzenie gospodarki finansowo – księgowej w 2014 r.
(ocena negatywna).
Wykonanie dochodów budżetowych ZS w 2014 r. wyniosło 550,00 zł, co stanowiło 100 % planowanej kwoty w wysokości 550,00 zł.
Zaplanowane na 2014 r. wydatki jednostki w wysokości 3.174.973,70 zł, zrealizowane zostały w 100 %.
Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości dotyczyły:
- niewykonania przez kierownika jednostki zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/40/2010, które dotyczyły m.in. nieprowadzenia niektórych ksiąg rachunkowych, nieaktualizowania ksiąg inwentarzowych oraz nieprowadzenia ewidencji na kontach dotyczących ewidencji majątku jednostki,
- nieprowadzenia niektórych ksiąg rachunkowych wymienionych w art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, zwanej dalej uor,
- niezgodności prowadzonych ksiąg ze sporządzaną sprawozdawczością,
- nieuzgodnienia rozrachunków z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
- nieuzgodnienia wartości majątku szkoły wynikającego z niekompletnych ksiąg inwentarzowych i braku ewidencji księgowej na kontach zespołu „0”,
- dopuszczenia do połączenia funkcji wykonawczych i kontrolnych w zakresie gospodarki kasowej,
- stosowania uproszczeń, które nie wynikały z obowiązujących w jednostce procedur,
- nieaktualizowania dokumentacji finansowo – księgowej.
Według art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej uofp, za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny kierownik tej jednostki.
Pozytywna ocena, mimo stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości dotyczyła jedynie:
- naliczania wynagrodzeń,
- prowadzenia akt osobowych w zakresie kompletności dokumentacji stanowiącej podstawę do naliczania poszczególnych składników wynagrodzeń,
- dochodów i wydatków jednostki,
- sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu nr 579/09.
Dyrektor ZS pełnił swoją funkcję od 1994 r. jako dyrektor szkoły podstawowej, a od 2007 r. jako dyrektor ZS.
Główny księgowy zatrudniony był w ZS od 1990 r.

II. Oceny cząstkowe
1. Dochody budżetowe

1.1. Wykonanie dochodów budżetowych
Kontroli poddano dochody zrealizowane w jednostce w 2014 r. na kwotę ogółem 10.131,00 zł, tj. 7,2 % dochodów jednostki zaewidencjonowanych na wyodrębnionym rachunku dochodów (56,7 % dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-34S na § 075).
W toku kontroli przeanalizowano 15 umów pod kątem zawartych w nich zapisów, a także rozrachunki z 3. najemcami za cały 2014 r. w zakresie zgodności obciążeń z zapisami umownymi, prawidłowości dokumentowania, ewidencji sprzedaży (21 rachunków na kwotę ogółem 4.320,00 zł) oraz terminowości regulowania należności jednostki.
Kontroli poddano ponadto kompletność 30. rachunków na kwotę ogółem 5.604,67 zł wystawionych za cały 2014 r.
Za dokumentowanie i ewidencjonowanie dochodów odpowiedzialny był Główny księgowy.
Główny księgowy nie prowadził rejestru sprzedaży, w którym ewidencjonowane byłyby wszystkie kolejno numerowane rachunki własne, wystawione w danym roku obrotowym.
Kontrola wykazała, że w przypadku 5. z 11. najemców Główny księgowy nie wystawił za 2014 r. żadnego rachunku, a 30 rachunków wystawionych za 2014 r. dotyczyło jedynie
6. pozostałych najemców.
Dochody z tytułu opłat pobieranych przez szkołę z tytułu wydawanych dokumentów ewidencjonowane były na § 075, a zgodnie z opisem zawartym w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji, winny być zaewidencjonowane na § 0690.
Kontrola rozrachunków z 3. najemcami wykazała, że Główny księgowy:
- W 9. przypadkach, w których zapłata została uregulowana przez najemcę w 2014 r., nie wystawił dowodu sprzedaży w postaci rachunku, czym nie wypełnił zapisów art. 20 ust. 2 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
 - W 2. przypadkach, w których zapłata nie została uregulowana przez najemcę w 2014 r., nie wystawił rachunku za grudzień 2014 r. w celu ujęcia go w księgach rachunkowych
2014 r., co było niezgodne z art. 6 ust. 1 uor, według którego, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
 - W 5. przypadkach z 21., w których zapłata została uregulowana przez najemców po terminie zapłaty wskazanym w umowach, nie naliczył i nie obciążył najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie płatności. Podstawę naliczenia odsetek stanowił art. 481 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, a zasady ujmowania odsetek w księgach rachunkowych regulował § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości.
30 rachunków wystawionych zostało przez Głównego księgowego terminowo i w ślad za zawartymi umowami, a 21 z ww. 30. rachunków zostało ponadto zaewidencjonowanych
w księgach rachunkowych jednostki.

WKiAW mimo stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości pozytywnie ocenił obszar związany z dochodami jednostki.

1.2. Należności
W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S, sprawozdaniu z wykonania dochodów i wydatków na wydzielonym rachunku RB-34S oraz w kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, które sporządzone zostały według stanu na 31.12.2014 r., nie zostały wykazane żadne należności.
Osobą odpowiedzialną w ZS za monitorowanie należności był Główny księgowy.
Należności nie wystąpiły, ponieważ Główny księgowy nie wystawił i nie zaewidencjonował rachunków za najem w grudniu 2014 r. oraz nie naliczył odsetek za nieterminowe uregulowanie płatności (patrz pkt 1.1).
WKiAW negatywnie ocenił ww. obszar.

