Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

       Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 25.03.2015 r. do dnia 05.05.2015 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGKiOŚ) w zakresie wybranych aspektów inwestycji realizowanych przez WGKiOŚ w latach 2013 - 2014. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.05.2015 r.

I. Ocena kontrolowanej działalności

Kontrola wykazała nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• zawarciu Aneksu nr 2 do umowy na roboty budowlane, pomimo braku we WGKiOŚ w dniu jego podpisania ekspertyzy z Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej dotyczącej warunków pogodowych w dniach od 2 do 8 grudnia 2014 r.,
• braku podstaw formalnych do przedłużenia realizacji przedmiotu zamówienia Aneksem nr 2 w zakresie prac zieleniarskich do dnia 10 kwietnia 2015 r., czym naruszono art. 7 i art. 144 ustawy Prawa zamówień publicznych, zw. dalej pzp,
• niewystąpieniu przed zawarciem Aneksów nr 1 i 2 do Biura Zamówień Publicznych, zw. dalej BZP, o uzyskanie opinii dyrektora BZP w celu potwierdzenia zgodności aneksu z przepisami ustawy pzp, czym naruszono § 7 ust. 2 pkt 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 314/13.,
• wystawieniu wykonawcy robót budowlanych Referencji, w których wskazano na wykonanie robót zgodnie ze sztuką budowlaną oraz na prawidłowe ukończenie prac pomimo wiedzy WGKiOŚ na temat problemów z eksploatacją fontanny oraz w sytuacji, że z tytułu opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy naliczona została kara umowna,
• braku uzasadnienia dla przedłużenia terminu realizacji przedmiotu umowy o 10 dni z tytułu wystąpienia kolizji przyłącza elektroenergetycznego z istniejącą infrastrukturą podziemną,
• braku uzasadnienia (na etapie podpisania Aneksu nr 1) podstaw dokonanej zmiany w zakresie chodników z płyt kamiennych układanych na podsypce cementowo – piaskowej,
• braku weryfikacji powstałego w 2012 r. projektu na Zagospodarowanie skweru na terenie Parku im. Gałczyńskiego pod względem zastosowanych rozwiązań technicznych przed rozpisaniem przetargu na jego realizację, w celu podjęcia czynności zmierzających do zmiany wadliwych rozwiązań przez rozpoczęciem inwestycji.

Inwestycja pn. „Zagospodarowanie skweru na terenie Parku im. Gałczyńskiego u zbiegu ulic Gorkiego, Wojska Polskiego i Wawrzyniaka w Szczecinie wraz z budową fontanny w obrębie istniejącego basenu ppoż. wraz z niezbędną infrastrukturą” realizowana jest przez Wykonawcę na podstawie umowy nr WGKiOŚ/249/2014 z dnia 11.07.2014 r. (zw. dalej Umową) na kwotę 1.288.303,91 zł brutto.

       Pierwotnie ustalony w ww. umowie termin zakończenia realizacji umowy (tj. 7.01.2015 r.) przesunięto Aneksem nr 2 do umowy do dnia 24.01.2015 r., a w zakresie prac zieleniarskich do dnia 10.04.2015 r.

Pomimo tego do dnia zakończenia kontroli WKIAW (tj. do dnia 30.04.2015 r.), nie dokonano odbioru końcowego (tj. bez wad i usterek) wykonanych robót. Do czasu zakończenia kontroli, WGKiOŚ dokonał płatności za realizację przedmiotu umowy w łącznej wysokości 786.880,06 zł brutto, co stanowiło 60,92 % wartości inwestycji (ostatnia płatność została zrealizowana w dniu 30.12.2014 r.).

Badaniem objęto wybrane aspekty realizacji inwestycji do dnia 30.04.2015 r., w tym:

• podstawy zawarcia aneksów do Umowy, tj.:
  • Aneksu nr 1/2014 z dnia 12.11.2014 r. (zw. dalej Aneksem nr 1) zawartego na podstawie § 17 ust. 4 i 6 Umowy, pomiędzy Gminą Miasto Szczecin reprezentowaną przez Zastępcę Prezydenta Miasta - Mariusza Kądziołkę (zw. dalej zastępcą Prezydenta Miasta), a Wykonawcą,
  • Aneksu nr 2/2015 z dnia 7.01.2015 r. (zw. dalej Aneksem nr 2), zawartego na podstawie § 17 ust. 2 pkt 6 i 7 oraz § 17 ust. 2 pkt 4 i 11 Umowy, pomiędzy Gminą Miasto Szczecin reprezentowaną przez Zastępcę Prezydenta Miasta - Mariusza Kądziołkę, a Wykonawcą,
• przestrzeganie zasad dot. obiegu dokumentów określonych Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 314/13 z dnia 17.07.2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasta Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Prac Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, nr 96/12 w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin oraz Załącznika nr 2 do Zarządzenia nr  651/10 w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości,
• prawidłowość dokonanych płatności za realizację przedmiotu zamówienia w łącznej kwocie 786.880,06 zł brutto,
• terminowość i rzetelność prac,
• zgodność z umową oraz dokumentacją projektową przyjętych rozwiązań w zakresie ław drewnianych.

