Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 24.11.2015 r. - 11.12.2015 r. przeprowadził kontrolę w Domu Pomocy Społecznej „Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej” w Szczecinie przy ul. Romera 21 - 29 (zw. dalej DPS), Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie przy ul. Sikorskiego 3 (zw. dalej MOPR) oraz Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1 (zw. dalej WSS) w zakresie wydatkowania środków finansowych na prowadzenie Dziennego Domu Pomocy Społecznej przy ul. Potulickiej 40 w 2014 i I półroczu 2015 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24.02.2016r.                                                                                                                     

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności                                                  

W wyniku kontroli dokonano niżej wymienionych ustaleń.

 Kalkulacja średniego miesięcznego kosztu usług na 2014 i 2015 r. sporządzona została przez DPS w oparciu o obowiązujące przepisy prawa miejscowego.

Kalkulacja średniego miesięcznego kosztu usług na 2015 r., wprowadzonego Zarządzeniem Nr 70/15 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 lutego 2015 r. w kwocie 711,56 zł, sporządzona została w oparciu o kwotę wydatków zaewidencjonowanych w 2014 r. dla wszystkich DDPS.

W trakcie 2015 r., na potrzeby wydziału nadzorującego, sporządzona została kalkulacja średniego miesięcznego kosztu usług na 2015 r., w podziale na 3 DDPS (ul. Potulicka 40, ul. Łukasiewicza 6 i ul. Ściegiennego 62), według której w każdym z DDPS ww. koszt wyniósł 711,56 zł, mimo różnic jakie występowały pomiędzy DDPS m.in. w ilości podopiecznych oraz kosztach zatrudnienia i utrzymania placówek. DPS nie był zobowiązany do prowadzenia w badanym okresie ewidencji analitycznej kosztów w podziale na DDPS co spowodowało, że podział kosztów pomiędzy poszczególnymi DDPS zastosowany w ww. kalkulacji nie uwzględniał faktycznego miejsca powstawania tych kosztów. Tryb sporządzania kalkulacji (po ustaleniu kosztu dla wszystkich DDPS) oraz brak ewidencji analitycznej niósł ponadto ryzyko popełnienia błędów ze względu na które, kalkulacja wykonana w podziale na poszczególne DDPS nie powinna stanowić podstawy do analizy i oceny kosztów funkcjonowania DDPS Nr 1.

Koszty wynagrodzeń zaplanowane dla DDPS Nr 1 były wyższe w stosunku do innych DDPS, ponieważ w DDPS Nr 1 zatrudnionych było 7. pracowników wykonujących pracę na rzecz wszystkich DDPS, w tym 5. pracowników kuchni, a wykonywane czynności dotyczyły głównie przygotowania i dystrybucji posiłków dla podopiecznych wszystkich DDPSoraz posiłków wydawanych w ramach realizacji programu „Ciepły posiłek dla Seniora”. Dokonując kalkulacji, koszty te powinny zostać podzielone na poszczególne DDPS przy zastosowaniu stosownego klucza podziałowego.

Wykonywanie przez DDPS Nr 1 ww. obsługi pozostałych DDPS spowodowało także, że w kalkulacji kosztów na 2015 r., w przypadku DDPS Nr 1 wykazane zostały wyższe w stosunku do innych DDPS koszty wynikające z prowadzenia kuchni (energia elektryczna, gaz, woda, środki czystości, wyposażenie) oraz dystrybucji posiłków (paliwo, eksploatacja i ubezpieczenie samochodu).

Średni miesięczny koszt usług wyliczony został dla statutowej liczby 135. podopiecznych, a nie rzeczywistej liczby 118. podopiecznych. Wyliczenie ww. kosztu dla rzeczywistej liczby podopiecznych wiązało się z potencjalnym niedoszacowaniem kosztów przy 100% wykorzystaniu miejsc. DPS nie miał ponadto wpływu na ilość podopiecznych kierowanych do DDPS Nr 1, będącej wypadkową zainteresowania placówką przez mieszkańców Szczecina i decyzji wydawanych przez MOPR.    

