Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym, w tym zawierania umów w latach 2012-2014 ustalono uchybienia polegające na:

• zastosowaniu w latach 2012-2014 niewłaściwego współczynnika nagromadzenia odpadów komunalnych,
• braku odzwierciedlenia rzeczywistego stosunku prawnego łączącego strony w przypadku 4 umów najmu,
• prowadzeniu wpisów do książki obiektu budowlanego z pominięciem danych identyfikujących osobę, która wystawiła dokument podlegający wpisowi,
• przeprowadzeniu w 2012 r. inwentaryzacji 4-letniej z licznymi uchybieniami formalnymi.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono uchybień, a w szczególności:

- punktacja lokalu stanowiąca podstawę stawki czynszu została określona zgodnie z Zasadami ustalania ilości punktów dla danego lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin (Załącznik do Zasad polityki czynszowej oraz warunków obniżania czynszu wprowadzonych uchwałą Rady Miasta Szczecin nr XLVII/1187/10 z dnia 24 maja 2010 r. w sprawie ustalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015),    

- prawidłowo ustalono wysokość stawki czynszu i zaniechano jej zmiany z uwagi na treść pism Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 października 2013 r. (znak: WGN-XV.7110.1385.2013.RM) oraz z dnia 20 czerwca 2014 r. (znak: WGN-XV.7110.693.2014.RM),

- zastosowano właściwe stawki opłat za zimną wodę, ścieki, wywóz śmieci, centralne ogrzewanie oraz energię elektryczną w częściach wspólnych,

- treść zawieranych przez SP nr 63 umów była precyzyjna i wewnętrznie spójna oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron, a umowy były każdorazowo przekazywane do Woś celem ich zaopiniowania przez radcę prawnego,

- jednostka podejmowała działania w zakresie utrzymania należytego stanu technicznego obiektu budowlanego,

- zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro (30.000 euro w odniesieniu do zamówień wszczętych po 16 kwietnia 2014 r.) udzielano w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

II.Oceny cząstkowe

1. Najem lokali funkcyjnych należących do gminnego zasobu mieszkaniowego 

Do dnia zakończenia kontroli jednostka dysponowała 2 lokalami mieszkalnymi:

1. lokalem położonym przy ul. Grodzkiej 23/1-2 o łącznej powierzchni użytkowej 58,85 m²,
2. lokalem położonym przy ul. Grodzkiej 23/3 o łącznej powierzchni użytkowej 51,76 m².

Ostatnie wypowiedzenie obowiązującej stawki czynszu najmu ww. lokali mieszkalnych zostało dokonane pismami z dnia 11 grudnia 2012 r. ze wskazaniem, że od dnia 1 kwietnia 2013 r. stawka dla poszczególnych lokali wynosić będzie odpowiednio:

1. dla lokalu nr 1-2: 8,38 zł za 1 m²(miesięczna wysokość czynszu 493,16 zł),
2. dla lokalu nr 3: 9,31 zł za 1 m²(miesięczna wysokość czynszu 481,88).

Wyliczenie kosztu wywozu odpadów komunalnych ponoszonych przez najemców było dokonywane w oparciu o jednakowy wskaźnik dla obu lokali mieszkalnych w wysokości 0,51 m³. Łączna wysokość pobranych opłat za wywóz odpadów komunalnych w poszczególnych latach wyniosła:

1. dla lokalu mieszkalnego przy ul. Grodzkiej 23/1-2:
a) 384,96 zł w 2012 r.,

b) 403,32 zł w 2013 r.,

 c) 400,42 zł w 2014 r.

2. dla lokalu mieszkalnego przy ul. Grodzkiej 23/3:

a) 384,96 zł w 2012 r.,

b) 403,32 zł w 2013 r.,

 c)400,42 zł w 2014 r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, że do obliczania kosztu wywozu odpadów zastosowano niewłaściwy współczynnik w wysokości 0,51 m³.