Z uwagi na brak odbioru końcowego inwestycji oraz usuwanie usterek i wad przez Wykonawcę do dnia zakończenia kontroli, WKiAW nie dokonał oględzin na placu budowy. Nie dokonano tez oceny funkcjonalności zastosowanych nowych rozwiązań w odniesieniu do płyt kamiennych, filtrów oraz zaworu sześciodrogowego z uwagi na brak uprawnień w ww. zakresie.

Obszar I – podstawy zawarcia Aneksu nr 2

W dniu 7.01.2015 r. zawarty został Aneks nr 2, którym dokonano przedłużenia terminu realizacji przedmiotu zamówienia o 17 dni, tj. do dnia 24.01.2015 r. na podstawie § 17 ust. 2 pkt 6 i 7 (odkrycie niezinwentaryzowanych elementów instalacji podziemnej; konieczność wykonania dokumentacji zamiennej) oraz § 17 ust. 2 pkt 4 i 11 umowy (niesprzyjające warunki atmosferyczne powodujące wstrzymanie robót budowlanych przez okres co najmniej 5 dni roboczych; wskutek siły wyższej wystąpi konieczność wstrzymania robót). Przedłużono jednocześnie termin wykonania prac zieleniarskich wskazanych w pozycjach 45, 46, 47, 49, 50 TER do dnia 10.04.2015 r., na podstawie § 17 ust. 2 pkt 1 i 4 umowy (okoliczności niezależne od Wykonawcy skutkujące niemożnością dotrzymania terminu realizacji przedmiotu umowy; niesprzyjające warunki atmosferyczne powodujące wstrzymanie robót budowlanych przez okres co najmniej 5 dni roboczych). Powyższym Aneksem nie zwiększono wynagrodzenia Wykonawcy.

Kontrola wykazała, że Aneks nr 2 zawarto w dniu 7.01.2015 r., pomimo braku - we WGKiOŚ w dniu jego podpisania - ekspertyzy z Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej, zw. dalej IMGW, dotyczącej warunków pogodowych w dniach od 2.12.2014 r. do 8.12.2014 r. Ustalono bowiem, że ww. ekspertyza IMGW wystawiona w dniu 13.01.2015 r., wpłynęła do WGKiOŚ dopiero w dniu 14.01.2015 r., tj. po upływie 7 dni od zawarcia Aneksu nr 2. Oznacza to, że pracownicy WGKiOŚ oraz Dyrektor Wydziału, akceptując wstępnie Aneks do podpisu zastępcy Prezydenta Miasta nie zweryfikowali spełnienia warunku określonego w § 17 ust. 2 pkt 4 Umowy, wg którego przesunięcie terminu mogło nastąpić, jeżeli w okresie realizacji przedmiotu Umowy wystąpią niesprzyjające warunki atmosferyczne, np. intensywne opady deszczu, śniegu wichury, wzrost poziomu wód, powodujące wstrzymanie robót budowlanych przez okres co najmniej 5 dni roboczych następujących po sobie i będzie to miało wpływ na harmonogram i termin wykonania przedmiotu umowy.

      Podkreślenia wymaga, że na konieczność przedłożenia ekspertyzy IMGW wskazywał dodatkowo Inżynier Kontraktu w piśmie z dnia 18.12.2014 r., znak Sz.F2/32/2014 (odpowiedź IK na wniosek Wykonawcy dot. zawarcia Aneksu nr 2). Podobnie akceptacja projektu Aneksu nr 2 przez radcę prawnego Urzędu Miasta nastąpiła z zastrzeżeniem obowiązku przedłożenia przez Wykonawcę pisma z IMGW oraz pozytywnej opinii Inżyniera Kontraktu. W wyjaśnieniu powyższego Główni specjaliści WGKiOŚ wskazali, że przedstawienie dokumentu z IMGW było wymogiem dodatkowym nie wymaganym zapisami umowy. Należy podkreślić, że zweryfikowanie faktu spełnienia warunku § 17 ust. 2 pkt 4 umowy można dokonać jedynie w oparciu o niezależne i obiektywne dane, z których wynikałaby sytuacja pogodowa w danym okresie.