II. Oceny cząstkowe                                                                                                                          

1. Kalkulacja średniego miesięcznego kosztu utrzymania 1 osoby w Dziennych Domach Pomocy Społecznej

W toku kontroli, sprawdzono zgodność z obowiązującymi przepisami przyjętego sposobu ustalenia średniego miesięcznego kosztu utrzymania 1. osoby w DDPS na 2014 i 2015 r.

Kontroli poddano kalkulację średniego miesięcznego kosztu usług w poszczególnych DDPS, sporządzoną przez DPS dla średniego miesięcznego kosztu utrzymania 1. osoby w 2015 r., ustalonego w kwocie 711,56 zł.

Analizie poddano pozycje kalkulacyjne o znaczącym wpływie na wartość kosztów ogółem, przypisanych do DDPS Nr 1 na 2015 r., w tym dotyczące m.in.: wynagrodzeń, zużycia mediów, zakupu usług telekomunikacyjnych i remontowych oraz kosztów eksploatacji samochodów.

1.1 Średni miesięczny koszt utrzymania 1 osoby w DDPS na 2014 i 2015 r.

Średni miesięczny koszt utrzymania 1. osoby w DDPS na 2014 r. ustalony został przez ówczesnego głównego księgowego w kwocie 609,04 zł. Do wyliczenia przyjęte zostały łączne koszty utrzymania placówek, ul. Potulicka 40 i ul. Łukasiewicza w 2013 r. w kwocie 820.780,96 zł, (wykonanie wydatków za 2013 r. w rozdziale 85203 według sprawozdania Rb-28S w kwocie 1.195.273,23 zł, pomniejszone o wydatki inwestycyjne w kwocie 100.000,00 zł i dochody zrealizowane w 2013 r. w rozdziale 85203, odprowadzone na rachunek Urzędu Miasta w kwocie 274.492,27 zł), zwiększone o prognozowany średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych 102,4% do kwoty 840.479,70 zł.

Do wyliczenia średniego miesięcznego kosztu utrzymania 1. osoby w DDPS na 2015 r., który ustalony został w wysokości 711,56 zł, główny księgowy przyjął wydatki z roku poprzedniego w kwocie ogółem 1.139.060,64 zł (wykonanie wydatków za 2014 r. w rozdziale 85203 według sprawozdania Rb-28S w kwocie 1.240.423,49 zł, pomniejszone o wydatki dotyczące zakupu artykułów żywnościowych zaewidencjonowane § 4220, w kwocie 101.362,85 zł), zwiększone o prognozowany średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych 101,2% do kwoty 1.152.729,37 zł.

Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej nie zawierała zapisów dotyczących sposobu wyliczenia średniego miesięcznego kosztu utrzymania 1. osoby w ośrodku wsparcia – DDPS, a definicja zawarta w art. 6 pkt 15 ustawy o pomocy społecznej dotycząca domów pomocy społecznej, nie miała zastosowania do DDPS. Sposób ustalania średniego miesięcznego kosztu usług dla DDPS wskazany został w uchwale w sprawie zasad odpłatności, podjętej przez Radę Miasta Szczecin na podstawie delegacji zawartej w art. 97 ust. 5 w związku z art. 51 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej.

Według § 5 ust. 1 uchwały w sprawie zasad odpłatności, średni miesięczny koszt usług, w przeliczeniu na jedno miejsce, Prezydent Miasta Szczecin ustala na wniosek kierownika ośrodka wsparcia, na podstawie analizy wydatków z roku poprzedniego z uwzględnieniem prognozowanego średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, przyjętego w ustawie budżetowej na dany rok kalendarzowy.

W oparciu o ww. zapis § 5 ust. 1 uchwały w sprawie zasad odpłatności należy uznać, że w obu ww. przypadkach, średni miesięczny koszt utrzymania 1. osoby w DDPS wyliczony został po uprzedniej analizie wydatków z roku poprzedniego, w tym dla 2014 r. pomniejszonych o wydatki inwestycyjne i dochody odprowadzone na konto UM Szczecin w rozdziale 85203, a dla 2015 r. - o wydatki na zakup artykułów żywnościowych w rozdziale 85203.