2. Wydatki budżetowe

2.1 Wykonanie wydatków budżetowych
W toku kontroli wydatków analizie poddano 71 dowodów księgowych (74 pozycje na paragrafach wydatkowych) na łączną kwotę 171.276,65 zł, co stanowiło 5,2 % ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 3.313.808,95 zł (środki budżetowe na kwotę 3.174.973,70 zł, wyodrębniony rachunek dochodów na kwotę 138.835,25 zł).
Osobą odpowiedzialną w ZS za realizację wydatków budżetowych oraz prowadzenie ewidencji był Główny księgowy.
16 umów i aneksów dotyczących wydatków nie było parafowanych przez Głównego księgowego na potwierdzenie wykonanej kontroli formalno – rachunkowej oraz zgodności
z planem finansowym jednostki, tj. czynności wynikających z zakresu czynności pracownika. Powyższe nie wypełniało zapisów pkt 7 Załącznika do aktu powierzenia obowiązków Głównemu księgowemu, według którego dowodem dokonywania przez Głównego księgowego kontroli wewnętrznej jest jego podpis złożony na dokumentach.
Zgodnie z pkt 1.1 obowiązującej w szkole „Procedury kontroli wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych”, pracownicy zobowiązani do kontroli merytorycznej dokumentów źródłowych (faktury, rachunki) zobowiązani byli do zamieszczania na tych dokumentach adnotacji: „Wydatek jest uzasadniony pod względem celowości, gospodarczym i legalnym, podlega ujęciu w księgach rachunkowych
w miesiącu…”. Żadna z faktur poddanych kontroli nie zawierała ww. adnotacji.
W toku kontroli stwierdzono 3 przypadki ujęcia faktur w raportach kasowych w niewłaściwych kwotach:
 - Rk 02/budżet (dow. 69/02/2014) ujęto kwotę 7,96 zł zamiast 9,80 zł,
 - Rk 11/budżet (dow. 351/06/2014) ujęto kwotę 18,94 zł zamiast 19,00 zł,
 - Rk 15/wrd (dow. – brak nr) ujęto kwotę 202,88 zł zamiast 203,88 zł.
Faktura nr 7779/1/2014/PK z dnia 15.01.2014 r. na kwotę 8.841,56 zł, dotycząca nadpłaty, nie została zaewidencjonowana w księgach rachunkowych, a o kwotę nadpłaty pomniejszone zostały kolejne faktury. Powyższa praktyka stała w sprzeczności z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Kontrola dowodów księgowych potwierdzających poniesione przez ZS wydatki wykazała, że:
 - Spośród 71. dowodów księgowych: 42 dowody nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę merytoryczną, 3 dowody – za kontrolę formalno – rachunkową (Główny księgowy), a 1 dowód – akceptacji Dyrektora. Wymienione podpisy winny być zamieszczone na pieczęci, której wzór wprowadzony został obowiązującą w szkole „Procedurą kontroli wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych”.
 - 2. listy dotyczące wypłaty stypendium ujęte zostały w raportach kasowych pod jedną datą, zamiast zgodnie z faktycznymi datami wypłat, a faktura z dnia 13.02.2014 r. ujęta została
w raporcie pod datą 12.02.2014 r. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
 - 24 z 71. dowodów zawierało niepełne wskazania dekretacyjne, a 2 dowody wskazań tych nie zawierały. Dowody zawierające wskazania dekretacyjne inne niż rozdział i paragraf, nie zawierały ponadto podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe nie wypełniało zapisów art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
 - 9 z 71. dowodów nie zawierało numeru dowodu księgowego pod którym zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych, a 4 faktury zaewidencjonowane zostały wraz z innymi dowodami zakupu (3 faktury z 3. innymi dowodami, 1. faktura z 5. innymi dowodami). Stosowana praktyka stała w sprzeczności z art. 21 ust. 1 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego.
 - 1. faktura zawierała zapis niezgodny ze stanem faktycznym, dotyczący formy płatności
(jest gotówka, winno być przelew), a Główny księgowy nie sporządził i nie przesłał kontrahentowi noty korygującej.
 - Faktura nr 7779/6/2014/F z dnia 07.01.2014 dotycząca dostawy gazu za grudzień 2013 r. ujęta została w księgach 2014 r., co naruszało ww. art. 6 ust. 1 uor.
 - Opłaty abonanamentowe zawarte w fakturach ZWiK księgowane były w § 4260 zamiast w § 4300, tj. niezgodnie z opisem do ww. paragrafów zawartym w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji.
 - Spośród 15. dowodów, dokumentujących zakup majątku, który powinien zostać wpisany do ewidencji ilościowej lub ilościowo – wartościowej (inwentarz), 4 pozycje majątku nie zostały zaewidencjonowane (dysk zewnętrzny, meble, pomoce dydaktyczne, system kamer).
      Notatki służbowe dokumentujące fakt przeprowadzenia analizy rynku sporządzane były w jednostce jeżeli kwota zakupu brutto przekroczyła 8.000 euro, co stało w sprzeczności z § 11 ust. 4 pkt 2 i 6 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin, według którego każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, a przepisów ustawy i ww. zarządzenia nie stosuje się jedynie do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 3.000 zł brutto.
Zakupy w kwotach powyżej 3.000 zł brutto poprzedzone były analizą rynku (e-maile i notatki robocze).
Pozostałe faktury poddane kontroli zawierały prawidłową kwalifikację budżetową i wskazanie dekretacyjne.
Poza 1. przypadkiem, wszystkie dowody poddane kontroli były akceptowane przez Dyrektora.
WKiAW, mimo stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości, pozytywnie ocenił realizację wydatków budżetowych w 2014 r. pod względem legalności, celowości, rzetelności
i gospodarności. Wydatki zrealizowane zostały z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi, określonych w art. 44 uofp.

2.2 Płatności
Kontrolą objęto płatności z tytułu 71. dowodów potwierdzających poniesione wydatki w zakresie zasadności i terminowości regulowania tych płatności.
6 płatności na kwotę ogółem 14.798,47 zł uregulowanych zostało po terminie zapłaty wskazanym w fakturach. Opóźnienie w dniach wyniosło łącznie 30 dni.
Pozostałe 65 płatności uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach.
WKiAW mimo wystąpienia przypadków opóźnienia w regulowaniu płatności pozytywnie ocenił ww. obszar.