          Skutkiem powyższego zaniechania było zawarcie ww. Aneksu nr 2, wydłużającego termin realizacji inwestycji m.in. o 7 dni ze względu na wystąpienie niekorzystnych warunków atmosferycznych, pomimo że z ekspertyzy IMGW nie wynikało jednoznacznie występowanie takich warunków przez okres co najmniej pięciu dni roboczych następujących po sobie, co było niezgodne z postanowieniami ww. § 17 ust. 2 pkt 4 umowy.Ustalono bowiem, że wg ww. ekspertyzy IMGW, w dniach od 2 do 8.12.2014 r., przez czterydni (od 2 do 5.12.2014 r.) panowały temperatury ujemne oraz co drugi dzień występowały opady, natomiast piątego dnia nie było opadów, a temperatura była dodatnia.

Ustalono, że dokumentacja i korespondencja dot. przesunięcia terminu realizacji przedmiotu umowy o 10 dni w związku z występującą kolizją przyłącza elektroenergetycznego z istniejącą infrastrukturą podziemną (m.in. pisma Inżyniera Kontraktu (brak daty), Projektanta z dnia 7.01.2015 r., Zamawiającego z dnia9.01.2015 r. znak WGKiOŚ.I.7021/P-G/28.2014.JP)potwierdzały, że ww. kolizja wystąpiła faktycznie. Stwierdzono jednak, że w dokumentacji nie było uzasadnienia dotyczącego długości przedłużenia terminu (brak wskazania dlaczego akurat o 10 dni). Powyższe wskazuje na brak właściwej weryfikacji dokumentacji stanowiącej podstawę zawarcia aneksu przez pracowników merytorycznych WGKiOŚ.

Kontrola wykazała, że przedłużenie - Aneksem nr 2 - terminu realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie prac zieleniarskich do dnia 10.04.2015 r. nastąpiło bez formalnego spełnienia warunków określonych Umową. Pierwotnie wskazany (w Harmonogramie rzeczowo-finansowym) termin dokonania nasadzeń (tj. listopad - grudzień 2014 r.), m.in. kolkwicji chińskiej, lawendy wąskolistnej, rumianki japońskiej, przesunięto na termin: "do 10.04.2015 r.". Jako podstawę prawną ww. zmiany  wskazano § 17 ust. 2 pkt 1 i 4 Umowy, wg którego przesunięcie terminu wykonania przedmiotu zamówienia mogło nastąpić jedynie w przypadku, gdy wystąpią okoliczności niezależne od Wykonawcy, przy zachowaniu przez niego należytej staranności, skutkujące niemożnością dotrzymania terminu realizacji przedmiotu umowy (§ 17 ust. 2 pkt 1) i w okresie realizacji przedmiotu umowy wystąpią niesprzyjające warunki atmosferyczne, np. intensywne opady deszczu, śniegu wichury, wzrost poziomu wód, powodujące wstrzymanie robót budowlanych przez okres co najmniej 5 dni roboczych następujących po sobie i będzie to miało wpływ na harmonogram i termin wykonania przedmiotu umowy (§ 17 ust.2 pkt 4).

         Zdaniem WKiAW, fakt niesprzyjających warunków atmosferycznych w okresie listopad - grudzień był możliwy do przewidzenia przez Zamawiającego na etapie przygotowania postępowania przetargowego, a Wykonawca składając ofertę oraz przystępując do przetargu, posiadał wiedzę w jakim okresie będzie musiał wykonać ww. nasadzenia.

         Ww. naruszyło art. 144 pzp, wg któregozakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany.Jednocześnie naruszyło to zasadę konkurencyjności określoną w art. 7 pzp, bowiem dopuszczenie na etapie prowadzonego przetargu wykonania prac zieleniarskich w okresie wiosennym mogło wpływać na krąg wykonawców.

         Według Protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, czynności związane z przygotowaniem postępowania, w szczególności opisu przedmiotu zamówienia dokonał Główny specjalista WGKiOŚ.

W pozostałym zakresie, tj dotyczącym kolizji oraz niesprzyjających warunków pogodowych ww. zmiany nastąpiły zgodnie z art. 144 pzp, tj. zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu oraz we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 8 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany.