Średni miesięczny koszt usług, w przeliczeniu na jedno miejsce wyliczony został ponadto w oparciu o statutową liczbę podopiecznych. Zastosowanie w ww. przeliczeniu statutowej liczby podopiecznych pozwalało w opinii kontrolującego na zapewnienie utrzymania podopiecznym, których liczba w trakcie roku mogła ulegać zmianom. Zastosowanie w wyliczeniu kosztu rzeczywistej liczby podopiecznych rodziłoby niebezpieczeństwo niedoszacowania kosztów przy potencjalnym, 100% wykorzystaniu miejsc w DDPS.

Statutowa liczba podopiecznych w DDPS Nr 1 wynosiła 70 osób, tj. 51,9% statutowej liczby podopiecznych we wszystkich DDPS, wynoszącej 135 osób. Średnioroczna rzeczywista liczba podopiecznych (w zaokrągleniu do 1. osoby) w DDPS Nr 1 wynosiła 57 osób w 2014 r. i 55 osób w 2015 r., tj. odpowiednio 48,3% i 46,6% rzeczywistej liczby podopiecznych we wszystkich DDPS, wynoszącej 118 osób w 2014 i 2015 r.

Podmiotem odpowiedzialnym za proces kierowania podopiecznych do DDPS był MOPR, który był informowany o liczbie miejsc wykorzystanych w poszczególnych DDPS w comiesięcznych sprawozdaniach sporządzanych przez DPS. Według informacji przekazanej w toku kontroli przez dyrektora MOPR, miejsca w DDPS Nr 1 nie były wykorzystane z uwagi na brak zainteresowania placówką, co było wynikiem m.in. utrudnień w dojeździe komunikacją miejską, wynikających z przebudowy ulic Potulickiej i Narutowicza w latach 2014 – 2015.

1.2 Kalkulacja średniego miesięcznego kosztu usług i posiłku na 2015 r.

Średni miesięczny koszt usług na 1. podopiecznego DDPS ustalony został na 2015 r. w kwocie 711,56 zł, a koszt wyżywienia w kwocie 7 zł.

Kalkulacja średniego miesięcznego kosztu usług na 2015 r. w podziale na 3 DDPS sporządzona została post factum, tj. po ogłoszeniu ww. stawek w Zarządzeniu Nr 70/15 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 lutego 2015 r. w sprawie ustalenia średniego dziennego kosztu posiłku i średniego miesięcznego kosztu usług w szczecińskich ośrodkach wsparcia finansowanych w ramach realizacji zadań własnych Gminy Miasto Szczecin. Wykazana w kalkulacji suma poszczególnych pozycji kalkulacyjnych była zgodna z ewidencją księgową jednak z uwagi na fakt, że wydatki poszczególnych DDPS kształtowały się na różnym poziomie, dokonano zwiększenia lub zmniejszenia w niektórych pozycjach kalkulacyjnych w danym DDPS poprzez uwzględnienie m.in. różnej liczby podopiecznych i zróżnicowanych kosztów utrzymania.

Według kalkulacji średniego miesięcznego kosztu usług na 2015 r., wydatki planowane na DDPS przy ul. Potulickiej, ul. Łukasiewicza i ul. Ściegiennego wyniosły łącznie 1.152.729,37 zł, z czego wydatki na wynagrodzenia i narzuty dotyczące pracodawcy wyniosły 788.422,94 zł, tj. 68,4% ogółu zaplanowanych wydatków. Po uwzględnieniu wydatków z tytułu odpisu na ZFŚS oraz wydatków osobowych nie zaliczanych do wynagrodzeń, wydatki związane z zatrudnieniem w DDPS wyniosły 800.663,90 zł, tj. 69,5% ogółu zaplanowanych wydatków. Na pozostałe wydatki w kwocie 352.065,47 zł składały się:

• zakup materiałów i wyposażenia, w tym paliwa i części do samochodu na kwotę 144.377,59 zł (12,5% planowanych wydatków ogółem),
• zakup co, gazu, energii elektrycznej i wody na kwotę 88.908,84 zł (7,7 % planowanych wydatków ogółem),
• opłaty za lokal dla SM Kolejarz i STBS na kwotę 60.398,69 zł (5,2% planowanych wydatków ogółem),
• pozostałe wydatki (5,1% planowanych wydatków ogółem).

