Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w styczniu 2015 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 72, ul. Felczaka 14 w Szczecinie (zw. dalej PP
nr 72 lub jednostką) w zakresie prawidłowości przeprowadzenia w 2013 r. procedury przetargu nieograniczonego na zadanie „Przebudowa ze zmianą sposobu użytkowania części pomieszczeń na poddaszu na sale zajęć przedszkolnych w budynku Przedszkola Publicznego nr 72 w Szczecinie” wraz z wykonaniem umowy. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski
i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.02.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, oceniła przeprowadzenie procedury przetargu nieograniczonego na zadanie „Przebudowa ze zmianą sposobu użytkowania części pomieszczeń na poddaszu na sale zajęć przedszkolnych w budynku Przedszkola Publicznego nr 72 w Szczecinie” wraz z wykonaniem umowy (ocena pozytywna
z nieprawidłowościami).

II. Oceny cząstkowe

1. Procedura przetargu nieograniczonego na roboty budowlane:

W dn. 04.09.2013 r. opublikowano ogłoszenie o zamówieniu na roboty budowlane obejmujące przebudowę ze zmianą użytkowania części pomieszczeń na poddaszu na sale zajęć przedszkolnych w części budynku Przedszkola. Termin składania ofert określono na dzień 19.09.2013 r. Wartość zamówienia ustalona została na podstawie kosztorysu inwestorskiego
i wynosiła 406.296,90 zł (brutto). W postępowaniu wpłynęły 4 oferty. Jedynym kryterium oceny ofert była cena.

W toku kontroli ustalono, że Zamawiający z ponad 14. miesięcznym opóźnieniem zamieścił ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych (zw. dalej BZP), co było niezgodne z art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (zw. dalej p.z.p.) wg którego jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p., zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP. Umowa
o zamówienie publiczne została zawarta w dn. 21.10.2013 r., natomiast ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w BZP w dn. 13.01.2015 r. tj. w trakcie trwania kontroli.

Stwierdzono ponadto, że Zamawiający nie wezwał 1 z wykonawców biorących udział w postępowaniu do uzupełnienia oferty. Oferta ww. wykonawcy nie zawierała bowiem oświadczenia
o posiadaniu uprawnień o którym mowa w rozdziale V pkt 4 ppkt 4 SIWZ. Zgodnie z powyższym zapisem wykonawcy w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, zobowiązani byli złożyć m. in. oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia (wymienione w wykazie osób), posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, według wzoru, stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ. Treść art. 26 ust. 3 p.z.p. wskazuje, że Zamawiający wzywa wykonawców, którzy
w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, (…) do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu,
w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert.

Osobą odpowiedzialną za przygotowanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia był sekretarz komisji przetargowej. Za analizę i ocenę ofert odpowiedzialni byli członkowie komisji przetargowej.

Kontrola wykazała, że w pozostałym zakresie przedmiotową procedurę przeprowadzono zgodnie z wymogami p.z.p. oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy w tym m.in. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, tryb udzielenia zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert,
• prawidłowo określono przedmiot zamówienia stosując nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówienia, sporządzając protokoły z postępowania w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji w tym m.in. oferty cenowej, wykazu najważniejszych robót budowlanych wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, aktualnego odpisu z właściwego rejestru,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą.

Wykonawca przed podpisaniem umowy wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 40.913,29 zł oraz przedstawił wymaganą polisę ubezpieczeniową.

WKiAW mimo stwierdzonych nieprawidłowości pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym obszarze (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

2. Realizacja umowy o roboty budowlane:

W dniu 21.10.2013 r. PP nr 72 zawarło umowę o roboty budowlane. Umowa została zawarta w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w przetargu nieograniczonym pn. „przebudowa ze zmianą sposobu użytkowania części pomieszczeń na sale zajęć przedszkolnych w budynku Przedszkola Publicznego na 72 w Szczecinie”.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

Termin wykonania przedmiotu umowy został ustalony na 70 dni kalendarzowych liczonych od dnia protokolarnego przekazania terenu budowy.

Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy ustalono na kwotę 409.132,94 zł, zgodnie z ofertą Wykonawcy.