2.3. Zobowiązania
W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2014 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 189.877,24 zł, na które składały się zobowiązania z tytułu:
 - wynagrodzeń osobowych na kwotę 45,72 zł,
 - dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 159.564,91 zł,
 - składek na ubezpieczenia społeczne na kwotę 27.293,47 zł,
 - składek na Fundusz Pracy na kwotę 2.973,14 zł.
W rocznym sprawozdaniu z wykonania dochodów i wydatków Rb-34S oraz w kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z, sporządzonych na dzień 31.12.2014 r., nie wykazano żadnych zobowiązań.
Osobą odpowiedzialną w ZS za monitorowanie zobowiązań był Główny księgowy.
Struktura zobowiązań z „Wykazu zobowiązań i należności”, stanowiącym załącznik do bilansu była niezgodna ze sprawozdaniem Rb-28S.
Z uwagi na brak ksiąg pomocniczych do kont i paragrafów dotyczących wynagrodzeń i narzutów na wynagrodzenia nie można było stwierdzić, czy ewidencja zobowiązań w księgach rachunkowych była prawidłowa.
WKiAW, wobec braku ww. ksiąg pomocniczych, negatywnie ocenił ww. obszar.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 6. z 54. pracowników zatrudnionych na dzień 31.12.2014 r. (11,1 % ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 249.376,26 zł, tj. 11,8 % ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.108.775,00 zł, zaewidencjonowanej w 2014 r. na § 4010.
Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 20.620,58 zł, zaewidencjonowane w koszty 2014 r., do wypłaty w 2015 r.
Osobą odpowiedzialną w ZS za prowadzenie akt osobowych:
 - pracowników pedagogicznych był w 2014 r. Specjalista ds. Kadr i Sekretariatu
 - pracowników administracji i obsługi był Główny księgowy.
Główny księgowy odpowiedzialny był także za naliczanie wynagrodzeń.
W 2014 r. prowadzenie akt osobowych regulowało rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwane dalej rozporządzeniem.
W toku kontroli akt osobowych 6. pracowników stwierdzono, że:
 - akta pracowników administracji i obsługi zawierały część D, w której przechowywane były różne dokumenty dotyczące okresu trwania stosunku pracy, które powinny być gromadzone w części B akt osobowych, a według § 6 ust. 2 rozporządzenia akta osobowe składają się z 3. części: A, B i C,
 - dokumentacja związana z rozliczaniem czasu pracy pracowników administracji i obsługi przechowywana była w części B akt osobowych, a według § 8 pkt 1 dokumentacja ta powinna być prowadzona odrębnie,
- w części B akt pracowników administracji i obsługi i we wszystkich częściach akt pracowników pedagogicznych przechowywane były oryginały dokumentów, a według § 1 ust. 3 rozporządzenia, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów,
 - ostatnim dokumentom w części B pracowników administracji i obsługi nie zostały nadane kolejne numery akt, które nie zostały także wprowadzone do spisu tych akt (22 szt.),
a z kolei w przypadku pracowników pedagogicznych dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych nie były ponumerowane i żadna z tych części nie zawierała pełnego wykazu znajdujących się w nich dokumentów, co nie wypełniało zapisów § 6 ust. 3 rozporządzenia, według którego dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
 - w aktach osobowych pracownika pedagogicznego nie było oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach, co naruszało § 6 ust. 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia,
 - w przypadku 1 pracownika pedagogicznego we wszystkich częściach akt osobowych
tj. A, B i C przechowywana była dokumentacja pracownicza dotycząca okresu trwania stosunku pracy, która zgodnie z § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia powinna być przechowywana
w części B.
Kontrola wykazała, że zakresy czynności pracowników nie były na bieżąco aktualizowane,
w tym:
 - Prowadzenie akt osobowych pracowników szkoły zawarte było w zakresie czynności Specjalisty ds. Kadr z dnia 02.10.1997 r., w praktyce akta pracowników pedagogicznych prowadzone były przez Specjalistę ds. Kadr, a akta pracowników administracji o obsługi – przez Głównego księgowego, który nie miał tych czynności w swoim zakresie.
 - Czynności kasjera wykonywane były w szkole przez Głównego księgowego, któremu czynności tych nie wolno było łączyć z czynnościami kontrolnymi i ewidencją prowadzoną w ramach zakresu należącego do Głównego księgowego, o czym stanowił m.in. § 11 pkt 4 obowiązującej w jednostce „Procedury kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych”. Według kontrolującego połączenie ww. czynności na jednym stanowisku pracy nie pozwalało na zachowanie dwustopniowości kontroli i tzw. „zasady dwóch par oczu”.
 - Ustalono ponadto, że w aktach osobowych żadnego z pracowników administracji nie było deklaracji o odpowiedzialności kasjera, a czynności związane z prowadzeniem kasy zapisane były w zakresie czynności Specjalisty ds. Kadr, przyjętym przez pracownika z datą 01.09.1999 r.
 - W zakresie czynności Głównego księgowego nie było czynności związanych z naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń, które były przez pracownika wykonywane.
 - Według pkt 17 zakresu czynności Głównego księgowego, pracownik „Uzgadnia stan ksiąg inwentarzowych z kierownikiem administracyjnym szkoły”. W praktyce księgi były prowadzone przez Głównego księgowego (w postaci omówionej w pkt 8) i przez Kierownika gospodarczego, który z kolei czynności tych nie miał ujętych w swoim zakresie czynności.
    W toku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono ponadto, że w stosunku do Specjalisty ds. Kadr stosowane było nazewnictwo stanowiska „Sekretarz szkoły”, który posługiwał się ponadto pieczątką służbową o tej samej treści, co było niezgodne z porozumieniem stron z dnia 30.12.2011 r., według którego pracownik zajmował stanowisko „Specjalista do spraw kadr i sekretariatu”.
     W toku kontroli ustalono, że we wrześniu 2014 r. wypłacona została nauczycielowi nagroda jubileuszowa, do której pracownik nabył prawo w marcu 2014 r. Pismo dotyczące wypłaty nagrody podpisane było przez Dyrektora z datą 05.09.2014 r. Opóźnienie w wypłacie stało w sprzeczności z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 30 października 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania, według którego nauczyciel nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu, w którym upływa okres uprawniający do nagrody.
Nauczyciel dwukrotnie przebywał na 5 – cio dniowym zwolnieniu lekarskim, w lutym i w marcu 2014 r. W obu przypadkach pomniejszając wynagrodzenie pracownika z tytułu zwolnienia, Główny księgowy wyliczył wynagrodzenie za 1 dzień pracy dzieląc wynagrodzenie wynikające z angażu przez 31 dni zamiast przez 30 dni. Zastosowany sposób liczenia był niezgodny z art. 11 ust. 5 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, według którego ilekroć przy ustalaniu prawa do zasiłku chorobowego lub jego wysokości okres jest oznaczony w miesiącach, za miesiąc uważa się 30 dni. Tym samym Główny księgowy nadpłacił pracownikowi wynagrodzenie w kwocie łącznej 28,28 zł za oba okresy zwolnienia lekarskiego.
     W przypadku ww. nauczyciela, od grudnia 2013 r. nastąpiła zmiana wymiaru pensum z 17 h na 18h. Pismo o zmianie Główny księgowy otrzymał w marcu 2014 r. w związku z czym w kwietniu 2014 r. dokonał wyrównania wynagrodzenia. Wyrównując wynagrodzenie, Główny księgowy naliczył jednak wyrównanie tylko za luty i marzec, bez stycznia 2014 r., co uszczupliło wynagrodzenia pracownika o 175,00 zł.
   W trakcie kontroli zakresy czynności Głównego księgowego, Specjalisty ds. Kadr oraz Kierownika gospodarczego zostały przez Dyrektora zaktualizowane.
    Dyrektor jednostki, po kontroli w zakresie prawidłowości prowadzenia akt osobowych przeprowadzonej w dniu 18.09.2014 r., zobowiązał Specjalistę ds. Kadr do usunięcia nieprawidłowości w terminie do dnia 30.06.2015 r.
    Wszystkie listy płac sporządzone za 2014 r. dotyczące pracowników, których wynagrodzenia zostały poddane kontroli sporządzone za 2014 r., zawierały stosowne podpisy potwierdzające wykonane kontrole oraz podpis Głównego księgowego i Dyrektora.
     Wszystkie pozostałe wynagrodzenia naliczone zostały przez Głównego księgowego zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami Dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
     Akta osobowe pracowników szkoły prowadzone były niezgodnie z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych jednakże działania w celu wyeliminowania tych nieprawidłowości pozwoliły na pozytywne ocenienie tego obszaru.
WKiAW, mimo stwierdzonych nieprawidłowości w naliczeniu wynagrodzeń pozytywnie ocenił również ten obszar.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