Koszty planowane na funkcjonowanie DDPS miały w przeważającej części charakter kosztów stałych, tj. niezależnych od liczby podopiecznych korzystających z poszczególnych domów.

W toku kontroli dokonano porównania stawki za wyżywienie (śniadania i obiady dwudaniowe) ustalonej dla DDPS z cenami posiłków oferowanych w ramach usług cateringowych przyjmując do wyliczenia: 211.194,00 zł - koszty artykułów żywnościowych (zakupy i dary), 184.727,88 zł - koszty wynagrodzeń pracowników kuchni i kierowcy, 130 – średnią liczbę podopiecznych przyjętą przez DPS do kalkulacji kosztu wyżywienia, 232 – liczba dni roboczych w 2015 r. W wyniku powyższego ustalono, że koszt wyżywienia wyniósł 13,08 zł, z czego część kosztów „wracała” do DPS w opłatach wnoszonych przez podopiecznych. Ustalony koszt wyżywienia nie przewyższał cen usług cateringowych oferowanych na rynku szczecińskim.

Wynagrodzenia i narzuty na wynagrodzenia planowane na 2015 r. w DDPS Nr 1 stanowiły 64,3% wynagrodzeń zaplanowanych dla 3 DDPS (427.379,83 zł z kwoty ogółem 665.079,62 zł). Powyższe wynikało ze stanu zatrudnienia w DDPS Nr 1, który w przeliczeniu na pełne etaty wynosił 12,5 etatu, tj. 58,1% liczby pracowników zatrudnionych w 3 DDPS, wynoszącej 21,5 etatu.

Stan zatrudnienia w DDPS Nr 1 był wyższy niż w pozostałych DDPS, ponieważ w przypadku 7. z 12,5 etatów, pracownicy wykonywali pracę na rzecz wszystkich DDPS, w tym: konserwator – kierowca (1), kierownik kuchni (1), kucharz – koordynator (1), kucharz (2), pomoc kuchenna (1) i księgowy (1). Wykonywane czynności dotyczyły głównie przygotowywania i dystrybucji posiłków dla podopiecznych wszystkich DDPS oraz posiłków wydawanych w ramach realizacji programu „Ciepły posiłek dla Seniora”. W I półroczu 2015 r. kuchnia w DDPS Nr 1 wydała 1990 posiłków tj. średnio 332 posiłki miesięcznie (w 2014 r. – 344 posiłki miesięcznie).

Wynagrodzenia pracowników DDPS Nr 1 świadczących pracę na rzecz wszystkich DDPS wraz z narzutami wyniosły w I półroczu 2015 r. 105.219,40 zł, tj. 49,6 % wynagrodzeń wszystkich pracowników DDPS Nr 1 na kwotę ogółem 212.135,77 zł.

Koszty ponoszone w związku z obsługą wszystkich DDPS w zakresie przygotowywania i dystrybucji posiłków zadecydowały o tym, że dla DDPS Nr 1 zaplanowane zostały także wyższe w stosunku do innych DDPS koszty związane z:

• prowadzeniem kuchni, w tym: energia elektryczna, gaz (kuchenka i taboret gazowy), woda, utrzymanie pomieszczeń kuchni (wyposażenie, środki czystości i inne),
• dystrybucją posiłków, w tym: eksploatacja samochodu (paliwo, części zamienne, naprawy, ubezpieczenie), wyposażenie w specjalistyczne pojemniki do przewozu żywności.