Obszar II – podstawy zawarcia Aneksu nr 1

W dniu 12.11.2014 r. zawarty został Aneks nr 1, którym na podstawie § 17 ust. 4 i 6 umowy (konieczność wprowadzenia zmian rozwiązań projektowych bez których wykonanie zamówienia byłoby niemożliwe, bądź obarczone błędem) dokonano zmiany w TER i dokumentacji projektowej. Zmiany te polegały na zamianie:

• chodników z płyt kamiennych na podsypce cementowo – piaskowej o wymiarach 80x80x10 cm na chodniki z płyt kamiennych na podsypce cementowo – piaskowej o wymiarach 60x60x8 cm,
• nawierzchni z płyt kamiennych ułożonej na wspornikach w systemie podłogi podniesionej o wymiarach 80x80x10 cm na nawierzchnię z płyt kamiennych ułożonej na wspornikach w systemie podłogi podniesionej o wymiarach 60x60x8 cm.

W uzasadnieniu ww. zmian podano przede wszystkim (wg pismanr Sz.F2/1/2014 z dnia 04.09.2014 r. oraz Protokołu konieczności nr 01) znaczne obniżenie wagi płyt, co w rezultacie miało zmniejszyć ryzyko ich uszkodzenia podczas prac konserwacyjnych. Zmiana ta została zaakceptowana przez Inżyniera Kontraktu oraz Projektanta.

• zaworu sześciodrogowego automatycznego na zawór sześciodrogowy ręczny,
• filtru dokładnego automatycznego o powierzchni filtracji 1650 cm² na filtr dokładny ręczny o powierzchni filtracji 3950 cm².

W uzasadnieniu ww. zmian wskazano (w Protokole konieczności nr 01, piśmie nr Sz.F2/1/2014 z dnia 04.09.2014 r.) na zapychanie się tych urządzeń opadającymi z drzew liśćmi oraz brakiem możliwości ich przeczyszczenia w przeciwieństwie do urządzeń ręcznych.

Powyższa zmiana nie powodowała zwiększenia wynagrodzenia dla Wykonawcy.

W ramach realizacji ww. § 17 ust. 4 umowy Wykonawca sporządził kalkulację kosztową, w której wskazał koszt materiałów przed oraz po zmianie. W kalkulacji tej wskazano, że koszt:

• nawierzchni z płyt kamiennych po zmianie o wymiarach 60x60x8 cm (358 płyt oraz 201 podpór) był większy o 5.535 zł netto w stosunku do pierwotnie wskazanej w dokumentacji projektowej nawierzchni z płyt kamiennych o wymiarach 80x80x10 cm (209 płyt oraz 125 podpór) – większy koszt wynikał z zastosowanej większej ilości płyt kamiennych (o 149 szt.) oraz podpór (o 76 szt.),
• zaworu sześciodrogowego ręcznego był mniejszy o 2.000 zł netto w stosunku do pierwotnie wskazanego zaworu sześciodrogowego automatycznego,
• 3 filtrów dokładnych manualnych o zwiększonej powierzchni filtracji (3950 cm²) był o 1.500 zł netto większy w stosunku do pierwotnie wskazanego filtru automatycznego (powierzchnia filtracji 1650 cm²) – większy koszt o 500 zł za sztukę (7.000 zł/szt. w stosunku do 7.500 zł/szt.) wynikał ze zwiększonej ponad dwukrotnie powierzchni filtracji.

Z ww. kalkulacji wynika, że koszt całkowity wykonania przedmiotu zamówienia z wykorzystaniem ww. elementów po zmianie byłby o 5.035 zł netto większy. Dokument ten został zweryfikowany i zaakceptowany przez Inżyniera Kontraktu. Ww. kalkulacja dla poszczególnych pozycji przed i po zmianie dokonana została w oparciu o ceny rynkowe. Inżynier Kontraktu uzasadniając fakt akceptacji kosztorysu w całości opartego o ceny rynkowe wskazał na fakt zapewnienia porównywalności materiałów i urządzeń przed zmianą i po zmianie (pismo z dnia 7.04.2015 r.).

Ustalono, że wg stanu na dzień rozpoczęcia kontroli nie było w WGKiOŚ kosztorysu różnicowego, który dostarczono dopiero na wniosek WKiAW. Ww. oznacza, że WGKiOŚ nie posiadał ww. kosztorysu na dzień podpisywania Aneksu nr 1, a tym samym nie mógł ocenić wpływu dokonywanej zmiany na wartość inwestycji.