Według wskazań tabeli 4.3 Załącznika do uchwały nr XXXVII/905/09 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Planu Gospodarki Odpadami dla Miasta Szczecina aktualizacja na lata 2009-2011 z perspektywą do roku 2015 objętościowy współczynnik nagromadzenia odpadów domowych wyniósł w latach 2008/2009 2,97 m³na jednego mieszkańca na rok (0,2475 miesięcznie). Uwzględniając ww. współczynnik roczna wysokość doliczanej do czynszu opłaty za wywóz odpadów domowych wynieść powinna:

1. dla lokalu mieszkalnego przy ul. Grodzkiej 23/1-2:
   1. 560,52 zł w 2012 r.,
   2. 587,16 zł w 2013 r.,
   3. 568,61 zł w 2014 r. (w styczniu wywóz świadczony w drodze umowy zawartej bezpośrednio przez jednostkę).
2. dla lokalu mieszkalnego przy ul. Grodzkiej 23/3:
   1. 373,68 zł w 2012 r. (2,97:12x 62,91 zł x2),
   2. 391,44 zł w 2013 r. (2,97:12x 65,90zł x2),
   3. 379,26 zł w 2014 r. (w styczniu wywóz świadczony w drodze umowy zawartej bezpośrednio przez jednostkę)

Nieprawidłowe zastosowanie współczynnika nagromadzenia odpadów spowodowałow latach 2012-2014:

1. uszczuplenie wpływów należnych jednostceod najemcy lokalu mieszkalnego przy ul. Grodzkiej 23/1-2 w kwocie 527,59 zł,
2. nienależne naliczenie i pobranie od najemcy lokalu mieszkalnego przy ul. Grodzkiej 23/3 opłat w kwocie 44,32 zł.

W dniu 5 października 2015 r. Kierownik Gospodarczy w SP 63 przekazał oświadczenie najemcy, że w mieszkaniu przy ul. Grodzkiej 23/1-2 zamieszkują 2 osoby. Zgodnie ze złożonym oświadczeniem zmiana zasad rozliczenia następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po złożeniu oświadczenia.

W latach 2012-2014 osobą odpowiedzialną za naliczanie wysokości czynszu i opłat z tytułu najmu przyszkolnych lokali mieszkalnych był Kierownik Gospodarczy.

Ustalono ponadto, że:

• treść umów najmu lokali mieszkalnych była zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa,
• punktacja lokali wymagana do ustalenia stawki czynszu została ustalona zgodnie z Zasadami ustalania ilości punktów dla danego lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin (Załącznik do Zasad polityki czynszowej oraz warunków obniżania czynszu wprowadzonych Uchwałą Rady Miasta Szczecin nr XLVII/1187/10 z dnia 24 maja 2010 r. w sprawie ustalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2010-2015),
• lokale mieszkalne zostały przekazane protokołem zdawczo-odbiorczym wrazz oświadczeniami najemców o niezaspokojonych potrzebach mieszkaniowych,
• zastosowano właściwe stawki opłat za zimną wodę, ścieki, energię elektryczną w częściach wspólnych, wywóz śmieci i centralne ogrzewanie,
• dokumentacja księgowa ewidencjonująca należności z tytułu najmu lokali mieszkalnych prowadzona była rzetelnie i terminowo.

WKiAW pomimo stwierdzonego uchybienia pozytywnie ocenia działalność jednostkiw badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

2. Najem lokali użytkowych oraz powierzchni

W okresie od stycznia 2012 r. do grudnia 2014 r. SP nr 63 zawarła 72 umowy, których przedmiotem był wynajem sal lekcyjnych, najem powierzchni pod automaty z napojami oraz najem powierzchni boiska.

W latach 2012-2014 osobą odpowiedzialną za sporządzanie i zawieranie umów najmu był Kierownik Gospodarczy.

W przypadku dwóch umów nie określono dni i przedmiotu najmu (numerów sal), w jednym przypadku umowa nie zawierała natomiast określenia przedmiotu najmu (numerów sal). Aneks do jednej z umów zawierał błędną datę (data wskazana na aneksie jako data jego zawarcia była wcześniejsza od daty zawarcia umowy). Stosowane przez SP nr 63 stawki czynszu zależały m.in. od tego, czy najemca prowadził działalność na rzecz uczniów placówki czy też osób z zewnątrz, oraz w jakim zakresie najemca miał korzystać
z wyposażenia sal (w szczególności ze sprzętu sportowego), co nie znajdowało odzwierciedlenia w treści umów.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

• treść zawieranych przez SP nr 63 umów była precyzyjna i wewnętrznie spójna oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron.
• umowy były każdorazowo przekazywane do Woś celem ich zaopiniowania przez radcę prawnego.