Wysokość opłat za lokal zaplanowana dla DDPS Nr 1 w kwocie 32.439,52 zł oraz opłat za centralne ogrzewanie wynikała przede wszystkim z dużej powierzchni lokalu zajmowanego przez DDPS Nr 1 wynoszącej 373,89m², tj. powierzchni większej o 32,45m² od powierzchni zajmowanej łącznie przez DDPS przy ul. Łukasiewicza i przy ul. Ściegiennego. Opłaty za centralne ogrzewanie ponoszone były przez DDPS Nr 1 na podstawie iloczynu ww. powierzchni lokalu i stawki wynikającej z kalkulacji kosztów ponoszonych przez SM Kolejarz.

Kontrola poszczególnych pozycji kalkulacyjnych wykazanych w kalkulacji średniego miesięcznego kosztu usług na 2015 r. dla DDPS Nr 1, sporządzonej na potrzeby wydziału nadzorującego wykazała m.in., że kwota wydatków na internet i telefon (telefonia komórkowa i stacjonarna) zaplanowana na 2015 r. w kwocie ogółem 3.519,26 zł została skalkulowana z dużą „dowolnością”. Przyjmując za podstawę kalkulacji wydatki roku ubiegłego i wskaźnik waloryzacji w wysokości 101,2%, plan ww. wydatków wyniósłby 2.742,89 zł, tj. 78% kwoty zaplanowanej przez DPS. Na podstawie stopnia realizacji w I półroczu 2015 r. wydatków na telefonię stacjonarną w kwocie 402,88 zł, stanowiącej 30% wydatków 2014 r., które wyniosły 1.340,22 zł, można w opinii kontrolującego założyć, że wykonanie wydatków na internet i telefon w 2015 r. będzie niższe niż wykazane przez DPS w kalkulacji średniego miesięcznego kosztu usług na 2015 r.

W opinii kontrolującego, ww. kalkulacja średniego miesięcznego kosztu usług na 2015 r., sporządzona po wcześniejszym ustaleniu wspólnego kosztu dla wszystkich DDPS w kwocie 711,56 zł, nie powinna stanowić podstawy do analizy i oceny kosztów zaplanowanych dla DDPS Nr 1, ponieważ kalkulacja kosztów w pozycjach dotyczących DDPS Nr 1 zawierała m.in.:

• koszty ponoszone na wynagrodzenia, narzuty na wynagrodzenia oraz pochodne dotyczące pracowników świadczących pracę na rzecz wszystkich DDPS (np. pracownicy kuchni),
• nieuzasadnione wysokości kosztów w poszczególnych pozycjach kalkulacyjnych (np. ww. wydatki na telefon i internet),
• zwiększone koszty związane z prowadzeniem kuchni przygotowującej posiłki dla podopiecznych wszystkich DDPS oraz w ramach programu „Ciepły posiłek dla Seniora” (np. energia elektryczna, gaz, woda, wyposażenie, środki czystości),
• inne koszty dotyczące wszystkich DDPS (np. opłaty dotyczące eksploatacji samochodu służbowego, ryczałt na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych).

Analiza kosztów generowanych przez DDPS Nr 1 byłaby możliwa w przypadku prowadzenia przez cały rok obrotowy szczegółowej ewidencji analitycznej wydatków ponoszonych na poszczególne DDPS. Do prowadzenia tak rozbudowanej ewidencji główny księgowy nie był jednak w badanym okresie zobligowany żadnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia rachunkowości, przepisami prawa miejscowego lub wytycznymi wydziału nadzorującego.          

Koszty centralnego ogrzewania ponoszone przez DDPS Nr 1 nie wynikały z faktycznego zużycia, tylko ze stawki wynikającej z kalkulacji kosztów ponoszonych przez SM Kolejarz, o czym stanowiły zapisy § 4 umowy nr 50/03 z dnia 30.09.2003 r. o najem lokalu użytkowego. DPS nie miał wpływu na ww. sposób rozliczania kosztów centralnego ogrzewania, ponieważ wynikał on z uchwały Rady Nadzorczej SM Kolejarz nr 27/2015 podjętej w dniu 04.08.2015 r. SM Kolejarz miała ponadto prawo do przyjęcia ww. sposobu rozliczania ciepła na podstawie art. 45a ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne, według którego to właściciel lub zarządca budynku wielolokalowego dokonuje wyboru metody rozliczania całkowitych kosztów zakupu ciepła na poszczególne lokale.