Stwierdzono, że w dokumentacji stanowiącej podstawę zawarcia Aneksu nr 1 (protokół konieczności nr 01, pismo Wykonawcy nr Sz.F2/1/2014 z dnia 04.09.2014 r.) nie było uzasadnienia podstaw dokonanej zmiany w zakresie poz. 36 TER tj. chodników z płyt kamiennych układanych na podsypce cementowo - piaskowej o wymiarach 80x80x10 cm na chodniki z płyt kamiennych o wymiarach 60x60x8 cm. Uzasadniono jedynie konieczność dokonania zamiany w zakresie poz. 37 TER, tj. nawierzchni z płyt kamiennych o wymiarach 80x80x10 cm ułożonej na wspornikach w systemie podłogi podniesionej na płyty o wymiarach 60x60x8 cm, które są elementem demontowalnym w celu wykonywania niezbędnych zabiegów konserwacyjnych urządzeń fontanny.

Dopiero na potrzeby prowadzonej kontroli wskazano jako uzasadnienie wymiany wszystkich płyt kamiennych (poz. 36 i 37 TER) konieczność zachowania wizji architektonicznej projektu. W celu zapewnienia przejrzystości i kompletności dokumentacji stanowiącej podstawę zawarcia aneksu uzasadnienie takie powinno być wskazywane w odniesieniu do każdej zmienianej pozycji.

        Podkreślenia wymaga ponadto, że znaczna waga płyt kamiennych była do przewidzenia na etapie prowadzonego postępowania przetargowego i w rezultacie podpisania umowy z Wykonawcą. Aneks nr 1 podpisany został przez Głównego specjalistę oraz Dyrektora WGKiOŚ.

         Z przedłożonej kalkulacji opartej na cenach rynkowych wynikało ponadto, że cena rynkowa nawierzchni i chodników z płyt kamiennych o wymiarach 80x80x10 cm wyniosła 66.305 zł netto, natomiast cena wskazana przez Wykonawcę w swojej ofercie w TER (stanowiącej załącznik nr 1 do umowy nr  WGKiOŚ/249/2014) w poz. 36-37 wyniosła 35.552,22 zł netto. Była ona zatem o 46,4 % niższa od ceny rynkowej. Wpływ na powyższe miało m.in. określenie w prowadzonym przetargu jako jedynego kryterium ceny, co spowodowało złożenie przez Wykonawcę (w celu wygrania przetargu) oferty, w której cena wybranych elementów mających wpływ na cenę całkowitą jest niższa od cen rynkowych. Zdaniem WKiAW dokonywanie zmian w pozycjach, które zostały wycenione przez Wykonawcę znacznie poniżej cen rynkowych wymaga szczególnej uwagi ze strony Zamawiającego, w związku z możliwością wystąpienia nadużyć ze strony wykonawcy.

        Zgodnie z Protokołem postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, czynności związane z określeniem kryteriów oceny ofert dokonywał Główny specjalista WGKiOŚ.

       Według informacji udzielonej przez Zakład Usług Komunalnych, zw. dalej ZUK, w dniu 16.04.2015 r. (pismo znak L.dz. WT/JU/1150/2015) podczas eksploatacji fontanny zlokalizowanej na Placu Zwycięstwa w Szczecinie (wykonanej w 2012 r. przez Wykonawcę w ramach zawartej umowy konsorcjum) od 2012 r. stwierdzono:

• w niecce fontanny brak spustu dennego odprowadzającego wodę bezpośrednio do kanalizacji (2012 r.),
• przedostawanie się wody z instalacji do komory technicznej, powodujące zastoiny i tworzenie się złuszczeń na ścianach komory, ze względu na złe spadki posadzki (2013 r.)
• zapadlisko na trasie kolektora deszczowego - trawniki i chodnik (2013 r.),
• uszkodzenie zaworu sześciodrożnego (2013 r.)
• zalewanie pomieszczeń podziemnych wodą z kanalizacji deszczowej (2013 r.),
• niewystarczająca wentylacja w pomieszczeniach podziemnych (dozowanie chemii) zgłaszanie przez pracowników obecności woni środków chemicznych (2013 r.),
• brak bezpiecznego rozwiązania na czyszczenie powierzchni szkła i slupów betonowych (2013 r.),
• uszkodzenie blachy zabezpieczającej właz od strony wewnętrznej (2013 r.),
• wykonanie modernizacji odprowadzenia wód z basenu fontanny z ominięciem pomp obiegowych (2014 r.),
• powiększające się zagrzybienie na ścianach, brak spadków w nawierzchniach posadzek nie pozwalające na szybkie usuwanie wody i naniesionych zanieczyszczeń (2014 r.),
• pojawiające się nowe zacieki i sączenia na ścianach (2014 r.),
• niesprawna automatyka w zaworach sześciodrożnych (2014 r.),
• zapadająca się nawierzchnia z kostki granitowej w rejonie obrzeża niecki basenu (2014 r.),
• spękania i złuszczenia nawierzchni niecki basenu fontanny (2014 r.),
• nieusunięcie stwierdzonych usterek i uwag z lat poprzednich (2015 r.).