   Według deklaracji PIT-4R za 2014 r. naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 191.368,00 zł.
   Według deklaracji PIT-8AR za 2014 r. naliczony został zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 2.364,00 zł.
   Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2014 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 825.629,22 zł.
   Osobą odpowiedzialną w ZS za naliczanie i regulowanie podatku dochodowego oraz składek ZUS był Główny księgowy.
    Składki ZUS za styczeń 2014 r. zapłacone zostały w kwocie 62.832,25 zł w dniu 06.02.2014 r., tj. z 1 – dniowym opóźnieniem, bez doliczonych odsetek za nieterminowe uregulowanie płatności w kwocie 17,00 zł.
    Składki ZUS za kwiecień 2014 r. zapłacone zostały w kwocie łącznej mniejszej o 2.000,00 zł w stosunku do kwot wynikających z deklaracji ZUS P DRA. Kwota 2.000,00 zł uregulowana została wraz ze składkami za czerwiec 2014 r., w kwocie podstawowej, bez doliczonych odsetek za nieterminowe uregulowanie płatności w kwocie 33,00 zł za 60 dni odsetkowych.
    Opóźnienia w zapłacie składek naruszały art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, według którego jednostki budżetowe opłacają składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca.
    Podatek dochodowy od osób fizycznych za marzec 2014 r. w kwocie 12.820,00 zł zapłacony został w dniu 22.04.2014 r. (1 dzień opóźnienia), częściowy podatek za czerwiec w kwocie 12.828,74 zł zapłacony został w dniu 28.07.2014 r. (7 dni opóźnienia), a w kwocie 26,00 zł – w dniu 01.08.2014 r. (11 dni opóźnienia). Kwota 12.828,74 zł uregulowana została bez doliczonych odsetek za nieterminowe uregulowanie płatności w kwocie 25,00 zł za 8 dni odsetkowych. Nieterminowe uregulowanie płatności naruszało art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu,w którym pobrano zaliczki.
    Niezapłacenie wraz z należnością główną z tytułu podatku dochodowego lub składek ZUS odsetek od nieterminowego uregulowania zobowiązania naruszało art. 55 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, według którego odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego.
   Wraz ze składkami ZUS za grudzień 2014 r. Główny księgowy dokonał w dniu 29.12.2014 r. nadpłaty składek na ubezpieczenie społeczne na kwotę 3.000,00 zł, stanowiącej zaliczkę składek na poczet 2015 r. Wpłata na poczet przyszłego okresu nie była niczym uzasadniona i stała
w sprzeczności z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane m.in. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
   Ewidencja analityczna prowadzona była do konta 225 – Rozrachunki z budżetami nie była uzgodniona z Księgą główną i wykazywała następujące różnice:
 - według Księgi głównej obroty konta na dzień 31.12.2014 r. wyniosły: Wn – 192.654,74 zł,
Ma – 193.770,00 zł, saldo Ma – 1.115,26 zł (saldo błędnie wpisane w Księdze głównej po str. Wn),
 - według analityki do konta obroty konta na dzień 31.12.2014 r. wyniosły: Wn – 182.910,74 zł, Ma – 182.674,74 zł, saldo Wn – 236,00 zł.
W analityce konta 225 za 2014 r. stwierdzono m.in. następujące nieprawidłowości:
 - marzec: kwota zapłaty (Wn) nie uwzględniała nadpłaty za luty w kwocie 1.061,00 zł,
 - maj: w kosztach (Ma) wykazano o 4,00 zł za mało, tj.: było 13.014,00 zł, winno być 13.018,00 zł,
 - czerwiec: w kosztach (Ma) wykazano o 25,00 zł za dużo, tj.: było 22.322,00 zł, winno być 22.297,00 zł,
 - sierpień: kwota zapłaty (Wn) nie uwzględniała zapłaty w wysokości 26,00 zł uregulowanej 01.08.2014 r., w kosztach (Ma) wykazano o 1,00 zł za mało, tj.: było 12.082,00 zł, winno być 12.083,00 zł, grudzień: w kosztach (Ma) wykazano o 29,00 zł za dużo, tj.: było 21.592,00 zł, winno być 21.563,00 zł, wyksięgowano z kosztów (Ma) kwotę 1.064,26 zł bez opisu czego korekta dotyczy, błędne podsumowanie obrotów Wn.
   Nieuzgodnienie ww. ksiąg stało w sprzeczności z art. 16 ust. 1 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
   Do konta 229 – Pozostałe rozrachunki publiczno – prawne Główny księgowy nie prowadził ewidencji analitycznej, co z kolei nie wypełniało zapisów art. 17 ust. 1 pkt 2 uor, według którego konta ksiąg pomocniczych prowadzi się m.in. dla rozrachunków z kontrahentami.
   Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za pozostałe miesiące uregulowane zostały zgodnie z obowiązującymi terminami.
   Deklaracje ZUS P DRA podpisane były przez Głównego księgowego i zaakceptowane przez Dyrektora.
   WKiAW negatywnie ocenił rozliczenia publiczno – prawne w powyższym zakresie z uwagi na brak rzetelnie prowadzonej ewidencji tych rozliczeń.