DPS składał do MOPR „Sprawozdania dotyczące liczby osób korzystających z usług oraz wysokości ponoszonej odpłatności przez uczestników ośrodków wsparcia w Szczecinie” za każdy miesiąc 2014 i 2015 r.

Kontrola zużycia paliwa gazowego w I półroczu 2015 r. (na podstawie 3. faktur na kwotę łączną 1.858,79 zł) wykazała, że zużycie wyniosło 8281 kWh i przy założeniu, że w II półroczu 2015 r. utrzyma się na podobnym poziomie, zużycie za cały rok wyniesie 16562 kWh i tym samym zadeklarowany przez DPS roczny pobór paliwa określony został poprawnie. Opłata za wywóz odpadów z DDPS NR 1 zawarta była w opłacie za najem.

Wydatki na zakup telefonii stacjonarnej w I półroczu 2015 r. stanowiły 28% wydatków poniesionych w 2014 r. Tendencja spadkowa w ww. wydatkach wynikała ze spadku ilości użytkowników telefonii stacjonarnej na rzecz telefonii komórkowej.

Ryczałt na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych wypłacony został zastępcy dyrektora DPS za 2014 r. i I półrocze 2015 r. w kwocie ogółem 3.314,28 zł brutto (miesięczny limit 250 km). Ryczałt dotyczył kosztów przejazdów wykonywanych w związku z zarządzaniem DDPS, co było zgodne z zapisami zakresu czynności z dnia 02.01.2014 r., według którego do obowiązków pracownika należało m.in. sprawowanie nadzoru nad DDPS.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie przyjętego sposobu ustalenia średniego miesięcznego kosztu utrzymania 1. osoby w DDPS na 2014 i 2015 r. Zastosowany sposób wyliczania kosztu na 2014 r. i 2015 r. był zgodny z zapisami uchwały w sprawie zasad odpłatności, według której średni miesięczny koszt usług, w przeliczeniu na jedno miejsce, należy wyliczać m.in. na podstawie analizy wydatków z roku poprzedniego.

Nie ma ponadto podstawy do negatywnej oceny kalkulacji średniego miesięcznego kosztu usług i posiłku na 2015 r. w podziale na 3 DDPS. DPS nie był zobowiązany do prowadzenia w badanym okresie ewidencji analitycznej kosztów w podziale na DDPS co spowodowało, że podział kosztów pomiędzy poszczególnymi DDPS zastosowany w ww. kalkulacji nie uwzględniał faktycznego miejsca ich powstawania. W opinii kontrolującego, sporządzanie szczegółowej kalkulacji na poszczególne DDPS post factum, tj. po ustaleniu i podaniu do publicznej wiadomości kosztu ustalonego na podstawie kosztów łącznych dla DDPS przy braku ewidencji analitycznej, niosło za sobą ryzyko popełnienia błędów, a w związku z powyższym, kalkulacja wykonana w podziale na poszczególne DDPS nie powinna stanowić podstawy do analizy i oceny kosztów funkcjonowania DDPS Nr 1.

2. Wydatki budżetowe i ich ewidencja

Według sprawozdania Rb-28S za grudzień 2014 r., wykonanie wydatków w rozdziale 85203 wyniosło 1.240.423,49 zł, co stanowiło 80,3% kwoty planowanej w wysokości 1.544.544 zł. Po uwzględnieniu planowanych i wydatkowanych środków w §4220, dotyczących „Ciepłego posiłku dla Seniora” w kwocie 20.900,00 zł oraz w §6060 – zakupy inwestycyjne w kwocie 15.499,91 zł, wykonanie wydatków stanowiło 80,8% kwoty planowanej w wysokości 1.580.944 zł. Na niski poziom wykonania miały wpływ niezrealizowane w 2014 r. wydatki inwestycyjne, zaplanowane w §6060 na kwotę 300.000,00 zł.