W toku kontroli ustalono też, że o powyższych usterkach WGKiOŚ był informowany co najmniej od 2013 r. (w tym: notatka z przeglądu technicznego poodbiorowego z dnia 12.02.2013 r., pismo Wykonawcy nr Sz.F/39/2012 wraz z protokołem przeglądu serwisowego z dnia 26.04.2013 r., pismo ZUK nr WT/JU/1936/2013 z dnia 28.05.2013 r., pismo Wykonawcy nr Sz.F/40/2012 z dnia 23.09.2013 r., protokół z przeglądu gwarancyjnego z dnia 16.10.2013 r., pismo ZUK nr WT/JU/5278/2013 z dnia 19.12.2013 r., pismo ZUK nr WT/JU/1843/2014 z dnia 22.05.2014 r.). Ponadto w piśmie nr WGKiOŚ.I.7021/f/14/15.JP z dnia 09.10.2013 r. odnoszono się do problemów w działaniu filtrów związanych z ich zapychaniem się powodującym utrudnienia eksploatacyjne fontanny.

      Pomimo tego nie dokonano analizy ww. uwag oraz przeprowadzono  w okresie maj – czerwiec 2014 r. kolejny przetarg na budowę fontanny na terenie Parku im. Gałczyńskiego w oparciu o dokumentację projektową zawierającą wadliwe rozwiązania (filtr oraz zawór sześciodrogowy).

      W związku z powyższym zmiana w zakresie zastosowanego filtru oraz zaworu sześciodrogowego, pomimo że spełniała formalnie przesłanki § 17 ust. 4 i 6 umowy oraz art. 144 ustawy pzp, była możliwa do przewidzenia w momencie prowadzenia postępowania o zamówienia publiczne.

      Stwierdzono także, że pomimo ww. usterek w poprzednio realizowanej inwestycji, w kolejnym postępowaniu o zamówienie publiczne na zagospodarowanie skweru wraz z budową fontanny na terenie Parku im. Gałczyńskiego, zastosowano jako jedyne kryterium „cenę”, co m.in. spowodowało, że wybrano ofertę z najniższą ceną (1.288.303,91 zł), która była o 18% niższą od wartości szacunkowej zamówienia (1.571.541,23 zł) i o 22% niższą od średniej arytmetycznej ofert złożonych w postępowaniu (1.885.352,50 zł, tj. o 32% niższa, 1.790.749,98 zł tj. o 28% niższa). Nie zwrócono się jednocześnie w prowadzonym postępowaniu do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.

Według Protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, osobami wykonującymi czynności związane z przeprowadzeniem postępowania w ramach WGKiOŚ były: Główny specjalista WGKiOŚ – Zastępca Przewodniczącego Komisji Przetargowej do zadań którego należało reprezentowanie komórki merytorycznej oraz nadzorowanie prawidłowego prowadzenia postępowania pod względem merytorycznym oraz Kierownik Referatu WGKiOŚ i Główny specjalista WGKiOŚ (za wyjątkiem okresu od 28.03.2013 r. do 30.05.2014 r. – urlop wychowawczy) jako członkowie Komisji.

W pozostałym zakresie ww. zmiany nastąpiły zgodnie z art. 144 pzp, tj.zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu oraz we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 8 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. Jednocześnie przedmiotowe zmiany zostały zaakceptowane przez Inżyniera Kontraktu oraz Projektanta.

Obszar III Terminowość i rzetelność prac.