5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:
 - Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r. – 1. sprawozdanie na kwotę ogółem 550,00 zł,
 - Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. – 24 sprawozdania na kwotę ogółem 3.174.973,70 zł,
 - Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2014 r. - brak zobowiązań,
 - Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności na dzień 31.12.2014 r. – brak należności,
 - Rb-34S roczne sprawozdanie z wykonania dochodów i wydatków na rachunku wydzielonym na kwotę 138.835,25 zł w zakresie dochodów i wydatków.
   Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 550,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2014 r.
   Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 3.174.973,70 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2014 r. o 548.413,00 zł (dokonano 142. zmian planu).
   Plan dochodów i wydatków na rachunku wydzielonym na dzień 31.12.2014 r. wyniósł 156.200,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2014 r. o 10.000,00 zł.
   Osobą odpowiedzialną w ZS za sporządzanie sprawozdań był Główny księgowy, zgodnie z pkt 6 Załącznika do aktu powierzenia obowiązków z dnia 01.09.2007 r.
W toku kontroli stwierdzono, że Główny księgowy nie prowadził analityki do niżej wymienionych paragrafów wydatkowych w związku z czym nie można było ustalić, czy ewidencja była zgodna ze sprawozdaniem Rb-28S: 80101 – 4010, 4040, 4110, 4120, 4410, 80103 – 4010, 4040, 4110, 4120, 80110 – 4010, 4040, 4110, 4120, 80148 – 4010, 4040, 4110, 4120, 4210, 80195 – 4010, 4110, 4120, 4170, 85154 – 4010, 4040, 4110, 4120, 85401 – 4010, 4040, 4110, 4120.
   Z kolei, ewidencja analityczna prowadzona do niżej wymienionych paragrafów wydatkowych była niezgodna ze sprawozdaniem Rb-28S w następujących rozdziałach paragrafach klasyfikacji budżetowej:
1. rozdział 80101
§ 3020 - za mało w ewidencji o 422,92 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 4260 - za mało w ewidencji o 1.192,17 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 4300 - za mało w ewidencji o 1.050,00 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 4350 - za mało w ewidencji o 0,32 zł w stosunku do sprawozdania,
2. rozdział 80110
§ 4300 - za mało w ewidencji o 40,36 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 4350 - za dużo w ewidencji o 0,07 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 4370 - za dużo w ewidencji o 265,24 zł w stosunku do sprawozdania,
3. rozdział 80195
§ 4210 - za dużo w ewidencji o 160,00 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 4300 - za mało w ewidencji o 0,03 zł w stosunku do sprawozdania,
4. rozdział 85401
§ 4210 - za mało w ewidencji o 4,23 zł w stosunku do sprawozdania.
   Ewidencja analityczna prowadzona do konta wydzielonego rachunku dochodów i sprawozdanie RB-34S nie zostały uzgodnione z Księgą główną. Obroty narastające na dzień 31.12.2014 r. wyniosły:
138.834,99 zł – według Księgi głównej,
138.835,25 zł – według sprawozdania Rb-34S,
139.079,14 zł – według ewidencji analitycznej.
   Ewidencja analityczna prowadzona do niżej wymienionych paragrafów wydatkowych była niezgodna ze sprawozdaniem RB-34S w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej rozdziału 80101:
§ 0750 –za mało w ewidencji o 3.829,58 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 0830 - za dużo w ewidencji o 3.800,00 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 0920 - za dużo w ewidencji o 14,30 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 0970 - za dużo w ewidencji o 0,02 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 4210 - za dużo w ewidencji o 4.205,48 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 4220 - za mało w ewidencji o 1.527,33 zł w stosunku do sprawozdania,
§ 4300 - za mało w ewidencji o 2.434,26 zł w stosunku do sprawozdania.
   Niezgodności sprawozdania RB-34S z ewidencją analityczną miały miejsce także w przypadku sprawozdań za I, II i III kwartał 2014 r.
   Powyższe naruszało § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według którego kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym, a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
   Wszystkie niezbędne sprawozdania zostały sporządzone i przekazane do wydziału nadzorującego w terminach przewidzianych dla tych sprawozdań. Wszystkie sprawozdania podpisane zostały przez kierownika jednostki.
   WKiAW negatywnie ocenił rzetelność sporządzonych sprawozdań w zakresie zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, a pozytywnie w zakresie zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami.

6. Inwentaryzacja

   W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2014 r.
   Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazanym w księgach inwentarzowych.
   Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2014 r.
   Osobą odpowiedzialną w ZS za prowadzenie ksiąg inwentarzowych, ewidencję księgową majątku i uzgadnianie jego wartości był w 2014 r. Główny księgowy.
   Osobą odpowiedzialną za prowadzenie inwentarza zbiorów bibliotecznych była pani Joanna Kurek – bibliotekarz.
   Główny księgowy nie prowadził ewidencji księgowej na kontach 011 – Środki trwałe, 013 – Pozostałe środki trwałe, 014 – Zbiory biblioteczne, 020 – Wartości niematerialne i prawne, 071 – Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 072 – Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (patrz pkt. 8).
   Wobec braku księgowań na ww. kontach nie można było jednoznacznie stwierdzić, czy dane o wartości majątku oraz sporządzane sprawozdania przekazywane przez Głównego księgowego do wydziału nadzorującego, w tym „Bilans” i „Informacja o stanie mienia”, zawierały rzetelne dane dotyczące wartości majątku.
   Brak ewidencji na ww. kontach stał w sprzeczności z obowiązującym w jednostce „Planem kont’, w zakresie kont zespołu „0”, według którego ewidencji na ww. kontach powinien podlegać rzeczowy majątek trwały, wartości niematerialne i prawne oraz umorzenie majątku.
   Główny księgowy nie sporządził zestawienia obrotów i sald lub protokołu potwierdzającego przeprowadzenie weryfikacji sald na dzień 31.12.2014 r.
   Prowadzona w szkole księga druków ścisłego zarachowania obejmowała w zakresie finansowo – księgowym jedynie czeki bankowe, a według § 12 obowiązującej w szkole „Procedury kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych”, gospodarką drukami ścisłego zarachowania powinny być również objęte bloczki dowodów KP, bloki dowodów Mw, arkusze spisu z natury, bloczki raportów kasowych i bloczki rachunków.
   Ostatni spis z natury przeprowadzony został w ZS w 2011 r. Termin kolejnego spisu przypada na 2015 r.
   Salda kont bankowych wykazane w potwierdzeniu salda PKO BP Oddział 3 w Szczecinie były zgodne z ewidencją księgową.
   Ewidencję zbiorów bibliotecznych prowadziła pani Joanna Kurek – bibliotekarz. Wartość tych zbiorów na dzień 31.12.2014 r. wynosząca ogółem 65.473,74 podana została kontrolującemu w toku kontroli.
   Na dzień 31.12.2014 r. sporządzony został „Protokół z przeprowadzonej kontroli kasy na dzień 31.12.2014 r.”, według którego zinwentaryzowana została gotówka z jednoczesnym wskazaniem ostatniego numeru raportu kasowego dla środków budżetowych, środków własnych i środków socjalnych, podpisany przez Dyrektora, Kierownika gospodarczego oraz dwukrotnie przez Głównego księgowego: jako Głównego księgowego i kasjera szkoły (patrz pkt 4).
   WKiAW negatywnie ocenił brak ewidencji na kontach zespołu „0”, co uniemożliwiło porównanie wartości majątku zaewidencjonowanego w księgach rachunkowych z księgami inwentarzowymi.