WKiAW pomimo stwierdzonych uchybień pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

3. Przeglądy budowlane  i książka obiektu budowlanego

Jednostka posiadała aktualne przeglądy kontroli stanutechnicznego budynku oraz elementów budynku i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, przewodów kominowych oraz instalacji elektrycznej i gazowej, co wyczerpywało dyspozycję art. 62 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 1409 ze zm.), zwanej zw. dalej pbu.

Książka obiektu budowlanego SP nr 63 składała się z dwóch tomów odpowiadających wzorom stanowiącym załączniki do: ówcześnie obowiązującego RozporządzeniaMinistra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 października 1998 r.  w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 135, poz. 882) zw. dalej rozporządzeniem z 1998 r. oraz rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134) zwanego dalej rozporządzeniem z 2003 r.

Fakt przeprowadzenia badań i kontroli stanu technicznego budynku był odnotowany w książce obiektu budowlanego, co było zgodne z § 5 pkt 4 rozporządzeń z 1998 r.
i z 2003 r., wg których wpisy do książki obejmują m.in. protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1-2 pbu.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień w zakresie przeprowadzania okresowych kontroli obiektu.

Książka obiektu budowlanego nie zawierała natomiast danych identyfikujących osobę, która wystawiła dokument podlegający wpisowi. Obowiązek zawarcia ww. informacji
w stosunku do tomu I wynikał z § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia z 1998 r., a w odniesieniu do tomu II z rozporządzenia z 2003 r.

W pozostałym zakresie ustalono, że:

• przestrzegano terminów przeprowadzania przeglądów i kontroli budowlanych,
• wpisy do książki obiektu były jednoznaczne i zwięzłe, dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności dla której było wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu i zawierały: dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu,
• do dnia zakończenia kontroli nie zrealizowano z uwagi na brak wystarczających środków finansowych niektórych zaleceń wydanych po przeprowadzonej w 2012 r. kontroli stanu technicznego budynku t. j. termomodernizacji budynku, izolacji przeciwwilgociowej oraz koncepcji zagospodarowania dziedzińca szkolnego.
• W latach 2012-2014 osobą odpowiedzialną za organizowanie okresowych przeglądów placówki, prowadzenie książki obiektu budowlanego i dokumentacji technicznej obiektu był Kierownik Gospodarczy.
• WKiAW pomimo stwierdzonego uchybienia pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z uchybieniami).

4. Przeprowadzona w 2012 r. inwentaryzacja 4-letnia oraz prowadzenie ksiąg inwentarzowych

W okresie od czerwca do sierpnia 2012 r. w SP nr 63 na podstawie zarządzenia Dyrektora nr 1/06/2012 z dnia 1 czerwca 2012 r. przeprowadzono inwentaryzację 4-letnią. Inwentaryzacja została udokumentowana sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury, protokołem z rozliczenia wyników inwentaryzacji oraz arkuszami spisu z natury. Kontroli poddano również sposób wypełnienia ksiąg inwentarzowych.

W toku kontroli ustalono, że inwentaryzację przeprowadzono z licznymi uchybieniami natury formalnej.

Żaden z arkuszy spisowych nie zawierał parafy przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej albo osoby odpowiedzialnej za wydane druki ścisłego zarachowania oraz klauzuli „spis zakończono na poz. …”, a na większości arkuszy nie wykreślono niewypełnionych rubryk, co nie wykluczyło możliwości dopisywania kolejnych pozycji. Zapisy były korygowane poprzez skreślenie albo zamazanie błędnej treści, w skutek czego w części przypadków pierwotna treść była nieczytelna. Poprawki dotyczyły również części wyrazów i liczb. Ponadto  zaniechano umieszczenia dat dokonania zmian oraz skróconych podpisów przewodniczącego zespołu spisowego, a także osoby materialnie odpowiedzialnej.