Według umowy nr 249/2014 (po uwzględnieniu zawartych Aneksów) termin wykonania przedmiotu umowy upłynął z dniem 24.01.2015 r. Po zgłoszeniu w dniu 23.01.2015 r. gotowości do odbioru przez Wykonawcę, w dniu 11.02.2015 r. Inżynier Kontraktu stwierdził brak gotowości do odbioru końcowego, wskazując m.in. na niewykonanie słupów oświetleniowych, oświetlenia liniowego, ławek i koszy na śmieci. Wobec ponownego zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości do odbioru, dokonano wizji lokalnej w dniu 6.03.2015 r. oraz w dniu 11.03.2015 r. sporządzono protokół odbioru końcowego, w którym komisja odbiorowa uznała odbiór za nieskuteczny z uwagi na bardzo liczne usterki i wady. Kolejny odbiór nastąpił w dniu 2.04.2015 r., w trakcie którego komisja dokonała odbioru końcowego z usterkami. Jako termin na usunięcie usterek wskazano dzień 18.04.2015 r. Pomimo zgłoszenia przez Wykonawcę w dniu 17.04.2015 r. usunięcie usterek, do dnia 30.04.2015 r. nie dokonano odbioru końcowego wykonanych robót tj. bez wad i usterek.

W toku kontroli ustalono, że poprzednio realizowane przez Wykonawcę zadanie na podstawie umowy nr CRU 12/0000442 dot. przebudowy basenu przeciwpożarowego na Placu Zwycięstwa w Szczecinie nie zostało wykonane w terminie umownym. W związku z powyższym WGKiOŚ naliczyło Wykonawcy karę umowną w wysokości 25.076,22 zł za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy o 37 dni (nota księgowa nr 3/WGKiOŚ/2012 z dnia 08.10.2012 r.).

Pomimo tego oraz wiedzy WGKiOŚ na temat problemów z eksploatacją fontanny, po zrealizowaniu ww. zadania, wystawiono Wykonawcy w dniu 25.03.2013 r. Referencje, wg których „roboty zostały wykonane zgodnie ze sztuką budowlaną i prawidłowo ukończone. Polecamy Firmę jako doświadczonego i solidnego wykonawcę tego typu robót.” Referencje zostały wystawione przez Głównego specjalistę WGKiOŚ, zaakceptowane przez ówczesnego Dyrektora WGKiOŚ i podpisane przez Zastępcę Prezydenta Miasta.

Zostały one ponadto przedłożone w ramach spełniania warunku posiadania wiedzy i doświadczenia, w prowadzonym postępowaniu na „Zagospodarowanie skweru na terenie Parku im. Gałczyńskiego u zbiegu ulic Gorkiego, Wojska Polskiego i Wawrzyniaka w Szczecinie wraz z budową fontanny w obrębie istniejącego basenu ppoż. wraz z niezbędną infrastrukturą”.

W ocenie kontroli brak było podstaw do twierdzenia, że roboty zostały prawidłowo ukończone. Wskazane byłoby natomiast - w tego typu przypadkach - zawieranie w wystawianych referencjach zapisu o niezrealizowaniu przedmiotu umowy w terminie umownym oraz o naliczeniu z tego tytułu kar umownych.

Obszar IV Obieg oraz akceptacja umowy wraz z aneksami.

Umowa nr WGKiOŚ/249/2014 z dnia 11.07.2014 r. wraz z Aneksami nr 1 i 2 zawarte zostały ze strony Gminy przez Zastępcę Prezydenta Miasta oraz ze strony Wykonawcy przez Kierownika Działu Fontanny Wykonawcy (Aneks nr 2 zawarty został ze strony Wykonawcy przez właściciela Firmy). Podpisy złożyli także Dyrektor WGKiOŚ (Umowa, Aneks nr 1, Aneks nr 2), Kierownik Referatu WGKiOŚ (Umowa), Główny specjalista WGKiOŚ (Umowa, Aneks nr 1, Aneks nr 2) Główny specjalista WGKiOŚ (Aneks nr 2), Z-ca Dyrektora Wydziału Księgowości (Umowa), Zastępca Skarbnika Miasta (Aneks nr 1), Zastępca Dyrektora Wydziału Księgowości (Aneks nr 2), Adwokat (Umowa, Aneks nr 1), Radca prawny (Aneks nr 2).