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

   W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:
1. prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor,
2. spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.
Za prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiedzialny był Główny księgowy.
Kontrola wypełniania obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych wymienionych w art. 13 ust. 1 uor, sposobu ich prowadzenia, zgodności ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz czy księgi rachunkowe wypełniały zapisy art. 24 uor, wykazała że:
-  Księga główna prowadzona ręcznie przy wykorzystaniu tzw. „amerykanki” nie zawierała obrotów narastających z przeniesienia i na dzień 31.12.2014 r. dla kont: 229, 231, 401, 402
i 750.
 - Główny księgowy nie prowadził ewidencji analitycznej do 30. paragrafów w 7. rozdziałach klasyfikacji budżetowej (patrz pkt 6).
 - Prowadzona ewidencja analityczna była niezgodna ze sprawozdaniem Rb-28S w 10. paragrafach do 4. rozdziałów klasyfikacji budżetowej oraz ze sprawozdaniem Rb-34S
w 7. paragrafach rozdziału klasyfikacji budżetowej 80101 (patrz pkt 6).
 - Ewidencja analityczna prowadzona do konta wydzielonego rachunku dochodów i sprawozdanie RB-34S nie zostały uzgodnione z Księgą główną (patrz pkt 6).
 - Ewidencja analityczna nie została sporządzona i uzgodniona przed przekazaniem sprawozdań rocznych, a pozostała analityka uzupełniana była w trakcie trwania kontroli.
 - Główny księgowy nie sporządził zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych.
 - Główny księgowy nie prowadził ewidencji analitycznej do kont rozrachunkowych: 201 (zakupy), 229, 223, 231, 240, majątku, operacji sprzedaży i operacji gotówkowych.
 - Główny księgowy nie prowadził w Księdze głównej ewidencji na kontach dotyczących majątku jednostki: 011, 013, 014, 020, 071 i 072 (patrz pkt 7).
 - Karty analityczne prowadzone do wynajmów zawierały niekompletne operacje księgowe,
np. „Nauka szybkiego czytania” - brak było wpisu dotyczącego rachunku nr 27/2014 na kwotę 104,00 zł oraz rachunku nr 28/2014 na kwotę 78,00 zł. Tym samym obroty na grudzień 2014 r. wynosiły według karty 78,00 zł, a winny być 260,00 zł.
 - Na kartach analitycznych za najem w treści poszczególnych pozycji dotyczących obciążeń znajdowały się zapisy „nota”, a de facto Główny księgowy wystawiał rachunki.
-  Księgi inwentarzowe były niekompletne, nie były prowadzone na bieżąco oraz nie obejmowały wszystkich rodzajów majątku podlegającego ewidencji ilościowo – wartościowej:
• Księga inwentarzowa środków trwałych prowadzona przez Głównego księgowego zawierała w części dotyczącej budynków i budowli jedynie zapis dotyczący budynku szkolnego o ostatniej wartości z grudnia 1993 r. na kwotę 2.568.791 zł.
• Księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych prowadzona przez Głównego księgowego zawierała niepełne zapisy, zapisy cząstkowe i nieuaktualniane, skreślenia, zamazywania, zapisy ołówkiem, nie zawierała podliczeń, zapisów dotyczących miejsca użytkowania środków oraz opisu zakupu (data przychodu, numer dowodu przychodowego).
• Księga inwentarzowa założona dnia 14.05.2010 r., zawierająca wpisy od 2007 r. i prowadzona przez Kierownika gospodarczego, nie zawierała wartości majątku
z przeniesienia, tj. z ww. księgi inwentarzowej prowadzonej przez Głównego księgowego, zawierała braki dotyczące opisu zakupu (data przychodu, numer dowodu przychodowego).
• W szkole nie prowadzono księgi inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych.
 - Przedstawione do celów kontrolnych księgi, w tym Księga główna i karty analityczne zawierały zamazywania i stosowanie korektora, a karty analityczne także błędy w postaci sumowań.
 - Przy pozycjach analitycznych dotyczących przeksięgowań lub różnego rodzaju korekt Główny księgowy nie zamieszczał w księgach pomocniczych opisu pozwalającego na zidentyfikowanie korygowanych dowodów i przyczyny korekty, a przy opisie pozostałych operacji nie wskazywał jakiego numeru faktury dotyczyło księgowanie wydatku.
 - Księgi rachunkowe nie były trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej i w wielu przypadkach prawidłową nazwą np. konta lub najemcy.
    Główny księgowy nie prowadził ewidencji na koncie 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, mimo że pracownicy dokonywali zakupów gotówkowych. Zakupy realizowane były poprzez wydanie pracownikowi z kasy kwoty niezbędnej do zakupu. Po otrzymaniu od pracownika rachunku za zakup był on wprowadzany do raportu kasowego i ewidencjonowany z pominięciem konta 234. Brak ewidencji rozrachunków z pracownikami na koncie 234 stał w sprzeczności z opisem do konta zawartym rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, według którego konto to służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się m.in.: wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę oraz zapłacone zobowiązania wobec pracowników. Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności: wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki, rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych oraz wpływy należności od pracowników.
Dowody stanowiące załączniki do raportów kasowych nie miały nadawanych numerów pozycji z raportu kasowego.
   Wskazania dekretacyjne na dowodach księgowych nie zawierały podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, o czym stanowił art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.
   Różne dowody (faktury, wyciągi bankowe) ewidencjonowane były pod tym samym numerem dowodu księgowego. Zastosowany sposób ewidencji stał w sprzeczności z art. 23 ust. 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać m.in.: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, opis operacji oraz kwotę i datę zapisu.
   W pozostałych przypadkach ewidencja księgowa była prowadzona w sposób prawidłowy i była zgodna ze sprawozdawczością.
   Z uwagi na liczne nieprawidłowości związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, WKiAW negatywnie ocenił ww. obszar.