Jedynie 4. arkusze zawierały szczegółowe określenie składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym oraz jednostkę miary, jak również wartość. W 4. przypadkach brakowało numeru druku ścisłego zarachowania. Na większości arkuszy brak godziny przeprowadzenia spisu, w 4. przypadkach brak daty przeprowadzenia spisu. W 3. przypadkach brakowało natomiast numeru kolejnej pozycji spisowej. Powyższe uchybienia naruszały postanowienia § 9 ust. 9 pkt 3, 6, 9-13 oraz § 9 ust. 10 obowiązującej w SP 63  instrukcji inwentaryzacyjnej.

Pomiędzy rubrykami  wycenił i sprawdził, a w części przypadków w rubryce wycenił widniał podpis Kierownika Gospodarczego SP nr 63, brakowało natomiast podpisu pracownika księgowości, co naruszało zasadę „dwóch par oczu”.

Osoba odpowiedzialną za rozliczenie inwentaryzacji był Główny Księgowy.

W pozostałym zakresie ustalono, że: na protokołach wyszczególniono osoby wchodzące w skład komisji inwentaryzacyjnej. Wszystkie arkusze spisowe zawierały: nazwę „arkusz spisu z natury”, nazwę jednostki w postaci  pieczątki, numer kolejny strony arkusza, określenie metody inwentaryzacji (spis z natury) oraz ilość stwierdzoną podczas spisu z natury, a także podpisy członków zespołów spisowych oraz osoby materialnie odpowiedzialnej - ówczesnego Dyrektora.

W odniesieniu do prowadzenia ksiąg inwentarzowych nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. Wpisy zawierały określenie nazw przedmiotów, wartości cenowych (rozchodu i przychodu) ze wskazaniem daty przychodu (względnie rozchodu) jak i symboli i numerów dowodów.

WKiAW pomimo stwierdzonych licznych uchybień formalnych pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

5. Zamówienia publiczne o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14. 000 euro (30.000 euro w odniesieniu do zamówień wszczętych po 16 kwietnia 2014 r. )

Kontroli poddano ponadto prawidłowość 3 przeprowadzonych w kontrolowanym okresie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których przedmiotem było: wykonanie
w 2012 r. instalacji hydrantów wewnętrznych wraz z nowym przyłączem wody, zakup i dostawa w 2013 r. krzeseł i stołów uczniowskich oraz wykonanie w 2014 r. remontu podłóg w salach nr 33, 39 oraz 12 polegającego na wymianie starej nawierzchni (płytki PCV) na nową (wykładzina PCV).

Kontrola nie wykazała uchybień ani nieprawidłowości w zakresie badanego obszaru.

W wyniku kontroli ustalono, że postępowania w sprawie udzielenia zamówień publicznych zostały przeprowadzone zgodnie z zapisami rozdziału 5 załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego Zarządzenianr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin  ustawy prawo zamówień publicznych  oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej  Urzędu Miasta Szczecinoraz rozdziału
5 załącznika nr 1 do Zarządzenianr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin  ustawy prawo zamówień publicznych  oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej  Urzędu Miasta Szczecin, jak również zarządzeń wewnętrznych jednostki: nr 8/2008 z dnia 1 września 2008 r. oraz 1/V/2014 z dnia 5 maja 2014 r. 

W odniesieniu do wszystkich kontrolowanych zamówień przeprowadzono analizy rynku oraz sporządzano notatki służbowe, każdorazowo ustalano też wartość zamówienia
z zastosowaniem aktualnego kursu euro.

WKiAW pozytywnie ocenia działalność jednostki w badanym obszarze (ocena pozytywna).

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli zalecam Dyrektorowi SP nr 63:

1. Stosowanie prawidłowego wskaźnika średniego zużycia odpadów komunalnych.
2. Zapewnienie adekwatności zapisów zawieranych umów do stanu rzeczywistego.
3. Prowadzenie książki obiektu budowlanego w sposób odpowiadający przepisom prawa.
4. Zapewnienie przestrzegania zapisów obowiązującej w SP nr 63 instrukcji inwentaryzacyjnej.