W toku kontroli ustalono, że zapisy ww. umowy o roboty budowlane zmieniano trzykrotnie:

- aneksem nr 1 obowiązującym od dn. 18.11.2013 r. zmieniono zapisy dot. nadzoru inwestorskiego w branży elektrycznej. W nowym brzmieniu nadzór inwestorski sprawować miała inna osoba,

- aneksem nr 2 obowiązującym od dn. 31.12.2013 zmieniono zapisy dot. terminu wykonania przedmiotu zamówienia. Termin wykonania został przesunięty z dn. 31.12.2013 r. na dzień 31.01.2014 r.

- aneksem nr 3 obowiązującym od dn. 01.02.2014 r. zmieniono zapisy dot. terminu wykonania przedmiotu zamówienia. Termin wykonania został przesunięty z dn. 31.01.2014 r. na dzień 12.02.2014 r.

Zamawiający zarówno w ogłoszeniu jak i w SIWZ przewidział możliwość zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, polegających na zmianie terminu zakończenia przedmiotu umowy, zmianie wynagrodzenia oraz zmianie personelu Wykonawcy. Zamawiający wskazał, że Zmiana terminu zakończenia przedmiotu umowy może nastąpić, na wniosek Wykonawcy lub Zamawiającego m. in. w następujących przypadkach: wystąpi konieczność wykonania zamówienia dodatkowego, które będzie miało istotny wpływ na przedłużenie terminu zakończenia zadania, wystąpią nieprzewidziane warunki realizacji tj.: wystąpi odkrycie nie zinwentaryzowanych obiektów czy elementów instalacji i będzie to miało wpływ na harmonogram i termin wykonania przedmiotu umowy. Zmiana personelu Wykonawcy mogła odbyć się na jego pisemny wniosek, za zgodą Zamawiającego

W trakcie realizacji przedmiotu umowy wystąpiła konieczność wykonania robót których nie można było przewidzieć na etapie postępowania przetargowego. Roboty o których mowa dotyczyły: wymiany zdegradowanych elementów konstrukcji drewnianej dachu, rozbiórki ścian łazienki i wzniesienia w ich miejscu nowych ścian działowych z płyt gipsowo – kartonowych, wykonania ścianek GR, podłogi, drzwi oraz zamurowania istniejącego, kolidującego otworu drzwiowego w nowo wygospodarowanym pomieszczeniu, wyprowadzenia pionu odpowietrzającego ponad dach, wymiany okna połaciowego w pomieszczeniu łazienki, uzupełnienia projektu elektrycznego o elementy zabezpieczeń w rozdzielnicy głównej i uzgodnienia projektu w ENEA, wymiany przewodu zasilającego rozdzielnicę, wykonania nowych drzwi wejściowych o przepisowej szerokości otwarcia skrzydła w replice istniejących, uzupełnienia projektu branży telekomunikacyjnej o łączność systemu przywoławczego z komunikacją głosową między parterową częścią budynku a przebudowywanym poddaszem, a także wyrównania poziomu posadzki w przedsionku. W związku z powyższym wystąpiła konieczność wykonania robót dodatkowych, co z kolei było przyczyną przesunięcia terminu realizacji zamówienia podstawowego.

W toku kontroli ustalono, że Wykonawca w pełni zrealizował zakres robót wykazany w przedmiotowej umowie zmienionej Aneksami nr 1, nr 2 i nr 3. Roboty budowlane zostały zakończone oraz przekazane do odbioru końcowego w określonym umową terminie.

Stwierdzono również, że Wykonawca przekazał Zamawiającemu dokumentację odbiorową, w tym: protokoły odbiorów technicznych, protokoły prób badań, sprawdzeń i pomiarów, oświadczenia kierownika budowy (zgodnie z art. 57 ust. 1 pkt 2 ustawy z dn. 07.07.1994 r. Prawo budowlane) o zgodności wykonania obiektu z projektem budowlanym i warunkami pozwolenia na budowę oraz o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy do czego zobowiązywał go § 7 ust. pkt 21 umowy.

WKiAW pozytywnie ocenił działalność jednostki w powyższym obszarze (ocena pozytywna). 

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższeoceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. zamieszczanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w BZP niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego,
2. wzywanie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy będzie podlegała odrzuceniu albo konieczne będzie unieważnienie postępowania.