8. Dokumentacja finansowo - księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce w 2014 r.:
1. Procedura kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych:
 - Opisowa cześć ogólna,
 - Procedura kontroli wstępnej oceny zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych,
 - Załącznik nr 1 - Osoby upoważnione do zatwierdzania dowodów kasowych,
 - Załącznik nr 2 – Osoby upoważnione do wystawiania własnych dowodów księgowych,
 - Załącznik nr 3 - Osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów i zlecania wypłat,
 - Załącznik nr 4 – Plan kont,
 - Załącznik nr 5 – Instrukcja inwentaryzacyjna,
 - Załącznik nr 6 – Instrukcja magazynowa,
 - Załącznik nr 7 – Instrukcja kasowa,
 - Załącznik nr 8 – Instrukcja w sprawie utworzenia rachunku dochodów własnych.
2. Regulamin kontroli wewnętrznej.
3. Procedura zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.
Kontroli poddano także procedury dotyczące organizacji jednostki, zatrudnienia i wynagradzania pracowników.
   Osobą odpowiedzialną w ZS za powyższą dokumentację był w 2014 r. Dyrektor.
   W obowiązującej w jednostce „Procedurze kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych” omówione zostały wybrane zagadnienia, które winny stanowić część zasad (polityki) rachunkowości, zgodnie z art. 10 uor. Jednostka nie posiadała innego, odrębnego dokumentu spełniającego rolę zasad (polityki) rachunkowości, a z zakresu wymienionego w art. 10 uor nie było w procedurze opisu dotyczącego:
- rodzaju sprawozdań (budżetowych i finansowych) dotyczących okresów sprawozdawczych, wymienionych w pkt 13 procedury,
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
 - opisu zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
 - systemu przetwarzania danych (w zakresie objętym programami finansowo – księgowymi – w tym naliczanie wynagrodzeń),                                                                                                                                                                                                                                                                                - systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,
     Obowiązek zamieszczania w zasadach (polityce) rachunkowości opisu dotyczącego ww. obszarów wynikał z art. 10 ust. 1 uor, a według zapisów art. 10 ust. 2 uor, na kierowniku jednostki spoczywał obowiązek ustalenia w formie pisemnej i aktualizowania powyższej dokumentacji.
   W § 5 „Procedury kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych” dotyczącym sprostowania sum faktur zawarty został błędny zapis, według którego w przypadku korygowania sum faktur (in+/in-) winny być wystawiane noty księgowe.
   Tabela obiegu dokumentów finansowo – księgowych zawierała nieaktualne zapisy dotyczące funkcjonujących w szkole stanowisk: pracownik płac, pracownik księgowości.
   Plan kont, stanowiący Załącznik nr 4 do „Procedury kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo księgowych”:
 - nie zawierał konta 132 – Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych, a ewidencja prowadzona była na koncie 131– Rachunki bieżące,
 - nie zawierał konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych i Główny księgowy nie prowadził na tym koncie również ewidencji.
    W „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, stanowiącej Załącznik nr 5 do „Procedury kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo księgowych” wskazano niezgodną z ustawą o rachunkowości częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych, wyposażenia i zbiorów bibliotecznych (5 lat i 3 lata). W art. 26 uor terminy te zostały wskazane w sposób jednoznaczny jako 4 i 2 lata.
    „Instrukcja w sprawie utworzenia rachunku dochodów własnych”, stanowiąca Załącznik nr 8 do „Procedury kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo księgowych” zawierała niezaktualizowane zapisy o gromadzeniu środków na rachunku w Banku PEKAO SA V Oddział w Szczecinie zamiast Bank PEKAO BP SA III Oddział w Szczecinie.
    Według § 6, obowiązującego w szkole „Regulaminu kontroli wewnętrznej”, Kierownik gospodarczy przeprowadza kontrolę m.in. w zakresie „Prawidłowego wykonywania obowiązków podległych mu pracowników obsługi szkoły, basenu, lodowiska, statku oraz zatrudnionych na umowę zlecenie”. W 2014 r. szkoła nie posiadała w swoich zasobach basenu, lodowiska i statku, a tym samym nie zatrudniała pracowników obsługujących ww. obiekty i ruchomości.
    W „Procedurze zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro” wprowadzone zostały 3 progi zamówień: do 8.000 euro, 8.000 – 11.000 euro i 11.000 – 14.000 euro. Według § 3 do zamówień, których szacunkowa wartość nie przekracza 8.000 euro nie stosuje się postanowień procedury. Powyższy zapis stał w sprzeczności z § 11 ust. 4 pkt 6 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin, według którego przepisów ustawy i ww. zarządzenia nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 3.000 zł brutto.
    Procedura nie została ponadto zaktualizowana w zakresie zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30000 euro, na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin.
    W procedurach obowiązujących w szkole brak było zapisów dotyczących archiwizacji danych finansowo – księgowych. W toku kontroli ustalono, że dane te nie były archiwizowane na żadnym nośniku zewnętrznym.
   „Regulamin organizacyjny” obowiązujący w szkole od dnia 01.09.2007 r. zawierał nieaktualne zapisy dotyczące funkcjonujących w szkole stanowisk administracyjnych, w tym stanowiska Starszego księgowego. Z kolei, według § 1 pkt 5 regulaminu, organem prowadzącym szkołę było Miasto Szczecin zamiast Gmina Miasto Szczecin.
W dostarczonych przez Dyrektora do wglądu 2. księgach zarządzeń, kontrolujący nie odnalazł zapisów dotyczących analizowanych procedur. W księdze zarządzeń, w której rejestrowane były zarządzenia od listopada 1999 r. brak było zarządzeń wydawanych przez Dyrektora od czerwca 2007 r. (ostatnie zarządzenie nr 22 z dnia 15.05.2007 r.). Kolejna księga obejmowała z kolei zarządzenia od 2012 r. Podpisy pracowników stanowiące potwierdzenie zapoznania się
z treścią wydawanych przez Dyrektora zarządzeń zamieszczane były w księdze zarządzeń. Z uwagi na niekompletne księgi, kontrolujący nie ustalił, czy pracownicy zostali zapoznani
z ww. procedurami obowiązującymi w szkole.
   Według standardu kontroli zarządczej nr 10 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się m.in. procedury wewnętrzne, które powinny być spójne i dostępne dla wszystkich osób zobowiązanych do ich stosowania.
W procedurach dotyczących wynagradzania pracowników nie stwierdzono błędnych zapisów.
WKiAW negatywnie ocenił dokumentację finansowo – księgową jednostki.