Według sprawozdania Rb-28S za czerwiec 2015 r., wykonanie wydatków w rozdziale 85203 wyniosło 610.414,08 zł, co stanowiło 37,7% kwoty planowanej w wysokości 1.620.222,00 zł i 37,8% po uwzględnieniu środków wydatkowanych w §4220 w wysokości 10.452 zł dotyczących „Ciepłego posiłku dla Seniora” zaplanowanych w 2015 r. na poziomie 20.900 zł..

W toku kontroli, analizie poddano 32. faktury dotyczące zakupu materiałów i usług na kwotę ogółem 38.957,18 zł, zaewidencjonowane w rozdziale 85203 klasyfikacji budżetowej oraz
5. postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości do 30.000 euro.

Kontrolą objęto także wynagrodzenia na kwotę ogółem 267.701,64 zł, wypłacone w 2014 r. i I półroczu 2015 r. 5. pracownikom DDPS Nr 1, zatrudnionym na pełnym etacie (40% pracowników DDPS Nr 1, w przeliczeniu na pełne etaty), zaewidencjonowane w rozdziale 85203 § 4010 i 4040 klasyfikacji budżetowej, w tym:

• w kwocie 176.337,75 zł (bez dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 r.), tj. 29% wydatków osobowych, wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S za grudzień 2014 r. w § 4010, na kwotę 615.228,21 zł,
• w kwocie 77.777,42 zł, tj. 27% wydatków osobowych, wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S za czerwiec 2015 r. w § 4010, na kwotę 285.696,84 zł,
• w kwocie 13.586,47 zł, tj. 34% wydatków z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S za czerwiec 2015 r. w § 4040, na kwotę 40.347,46 zł

W ramach kontroli wynagrodzeń, kontroli poddano ponadto akta osobowe ww. 5. pracowników DDPS Nr 1 pod kątem stosowania zapisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnejz dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych oraz pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Wydatki dotyczące DDPS Nr 1 ewidencjonowane były w badanym okresie w rozdziale 85203 - Ośrodki wsparcia i stosownych paragrafach wydatkowych łącznie z wydatkami pozostałych trzech DDPS. Ewidencja wydatków nie była prowadzona w jakimkolwiek innym układzie pozwalającym na wyodrębnienie z ewidencji w rozdziale 85203 wydatków dotyczących poszczególnych DDPS. Przyjęty sposób ewidencji był zgodny ze stopniem szczegółowości ustalonym dla DDPS w planie jednostki, tj. rozdział 85203 i paragrafy klasyfikacji budżetowej jednakże WSS wyraził potrzebę wprowadzenia w jednostce od 2016 r. analitycznej ewidencji wydatków w rozdziale 85203, ale bez zmian w sposobie planowania, tj. bez odrębnych planów finansowych dla poszczególnych DDPS.

W 2015 r. DPS sporządził dla potrzeb WSS informację zawierającą podział kosztów na poszczególne DDPS do kalkulacji średniego miesięcznego kosztu utrzymania 1 osoby, ustalonego w kwocie 711,56 zł (patrz pkt 2).

W celu osiągnięcia jak najkorzystniejszej ceny oraz optymalizacji kosztów ponoszonych przez Domy Pomocy Społecznej Gminy Miasta Szczecin, umowy na dostawy materiałów w 2015 r. zawierane były przez dyrektora DPS także w imieniu DPS przy ul. Kruczej 17 oraz DPS przy ul. Broniewskiego 4/6. W ww. sposób zawarte zostały m.in. umowy: Nr 18/2015 na dostawy rękawic winylowych, Nr 26/2015 na dostawy chemii gospodarczej domowej i worków na odpady, Nr 27/2015 na dostawy specjalistycznej chemii kuchennej oraz specjalistycznej chemii ogólnej i Nr 28/2015 na dostawy środków medycznych.