Kontrola wykazała,że WGKiOŚ nie wystąpił (brak potwierdzenia złożenia) - przed zawarciem Aneksów nr 1 i 2 do Umowy -do Biura Zamówień Publicznych (zw. dalej BZP) o uzyskanie opinii Dyrektora BZP w celu potwierdzenia zgodności aneksu z przepisami ustawy w przypadku konieczności wprowadzenia zmian do umowy na etapie jej realizacji. Ustalono, że Aneksy złożono w BZP dopiero w dniu 15.01.2015 r. (pismem nr WGKiOŚ-I.271.4.8.2015.AB), a więc po upływie 64 oraz 8 dni po ich zawarciu.Naruszyło to postanowienia § 7 ust. 2 pkt 11 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17.07.2013 r., według którego dyrektor komórki merytorycznej (w tym przypadku dyrektor WGKiOŚ), odpowiada - za uzyskanie przed podpisaniem ich przez strony - opinii Dyrektora BZP. Powyższe zaniechanie spowodowało, że ww. Aneksy zostały przedłożone, a następnie podpisane przez Zastępcę Prezydenta Miasta, bez wymaganej opinii Dyrektora BZP i było sprzeczne z celem ww. "mechanizmu kontroli" (tj. ujawnianie ew. niezgodności z przepisami ustawy pzp przed zawarciem aneksów).

     Ustalono ponadto, że żadna z osób ze strony Gminy, które podpisały się na Umowie oraz Aneksach nie miała kwalifikacji wystarczających do weryfikacji konkretnych rozwiązań projektowych, zastosowanych materiałów oraz nadzorowania prac Inżyniera Kontraktu.

W pozostałym zakresie Umowa oraz Aneksy zostały zweryfikowane i sprawdzone zgodnie zasadami podpisywania pism i dokumentów określonymi w § 61 oraz § 65 Zarządzenia Nr 96/12 w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin, tj. podpisane przez Z-ca Prezydenta oraz Skarbnika w zakresie dotyczącym ich działania oraz parafowane przez pracowników merytorycznych, a także zgodnie z § 27 ust. 1 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów stanowiącej Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 651/10 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w zakresie dokonania kontroli formalno-prawnej przez Radcę prawnego.

Obszar V Płatności

W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca do dnia 30.04.2015 r. wystawił 4 faktury o nr 34/U/2014 z dnia 9.09.2014 r., 84/S/2014 z dnia 22.10.2014 r., 97/S/2014 z dnia 3.12.2014 r., 101/S/2014 z dnia 23.12.2014 r. na łączną kwotę 784.880,06 zł brutto. Stanowiło to 60,92 % kwoty wynikającej z zawartej z Wykonawcą Umowy.

W badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości.

Płatności dokonywane były na podstawie faktur przejściowych oraz w terminach zgodnych z zawartą umową na realizację zadania. Wystawione przez Wykonawcę faktury sprawdzone były także pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone przez Dyrektora WGKiOŚ oraz Skarbnika Miasta. Podstawą wystawienia faktur przejściowych każdorazowo były Protokoły odbioru wykonanych robót podpisane przez Inspektora Nadzoru.

Obszar VI Wykonanie ławek wolnostojących

Według dokumentacji projektowej w ramach elementów małej architektury winny zostać wykonane m.in. ławki: bez oparcia jednostronne, bez oparcia dwustronne, z oparciem. Materiał z jakiego winne zostać wykonane siedzisko ławek to drewno egzotyczne Iroko.

W badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości.

Stwierdzono (wg Deklaracji producenta oraz Kart technicznych dla elementów małej architektury) że siedziska ławek wykonane zostały zgodnie z dokumentacją projektową, tj. z olejowanego drewna Iroko. Ustalenie faktycznie zastosowanego materiału wymagałoby opinii specjalisty.

II. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi WGKiOŚ:

1. naliczenie kary umownej z tytułu zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy nr WGKiOŚ/249/2014 z dnia 11.07.2014 r. po dokonaniu odbioru końcowego inwestycji bez wad i usterek,
2. rzetelne wystawianie referencji – w przypadku naliczenia kar umownych wskazywanie tego faktu w wystawianych referencjach,
3. wdrożenie mechanizmu zapewniającego weryfikację rozwiązań projektowych oraz prac wykonawcy i inżyniera kontraktu, zgodnie ze standardem C-14 Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych z grupy Mechanizmy kontroli oraz A-2 Kompetencje zawodowe z grupy Środowisko wewnętrzne,
4. egzekwowanie – przed zawarciem ewentualnych aneksów – od uczestników procesu inwestycyjnego (wykonawca, inżynier kontraktu, projektant) dokumentów oraz informacji stanowiących podstawę ich zawarcia oraz zapewnienie ich rzetelnej weryfikacji,
5. wyeliminowanie przypadków zawierania aneksów bez spełniania przesłanek zawartych w umowach i ustawie pzp,
6. przekazywanie (za potwierdzeniem) projektów aneksów do zaopiniowania Dyrektorowi BZP przed ich zawarciem w celu zapewnienia kontroli uprzedniej pod kątem zgodności z ustawą pzp.