9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy:
1. Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:
 - występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
 - kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2014 r.
2. przeprowadzono w jednostce kontrole wewnętrzne z zakresu niniejszej kontroli,
3. zrealizowane zostały zalecenia pokontrolne z kontroli P/40/2010 w temacie:
-  realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r.,
 - realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Osobą odpowiedzialną w ZS za realizację zarządzeń nr 579/09 i 399/03 Prezydenta Miasta był Dyrektor.
W 2014 r. w ZS przeprowadzone zostały 4 kontrole zewnętrzne.
W toku kontroli ustalono, że w 1. przypadku informacja o przeprowadzonej kontroli zewnętrznej (kontrola doraźna Kuratorium Oświaty z dnia 27.11.2014 r. dotycząca skargi rodzica) nie została przekazana do Prezydenta Miasta Szczecin za pośrednictwem WKiAW, a w pozostałych 3. przypadkach informacja przekazana została bezpośrednio do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin, z pominięciem WKiAW. Według § 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina
– za pośrednictwem Dyrektora WKiAW – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
   W wystąpieniu pokontrolnym z kontroli P/40/2010 wskazano m.in., że w szkole:
• nie sporządzano zestawień obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg kont pomocniczych,
a zgodnie z art. 18 ust. 1 uor zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej,
• księgi pomocnicze prowadzono jedynie do konta 131 – rachunek dochodów własnych
i paragrafów wydatkowych tego rachunku, do konta 201 – rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami oraz do wybranych paragrafów wydatków budżetowych,
• księgi inwentarzowe nie były aktualizowane od 2007 r., tj. od momentu powstania ZS nr 12,
w wyniku połączenia Szkoły podstawowej nr 39 i Gimnazjum nr 35,
• zapisy, którymi wprowadzano do ksiąg rachunkowych faktury zakupu płatne przelewem nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej, określenia numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, jeżeli różniła się ona od daty dokonania operacji,
• w jednostce nie prowadzono ewidencji na koncie 013 – pozostałe środki trwałe i 014 – zbiory biblioteczne oraz nie uzgadniano wartości tego majątku na koniec roku obrotowego.
   W toku niniejszej kontroli ustalono, że w szkole w dalszym ciągu nie było prowadzonych obligatoryjnych elementów ksiąg, w tym niektórych ksiąg pomocniczych, zestawienia obrotów
i sald, a także ksiąg inwentarzowych dla niektórych środków. Aktualne księgi inwentarzowe prowadzone przez Kierownika gospodarczego w żaden sposób nie były powiązane wartościowo z księgami inwentarzowymi prowadzonymi poprzednio przez Głównego księgowego (brak przeniesienia wartości majątku ze starych ksiąg do nowych), a tym samym nie można w sposób rzetelny ustalić wartości tego majątku. Powyższe było tym bardziej utrudnione, że Główny księgowy w dalszym ciągu, tj. od 2009 r. nie prowadził ewidencji wartościowej majątku na kontach przeznaczonych do tego, tj. 011, 013, 014, 020, 071 i 072.
   W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne z kontroli P/40/2010, Dyrektor potwierdził stan niezgodny ze stanem rzeczywistym, tj. wykonanie zaleceń pokontrolnych.
W toku kontroli ustalono, że Dyrektor ZS zlikwidował 0,5 etatu młodszej księgowej, a zadania pracownika przejęte zostały przez Głównego księgowego i Kierownika gospodarczego,
co w znacznym stopniu zwiększyło obciążenie pracą na obu stanowiskach.
Jednostka przekazała informacje dotyczące występowania transakcji podejrzanych:
 - za I półrocze 2014 r. (pismo znak: 17 ks/2014 z dnia 01.07.2014 r.)
 - za II półrocze 2014 r. (pismo znak: 02 ks/2015 z dnia 08.01.2015 r.
   W 2014 r. Dyrektor przeprowadził w dniu 18.09.2014 r. kontrolę z zakresu objętego niniejszą kontrolą, w temacie prowadzenia akt osobowych pracowników pedagogicznych. 
Z przeprowadzonej kontroli sporządzona została notatka służbowa.
   W wyjaśnieniach udzielonych w toku kontroli Dyrektor zapewnił, że wydał polecenie służbowe w sprawie przejścia z ewidencji ręcznej na system informatyczny, a następnie interweniował w tej sprawie u Głównego księgowego i za każdym razem był przez pracownika zapewniany, że praca
w systemie zostanie podjęta. Według ww. wyjaśnień, Dyrektor rozliczał ponadto Głównego księgowego z wykonania zaleceń pokontrolnych.
WKiAW negatywnie ocenił ww. obszar.
    W opinii kontrolującego, Dyrektor przekazał informację o realizacji zaleceń pokontrolnych bez sprawdzenia, czy zostały one wykonane lub wprowadzone do stosowania, tj. informację niezgodną ze stanem faktycznym. Fakt, że w 2014 r. nie została przeprowadzona żadna kontrola obszaru finansowo – księgowego, w tym żadna kontrola niezapowiedziana kasy, dodatkowo świadczy o sprawowaniu nadzoru na tym obszarem i działaniami Głównego księgowego w sposób, który nie zapewniał zgodności z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi ZS:

1. założenie brakujących ksiąg za 2014 r., uzupełnienie ksiąg niekompletnych oraz uzgodnienie ich z przekazanymi sprawozdaniami, odrębnie dla środków budżetowych i wydzielonego rachunku dochodów,
2. bieżące prowadzenie wszystkich elementów ksiąg rachunkowych wymienionych w art. 13 ust. 1 uor,
3. każdorazowe uzgadnianie ksiąg przed sporządzeniem sprawozdań,
4. przeprowadzenie w 2015 r. spisu z natury majątku szkoły w terminie pozwalającym na jego rzetelne uzgodnienie i ujęcie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych 2015 r.,
5. zaprowadzenie rzetelnych ksiąg inwentarzowych i coroczne uzgadnianie ich wartości z księgami rachunkowymi,
6. coroczne uzgadnianie wartości zbiorów bibliotecznych z ewidencji prowadzonej przez bibliotekarza z wartością zaewidencjonowaną na koncie 014 – Zbiory biblioteczne,
7. uzgodnienie wartości majątku wynikającego z ksiąg inwentarzowych i zaksięgowanie na odpowiednich kontach zespołu „0”,
8. uzgodnienie księgowań i rozrachunków z tytułu składek ZUS,
9. uzgodnienie księgowań i rozrachunków z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych,
10. zapłatę zaległych odsetek budżetowych z tytułu nieterminowego uregulowania składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
11. każdorazowe wystawianie rachunków z tytułu najmu i ujmowanie ich w księgach rachunkowych szkoły,
12. obciążanie najemców odsetkami z tytułu nieterminowego regulowania płatności,
13. ewidencjonowanie dowodów zakupu i sprzedaży w roku obrotowym, którego dotyczą,
14. ewidencjonowanie wpłat zgodnie z opisem do paragrafów dochodowych, zawartym w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji,
15. każdorazowe przedkładanie umów dotyczących wydatków do kontrasygnaty Głównego księgowego,
16. potwierdzanie przeprowadzonych kontroli na dokumentach zakupu zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce,
17. ujmowanie wypłat w raportach kasowych w kwotach zgodnych z dowodem źródłowym oraz pod datą faktycznej wypłaty,
18. ewidencjonowanie w księgach rachunkowych faktur korygujących,
19. przeprowadzanie analizy rynku i sporządzanie notatki służbowej potwierdzającej wykonanie tej analizy dla zakupów powyżej 3.000 zł,
20. przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem zgodności sposobu ich prowadzenia z rozporządzeniem w sprawie akt osobowych oraz ich uporządkowanie,
21. podjęcie działań w celu odzyskania nadpłaty wynagrodzenia za czas choroby pracownika w kwocie 28,28 zł,
22. wypłatę pracownikowi wyrównania za styczeń 2014 r. z tytułu zwiększonego pensum w kwocie 175,00 zł,
23. przeanalizowanie wszystkich wynagrodzeń naliczonych pracownikom za czas choroby w 2014 r., celem ustalenia prawidłowości zastosowania ilości dni do obliczenia wynagrodzenia za 1 dzień zwolnienia lekarskiego,
24. wprowadzenie do ewidencji druków ścisłego zarachowania wszystkich druków wymienionych w obowiązującej w jednostce „Procedurze kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych”,
25. ewidencjonowanie dowodów źródłowych zgodnie z uor,
26. przekazywanie informacji o kontrolach zewnętrznych zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina,
27. ustalenie polityki (zasad) rachunkowości zgodnie z art. 10 uor,
28. zaktualizowanie, uzupełnienie lub skorygowanie zapisów zawartych w procedurach obowiązujących w jednostce.