Kontrola 5. postępowań dotyczących zamówień o wartości do 30.000 euro (dostawa gazu, usługa systemu ostrzegania, usługi telefonii stacjonarnej i komórkowej, monitorowanie zabezpieczenia obiektu przed szkodnikami) wykazała, że we wszystkich przypadkach przeprowadzona została stosowna analiza rynku, potwierdzona zebranymi ofertami oraz notatką służbową. We wszystkich przypadkach wybrana oferta była ponadto najkorzystniejsza.        

Kontrola wynagrodzeń wykazała, że w przypadku 1. z 5. pracowników, dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2014 r. zostało naliczone w kwocie mniejszej o 141,05 zł. Według wyjaśnień udzielonych przez głównego księgowego, powyższe było efektem omyłki wynikającej ze spiętrzenia prac w Dziale Finansowo – Księgowym w styczniu 2015 r. oraz zmiany na stanowisku ds. płac.

W toku kontroli akt osobowych stwierdzono, że w wyniku przeoczenia przez inspektora ds. pracowniczych, w aktach 5. pracowników nie było dokumentów potwierdzających przyznanie nagród wypłaconych w grudniu 2014 r. w kwotach: 2.000 zł, 500 zł, 2.500 zł, 500 zł i 500 zł. Powyższe było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt g rozporządzenia w sprawie akt osobowych, według którego w części B akt przechowuje się m.in. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia.        

Kwoty ogółem wydatków zaewidencjonowanych w rozdziale 85203 i poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej były zgodne ze sprawozdaniami budżetowymi DPS.

Ewidencja analityczna wydatków prowadzona była w układzie zgodnym z planem zaakceptowanym przez wydział nadzorujący.

Kontrola dowodów potwierdzających poniesione wydatki wykazała, że wszystkie dowody poddane zostały kontroli formalno – rachunkowej, merytorycznej i zaakceptowane przez głównego księgowego i dyrektora DPS.

Kontrola wynagrodzeń wykazała, że w pozostałych przypadkach były one naliczane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

 Pozostała dokumentacja pracownicza gromadzona była zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie akt osobowych.    

Poza ww. uchybieniami, nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wydatkowania środków poddanych kontroli oraz w sposobie ich ewidencjonowania, który był zgodny z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. Na uwagę zasługiwały także działania dyrektora DPS zmierzające do optymalizacji kosztów (wynegocjowanie najkorzystniejszych cen) poprzez zawieranie umów na dostawy także dla innych DPS-ów Gminy Miasto Szczecin.           

III. Uwagi i zalecenia        

Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi DPS:

1. Prowadzenie analitycznej ewidencji wydatków w rozdziale 85203, zgodnie z informacją przekazaną przez WSS w toku kontroli, w tym:
   • dokonywanie zapisów księgowych zdarzeń gospodarczych dotyczących DDPS w sposób umożliwiający identyfikację bieżących wydatków rzeczowych i wydatków inwestycyjnych związanych z danym DDPS,
   • ustalenie klucza podziałowego kosztów dotyczących wynagrodzeń i kosztów pochodnych dla poszczególnych DDPS, z uwzględnieniem kosztów związanych z pracownikami świadczącymi pracę na rzecz więcej niż jednego DDPS,
   • ustalenie kluczy podziałowych dla innych kosztów niezbędnych do sporządzenia rzetelnej kalkulacji kosztów w podziale na poszczególne DDPS.
2. Stosowanie stałego mechanizmu określania średniego miesięcznego kosztu utrzymania 1. podopiecznego w DDPS, pozwalającego na porównywalność danych z poszczególnych okresów obrotowych.
3. Wypłatę pracownikowi wynagrodzenia w kwocie 141,05 zł, tytułem niedopłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r.
4. Gromadzenie w aktach osobowych pracowników dokumentów potwierdzających przyznanie nagród zgodnie z § 6 ust. 2 pkt g rozporządzenia w sprawie akt osobowych.